Comment gérer une entreprise?

Pour gérer une entreprise, développez un manuel de l'employé afin que vos employés sachent à quoi s'attendre les uns des autres.

Gérer une entreprise vous oblige à prêter attention à de nombreux détails simultanément. Plus important encore, vous devez gérer votre personnel, que vous n'ayez que quelques employés ou plusieurs. Vous devez garder votre personnel motivé, bien informé et satisfait dans son travail. En même temps, vous devez gérer les besoins financiers de votre entreprise. Cela comprend la paie, la facturation, les achats et les taxes de manutention. Enfin, vous devriez toujours réfléchir aux moyens d'améliorer et d'augmenter la taille de votre entreprise.

Partie 1 sur 5: gérer les employés

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Déterminez la taille de votre personnel nécessaire. Que vous lanciez une entreprise à partir de zéro ou que vous gériez une entreprise existante, vous devez examiner vos besoins en personnel. Vous devez réfléchir aux tâches qui sont effectuées et décider ce qu'une personne peut faire. Cette analyse peut vous montrer que vous avez besoin de plus de personnes que vous n'en avez, ou elle peut vous dire que vous devez réaffecter du personnel que vous avez déjà. Concentrez-vous sur les tâches plutôt que sur les personnes et les personnalités individuelles.
- Par exemple, supposons que vous gérez un magasin qui emploie des vendeurs. Vous pouvez analyser vos registres de ventes et trouver quand surviennent vos périodes de pointe. Engagez ensuite un commis supplémentaire pour les périodes les plus chargées de la journée.
- Si vous observez un employé qui semble avoir trop de temps libre, vous devriez envisager d'augmenter les tâches de cet employé. Si vous n'avez pas de travail supplémentaire pour cet employé, vous devrez peut-être réduire les heures ou supprimer complètement le poste.
CONSEIL D'EXPERT

La confiance est la clé. Selon Gene Linetsky, ingénieur logiciel et fondateur de startup, vous devez être sûr de vos propres capacités en tant que leader. Il dit: «Si vous ne faites pas confiance à votre propre capacité à répartir les tâches et à dire aux gens quoi faire, vos employés non plus, et vous échouerez en tant que manager. Vous devez motiver chaque membre de l’équipe, et vous doivent fixer des objectifs clairs pour toute l’équipe.
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Embaucher du nouveau personnel au besoin. Développez des descriptions de travail écrites pour chaque rôle dans votre entreprise. La description de poste doit inclure un aperçu des tâches à effectuer, les heures de travail prévues, la personne qui supervise le rôle et un énoncé général des objectifs du poste. Faites de la publicité, interviewez et embauchez des membres du personnel qui serviront au mieux chaque poste.
- Pour plus d'aide sur l'embauche, vous pouvez lire cet article utile.
- Dans le cadre de votre processus d'embauche, si vous démarrez une nouvelle entreprise, vous devez vous conformer à certaines réglementations fédérales et étatiques. Vous devez obtenir un numéro d'identification de l'employeur fédéral (FEIN), vous inscrire auprès du bureau du travail de votre État et obtenir une assurance contre les accidents du travail.
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Prenez soin de la paie. Avoir des employés vous oblige à payer vos employés, à temps et correctement. Vous avez besoin d'un système de paie fiable qui tient compte des heures des employés et des taux de paie. Vous devez retenir les montants appropriés pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux, et les déposer au besoin auprès des autorités fiscales. Établissez un système cohérent de paiement, qu'il soit hebdomadaire ou bihebdomadaire.
- Pour obtenir de l'aide sur les exigences fiscales fédérales, l'IRS a publié deux publications, le Guide fiscal de l'employeur, publication 15, et le guide fiscal supplémentaire de l'employeur, publication 15a. Vous pouvez trouver les deux publications sur la page des publications de l'IRS, à l'adresse www.irs.gov/forms-pubs.
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Développer et utiliser un manuel de l'employé. Un manuel de l'employé est un recueil écrit de toutes les règles et attentes de votre personnel. Il doit également indiquer ce que le personnel peut attendre de l'entreprise. Il expliquera les droits des employés ainsi que les obligations légales tant pour les employés que pour l'employeur. Vous devez inclure les sujets suivants dans un manuel de l'employé bien conçu:
- Politiques anti-discrimination.
- Échéanciers de rémunération et de paie.
- Horaires de travail.
- Normes de conduite attendues.
- Sûreté et sécurité.
- Politique d'utilisation acceptable des ordinateurs / technologies.
- Relations avec les médias.
- Politiques de congé et autres avantages sociaux.
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Maintenez une communication bidirectionnelle ouverte. Un bon gestionnaire communiquera régulièrement avec le personnel. Vous devez savoir ce qu'ils observent dans l'entreprise, ce qu'ils pensent de leur travail et si des problèmes se préparent. Cela aide également le personnel à vous entendre et à savoir, à l'avance, si des changements sont à venir ou toute autre chose qui affectera leur travail. Une communication régulière peut résoudre de nombreux problèmes avant même qu'ils ne commencent. En fonction de la taille de l'entreprise et de votre position en tant que gestionnaire, vous pouvez communiquer via tout ou partie des éléments suivants:
- Réunions du personnel régulièrement programmées.
- Lettre d'information écrite ou autres bulletins.
- Communications par e-mail informelles régulières.
- Un babillard d'entreprise (soit un véritable babillard physique, soit un site virtuel en ligne).
- Un calendrier partagé des événements.

Tout chef d'entreprise peut vouloir faire plus d'affaires, mais vous avez besoin de quelques idées.

Partie 2 sur 5: gérer les finances

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Mettre en place un système comptable. Si vous n'êtes pas formé en comptabilité, vous devrez peut-être embaucher un comptable ou au moins consulter un comptable qualifié. Vous devez choisir un système comptable pour exploiter votre entreprise. Différents systèmes existent, avec une variété de forces et de faiblesses, en fonction de votre type d'entreprise:
- Méthode de paiement. C'est généralement mieux pour les petites entreprises. Vous comptez votre argent comme un actif lorsque vous le recevez réellement. De même, vous mesurez vos dépenses lorsque vous les payez réellement.
- Méthode de régularisation. Les grandes entreprises ont tendance à préférer cette méthode, qui fonctionne davantage sur un système de facturation. Vous comptez l'actif lorsqu'une vente est effectuée, que vous receviez ou non un paiement à ce moment-là. Vous mesurerez les dépenses lorsque vous recevrez l'article, et non au moment du paiement réel.
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Tenez de bons registres financiers. Que vous utilisiez des logiciels, des caisses enregistreuses électroniques ou que vous gardiez des registres à l'ancienne sur des reçus manuscrits, vous avez besoin d'un système d'enregistrement des ventes et des dépenses. Quel que soit le système que vous sélectionnez, vous devez l'utiliser de manière cohérente et correcte. Des erreurs dans la tenue de registres peuvent entraîner de graves problèmes pour toute entreprise. Certains logiciels de comptabilité actuellement populaires comprennent:
- QuickBooks ou QuickBooks en ligne
- Comptabilité PeachTree
- Sage Live
- NetSuite
- Livres Zoho
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Réconciliez vos comptes régulièrement. Au moins une fois par mois, vous devez comparer vos comptes bancaires avec vos relevés comptables. Si vous n'êtes pas à l'aise avec le rapprochement des comptes, vous devrez peut-être consulter un comptable ou un comptable. Vos soldes réels doivent correspondre aux soldes déclarés dans vos états comptables. Vous devrez peut-être apporter de légères variations pour les factures émises mais non encore payées.
- Si vos comptes ne se rapprochent pas, vous devez examiner votre système comptable de plus près et découvrir l'erreur. Si vous faites cela tous les mois, vous pouvez souvent attraper des erreurs alors qu'elles sont petites et peuvent être corrigées. Sinon, votre entreprise peut faire face à de gros problèmes.

Parler avec d'autres chefs d'entreprise peut vous aider à générer des idées pour votre propre entreprise.

Partie 3 sur 5: développer et améliorer votre entreprise

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Générez des idées de croissance. Tout chef d'entreprise peut vouloir faire plus d'affaires, mais vous avez besoin de quelques idées. Travaillez avec votre personnel pour développer des domaines de croissance. Essayez d'identifier ce que vous pouvez faire pour développer l'entreprise. Certaines considérations spécifiques peuvent inclure:
- Touchez une nouvelle clientèle.
- Augmentez vos heures de service.
- Augmenter la fabrication et les ventes.
- Changez vos programmes publicitaires.
- Embauchez plus de personnel.
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Créez un plan marketing. Avant de vous lancer dans un nouveau domaine pour votre entreprise, vous devez planifier. Un bon plan de marketing définit vos objectifs, détaille vos finances, décrit les besoins en personnel et vous aide à planifier les changements que vous prévoyez. Si vous rédigez un plan marketing solide et que vous le suivez, votre croissance aura plus de chances de réussir.
- Pour obtenir de l'aide sur la rédaction d'un plan marketing, consultez Créer un plan marketing.
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Planifiez un budget. L'expansion coûte de l'argent et, en tant que gestionnaire, vous devrez savoir d'où elle vient. Dans le cadre de votre plan marketing, vous devez élaborer un budget. Vous devez déterminer si vous pouvez financer la croissance à partir des propres revenus de l'entreprise ou si vous avez besoin d'emprunter. Si vous décidez d'emprunter, vous avez besoin d'un plan de remboursement au fil du temps pour que l'entreprise reste rentable.
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Mettez en œuvre vos changements. La mise en œuvre de votre plan peut être la partie la plus excitante de la gestion d'une entreprise. Suivez votre plan marketing et apportez les changements que vous avez présentés. Si vous avez besoin d'augmenter le personnel, faites de la publicité et interviewez. Si vous augmentez la capacité de fabrication, c'est le moment d'acheter et d'installer le nouvel équipement. Quoi que vous vouliez faire, suivez votre plan et guidez le processus.
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Surveillez votre plan. Au fur et à mesure que vous mettez en œuvre les changements dans votre entreprise, continuez à revoir votre plan marketing pour rester sur la bonne voie. Si votre plan marketing contient un bon budget, vous devez vous y tenir. Suivez la conception que vous avez définie. Même après la mise en œuvre de vos modifications, revenez régulièrement au plan marketing pour vérifier votre croissance. Votre entreprise évolue-t-elle dans la direction souhaitée? Au moins une fois par an, vous et tous les autres membres de votre équipe de direction devriez revoir le plan marketing et envisager tout changement dont vous pourriez avoir besoin.

Partie 4 sur 5: gérer les conflits

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Gérez les problèmes du personnel. Cela peut souvent signifier la résolution des conflits. Idéalement, votre manuel de l'employé devrait aborder toute situation problématique, et une communication ouverte devrait identifier les problèmes tôt. Même ainsi, parfois, les choses peuvent atteindre un niveau qui vous oblige à intervenir. Vous devriez essayer d'être aussi impartial que possible et utiliser votre meilleur jugement pour résoudre la situation.
- Si un employé soulève une plainte ou une préoccupation, vous devez écouter attentivement le problème. Si un autre employé est impliqué, vous devez alors lui donner l'occasion de vous parler. Reportez-vous au manuel de l'employé, si cela peut aider à résoudre la situation.
- Vous ne pourrez peut-être pas satisfaire toutes les personnes impliquées. Au moins, soyez juste et parvenez à une conclusion qui convient le mieux à l'entreprise dans son ensemble.
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Traitez les litiges avec les clients. Si votre entreprise a des clients réguliers, vous risquez de rencontrer des plaintes à un moment donné. Manipulez-les aussi respectueusement que possible. Faites savoir au client que vous respectez son entreprise et que vous êtes désolé pour le problème (même si vous ne croyez pas que vous êtes en faute). Si le client est quelqu'un avec un contrat ouvert avec vous, reportez-vous aux conditions du contrat pour voir si cela fournira une solution. En fin de compte, vous devez déterminer si la perte éventuelle de l'activité du client vaut le coût du traitement de la plainte.
- Par exemple, supposons que votre entreprise fournisse des articles de papeterie personnalisés à d'autres bureaux et qu'un client refuse de payer un envoi parce que la qualité est médiocre. Si vous n'êtes pas d'accord, vous devez équilibrer le prix de cette facture avec les coûts de poursuite pour recouvrement et de perte des activités futures de ce client. Il peut être préférable pour votre entreprise de perdre la valeur d'un envoi tout en gardant un client satisfait depuis longtemps.
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Gérez les urgences. Vous devez planifier les éventuelles urgences qui pourraient survenir. Cela comprend tout, d'une maladie ou d'une blessure du personnel à un incendie dans votre magasin ou à une catastrophe naturelle. Élaborer un plan d'urgence écrit pour tenir compte de tout type d'événement. Votre plan doit aborder le rôle de chaque membre du personnel, comment guider les clients qui peuvent se trouver dans votre établissement et comment travailler avec le personnel de soins d'urgence à leur arrivée. Assurez-vous que votre installation est correctement approvisionnée en équipement d'urgence suivant et que tout le personnel sait comment l'utiliser:
- Extincteurs.
- Avertisseurs et détecteurs de fumée.
- Trousses de premiers soins.
- Défibrillateurs externes automatisés (DEA).

Que vous lanciez une entreprise à partir de zéro ou que vous gériez une entreprise existante, vous devez examiner vos besoins en personnel.

Partie 5 sur 5: Utiliser des ressources extérieures pour obtenir de l'aide

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Utilisez les ressources du SBA. En Europe, la Small Business Administration (SBA) est une agence fédérale qui existe pour aider les petites entreprises. Le site Web de la SBA regorge de ressources sur le démarrage et la gestion d'entreprises. Le SBA peut vous aider dans les questions juridiques et financières et peut également aider à obtenir un financement.
- Accédez au site Web de la SBA à l'adresse www.sba.gov.
- Vous pouvez appeler le bureau de réponse SBA général au 800-827-5722.
- Chaque État a un ou plusieurs bureaux de district locaux. Vous pouvez trouver une liste de ces bureaux de district à https://sba.gov/tools/local-assistance/districtoffices.
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Utilisez les ressources en ligne de l'IRS. Une grande partie de la gestion d'une entreprise consiste à gérer les finances et les impôts. L'IRS publie un large éventail de documents utiles et dispose de personnel disponible pour répondre aux questions.
- Trouvez les publications de l'IRS sur www.irs.gov/forms-pubs.
- Trouvez des liens vers les bureaux locaux de l'IRS à l'adresse https://irs.gov/help-resources/contact-your-local-irs-office.
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Rejoignez votre chambre de commerce locale ou nationale. La Chambre de commerce est une organisation de propriétaires et de gestionnaires d'entreprises. Il est conçu pour aider les entreprises à réussir et soutenir leurs communautés. La Chambre de commerce américaine plaide au niveau national pour une législation qui soutient les activités commerciales. À un niveau plus local, votre chambre de commerce fournit une ressource de réseautage. Vous pouvez rencontrer d'autres chefs d'entreprise de votre communauté, découvrir les opportunités de parrainage et même obtenir des réductions sur le matériel et les fournitures pour votre entreprise.
- Vous pouvez découvrir comment rejoindre la Chambre de commerce des États-Unis sur www.uschamber.com.
- Vous pouvez localiser votre chambre de commerce locale en recherchant en ligne le nom de votre communauté et l'expression «Chambre de commerce».
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Travaillez avec le meilleur bureau des affaires. Le Better Business Bureau (BBB) est le nom de nombreuses agences locales indépendantes. Collectivement à travers l'Europe du Nord, ils forment le Council of Better Business Bureaus (CBBB). Leur objectif est de bâtir des relations solides entre les entreprises et les consommateurs. Vous pouvez trouver votre BBB local en effectuant une recherche sur www.bbb.org.
- Devenir membre accrédité du BBB augmente la confiance des consommateurs dans votre entreprise et conduit souvent à une augmentation des revenus.
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Réseautez avec d'autres chefs d'entreprise. Sortez de votre bureau et faites connaissance avec d'autres chefs d'entreprise de votre communauté. Parler avec d'autres chefs d'entreprise peut vous aider à générer des idées pour votre propre entreprise. Vous pouvez également créer de la bonne volonté avec les consommateurs et les fournisseurs. En rencontrant les dirigeants de la communauté, vous pouvez diffuser le nom de votre entreprise et générer une publicité informelle. De telles réunions peuvent souvent conduire à une augmentation des références pour votre entreprise.
- Vous pouvez trouver un groupe de gestionnaires partageant les mêmes idées et créer un groupe de réseautage hebdomadaire ou mensuel.

Conseils

Embauchez d'autres professionnels au besoin. Gérer une entreprise implique de nombreuses décisions juridiques et financières. Vous devriez consulter un avocat de confiance et un comptable si nécessaire.
Si vous êtes nouveau dans la gestion ou si vous souhaitez vous lancer dans le domaine, vous voudrez peut-être d'abord aller à l'université. Vous pouvez obtenir un diplôme en gestion ou suivre des cours individuels pour répondre à des besoins spécifiques.

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