Comment louer un espace de bureau?
Savoir ce que vous recherchez dans un espace de bureau potentiel est très important lorsque vous commencez à magasiner et à rechercher comment louer un espace de bureau.
La location d'espaces de bureaux est un grand pas en avant vers l'établissement de votre entreprise. En ayant un espace de bureau, vous offrez aux clients potentiels un emplacement physique à visiter. Savoir ce que vous recherchez dans un espace de bureau potentiel est très important lorsque vous commencez à magasiner et à rechercher comment louer un espace de bureau.
Partie 1 sur 3: faire des plans
- 1Déterminez l'espace dont vous aurez besoin. En tenant compte des besoins de votre entreprise, déterminez à peu près la taille d'un bureau dont vous avez besoin. Cela permettra de préciser où chercher lorsque vous explorez vos options de location.
- De toute évidence, vous avez besoin d'une idée approximative du nombre de bureaux dont vous avez besoin. Pensez également au type de travail que vous effectuerez et à la quantité de travail que vous effectuerez dans le bureau lui-même. Certaines activités peuvent nécessiter une grande quantité d'espace personnel tandis que d'autres peuvent être menées dans une cabine plus petite. N'oubliez pas de considérer les salles de conférence et autres lieux pour organiser des réunions.
- Demandez-vous si les clients visiteront le bureau; sinon, vous aurez un coût inférieur pour moins de commodités.
- Soyez réaliste lorsque vous considérez l'espace. Ce n'est pas une bonne idée de louer plus d'espace que nécessaire. Une plus grande partie de vos ressources limitées servira à payer le loyer et vous ne voulez pas payer pour l'espace inutilisé. Si vous prévoyez une expansion, un plan d'étage solide peut aider à créer un environnement spacieux même avec un espace au sol limité. Vous pouvez également trouver quelque chose dans le bail qui permette une expansion ou une relocalisation si votre entreprise commence à se développer.
- 2Faites un budget. Vous ne pouvez pas commencer le processus de location d'un espace de bureau sans d'abord créer un budget. Afin de trouver des annonces dans votre fourchette de prix, vous devez avoir une idée précise de cette fourchette de prix.
- Pensez aux frais de déménagement. Si vous devez déplacer du matériel de bureau dans l'espace, vous devrez probablement payer pour un service de déménagement.
- Pensez aux utilitaires. Des choses comme le gaz et l'électricité ne sont souvent pas incluses dans les baux de bureaux. Essayez d'estimer combien vous pourriez payer par mois. Certains disent de bouger pour 1,10€ le m2, mais cela dépend de l'âge du bâtiment. Dans les bâtiments anciens, vous devrez peut-être payer plus. Une fois que vous avez trouvé quelques lieux d'intérêt, vous pouvez demander au propriétaire de vous envoyer des relevés de facturation précédents ou de vous fournir une estimation du coût des services publics.
- Vous devrez également payer pour Internet et le téléphone. Vous pouvez parler aux fournisseurs pour vous renseigner sur les tarifs mensuels. Assurez-vous également de vous renseigner sur les coûts d'installation au cas où vous auriez besoin d'équipement supplémentaire, comme une prise téléphonique, installé dans votre bureau.
- Vous devrez payer une assurance sur l'espace de bureau que vous louez. La plupart des propriétaires exigent que les locataires paient un certain montant d'assurance par mois. Essayez d'avoir une idée des coûts d'assurance moyens dans la région.
- Les frais d'entretien et de nettoyage doivent également être pris en compte. Tous les baux de bureaux ne couvrent pas les problèmes d'entretien, et si vous souhaitez embaucher un concierge, vous devez avoir une idée de ce que cet employé gagnera par mois. Vous pourriez être un type de bureau plus autonome, où le nettoyage est effectué par le personnel. Si tel est le cas, tenez compte des coûts des fournitures.
- 3Sélectionnez une zone. Vous devez restreindre votre recherche à un domaine spécifique qui fonctionne pour vous et vos employés. Choisissez une zone avant de commencer à parcourir les listes.
- Il y a trois facteurs à considérer lors du choix de l'emplacement: vos clients, vos employés et le prix. Assurez-vous de choisir un endroit facilement accessible aux clients potentiels, qui ne dérange personne qui travaille pour vous et qui se situe toujours dans votre fourchette de prix.
- La commodité des clients et les modèles de trafic devraient être votre principale préoccupation, car les clients génèrent des revenus. Trouvez une zone facile d'accès en voiture ou en transports en commun, qui n'est pas hors des sentiers battus ou difficile à localiser.
- Assurez-vous de trouver un quartier relativement sûr avec un faible taux de criminalité.
- De plus, les gens ont tendance à affluer vers les régions où il se passe beaucoup de choses. Si vous voulez attirer des clients, visez un endroit avec des cafés, des restaurants, des bars et d'autres établissements qui attirent les foules. Ce n'est pas un facteur important si vous utilisez simplement l'espace comme un bureau.
Vous devrez payer une assurance sur l'espace de bureau que vous louez.
Partie 2 sur 3: trouver votre espace
- 1Familiarisez-vous avec différentes classes de bureau. Les bâtiments sont décomposés en un système de classes lié à leur qualité. La désignation de classe d'un bâtiment peut vous donner une idée de si vous envisagez ou non de louer cet espace.
- La classe A est la classe de bureau la plus élevée. Ce sont généralement des bâtiments coûteux avec une architecture et des équipements conçus pour impressionner des clients de haut niveau. Les bâtiments de classe A n'ont généralement que 1 à 2 ans, fonctionnent 24 heures sur 24 et comprennent des luminaires de luxe comme des ascenseurs de luxe. Si vous ciblez des clients à hauts revenus, un immeuble de catégorie A peut valoir l'investissement. Sinon, visez plus bas. Pour l'entreprise moyenne, un bâtiment de classe A n'a pas beaucoup d'avantage sur les bureaux de classe inférieure.
- Les bâtiments de classe B sont de deux types. Le premier type est un bureau de classe A qui a récemment été déclassé. Ceci est généralement dû à des raisons mineures, telles que le bâtiment montrant des signes d'âge et d'usure ou des valeurs marchandes fluctuantes. Le deuxième type de bâtiment de qualité B est une structure spécialement conçue pour accueillir des bureaux. Les deux types de bâtiments de classe B sont généralement aussi fonctionnels que les bâtiments de classe A, mais sont simplement plus anciens et moins sophistiqués.
- Les bâtiments de classe C sont des bâtiments A / B déclassés. Cela est généralement dû à l'âge. Si un bâtiment a plus de 5 ans, par exemple, il sera probablement déclassé en classe C. Les bâtiments de classe C sont tout aussi fonctionnels que les autres types, mais peuvent ne pas paraître aussi beaux et certaines technologies peuvent être obsolètes. Les bâtiments de classe C peuvent être un bon investissement car ils sont beaucoup moins chers, mais vous devrez peut-être tenir compte du coût éventuel des rénovations. Vous devez également prendre en compte l'esthétique. Vous ne voulez pas louer un bureau qui a l'air cassé car cela pourrait décourager les clients.
- En regardant à travers les bâtiments, voyez s'ils sont meublés ou non. Si un bâtiment n'inclut pas les équipements de base comme les bureaux, les comptoirs et les cabines, vous devez tenir compte de ce coût lors de la prise de décisions concernant la location. La plupart des bâtiments ne sont pas meublés à moins que vous ne parliez d'une suite exécutive.
- 2Trouvez des espaces disponibles à la location. Maintenant que vous avez une idée de ce que vous recherchez, vous pouvez commencer à chercher un espace de bureau. Il existe plusieurs itinéraires différents que vous pouvez emprunter pour localiser une propriété.
- Vous pouvez passer par un courtier de votre région pour trouver un espace de bureau. Un courtier possède une expertise inestimable et peut être en mesure de trouver des espaces à louer avant qu'ils ne soient officiellement mis sur le marché. Un courtier expérimenté connaîtra bien la région et pourra vous donner des conseils éclairés sur les meilleurs endroits à louer, ainsi que vous représenter au moment de faire la transaction. Les courtiers travaillent à la commission; une fois qu'ils vous aident à sécuriser un espace, vous leur payez des frais.
- Divers sites Web peuvent vous aider à localiser les bâtiments. Craigslist est le choix pour beaucoup, mais il existe des sites spécialement conçus pour trouver des bureaux. Vous pouvez essayer Loopnet.com, spécialisé dans l'immobilier commercial. Costar.com est un autre site avec des listes commerciales.
- 3Visitez les espaces et travaillez à réduire les possibilités. Vous pouvez maintenant commencer le processus de visite des espaces et affiner votre recherche pour faire une sélection.
- Ne vous embêtez pas à visiter des espaces dont vous savez qu'ils sont hors budget. Assurez-vous d'avoir une idée du prix par m2, en tenant compte de tous les facteurs, y compris les services publics, Internet, le téléphone, etc. Si vous ne pouvez pas raisonnablement vous le permettre, laissez-le pour le moment.
- Faites une liste des avantages et des inconvénients de chaque espace, en tenant compte d'un certain nombre de facteurs. À quelle distance se trouve l'espace des transports en commun? Y a-t-il beaucoup de choses dans la région? Est-ce sûr? Le bâtiment est-il de bonne qualité? Peut-il répondre à tous vos besoins en tant qu'entreprise? S'il y a des disjoncteurs, comme aucune connexion Wi-Fi, vous pouvez facilement éliminer certains établissements de votre liste.
Si vous devez déplacer du matériel de bureau dans l'espace, vous devrez probablement payer pour un service de déménagement.
Partie 3 sur 3: signer un bail
- 1Tenez compte de certains facteurs lors de la signature d'un bail. Assurez-vous de connaître les différentes conditions d'un bail et comment certains facteurs vous affectent en tant que locataire. Vous ne devez jamais signer quoi que ce soit sans en comprendre pleinement les termes.
- Les modèles de tarification varient d'un bail à l'autre. Avec un bail Triple Net, vous payez un taux inférieur au propriétaire pour le loyer et payez les frais supplémentaires séparément. Avec un taux de location brut, toutes les charges d'exploitation sont comprises dans le loyer mensuel. Un taux brut modifié se situe au milieu de ces deux. Certaines dépenses, comme celles des produits de construction partagés, ne sont pas à la charge du locataire, mais vous devez payer les services publics que vous utilisez.
- Faites attention aux sections concernant l'entretien, le nettoyage et l'élimination des déchets. Assurez-vous de bien comprendre les types de réparations dont vous êtes financièrement responsable et les types dont votre propriétaire prendra en charge. L'entretien est l'une des premières causes de litiges entre propriétaires et locataires et vous souhaitez éviter les malentendus.
- Faites attention à tout ce qui concerne le droit du propriétaire de rompre le bail. Sachez quelles conditions donnent au propriétaire le droit de vous demander de déménager votre entreprise ailleurs. Sachez également quelle est la responsabilité de votre propriétaire en cas de problèmes de construction qui affectent votre entreprise.
- 2Négociez votre bail. Les propriétaires sont très désireux de tirer profit des locataires et peuvent demander plus qu'un espace ne vaut vraiment la peine. Négociez toujours un bail et ne vous contentez pas du prix annoncé.
- Surtout, vous devriez viser à négocier une limite pour les augmentations de loyer. Si votre entreprise réussit, vous voudrez peut-être rester dans la même région à long terme. Visez à plafonner les augmentations de loyer de 2 à 3%, car les propriétaires augmentent parfois le loyer jusqu'à 8% chaque année.
- Lui donner le temps. Négocier avec un propriétaire peut prendre des semaines et les gens paniquent souvent et se contentent de moins. Accordez-vous suffisamment de temps pour vous assurer que tous vos besoins seront satisfaits par l'immeuble avant de signer un bail.
- Si vous êtes inexpérimenté dans le monde des affaires ou de la location, la négociation peut être délicate. Il serait peut-être préférable d'engager un courtier pour la représentation plutôt que d'essayer de se débrouiller seul.
- 3Prenez les précautions nécessaires contre les pires scénarios. Même si vous êtes un propriétaire d'entreprise responsable, des circonstances atténuantes peuvent parfois causer des malheurs. Soyez toujours prêt au pire lors de la signature d'un bail.
- Soyez prudent lors de la signature d'une garantie personnelle. Il s'agit d'un document qui garantit, même en cas de faillite d'entreprise, que vous êtes personnellement responsable des paiements de loyer. Assurez-vous que les conditions de votre garantie personnelle sont équitables et assurez-vous que les garanties personnelles peuvent être libérées en cas de faillite personnelle. Ajoutez également un libellé qui vous protège si le propriétaire fait faillite ou ne respecte pas les engagements de location.
- Assurez-vous d'avoir le droit de céder le bail à quelqu'un d'autre ou de sous-louer l'espace. En cas de faillite, vous n'aurez pas à payer vous-même le loyer en entier. En outre, si vous souhaitez déménager, cela peut réduire les coûts.
- Une clause de décès et d'invalidité est un document important. Cela garantit qu'en cas de décès ou d'invalidité permanente, les conditions du bail prendront fin.
- 4Préparez-vous aux meilleurs scénarios. Les circonstances imprévues ne sont pas toujours une mauvaise chose. Votre entreprise pourrait croître plus rapidement que prévu et vous pourriez dépasser les besoins en bâtiments avant la fin du bail. En plus de vous préparer au pire, préparez-vous au meilleur.
- Assurez-vous qu'il y a une clause de déménagement / agrandissement dans votre bail. Cela devrait vous donner le droit de résilier les accords conclus dans le bail au cas où votre entreprise aurait besoin de déménager. Les détails varient et peuvent être négociés entre vous et le propriétaire.
- Un droit de premier refus vous donne le droit de réclamer des espaces adjacents avant qu'ils ne soient prêtés à différents locataires. Le propriétaire devra vous informer s'il loue à quelqu'un d'autre et vous avez le droit de demander cet espace pour vous-même.
Si vous n'avez besoin que d'une petite quantité d'espace de bureau, vous pourrez peut-être économiser de l'argent en regardant les entreprises existantes qui souhaitent sous-louer une partie de leur espace de bureau.
- Faites très attention à la situation de stationnement près de la propriété que vous envisagez de louer. Déterminez si vos employés et clients potentiels auront un accès facile, surtout si vous travaillez dans une zone avec peu de transports en commun.
- Si vous n'avez besoin que d'une petite quantité d'espace de bureau, vous pourrez peut-être économiser de l'argent en regardant les entreprises existantes qui souhaitent sous-louer une partie de leur espace de bureau.
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