Comment déménager un bureau?

Cela pourrait être plus d'espace de bureau pour le nouveau personnel, de plus grandes salles de conférence, un plus grand entrepôt ou plus d'espace de vente au détail.

La perspective d'un déménagement de bureau peut sembler décourageante. Mais ce n'est qu'un processus, et comme tout processus, il peut être décomposé en une série de tâches et de vérifications simples. Avec le bon processus, vous pouvez vous assurer que le déménagement de votre bureau se fait dans les délais, selon le budget et sans tracas.

Partie 1 sur 3: trouver un bon emplacement

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Déterminez les motivations pour déplacer le bureau. Pour trouver un bon emplacement pour le bureau, vous devez d'abord réfléchir à la raison pour laquelle vous déménagez. Vous recherchez peut-être un emplacement qui vous aidera à développer votre vivier de talents ou vous donnera un accès plus facile à votre marché de consommateurs cible. Le déménagement de votre bureau est un grand changement et de grands changements peuvent être risqués dans les affaires. Vous devez vous assurer de savoir exactement pourquoi vous pensez qu'un déménagement est nécessaire et essentiel pour votre entreprise. Certaines des raisons les plus courantes de déménager un bureau sont:
- Réduction des coûts immobiliers: les coûts immobiliers peuvent être élevés pour certaines entreprises et la hausse des coûts immobiliers pourrait être une grande motivation pour déménager dans un nouvel espace. Vous recherchez peut-être un emplacement moins cher ou un emplacement qui a un loyer similaire mais de meilleurs équipements.
- Une plus grande proximité avec les talents: vous avez peut-être du mal à trouver des employés qualifiés et qualifiés pour votre entreprise parce que votre emplacement est trop éloigné ou nécessite un long trajet. Le fait de déménager dans un endroit plus pratique et central pourrait aider à améliorer votre bassin d'employés.
- Meilleure proximité avec votre marché cible: votre emplacement actuel peut ne pas vous placer suffisamment près de votre cible démographique ou de votre marché cible et votre entreprise peut en souffrir. Vous êtes peut-être à la recherche d'un nouvel emplacement qui vous aide à exploiter votre cible démographique.
- Amélioration du style de vie et de la culture de l'entreprise: vous pouvez être un entrepreneur à la recherche d'un nouvel emplacement plus proche de votre domicile ou du domicile de vos employés clés. Vous pouvez également rapprocher l'entreprise d'autres commodités, telles que des espaces extérieurs, des restaurants ou des bâtiments d'entreprise, qui amélioreront la culture de votre entreprise.
- Opportunité de croissance de l'entreprise: Peut-être que vous vous êtes arrêté sur votre emplacement actuel alors que votre entreprise commençait à peine à démarrer et que vous réalisez maintenant que ce n'est pas le meilleur endroit pour développer votre entreprise. Ou peut-être pensez-vous que votre emplacement actuel limite votre potentiel de croissance commerciale.
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Tenez compte des exigences du nouveau bureau. Vous devez vous asseoir avec votre équipe de direction et déterminer exactement ce dont vous avez besoin pour le nouvel espace. Cela pourrait être plus d'espace de bureau pour le nouveau personnel, de plus grandes salles de conférence, un plus grand entrepôt ou plus d'espace de vente au détail. Vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise et de la manière dont le nouveau bureau peut aider l'entreprise à répondre à ces besoins.
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Engagez un courtier. Un courtier est une personne qui vous aide à trouver une propriété et travaille comme intermédiaire auprès d'un agent immobilier. Un bon courtier peut vous aider à trouver une propriété qui satisfera les besoins de votre entreprise sans dépasser votre budget. Les courtiers ont tendance à se spécialiser dans certains types de bâtiments et de zones. Une fois que vous avez déterminé ce dont vous avez besoin dans votre nouvel emplacement, recherchez un courtier spécialisé et compétent.
- Essayez d'embaucher un courtier tôt dans le processus afin que le courtier ait le temps de vous présenter plusieurs nouvelles options de localisation.
- Vous pouvez demander à votre agent immobilier une recommandation de courtier. Parlez à d'autres contacts de la communauté des affaires pour obtenir des recommandations de courtier.
Pour trouver un bon emplacement pour le bureau, vous devez d'abord réfléchir à la raison pour laquelle vous déménagez.
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Discutez des emplacements possibles avec vos employés et vos parties prenantes. Vous devez impliquer vos employés et vos parties prenantes dans cette grande décision, car elle aura un impact majeur sur eux. Organisez une réunion publique avec vos employés où vous présentez plusieurs emplacements possibles pour le déménagement. Vous devriez discuter des avantages et des inconvénients de chaque emplacement et montrer aux employés des photographies des espaces. Encouragez les employés à partager leurs réflexions et leurs points de vue sur les emplacements potentiels.
- Si vous avez des parties prenantes dans votre entreprise, vous devez préparer une présentation pour les parties prenantes sur la délocalisation. Montrez-leur les avantages et les inconvénients, ainsi que des photos, afin qu'ils puissent ensuite vous indiquer le meilleur emplacement pour l'entreprise.
- Dans certains cas, vous devrez peut-être consulter votre personnel et vos parties prenantes au sujet d'un éventuel déménagement. Vous devrez peut-être également parler aux syndicats, aux régulateurs, à votre société mère, aux membres de votre conseil d'administration et aux chefs de votre département.
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Budget pour les coûts du déménagement. Bien qu'il puisse être tentant d'emprunter la voie la moins chère pour votre déménagement afin d'économiser de l'argent, cela peut entraîner des erreurs coûteuses ou des problèmes pendant le déménagement qui pourraient finir par être coûteux et prendre du temps. Travaillez avec vos gestionnaires de bureau pour créer un budget pour le déménagement afin d'être certain de pouvoir vous le permettre. Le budget doit couvrir les frais de déménagement tels que:
- Le coût des fournitures de déménagement, telles que les boîtes, le ruban adhésif, etc.
- Le coût de l'embauche de déménageurs professionnels. De nombreuses entreprises évitent les erreurs lors d'un déménagement en embauchant des professionnels pour soulever des objets de bureau lourds.
- Le coût du temps d'arrêt pour l'entreprise pendant le déménagement. Vous devriez réfléchir à la façon dont l'entreprise va fonctionner pendant le déménagement et vous assurer que vous pouvez vous permettre quelques jours de non-fonctionnement pendant que le bureau s'installe dans le nouvel emplacement.
- Vous devrez probablement laisser passer le processus immobilier et prévoir du temps pour que les rénovations soient terminées. Cela ne devrait pas augmenter le temps d'arrêt de l'entreprise tant que ces processus sont planifiés alors que l'entreprise est encore dans l'ancien bureau.

Partie 2 sur 3: élaboration d'un plan de réinstallation

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Attribuez des rôles mobiles parmi le personnel. Essayez de le faire au moins six à douze mois avant le déménagement, surtout si vous déménagez dans un grand bureau avec un grand nombre d'employés. Vous pouvez choisir une personne clé pour être le «champion du déménagement» qui dirige l'équipe du déménagement ou vous pouvez suggérer que quelques personnes occupant des postes de direction dirigent l'équipe du déménagement. L'attribution de rôles au personnel contribuera à garantir le bon déroulement de la réinstallation.
- Le champion du mouvement doit être une personne suffisamment âgée pour prendre des décisions et une personne capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Vous devez également vous assurer que cette personne peut motiver et bien communiquer avec les autres employés, car ils devront parler au personnel, au courtier et aux parties prenantes du déménagement.
- Vous devez également partager votre budget pour le déménagement avec l'équipe de déménagement afin qu'ils sachent combien d'argent peut être dépensé pour le déménagement. Assurez-vous de vous enregistrer périodiquement avec l'équipe de déménagement, si vous ne faites pas partie de l'équipe, pour vous assurer que le mouvement reste sur la bonne voie.
- Vous pouvez également utiliser les rôles existants au sein de l'entreprise pour créer l'équipe de déménagement. Vous pouvez désigner le gestionnaire comme le champion du déménagement, par exemple, car il est la personne la plus âgée parmi les employés.
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Déterminez votre inventaire existant. Vous devez faire un inventaire et savoir exactement combien de stock vous avez dans votre entreprise. Vous devriez également parcourir votre inventaire et vos fournitures de bureau pour identifier les articles qui ne sont plus utilisés. Marquez ces éléments inutilisés avec des post-it afin de savoir qu'ils ne seront pas déplacés vers le nouvel emplacement. Cela vous aidera à avoir une idée de la quantité d'inventaire qui devra être déplacée et de tout inventaire qui sera éliminé.
- Gardez des registres précis de votre inventaire. Parcourez chaque département ou zone du bureau et identifiez les articles qui vont être déplacés et les articles qui ne le seront pas.
- Ceci est particulièrement important si vous déplacez des fichiers et des documents clients, car vous ne souhaitez pas égarer des fichiers importants pendant le déplacement. Vous voudrez peut-être confier à l'équipe de déménagement la photocopie des documents importants et le stockage des copies afin qu'ils ne se perdent pas dans le déménagement.
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Créez une chronologie pour le déménagement. Décrivez un calendrier détaillé pour le déménagement en consultation avec l'équipe de déménagement. Si vous envisagez de faire appel à des déménageurs professionnels, vous devez les contacter dès que possible. Proposez une heure et une date pour le déménagement et voyez si les déménageurs sont disponibles à cette heure.
- Vous devriez essayer de réserver des déménageurs professionnels au moins six mois avant la date de déménagement prévue. Cela vous donnera suffisamment de temps pour vous préparer.
- Vous devez également déterminer si les déménageurs vont tout emballer dans le bureau ou si le personnel devra intervenir pour emballer les cartons et les stocks. Vous voudrez peut-être tenir compte de votre budget et choisir une option qui vous permettra de respecter votre budget.
Vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise et de la manière dont le nouveau bureau peut aider l'entreprise à répondre à ces besoins.
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Faites un plan d'étage de bureau basé sur le nouvel emplacement. Une fois que vous avez un calendrier pour le déménagement, vous devez vous asseoir avec l'équipe de déménagement et les dirigeants du personnel pour créer un plan d'étage basé sur le nouvel emplacement. Vous devez noter où chaque département sera situé et envisager la manière la plus pratique et la plus efficace de le faire.
- Par exemple, vous pouvez placer le service informatique à côté de la salle des serveurs car ils auront probablement besoin d'accéder à cette salle plus que tout autre service.
- Vous pouvez également modifier l'organisation du personnel dans le nouvel espace. Par exemple, vous pouvez passer à un plan d'étage ouvert au lieu de cabines pour favoriser plus de communication et de discussion entre votre personnel.

Partie 3 sur 3: organiser le déménagement

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Faites le déménagement pendant une période indisponible. Il n'y a pas de moment propice pour déménager un bureau car quoi qu'il arrive, vous ne serez pas opérationnel pendant quelques jours. Cependant, vous devriez essayer de planifier le déménagement pendant une période de ralentissement ou une période de ralentissement connue pour votre entreprise. Cela pourrait être en janvier, car il est souvent lent après Noël en décembre, ou cela pourrait être en été lorsque vous avez moins de personnes au bureau.
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Discutez des préparatifs avec l'entreprise de déménagement. Chaque entreprise de déménagement aura son propre protocole de déménagement d'un bureau. Vous devriez discuter de toutes les préparations qui doivent être faites de votre côté pour rendre le déménagement aussi fluide que possible.
- L' entreprise de déménagement peut demander aux employés d'emballer leurs propres cabines ou zones dans des boîtes d'emballage et de débrancher leurs appareils électroniques. Vous devriez examiner comment emballer pour un déménagement et des pratiques d'emballage sécuritaires avec vos employés.
- Vous devriez également discuter si vous devrez vous débarrasser des articles qui ne sont pas déplacés vers le nouvel emplacement par vous-même ou si l'entreprise de déménagement le fera pour vous.
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Donnez la priorité au service informatique. Pour la plupart des entreprises, le service informatique est essentiel aux opérations. Vous voudrez peut-être faire en sorte que le service informatique se déplace progressivement dans le nouvel espace afin qu'il soit installé en premier dans le nouvel espace. Cela permettra à l'entreprise de se lancer beaucoup plus rapidement après le déménagement.
- Vous voudrez peut-être également travailler avec votre service informatique pour organiser les mises à niveau de l'équipement avant le déménagement. Cela garantira que le service informatique est à jour et fonctionne efficacement dans le nouvel espace.
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Configurez d'abord les services clés. Vous devez prioriser vos services clés afin qu'ils soient d'abord transférés dans le nouveau bureau et puissent être immédiatement opérationnels. Il peut s'agir d'employés clés d'un service, comme les représentants du service client, ou de grands services qui constituent une grande partie de votre entreprise, comme le service de fabrication. Concentrez-vous d'abord sur les services clés et faites-les passer avant les autres services qui peuvent travailler à distance ou selon un calendrier plus lâche.

Vous devriez également parcourir votre inventaire et vos fournitures de bureau pour identifier les articles qui ne sont plus utilisés.
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Obtenez une assurance déménagement. Parlez à la compagnie d'assurance de votre entreprise de l'assurance de déménagement, car les entreprises sont tenues de se faire assurer pour tout déménagement majeur. Vous devrez fournir une liste précise de votre inventaire et estimer la valeur du nombre total d'articles déplacés.
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Organisez une équipe de nettoyage pour l'ancien emplacement. Vous devrez laisser l'ancien espace aussi propre qu'il l'était lorsque vous avez emménagé dans l'espace. Vous devrez peut-être organiser une équipe de nettoyage composée de bénévoles de l'entreprise ou embaucher des nettoyeurs pour venir une fois l'espace dégagé.

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