Comment gérer un entrepôt?

Tous les employés de l'entrepôt doivent suivre une formation sur les normes de sécurité de l'entrepôt et confirmer par écrit qu'ils ont reçu une formation adéquate.

Lors de la gestion d'un entrepôt, vos tâches et responsabilités peuvent aller de la supervision et de l'évaluation des employés à des choses comme l'expédition, l'achat, la réception, le contrôle des stocks, le stockage et la distribution de marchandises. Gérer un entrepôt efficace, sûr et productif est un travail à multiples facettes, mais vous pouvez suivre certaines directives pour vous assurer de faire un excellent travail tout en protégeant vos employés et vos marchandises.

Partie 1 sur 4: Donner la priorité à la sécurité de l'entrepôt

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Gardez l'entrepôt propre, soigné et organisé. Les allées et les allées doivent être exemptes de déversements et de débris. Ne laissez pas de boîtes ou de marchandises dans les allées où les gens pourraient trébucher. Marquez toutes les allées piétonnières, les voies réservées aux véhicules et les pentes avec des marques au sol très visibles.
- Assurez-vous que les câbles ou les équipements suspendus ne pèsent pas au-dessus des allées piétonnières ou des voies réservées aux véhicules.
- Profitez de l'espace mural pour ajouter des casiers de rangement ou des crochets.
- Gérez les cordons sur le sol avec du ruban adhésif ou couvrez-les avec des couvre-cordons.
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Assurez-vous que toutes les zones sont correctement éclairées. Les lumières vives favoriseront la vigilance et la sécurité au travail en gardant vos employés éveillés et conscients de leur environnement. Assurez-vous que les ampoules sont remplacées immédiatement lorsqu'elles s'éteignent et qu'il n'y a pas de zones sombres dans l'entrepôt.
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Former les employés sur les pratiques générales de sécurité dans les entrepôts. Tous les employés de l'entrepôt doivent suivre une formation sur les normes de sécurité de l'entrepôt et confirmer par écrit qu'ils ont reçu une formation adéquate. De nombreuses blessures résultent d'une manipulation incorrecte des matériaux, de sorte que votre programme de sécurité doit mettre l'accent sur les moyens appropriés de ramasser, d'atteindre et de transporter des objets lourds. Vous devriez également inclure une section sur la sécurité des quais de chargement, y compris la limitation de la hauteur des palettes empilées et le maintien de la zone du quai libre de toute obstruction.
- Vous souhaiterez peut-être développer un programme de sécurité spécialement adapté à votre entreprise. Travailler avec les ressources humaines pour développer du matériel de formation.
- Pensez à une formation en ligne, qui peut vous permettre d'archiver le matériel de formation (vidéos et imprimés) afin qu'ils puissent être visionnés plusieurs fois.
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Assurez-vous que les employés qui utilisent des équipements mécaniques sont correctement formés. Un employé exploitant des équipements d'entrepôt - chariots élévateurs, chargeurs mécaniques, gerbeurs électriques, élévateurs, enrubanneuses linéaires, etc. - doit être parfaitement formé à leur utilisation et certifié si nécessaire.
- Assurez-vous que ces employés sont formés pour identifier les dangers, y réagir rapidement, suivre les protocoles de sécurité et faire particulièrement attention dans la zone du quai de chargement.
- Si une certification est requise pour faire fonctionner des véhicules ou de l'équipement (comme un chariot élévateur), vous devez vérifier que les employés ont reçu cette formation.
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Appliquer les règles de sécurité. Ces règles sont conçues pour éviter les blessures des employés qui pourraient vous priver de main-d'œuvre qualifiée. Appliquer les règles de sécurité en plaçant des panneaux de rappel le cas échéant et en punissant les employés qui ne respectent pas régulièrement les règles de sécurité. Ne faites pas d'exceptions pour quiconque enfreint les règles.
- Informez vos employés sur les équipements de protection appropriés tels que les casques de sécurité, les bottes à embout d'acier, les lunettes de sécurité et les gants épais.
- Assurez-vous que les opérateurs de chariots élévateurs ou d'autres machines sont correctement formés pour utiliser uniquement les voies désignées lors du déplacement de ces équipements dans l'entrepôt.
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Faites des contrôles de sécurité réguliers. Assurez-vous que tout est à jour. Planifier régulièrement les examens et l'entretien des véhicules, des machines, de l'équipement et des quais de chargement afin de les maintenir en bon état de fonctionnement.
- Signaler, remplacer ou réparer tout dispositif de sécurité endommagé ou manquant. Les feux, les capteurs de marche arrière et les signaux d'avertissement doivent être testés sur les véhicules.
- Testez l'équipement réparé pour vous assurer qu'il est sécuritaire avant de le renvoyer dans l'entrepôt.
- Soyez immédiatement attentif à tous les risques de sécurité signalés.

Qu'il n'y a pas de zones sombres dans l'entrepôt — Assurez-vous que les ampoules sont remplacées immédiatement lorsqu'elles s'éteignent et qu'il n'y a pas de zones sombres dans l'entrepôt.

Partie 2 sur 4: gérer les employés de l'entrepôt

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Communiquez clairement avec vos employés. Pour exécuter une opération d'entrepôt réussie, vous devrez écouter et répondre à vos employés. Envisagez de mettre en œuvre une politique de porte ouverte pour tous les employés ayant des questions ou des préoccupations. Vous pouvez également autoriser les travailleurs à faire des commentaires ou des suggestions anonymes via une zone de commentaires. Cela vous permettra de traiter les plaintes des employés avant qu'elles ne deviennent de graves problèmes.
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Interviewez des candidats qualifiés. Recherchez des employés potentiels qui se conduisent professionnellement et sont suffisamment qualifiés pour le poste. Une fois que vous avez plusieurs candidats pour le poste, prenez une décision d'embauche en fonction de leurs candidatures et de leurs entretiens.
- Impliquez le superviseur approprié dans la décision. Il ou elle peut avoir une bonne perspicacité dans le choix du bon candidat.
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Former de nouveaux employés. Une fois qu'un nouvel employé a été embauché, vous devrez peut-être l'aider à démarrer. Cela peut impliquer de superviser leur formation ou d'effectuer vous-même certaines parties de leur formation. Vous voudrez peut-être leur faire visiter l'entrepôt et les présenter à d'autres superviseurs avec lesquels ils peuvent travailler.
- Soyez disponible au cas où les nouveaux employés auraient des questions pendant leur installation.
- Un recyclage peut également être nécessaire, car les processus au sein de l'organisation de l'entrepôt peuvent changer. Assurez-vous de prévoir du temps pour recycler chaque employé si tel est le cas.
- Vous pouvez également former des employés croisés (les former à plus d'un rôle) afin que si un employé est malade ou licencié, d'autres puissent temporairement le remplacer.
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Donnez des commentaires et des évaluations de performance. Rencontrez régulièrement tous les employés et passez en revue leurs performances. C'est une opportunité de croissance, un encouragement. Parlez à l'employé de ses forces et récompensez ses excellentes performances et son comportement. Discutez des moyens par lesquels l'employé peut s'améliorer, remédier aux faiblesses ou aux mauvais comportements et élaborer un plan d'amélioration.
- Vous pouvez également demander aux superviseurs de vous donner leur avis sur le rendement des employés.
- Assurez-vous de faire le suivi de toutes les actions correctives.
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Feu les employés si nécessaire. Laisser les employés partir n'est jamais facile, mais un bon gestionnaire reconnaît quand il est nécessaire de le faire. L'important est que le manager licencie l'employé de manière professionnelle et fasse lui-même le licenciement.
- Envisagez de licencier un employé s'il ignore systématiquement les procédures de sécurité, se présente régulièrement en retard au travail, saute le travail, se présente en état d'ébriété au travail, n'accomplit pas les tâches en temps opportun ou perturbe régulièrement les opérations de l'entrepôt.
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Suivez les lois du travail. Les réglementations en matière de lieu de travail et de rémunération changent fréquemment, il est donc important de surveiller les changements et de les mettre en œuvre dès que possible. Assurez-vous de surveiller les changements dans les lois étatiques ou fédérales qui pourraient avoir quelque chose à voir avec votre entrepôt ou vos employés. Vous pourrez peut-être suivre ces changements de plus près en vous abonnant à un magazine spécialisé pertinent.

Assurez-vous de surveiller les changements dans les lois étatiques ou fédérales qui pourraient avoir quelque chose à voir avec votre entrepôt ou vos employés.

Partie 3 sur 4: superviser toutes les opérations de l'entrepôt

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Mettre en place un système d'organisation cohérent et efficace. Votre objectif principal en tant que responsable d'entrepôt est de gérer les produits, notamment en vous assurant que les bons produits vont là où ils doivent aller lorsqu'ils doivent y aller. Pour faire gagner du temps aux employés dans la recherche de produits, créez un système d'organisation logique qui peut être facilement interprété et utilisé. Pour commencer, vous devez placer les produits les plus déplacés dans une zone facilement accessible comme le centre de l'entrepôt. De plus, regroupez les produits qui sont souvent expédiés les uns à côté des autres.
- Assurez-vous que votre entrepôt est facilement navigable en étiquetant clairement les allées et les groupes de produits.
- Par exemple, disons que votre entrepôt stocke des composants informatiques. Vous avez tout, de la mémoire et des processeurs aux accessoires tels que les claviers et les webcams. Cependant, les éléments que vous déplacez le plus sont des cordons d'alimentation de remplacement. Dans ce cas, vous devez garder votre stock de cordons d'alimentation plus près de la zone de chargement et facilement à portée de main à hauteur de la taille ou des épaules afin qu'ils puissent être déplacés rapidement et facilement.
- Cette zone doit être clairement étiquetée comme "cordons d'alimentation" ou quelque chose de similaire.
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Rendre la cueillette plus efficace. La cueillette ou le rassemblement des produits dans des expéditions peut prendre une grande partie du temps de vos employés. Cependant, vous pouvez apporter des modifications à votre processus de prélèvement pour l'accélérer. Par exemple, si vous expédiez régulièrement des commandes importantes à quelques clients clés, envisagez d'organiser des listes de sélection afin que les articles similaires soient regroupés. Pour les petites commandes destinées à un grand nombre de clients, vous pouvez le configurer de sorte que les listes de prélèvement soient regroupées et que les produits réels soient divisés ultérieurement.
- Imaginez que votre entrepôt de composants informatiques expédie régulièrement un petit nombre de vos cordons d'alimentation à un grand nombre de magasins d'électronique. Essayez d'organiser vos listes de prélèvement de manière à ce que le nombre total de cordons d'alimentation soit prélevé dans le couloir du cordon d'alimentation en même temps, puis séparé avant l'expédition. Cela évitera à vos cueilleurs de faire des allers-retours toute la journée.
- Certains gestionnaires choisissent de mettre en œuvre un système de codage couleur sur les listes de prélèvement qui peut soit organiser les articles par zone d'entrepôt ou par priorité client, où certaines couleurs indiquent des clients à volume élevé.
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Mettre en place un système de gestion des stocks. Idéalement, tout mouvement d'un article doit être enregistré avec toutes les informations pertinentes, y compris l'heure, l'état du produit et le code produit. Un système de gestion efficace peut être mis en œuvre grâce à l'utilisation d'étiquettes RFID ou de codes-barres liés à un logiciel de gestion des stocks. Assurez-vous que tous vos employés sont bien formés à l'utilisation de ce système.
- Dans certains cas, ce système devra se conformer à la politique générale de l'entreprise. Assurez-vous de prendre connaissance de cette politique afin de pouvoir l'implémenter correctement dans les opérations d'entrepôt.
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Effectuez régulièrement une inspection visuelle des zones de stockage. Promenez-vous et assurez-vous que les zones de stockage sont bien entretenues et contiennent les produits appropriés.
- N'utilisez que des zones désignées pour le stockage des marchandises. Assurez-vous que les employés ont clairement marqué ces zones et ne stockent que les articles spécifiés conformément aux marquages.
- Vérifiez que les palettes ne sont pas endommagées et assurez-vous que le personnel sait comment charger correctement les palettes pour assurer la stabilité.
- Notez les dates d'inspection et tout dommage constaté. Démarrez le processus de réparation ou jetez les éléments si nécessaire.
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Rencontrez régulièrement le personnel clé. Organisez des réunions mensuelles ou hebdomadaires avec des membres importants du personnel de haut niveau. Il s'agit notamment des gestionnaires et des superviseurs de l'inventaire, du stockage et des achats de l'entrepôt.
- Discutez des nouvelles idées, des procédures améliorées, du remplacement de l'équipement, des budgets, des promotions du personnel, des recommandations et de tous les autres sujets liés au travail.
- Répondre aux questions relatives à la marchandise endommagée ou aux préoccupations d'achat concernant les fournisseurs, les prix, la qualité ou la disponibilité des marchandises.
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Apportez des modifications si nécessaire. Pour assurer le bon fonctionnement de l'entrepôt, vous devrez peut-être apporter des modifications aux processus de stockage ou de mouvement des produits. Prenez du temps tous les six mois environ pour évaluer les zones de stockage et chaque processus individuel. Notez les domaines dans lesquels vous pouvez apporter des améliorations.

Partie 4 sur 4: examen des opérations de livraison et de ramassage

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Coordonnez les camions et les chauffeurs transportant la marchandise vers et depuis votre entrepôt afin que chaque fonction se déroule sans heurts. La coordination des camions à l'arrivée et au départ favorise l'utilisation efficace de vos quais de chargement. Ceci est plus facile si vous utilisez un progiciel spécialement conçu. Cela ne signifie pas acheter tout de suite un programme à service complet. Vous devriez être en mesure de trouver un programme qui s'occupe uniquement de la livraison et de la coordination des expéditions. Profitez des offres d'essai gratuit avant de choisir un programme.
- Coordonner le chargement et le déchargement signifie essayer de planifier l'arrivée et le départ des camions de manière à ce qu'ils n'aient pas à attendre pendant le chargement ou le déchargement des autres camions. Assurez-vous que vos quais sont constamment utilisés et qu'il n'y a jamais plus de camions présents que d'espaces disponibles.
- Vous devez également vous concentrer sur la limitation des arrivées afin que votre équipe de déchargement ait suffisamment de temps pour déballer et trier les articles à l'arrivée avant que d'autres arrivent. S'ils arrivent plus vite que cela, cela crée un «goulot d'étranglement» qui conduit à des inefficacités coûteuses, sans parler du stress et de la frustration des employés.
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Organisez les horaires des employés afin qu'il y ait suffisamment de manutentionnaires disponibles pour charger et décharger les camions. Cela peut nécessiter la planification de la présence d'employés supplémentaires pour les envois importants.
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Organisez votre processus de réception. Attribuez suffisamment de contrôleurs et de réceptionnaires à chaque quart de travail pour comparer les factures avec la marchandise reçue et pour vérifier l'état de la marchandise à l'arrivée. Assurez-vous que votre personnel sait quoi faire avec un envoi endommagé. Assurez-vous que les produits reçus sont rapidement rangés pour éviter les écarts entre les envois reçus et ce qui se trouve réellement sur les tablettes.
- Donnez à votre équipe de réception suffisamment d'espace pour travailler. Cela garantit que les produits récemment reçus ne sont pas mélangés avec le produit existant.
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Contrôlez la qualité des envois. Mettre en place des contrôles pour vérifier la qualité des produits avant qu'ils ne quittent l'entrepôt. Organisez un système de sorte que les articles défectueux ou mal emballés soient vérifiés et retirés de l'expédition avant qu'elle ne quitte l'entrepôt. Cela peut aider à éviter des retours coûteux.
- Mettez un employé expérimenté en qui vous avez confiance en charge du contrôle qualité. Leur expérience peut permettre à votre entrepôt d'économiser beaucoup d'argent.
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Suivez vos envois. Vos clients voudront savoir exactement où se trouvent leurs produits et quand ils arriveront. Cela vous aidera également à gérer rapidement les paquets manquants. Assurez-vous de mettre en œuvre le suivi des envois avec le service d'expédition que vous utilisez et vérifiez régulièrement leur exactitude.

Assurez-vous que les opérateurs de chariots élévateurs ou d'autres machines sont correctement formés pour utiliser uniquement les voies désignées lors du déplacement de ces équipements dans l'entrepôt.

Conseils

Envisagez d'utiliser un logiciel pour gérer et simplifier la tâche de suivi et de gestion des stocks.
Effectuez une maintenance préventive de vos équipements, machines et outils pour éviter les problèmes majeurs et les temps d'arrêt.
Un responsable d'entrepôt doit avoir des compétences interpersonnelles exceptionnelles. Il doit non seulement travailler avec ses employés mais avec les clients.
Minimisez la présence de personnel non autorisé en exigeant que tous les employés portent un uniforme. Cela peut simplement être un certain chapeau ou un t-shirt.

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Comment gérer un entrepôt?

Pas

Partie 1 sur 4: Donner la priorité à la sécurité de l'entrepôt

Partie 2 sur 4: gérer les employés de l'entrepôt

Partie 3 sur 4: superviser toutes les opérations de l'entrepôt

Partie 4 sur 4: examen des opérations de livraison et de ramassage

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