Comment créer un système de gestion de documents à partir de zéro?

Faudra-t-il qu'il s'agisse d'un système formel ou d'un système flexible? Les systèmes plus importants sont de toute façon mieux formalisés.

La gestion des documents est l'une des occupations principales de la vie de tout administrateur. Peu importe ce qu'ils disent, le bureau sans papier est toujours un mythe. Voici quelques idées pour gérer un bon système de référence de gestion de haut en bas.

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Déterminez le type de papiers que vous manipulez.
- S'agit-il de documents confidentiels ou légaux.
- Ont-ils besoin d'un référencement rapide ou peuvent-ils rester dans des archives.
- Sont-ils nécessaires pour la recherche historique du marché.
- Les documents ont-ils une limite de temps, ils sont donc actifs pendant 12 mois, puis ne sont plus actifs (comme les garanties, etc.)
- Pouvez-vous exécuter un système ou en a-t-il besoin de deux (ou plus).
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Déterminez à quel bureau il s'agit. Consultez ces personnes car elles pourraient avoir des idées pour un système très efficace ou une liste de choses à éviter.
- Magasins et comptes débiteurs
- Ressources humaines
- Maintenance
- Finances et administration
- Ventes et services
- Inscription & licence
- Légal
- Commercialisation
- Médical
- Historique ou Biographique.
- Ingénierie ou R+D.
- Etc
Voici quelques idées pour gérer un bon système de référence de gestion de haut en bas.
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Déterminez également comment ils seront stockés. Les copies numériques peuvent être classées simplement, mais souvent la copie papier originale doit être conservée.
- Dossiers verticaux sur une étagère ou une armoire.
- Classeurs/classeurs verticaux (avec tiroirs)
- Systèmes de portes coulissantes ou de tiroirs pour les grands besoins.
- Pigeonnière ou similaire.
- Cartable, boite ou enveloppe.
- Faudra-t-il qu'il s'agisse d'un système formel ou d'un système flexible? Les systèmes plus importants sont de toute façon mieux formalisés.
- Ils peuvent provenir d'un système central ou de centres de classement localisés.
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Considérez les avantages et les inconvénients de chacun.
- Par exemple: les fichiers verticaux ont un espace de stockage limité, mais sont plus faciles d'accès, comme tirer un livre d'une étagère de bibliothèque. Les boîtes d'archives stockent plus, mais il est plus facile pour les papiers de se détacher et de perdre leur ordre de classement.
- Les enveloppes font de bonnes «ranger et oublier» pour un classement personnel simplifié, mais peuvent être très difficiles si les enveloppes elles-mêmes ne sont pas bien archivées ou en ordre elles-mêmes car elles deviennent vite salissantes.
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Après avoir déterminé exactement les besoins de chaque section, commencez par sélectionner votre méthode de classement. Vous pouvez avoir le choix par ordre alphabétique, chronologique, type de document, région ou un fichier par entité.
- Ils peuvent être un mélange des deux, mais tiennent compte de l'objectif de la gestion. Est-ce pour les garder en ordre et stockés, ou s'agit-il d'informations actives qui doivent être référencées?
Cela facilite également le système afin que les gens sachent qu'ils peuvent accéder plus facilement aux documents, en particulier s'il s'agit d'un besoin urgent.
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Choisissez le type qui facilite son exécution et son référencement. Pensez à installer ces trois éléments:
- Des copies de la méthode du système de classement sur chaque rack, ou la porte du placard de classement où les gens peuvent les lire afin qu'ils puissent rapidement savoir où se trouvent les choses.
- Un index de référence qui montre où un administrateur ou un membre du personnel d'une section différente peut localiser ce dont ils ont besoin. Ceci est plus utile pour les grandes archives.
- Une page d'historique par dossier, collée à l'enveloppe ou au dossier pour montrer qui a pris le dossier et quand, ainsi que quand il a été rendu. Si nécessaire, laissez de la place pour indiquer ce qui a été fait au contenu du fichier, comme les copies faites ou les papiers ajoutés/supprimés.
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Soyez cohérent, car cela rend le système plus facile. Essayez d'installer un système qui s'exécute lui-même car il peut arriver que vous soyez en vacances ou malade et que quelqu'un devra l'exécuter.
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Après avoir choisi la méthode la plus pratique pour le besoin,
- Achetez tous les produits et équipements de classement tels que les agrafeuses, les perforatrices, etc., les fichiers, les boîtes d'archives et le matériel de stockage.
- Préparez votre site pour que les fichiers puissent ensuite être stockés.
- Rassemblez tous les papiers relatifs et rassemblez-les dans l'ordre où ils doivent l'être.
- Faites des copies numériques si nécessaire et enregistrez-les sur le bon lecteur et les sous-fichiers. Protégez-les et enregistrez-les en tant que fichiers en lecture seule afin qu'aucun accident ne se produise.
- Rangez les papiers dans le bon dossier, boîte ou sacoche, puis rangez-les.
- Prenez note de l'endroit où vous l'avez déposé pour l'index si nécessaire.
Consultez ces personnes car elles pourraient avoir des idées pour un système très efficace ou une liste de choses à éviter.
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L'entretien est un devoir permanent. Envisagez différentes manières de résoudre les problèmes courants suivants:
- Les fichiers deviennent trop volumineux ou endommagés - auquel cas vous pouvez obtenir un autre fichier ou une boîte.
- Les données contenues ne sont plus à jour - pour celles-ci, vous pouvez les archiver et les stocker. S'ils ne sont plus d'aucune utilité future et qu'il est autorisé de les éliminer, déchiqueter et recycler les papiers.
- Pour les œuvres endommagées, copiez l'original et laissez la copie dans le dossier et placez l'original dans un endroit sûr pour de tels besoins. Dans certains cas, l'intégrité de l'original est essentielle. Étiquetez la copie comme une copie et enregistrez quand cela a été fait (car ils peuvent avoir besoin d'une certification ou d'un témoignage).
- Maintenez l'index à jour et continuez d'affiner le système en cas de besoin. Assurez-vous que les gens connaissent les changements apportés.
- Assurez-vous que les fichiers sont rendus dans l'état où ils ont été laissés, cela arrive rarement, mais lorsqu'ils sont remis sur l'étagère, ils doivent être restaurés dans un bon état.
- Faites un audit mensuel pour vous assurer que tous les fichiers sont là, en ordre et complets. C'est aussi l'occasion de vérifier les problèmes ci-dessus.
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Pour les systèmes à grande échelle, il est souvent recommandé dans le cadre du système que les membres du personnel informent le service des archives par téléphone ou par e-mail à l'avance de la collecte afin que votre équipe puisse tout organiser avant leur arrivée.
- Les avantages sont que ce qui est demandé est fourni, ils permettent de gagner du temps et de ne pas avoir à attendre dans votre section, ou d'impliquer du personnel non archivistique dans votre section. Cela facilite également le système afin que les gens sachent qu'ils peuvent accéder plus facilement aux documents, en particulier s'il s'agit d'un besoin urgent.
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Félicitez-vous. Votre système doit être actif, en bon état, accessible et peut être utilisé par n'importe qui.

Conseils

Gardez le système organisé de cette façon, vous pouvez éviter d'être surchargé.
Gardez un contact actif avec les personnes qui l'utilisent et prenez-en soin pour vous assurer que tout fonctionne bien.
Assurez-vous que lorsque vous partez, il sera pris en charge.

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