Comment mettre en place un système de tenue de dossiers simple?
Il est important de connaître les besoins de votre entreprise avant de mettre en place un système de tenue de dossiers simple.
Un système de tenue de dossiers facile à comprendre vous permet de suivre les documents générés par votre entreprise, ainsi que les transactions effectuées. Il est important de connaître les besoins de votre entreprise avant de mettre en place un système de tenue de dossiers simple.
- 1Procurez-vous des dossiers, un calendrier de bureau et des journaux pour conserver les différents dossiers financiers et comptables.
- Parcourez vos dossiers commerciaux et configurez chaque dossier en fonction des besoins de votre entreprise. Une entreprise peut se fier davantage à la tenue de dossiers financiers tandis qu'une autre entreprise peut se concentrer sur d'autres types de documents.
- Configurez votre système de classement, soit par ordre alphabétique, soit en utilisant une autre méthode. Incluez des dossiers pour la propriété, le loyer, l'équipement et l'équipement de votre entreprise.
- Renseignez-vous sur les catégories comptables de base dont vous aurez besoin pour votre entreprise. Les connaître vous permet de mettre en place plus facilement un système comptable que vous comprenez. Votre comptable et votre spécialiste en déclarations doivent également être en mesure de le comprendre.
- Concevoir un «plan comptable». Cela contient des enregistrements relatifs à vos actifs, passifs, capitaux propres, revenus, coût des marchandises vendues, vos dépenses d'exploitation et tout revenu ou dépense divers.
- Autorisez des sauts dans le séquençage numérique de votre plan comptable. Cela permet la croissance de l'entreprise et l'ajout de nouveaux fichiers et catégories au fur et à mesure que vous devez les ajouter.
- Enregistrez chaque transaction dans le journal commercial applicable, au fur et à mesure qu'elle est terminée.
- 2Portez votre attention sur le domaine juridique de votre entreprise. Créez des dossiers pour ces documents. Vos licences et permis d'exploitation doivent également être stockés et facilement récupérables.
- 3Créez des dossiers pour vos promotions marketing et publicitaires, ainsi qu'un dossier pour les honoraires professionnels que vous facturez.
- 4Créez des dossiers pour les ressources humaines et la paie, si vous avez des employés.
- 5Créez un dossier contenant des informations sur les fournitures que vous commandez et où vous les achetez. Enfin, incluez un dossier pour les enregistrements de vos paiements de services publics.
Renseignez-vous sur les catégories comptables de base dont vous aurez besoin pour votre entreprise. - 6Incluez des dossiers pour les fournitures de bureau, les commandes et l'endroit où vous les achetez.
- 7Créez des dossiers réservés aux services publics et aux paiements de votre entreprise.
- Un bon système de tenue de registres vous permet de voir comment se porte votre entreprise sans avoir à parcourir plusieurs livres comptables, rapports, reçus et factures.
- Avoir des catégories de classement pour chaque aspect de votre entreprise, des fournitures et des commandes aux ressources humaines et à la paie, vous aide à tout organiser pour que votre entreprise fonctionne sans heurts.
- Ne négligez pas l'importance de conserver les documents commerciaux, en particulier les documents comptables et fiscaux, pendant le temps requis par le gouvernement fédéral et l'Internal Revenue Service. Une documentation minutieuse de chaque transaction vous permet de prouver plus facilement la position de votre entreprise auprès de l'IRS si votre entreprise est sélectionnée pour un contrôle fiscal.
- Revues d'affaires
- Calendrier
- Classeur
- Système de dossiers de fichiers
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