Comment gérer les finances de l'entreprise?
Même si vous exploitez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, vous souhaitez toujours séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles.
Une gestion efficace et efficiente des finances est essentielle à la croissance et au succès de toute petite entreprise. La façon la plus simple de le faire est d'embaucher un comptable ou un comptable dédié tout de suite. Si vous n'avez pas les ressources nécessaires pour embaucher un professionnel, profitez de la comptabilité et d'autres logiciels financiers pour suivre vos flux de trésorerie et générer des rapports. De cette façon, vous pouvez rester au top de vos bénéfices et agir rapidement pour minimiser les pertes.
Méthode 1 sur 4: prendre des paiements et payer des dépenses
- 1Créez un budget et révisez-le régulièrement. Un budget est essentiel si vous voulez que votre entreprise soit rentable. Catégorisez les dépenses régulières de votre entreprise pour déterminer le revenu que votre entreprise doit générer.
- La création de plusieurs budgets peut être utile. Par exemple, vous voudrez peut-être en créer un avec un strict minimum de ventes, afin que vous sachiez comment allouer l'argent lorsqu'il n'y a pas grand-chose à venir.
- Utilisez votre budget pour planifier la croissance de votre entreprise, par exemple en embauchant un nouvel employé ou en développant votre publicité et votre marketing.
- 2Ouvrez un compte bancaire d'entreprise séparé. Même si vous exploitez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, vous souhaitez toujours séparer les finances de votre entreprise de vos finances personnelles. Mélanger vos actifs peut causer des problèmes si vous êtes audité ou poursuivi par un créancier commercial.
- Ne retirez pas d'argent de votre compte bancaire professionnel pour payer des dépenses personnelles. Si vous avez besoin d'argent de l'entreprise, étiquetez-le de manière appropriée comme un tirage de l'entreprise et transférez d'abord l'argent sur votre compte bancaire personnel.
- 3Décidez des types de paiement que vous accepterez. Avoir une variété d'options de paiement est une commodité pour vos clients. Chaque mode de paiement a ses propres coûts et risques que vous voudrez prendre en compte.
- L'argent liquide est le moyen de paiement le plus simple, mais présente des risques de sécurité. Si vous prévoyez de prendre de l'argent liquide, ayez un coffre-fort sécurisé et prévoyez de faire des dépôts bancaires réguliers.
- Si vous souhaitez accepter des cartes de crédit ou de débit, examinez les différents services pour trouver celui qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget global. Vous devez généralement payer des frais d'abonnement pour le service, plus des frais par transaction. Vous voudrez peut-être exiger un montant d'achat minimum pour les cartes de crédit ou de débit.
- 4Standardiser les conditions de paiement. Vous devriez avoir une politique en place qui établit des règles pour le paiement de vos produits ou services. Appliquez ces règles à tous les clients, plutôt que de créer des conditions de paiement pour des clients individuels au coup par coup.
- Les conditions de paiement universelles faciliteront votre comptabilité et peuvent faciliter votre processus de recouvrement. Si vous appliquez les mêmes conditions à tous les niveaux, vous n'avez pas non plus à vous soucier de vous souvenir des dispositions que vous avez prises avec chaque client.
Pour gérer les finances de votre entreprise, vous devez choisir la méthode de comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice et l'utiliser de manière cohérente.
Méthode 2 sur 4: suivi des flux de trésorerie globaux
- 1Choisissez votre méthode comptable. Pour gérer les finances de votre entreprise, vous devez choisir la méthode de comptabilité de caisse ou de comptabilité d'exercice et l'utiliser de manière cohérente. Avec la méthode de paiement en espèces, vous enregistrez les ventes et les dépenses lorsque l'argent change réellement de mains. Pour la méthode de comptabilité d'exercice, en revanche, vous enregistrez les ventes et les dépenses lorsqu'elles ont lieu, plutôt que lorsque l'argent change de mains.
- Par exemple, supposons que vous êtes un entrepreneur en construction et que vous recevez une facture. Si vous utilisiez la méthode de paiement en espèces, vous enregistreriez la dépense dans vos livres lorsque vous avez réellement payé la facture. Cependant, si vous utilisiez la méthode de la comptabilité d'exercice, vous l'enregistreriez le jour où vous l'auriez reçu, même si vous ne l'avez pas payé pendant plusieurs jours ou semaines.
- La comptabilité de caisse fonctionne mieux si vous avez une petite entreprise qui traite principalement des transactions au point de vente. Si vous traitez des contrats plus importants qui ne sont pas payés en une seule fois, la méthode de la comptabilité d'exercice peut être une meilleure option pour vous.
- 2Enregistrez toutes les ventes et dépenses. Mettez en place un système pour que toutes les ventes et dépenses soient inscrites dans les livres le jour où elles surviennent, selon la méthode comptable que vous avez choisie. Ne faire les livres que sur une base mensuelle ou trimestrielle peut entraîner des erreurs.
- Si vous avez un magasin, vous pouvez utiliser un système de point de vente pour suivre les ventes et produire des rapports que vous pouvez facilement utiliser pour rapprocher vos livres chaque jour.
- Lorsque vous avez des employés ou d'autres partenaires qui achètent des choses pour l'entreprise, assurez-vous d'obtenir ces reçus dès que possible afin de pouvoir tenir vos livres à jour.
- 3Achetez un logiciel de comptabilité. Il existe un certain nombre de programmes de tenue de livres, tels que QuickBooks, que vous pouvez acheter et utiliser pour gérer les finances de votre entreprise. La plupart de ces programmes sont organisés de manière à ce que vous payiez un abonnement mensuel pour utiliser le service.
- Lorsque vous utilisez une plate-forme de logiciel en tant que service par abonnement, vos données sont stockées dans le cloud afin que vous n'ayez pas à vous soucier autant de la sécurité ou de la perte de données.
- Ces programmes peuvent être connectés à vos comptes bancaires, cartes de crédit et autres systèmes afin qu'une grande partie des informations soient saisies automatiquement dans vos livres.
- 4Engagez un comptable si vous avez besoin d'aide. Si vous n'avez pas de formation et d'expérience en comptabilité et en tenue de livres, vous voudrez peut-être embaucher quelqu'un qui en a. Surtout si vous avez emprunté de l'argent pour démarrer votre entreprise, un professionnel peut vous aider à éviter des erreurs potentiellement coûteuses.
- Vérifiez auprès de l'autorité locale de délivrance des licences ou de réglementation pour vous assurer que tout professionnel de la finance que vous souhaitez embaucher a toute la formation et les certifications nécessaires, et que leurs licences sont actives et exemptes de toute action disciplinaire.
- Si vous ne pouvez pas vous permettre d'avoir quelqu'un qui travaille à temps plein pour votre entreprise, vous pourrez peut-être consulter un comptable périodiquement ou utiliser un comptable à l'occasion pour revoir vos livres et corriger les erreurs.
Il existe un certain nombre de programmes de tenue de livres, tels que QuickBooks, que vous pouvez acheter et utiliser pour gérer les finances de votre entreprise.
Méthode 3 sur 4: générer des rapports financiers
- 1Téléchargez un logiciel de comptabilité pour simplifier la création de rapports. Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous avez également la possibilité de générer les rapports financiers dont vous avez besoin en cliquant sur un bouton. Cependant, les rapports créés sont seulement aussi bons que les informations que vous mettez dans le logiciel.
- Passez en revue vos ventes et vos dépenses avant de générer vos rapports finaux. Rapprochez vos livres avec vos reçus et relevés de compte bancaire pour vous assurer que les informations sont correctes.
- Une fois que vous êtes satisfait des informations, cliquez sur pour créer vos rapports. Vous serez généralement invité à entrer les dates que vous souhaitez que le rapport couvre et les informations spécifiques que vous souhaitez inclure.
- 2Créez des rapports de profits et pertes (p&l) trimestriels. Vos rapports P&L sont parmi les outils les plus importants pour évaluer et développer votre entreprise. De nombreux programmes de comptabilité généreront ces rapports pour vous si vous entrez les paramètres du rapport souhaité.
- Votre P&L commence par vos ventes totales. Vous soustrayez ensuite de ces ventes le coût des produits ou services vendus pour obtenir votre bénéfice brut.
- Prenez votre bénéfice brut et soustrayez les autres dépenses, telles que le loyer ou les services publics, de ce nombre. Il vous restera votre bénéfice net pour la période.
- Les rapports P&L sont particulièrement importants si vous prévoyez avoir besoin de prêts aux petites entreprises ou d'autres financements extérieurs.
- 3Préparer les états financiers trimestriels de l'entreprise. En plus de votre compte de résultat, il existe plusieurs autres états, tels que votre état des flux de trésorerie et votre bilan, qui vous aident à déterminer où l'argent entre et sort de votre entreprise.
- Votre état des flux de trésorerie indique l'augmentation ou la diminution des rentrées d'argent dans votre entreprise. Vous pouvez rapidement voir le montant d'argent en main et ce que vous en avez fait, ainsi que la provenance de cet argent (que ce soit des ventes ou d'autres sources, comme un prêt).
- Le bilan résume l'actif et le passif de votre entreprise. Cela vous sera particulièrement utile si vous avez une carte de crédit professionnelle ou si vous avez contracté un prêt aux petites entreprises pour aider à financer le démarrage de votre entreprise.
- 4Mettez à jour vos projections en fonction de votre trésorerie réelle. Votre plan d'affaires comprend probablement des projections de flux de trésorerie et de bénéfices sur plusieurs années. Au fur et à mesure que vous exploitez votre entreprise, vous voudrez vérifier périodiquement et vous assurer que ces projections sont toujours exactes compte tenu des performances réelles de votre entreprise.
- Examinez votre plan d'affaires et mettez-le à jour deux fois par an. Vous souhaitez également le mettre à jour chaque fois que vous faites une demande de prêt aux petites entreprises ou que vous courtisez des investisseurs, afin qu'ils disposent des informations les plus récentes pour prendre leur décision.
- En fonction de la comparaison entre vos performances réelles et vos attentes initiales, vous souhaiterez peut-être également ajuster certains de vos objectifs commerciaux et plans de croissance ou d'expansion.
Même si vous exploitez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, un numéro d'identification fiscale distinct pour votre entreprise vous aidera à séparer votre entreprise et vos finances personnelles.
Méthode 4 sur 4: déclarer les impôts des entreprises
- 1Obtenez un numéro d'identification fiscale distinct pour votre entreprise. Même si vous exploitez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, un numéro d'identification fiscale distinct pour votre entreprise vous aidera à séparer votre entreprise et vos finances personnelles.
- Si vous avez une entreprise aux États-Unis, vous pouvez facilement obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) en ligne sur le site Web de l'IRS. Rendez-vous simplement sur https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp et commencez votre candidature.
- Dans d'autres pays, consultez un fiscaliste ou un avocat d'affaires pour savoir ce que vous devez faire pour documenter correctement votre entreprise à des fins fiscales.
- 2Choisissez votre année d'imposition. À des fins fiscales, vous pouvez utiliser l'année civile ou toute période de 12 mois commençant à une date précise. Dans la plupart des cas, il est plus facile d'utiliser l'année civile. Lorsque vous choisissez votre année d'imposition, vous devez l'utiliser de manière cohérente tant que vous restez en affaires. En règle générale, vous ne pouvez pas le modifier plus tard.
- La plupart des entreprises utilisent l'année civile comme année d'imposition. Si vous envisagez d'utiliser une autre période de 12 mois, vous pouvez d'abord consulter un avocat ou un fiscaliste.
- 3Tenir des registres des dépenses déductibles. Lorsque vous dirigez votre propre entreprise, vous avez la possibilité de déduire bon nombre de vos dépenses professionnelles de vos impôts. Ces déductions réduisent vos bénéfices et diminuent l'assujettissement à l'impôt de votre entreprise.
- En règle générale, tout ce que vous achetez pour faire des affaires sera au moins partiellement déductible. La dépense doit être raisonnable. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, conservez les reçus et discutez-en avec un fiscaliste qualifié.
- Les dépenses telles que le loyer et les services publics pour l'espace commercial, les ordinateurs et les fournitures de bureau sont des exemples de dépenses d'entreprise qui sont généralement déductibles.
- 4Utilisez l'amortissement pour les actifs et les appareils plus coûteux. Si vous achetez quelque chose à utiliser dans votre entreprise et que vous prévoyez d'utiliser pendant de nombreuses années, vous ne pouvez généralement pas déduire la totalité du coût en une seule fois. Au contraire, vous en déduisez une partie pendant plusieurs années.
- Le montant et la durée pendant lesquels vous pouvez réclamer l'amortissement dépendent de la façon dont la dépense est classée et de la durée de sa vie utile. Ceux-ci sont définis par le gouvernement.
- Si vous avez un montant important d'achats soumis à amortissement, il est conseillé de demander à un fiscaliste de faire vos impôts afin de vous assurer de les amortir en utilisant la bonne méthode et d'obtenir la déduction maximale possible.
- 5Vérifiez les obligations fiscales et de licence auprès de votre état ou de votre gouvernement local. Les gouvernements étatiques et locaux peuvent également taxer les entreprises ou exiger que vous conserviez des certifications ou des licences si vous souhaitez exploiter votre entreprise.
- Votre association locale de petites entreprises ou votre chambre de commerce aura généralement des informations sur les licences requises pour exploiter une petite entreprise dans votre région.
- Visitez le site Web de l'administration fiscale de votre état ou de votre gouvernement local pour savoir quels impôts vous devez payer en tant que propriétaire d'entreprise. Par exemple, si vous avez des employés, vous devez généralement payer une assurance contre les accidents du travail.
- 6Mettre en place la retenue correcte pour tous les employés. Si vous embauchez des employés réguliers et leur versez un salaire ou un salaire horaire, vous devez retenir les impôts fédéraux et la sécurité sociale sur leurs chèques de paie. Vous devrez peut-être également retenir les impôts de l'État.
- De nombreuses petites entreprises passent un contrat avec un service de paie pour s'occuper de leur retenue et de l'émission des chèques de paie pour elles. Parlez aux propriétaires d'entreprise de votre région pour savoir comment ils gèrent la paie.
- 7Payez les taxes estimées trimestriellement. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez généralement payer des impôts sur une base trimestrielle, puis effectuer un rapprochement sur la déclaration de revenus de l'entreprise à la fin de l'année. Votre état peut également avoir des exigences de déclaration de revenus estimées.
- Selon la nature de votre entreprise, vous devrez peut-être également percevoir une taxe de vente nationale ou locale pour tous les achats.
- 8Utilisez un service de préparation d'impôts pour simplifier le processus. De nombreuses entreprises qui offrent des services de tenue de livres ont également des services de préparation d'impôts. La connexion des comptes entre eux peut vous éviter bien des tracas, car ils classeront automatiquement vos déductions et estimeront les paiements d'impôts trimestriels pour vous.
- Comme pour les services de tenue de livres, les services de préparation de déclarations de revenus ne sont bons que par les informations que vous y mettez. Si vous ne savez pas si quelque chose est admissible à une déduction, parlez-en à un fiscaliste qualifié.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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