Comment rédiger un plan de gestion?

Un plan de gestion décrit comment une organisation ou une entreprise est gérée. La rédaction d'un plan de gestion vous permet de formaliser votre structure de gestion et vos opérations. Cela garantit également que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que vos objectifs seront atteints. Vous pouvez facilement rédiger votre propre plan de gestion en quelques étapes simples.

Partie 1 sur 4: démarrer votre plan de gestion

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Déterminez la nécessité d'un plan de gestion. Le plan de gestion sert à formaliser les procédures et les politiques essentielles à votre organisation et les responsabilités et les autorités de toutes les personnes impliquées dans sa gestion. Sans plan, vos opérations peuvent être incohérentes, les responsabilités peuvent ne pas être claires et l'organisation peut ne pas être préparée à certains événements.
- Un plan de gestion permet à tous les membres de l'organisation de voir clairement leur place, y compris à qui ils relèvent, qui relève d'eux et les responsabilités de leur poste.
- La définition des rôles crée également la responsabilité en indiquant clairement à qui est imputable que quelque chose s'est produit ou ne s'est pas produit.
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Décrivez votre plan. Votre plan de gestion devra contenir un certain nombre d'éléments clés. Créez un plan simple, peut-être sur un tableau blanc ou un traitement de texte, qui montre les parties de votre plan de gestion afin que vous et votre équipe puissiez les parcourir. Votre plan doit comprendre les sections suivantes:
- Une description de la structure de gestion.
- Une section détaillant les membres de la direction, leurs responsabilités et leurs pouvoirs.
- Un tableau de section détaillant les interactions et les responsabilités de chaque niveau de l'organisation.
- Une section expliquant les différents aspects de votre organisation gérée et les politiques et procédures de cette direction.
- Un calendrier pour la mise à jour, l'amélioration et la croissance de la gestion et du plan de gestion.
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Décrivez votre structure de gestion. Chaque organisation ou entreprise a une structure de gestion légèrement différente. Au début de votre plan, décrivez clairement avec des mots ou des schémas votre structure de gestion. Identifiez qui prend les décisions finales, qu'il s'agisse de la direction, d'un conseil d'administration ou d'une seule personne. Inclure des décideurs et des consultants externes et internes. Si nécessaire, expliquez comment la prise de décision est répartie entre les différents niveaux de la hiérarchie.
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Énumérez les différents aspects de votre organisation gérés dans le cadre du plan. Divisez tous les processus et fonctions gérés dans le cadre du plan de gestion en catégories. Ces catégories peuvent être des départements différents dans une grande entreprise ou des processus commerciaux dans un petit. Les aspects courants des opérations peuvent inclure la gestion des employés, la supervision des finances, le contrôle des stocks ou des fournitures, le marketing ou les relations publiques et les opérations (comme la fabrication ou les ventes). Divisez les différents aspects de votre organisation afin de pouvoir définir des rôles et des procédures de gestion pour chacun.

Du plan de gestion — Un calendrier pour la mise à jour, l'amélioration et la croissance de la gestion et du plan de gestion.

Partie 2 sur 4: description de la propriété et de la gestion

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Notez le type de politiques de propriété en place. Décrivez la propriété de votre entreprise en termes clairs. Vous devez distinguer s'il s'agit d'une organisation publique, privée ou à but non lucratif. En outre, s'il y a plusieurs propriétaires ou investisseurs, vous devrez peut-être indiquer comment l'autorité, la responsabilité et les actions sont réparties. Par exemple, la propriété peut être divisée dans un accord de partenariat ou entre les détenteurs d'actions de l'entreprise.
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Nommez les membres de votre conseil. Si votre entreprise a un conseil d'administration, vous devez clairement identifier ses membres. Rédigez un bref résumé de leurs capacités de leadership, de leurs expériences passées, de leurs forces et de leurs faiblesses. Les petites entreprises privées n'auront probablement pas de conseil d'administration. Vous n'avez pas besoin d'inclure cette section si vous n'avez pas de tableau.
- Inclure une copie des politiques du conseil, y compris les politiques électorales, la durée du mandat, la responsabilité, l'autorité et la résolution des conflits. Ces informations doivent déjà figurer dans votre contrat d'exploitation ou dans d'autres documents fondateurs.
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Présentez les principaux membres de la direction. Présentez les qualifications et l'expérience de chaque membre. En plus de vos propriétaires et membres du conseil d'administration, cela peut inclure des investisseurs, des dirigeants, des gestionnaires, des employés et employés importants et des entrepreneurs. Présentez les antécédents de ces membres, leurs caractéristiques et la manière dont chacun contribuera au succès de l'entreprise.
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Présentez les forces de chaque individu dans l'équipe de direction. Décrivez en quoi ces qualités sont précieuses pour les postes que chaque gestionnaire occupe. Incluez des attributs tels que les compétences de motivation, les talents financiers et la maîtrise des affaires.
- Dressez la liste des postes et des fonctions antérieurs de chaque membre qui s'appliquent à leurs obligations de gestion actuelles. Expliquez comment ces obligations mettent en évidence les compétences applicables et renforcent les postes de direction.
- Mettez en évidence toutes les formations pertinentes pour chacun des managers. Expliquez comment leur formation profitera à l'entreprise. N'incluez que la formation qui est pertinente pour les postes qu'ils occupent actuellement.
- Si vous êtes le seul employé de votre entreprise, assurez-vous d'inclure votre propre expérience et vos atouts.
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Décrivez le processus d'embauche. Expliquez sur quelle base les nouveaux employés seront embauchés. Mentionnez le type de qualifications et d'expérience nécessaires pour chaque poste. Ceci est particulièrement important si vous n'avez pas encore embauché de manager. Incluez le processus de formation et tout programme d'incitation ou de récompense que vous avez mis en place. Une description du programme d'avantages sociaux de l'entreprise peut également être ajoutée.
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Nommez les consultants ou conseillers externes que vous embaucherez. Ce sont les personnes que vous pouvez contacter pour le marketing, les conseils du personnel et les connaissances financières. Par exemple, votre entreprise peut embaucher:
- Avocats.
- Comptables.
- Courtiers en assurance.
- Consultants.
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Résumez les capacités de votre équipe de direction. Rédigez un bref résumé des raisons pour lesquelles cette équipe a du succès. À la fin du plan de gestion, vous devez spécifiquement indiquer pourquoi cette équipe assurera le succès de l'entreprise. Identifiez clairement comment cette combinaison de gestionnaires au sein de ce modèle d'entreprise particulier aidera votre entreprise dans les années à venir. Cela devrait lier tous les différents points de votre plan.
- Par exemple, "Notre équipe, avec son éventail diversifié de compétences, a une expérience combinée de quarante ans dans ce domaine. Grâce à notre structure démocratique coordonnée, ils peuvent travailler ensemble efficacement pour produire des résultats. Avec cette équipe, nous sommes convaincus que notre entreprise deviendra rentable dans deux ans. "
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Décrivez les relations entre la direction, la propriété et les employés. Un aspect clé de vos opérations de gestion sera les interactions entre les niveaux de gestion et entre la direction / les propriétaires et les employés. Expliquez clairement les pouvoirs, les responsabilités et les rôles de chaque niveau pour chaque aspect des opérations. Incluez des processus de prise de décision et de collaboration partagées, ainsi que toutes les réunions ou voies de communication requises. Travaillez avec chaque niveau pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de résoudre les différends et de partager le pouvoir.

La rédaction d'un plan de gestion vous permet de formaliser votre structure de gestion et vos opérations.

Partie 3 sur 4: rédiger des politiques et des procédures

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Tenez compte de votre besoin de politiques écrites. Les politiques écrites servent à formaliser les opérations dans une grande organisation. Ils créent de la cohérence et s'assurent que tous les processus se déroulent sans heurts. Cependant, une très petite entreprise ou organisation peut ne pas avoir besoin d'un tel ensemble de politiques. En fait, les définir de cette manière peut limiter la collaboration et ralentir le travail d'un petit groupe. Pensez à la taille et aux besoins de votre organisation avant de prendre le temps de définir des politiques.
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Rassemblez un groupe de membres de la direction et d'employés concernés. Pour chaque aspect des opérations considéré, rassemblez un groupe de direction et d'employés qui sont directement touchés ou responsables de ce processus ou de ce domaine. Travaillez à définir les politiques et les procédures pour ce domaine avec le groupe, en prenant des commentaires et en confirmant les détails au fur et à mesure. Cela permettra au plan d'être ancré dans des opérations réelles et donnera à vos employés un sentiment d'appropriation dans le plan.
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Rédigez des politiques et des procédures pour chaque aspect de l'entreprise. Ceux-ci seront utilisés ensemble pour dire à votre direction et à vos employés comment gérer une section donnée de l'organisation. Les politiques, la philosophie et les règles de votre organisation sont conçues pour atteindre vos objectifs et maintenir vos opérations fidèles aux principes de l'organisation. Ces politiques sont exprimées à travers vos procédures, qui sont des méthodes spécifiques pour la façon dont les choses doivent être faites.
- Par exemple, une politique peut utiliser et vendre uniquement des matériaux et produits écologiques. Les procédures pour soutenir cette politique peuvent être l'achat auprès de fournisseurs écologiques approuvés ou la vérification de l'impact environnemental de chaque matériau ou produit utilisé.
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Vérifiez que les politiques correspondent à votre culture et à votre philosophie. Vos politiques, et par extension vos procédures, doivent être conçues en fonction de vos philosophies et objectifs globaux. Vérifiez chacun que vous avez créé pour vous assurer qu'ils travaillent tous ensemble dans le même but. Si certaines ne semblent pas convenir ou si vous trouvez des procédures douteuses, modifiez-les pour mieux correspondre à votre mission.

La meilleure façon de rédiger un rapport de gestion est de décrire la structure de gestion de l'entreprise en 10 à 20 pages.

Partie 4 sur 4: Réviser votre plan

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Relisez attentivement votre plan. Vous voulez que votre plan de gestion soit professionnel. Il doit être exempt d'erreurs d'orthographe et de grammaire ainsi que de fautes de frappe. Il doit être imprimé sur du papier blanc non froissé et exempt de taches.
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Formatez votre plan pour plus de clarté. Le format du plan de gestion doit être le même que celui du reste de votre proposition commerciale. Vous pouvez choisir de délimiter les sections principales avec des titres en gras. La police doit être lisible. La police Times New Roman avec une taille de 12 points est standard. Vous pouvez utiliser des puces pour énumérer l'expérience, les capacités et les responsabilités, ou vous pouvez avoir de courts paragraphes fournissant toutes les informations essentielles.
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Pensez à demander à un consultant en affaires de l'examiner. Plus il y a de gens qui liront votre plan, mieux ce sera. Un consultant en affaires ou un planificateur financier sera en mesure de vous fournir de meilleurs conseils une fois que vous aurez une ébauche de votre plan de gestion qu'auparavant. Asseyez-vous avec le consultant. Ils peuvent être en mesure d'identifier les lacunes ou les conflits que vous avez dans votre plan d'affaires.
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Envoyez-le à tous les propriétaires. Il est important que tous les propriétaires et les cadres supérieurs de l'entreprise s'entendent sur le plan de gestion. Assurez-vous que chaque propriétaire en a une copie. Ils peuvent vous envoyer des modifications et des révisions. Considérez-les attentivement. Si vous n'êtes pas d'accord avec l'un de leurs changements, asseyez-vous avec eux afin de trouver un compromis pour votre entreprise.
- Lorsqu'ils approuvent, demandez à tous les propriétaires de signer le plan avant de le soumettre à vos investisseurs, à votre banque ou à des organismes de collecte de fonds.
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Engagez-vous à modifier votre plan au besoin. Tout plan de gestion que vous créez ne sera pas testé et nécessitera probablement une révision lorsque vous commencerez à le mettre en œuvre. Par conséquent, vous devrez inclure des dispositions permettant de modifier et de réviser le plan tout au long de sa vie. Commencez par créer un calendrier pour l'évaluation, indiquant les heures auxquelles un groupe se réunira pour discuter de l'efficacité du plan et du succès ou de l'échec de sa mise en œuvre.
- Assurez-vous qu'il existe un moyen pour tous les gestionnaires et employés de soumettre leurs commentaires sur le plan.
- Ensuite, créez une méthode par laquelle les modifications du plan peuvent être approuvées et mises en place.

Conseils

De nombreux investisseurs liront la section gestion de votre plan d'affaires avant toute autre section, y compris le marketing et les finances, vous voulez donc vous assurer que vous avez la meilleure proposition possible.

Mises en garde

Ne négligez pas votre plan de gestion au profit de vos plans financiers. Les deux sont tout aussi importants pour un plan d'affaires.

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