Comment rédiger un rapport financier?

Un rapport financier est un document d'information sur la santé financière d'une entreprise ou d'une organisation, qui comprend un bilan, un compte de résultat et un état des flux de trésorerie. Les rapports financiers sont souvent examinés et analysés par les chefs d'entreprise, les conseils d'administration, les investisseurs, les analystes financiers et les agences gouvernementales. Les rapports doivent être préparés et diffusés en temps opportun, et ils doivent être précis et clairs. Bien que la création d'un rapport financier puisse sembler décourageante, la comptabilité requise n'est pas si difficile.

Partie 1 sur 4: se préparer à écrire

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Décidez d'un délai. Avant de commencer, vous devrez déterminer la période de temps que couvrira votre rapport financier. La plupart des rapports financiers sont préparés trimestriellement et annuellement, bien que certaines entreprises les préparent également tous les mois.
- Pour déterminer la période de temps que votre rapport financier doit couvrir, examinez les documents constitutifs de votre organisation, tels que les règlements administratifs, la charte d'entreprise ou les statuts constitutifs. Ces documents peuvent décrire la fréquence à laquelle le rapport financier doit être préparé.
- Demandez à un cadre de votre organisation à quelle fréquence les rapports doivent être préparés.
- Si vous êtes le dirigeant de votre propre organisation, réfléchissez au moment où le rapport financier vous serait le plus utile et choisissez-le comme date de votre rapport financier.
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Passez en revue vos registres. Ensuite, vous devrez vous assurer que tout ce qui se trouve dans vos registres est à jour et correctement enregistré. Votre rapport financier ne sera utile aux lecteurs que si les données comptables sous-jacentes sont correctes.
- Par exemple, assurez-vous que tous les comptes fournisseurs et débiteurs ont été traités, vérifiez que le rapprochement bancaire est terminé et vérifiez si tous les achats d'inventaire et les ventes de produits ont été enregistrés.
- Vous devrez également tenir compte de tout passif qui pourrait ne pas être enregistré à la date du rapport financier. Par exemple, l'entreprise a-t-elle reçu des services qui n'ont pas été facturés? Les employés doivent-ils des salaires qui n'ont pas encore été payés? Ces éléments représentent des charges à payer et doivent être enregistrés dans les états financiers.
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Rassemblez toutes les informations manquantes. Si votre examen des registres révèle des informations manquantes, retrouvez tous les documents pertinents dont vous aurez besoin pour vous assurer que votre rapport financier est complet et correct.

Pour rédiger un rapport financier, formatez un bilan qui répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres.

Partie 2 sur 4: préparation du bilan

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Configurez la page du bilan. Un bilan montre les actifs de l'entreprise (ce qu'elle possède), les passifs (ce qu'elle doit) et les comptes de capitaux propres, tels que les actions ordinaires et le capital versé supplémentaire pour une date spécifique. Intitulez la première page de votre rapport financier «Bilan», puis indiquez le nom de l'organisation et la date d'entrée en vigueur du bilan.
- Les postes du bilan sont déclarés à un jour spécifique de l'année. Par exemple, le solde peut être préparé au 31 décembre.
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Formatez votre bilan de manière appropriée. La plupart des bilans présentent des actifs à gauche et des passifs / capitaux propres à droite. Alternativement, certains peuvent afficher les actifs en haut et les passifs / capitaux propres en dessous.
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Listez vos actifs. Ajoutez le titre «Actifs» à la première section du bilan, puis listez les différents actifs détenus par l'entreprise.
- Commencez par les actifs courants, tels que la trésorerie et tous les éléments qui seront convertis en espèces dans l'année suivant la date du bilan. À la fin de cette section, incluez un sous-total des actifs actuels.
- Ensuite, listez les actifs non courants. Les actifs non courants sont définis comme tous les actifs qui ne sont pas sous forme de trésorerie et ne seront pas convertis en espèces de sitôt. Par exemple, les immobilisations corporelles et les effets à recevoir sont des actifs non courants. Incluez un sous-total des actifs non courants.
- Enfin, additionnez les sous-totaux actuels et non courants et étiquetez cette ligne «Actif total».
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Énumérez vos responsabilités. La section suivante du bilan présente les comptes de passif et de capitaux propres. Cette section du bilan devrait être intitulée «Passif et capitaux propres».
- Commencez par énumérer les passifs courants. Il s'agit de passifs exigibles dans un délai d'un an et comprennent généralement les créditeurs, les charges à payer et la partie à court terme des prêts hypothécaires et autres remboursements de prêts. Inclure un sous-total des passifs courants.
- Ensuite, incluez les passifs à long terme. Il s'agit de tout passif qui ne sera pas réglé dans un délai d'un an, comme la dette à long terme et les effets à payer. Inclure un sous-total des passifs à long terme.
- Additionnez les sous-totaux actuels et non courants et étiquetez cette ligne «Total des passifs».
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Énumérez toutes les sources d'équité. La section capitaux propres du bilan vient après la partie passif et montre le montant d'argent que la société aurait laissé si tous ses actifs avaient été vendus et ses passifs remboursés.
- Ici, faites une liste de tous les comptes de capitaux propres, tels que les actions ordinaires, les actions propres et les bénéfices non répartis. Une fois que tous les comptes de capitaux propres sont répertoriés, additionnez-les et ajoutez la légende «Total des capitaux propres».
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Additionnez les passifs et les capitaux propres. Combinez les totaux des sections «Total du passif» et «Total des capitaux propres». Intitulez ceci «Total des passifs et capitaux propres».
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Vérifiez le solde. Les chiffres que vous avez calculés pour «Total de l'actif» et «Total du passif et des capitaux propres» doivent être égaux au bilan. Si tel est le cas, votre bilan est maintenant complet et vous pouvez commencer à préparer le compte de résultat.
- Les capitaux propres doivent correspondre aux actifs d'une entreprise moins ses passifs. Comme mentionné précédemment, c'est l'argent qui resterait si tous les actifs étaient vendus et tous les passifs payés. Par conséquent, les passifs plus les capitaux propres doivent être égaux aux actifs.
- Si le bilan ne s'équilibre pas, revérifiez votre travail. Vous avez peut-être omis ou mal classé l'un de vos comptes. Vérifiez chaque colonne individuellement et assurez-vous que tout ce qui devrait l'être est inclus. Vous avez peut-être manqué un actif précieux ou un passif important.

Recherchez le rapport financier d'une entreprise qui opère dans le même secteur que votre organisation — Si vous rencontrez des difficultés pour préparer votre rapport financier, recherchez le rapport financier d'une entreprise qui opère dans le même secteur que votre organisation.

Partie 3 sur 4: préparation du compte de résultat

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Configurez la page du compte de résultat. Le compte de résultat montre combien d'argent une entreprise a gagné et dépensé sur une période donnée. Intitulez cette page de votre rapport «Compte de résultat» et indiquez le nom de l'organisation et la période couverte par le compte de résultat.
- Par exemple, un compte de résultat est souvent rédigé pour la période du 1er janvier au 31 décembre d'une année donnée.
- Notez qu'il est possible de préparer un rapport financier pour un seul trimestre ou un seul mois, alors que votre compte de résultat peut être pour une année complète. Votre rapport financier sera plus facile à comprendre pour les lecteurs s'ils sont pour la même période, mais ce n'est pas strictement nécessaire.
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Énumérez les sources de revenus. Énumérez les différentes sources de revenus et les montants gagnés.
- Assurez-vous de déclarer chaque type de revenu séparément, ajusté si nécessaire pour les remises sur les ventes ou les indemnités de retour, par exemple: "Ventes, 7460€" et "Revenus de services, 3730€"
- Organisez les sources de revenus de manière significative pour l'entreprise. Certaines options peuvent être des revenus par région géographique, par équipe de direction ou par produit spécifique.
- Lorsque toutes les sources de revenus ont été incluses, additionnez-les et indiquez le total sous la forme "Revenu total".
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Déclarez les coûts des marchandises vendues. Il s'agit du coût total du développement ou de la fabrication de votre produit ou de la fourniture de votre service au cours de la période de référence.
- Pour calculer un coût des marchandises, vous devez ajouter les matériaux directs, la main-d'œuvre directe, les coûts d'usine et les frais d'expédition ou de livraison.
- Soustrayez le coût des marchandises vendues du revenu total et intitulez ce chiffre «Bénéfice brut».
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Enregistrez les dépenses d'exploitation. Les dépenses d'exploitation comprennent toutes les dépenses nécessaires à la conduite de votre entreprise. Cela comprend les frais généraux et administratifs, tels que les salaires, le loyer, les services publics et l'amortissement des propriétés. Il comprend également les frais de publicité et de recherche et développement. Vous voudrez peut-être enregistrer ces dépenses séparément afin que les lecteurs de votre rapport puissent avoir une idée générale de l'endroit où l'argent est dépensé.
- Soustrayez la somme de ces coûts de votre bénéfice brut et intitulez ce chiffre «Bénéfice avant impôts».
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Inclure les bénéfices non répartis. «Bénéfices non répartis» désigne la somme de tous les revenus nets et des pertes nettes depuis la création de l'organisation.
- L'ajout des bénéfices non répartis du début de l'année au résultat net ou à la perte nette de l'année en cours donne le solde total des bénéfices non répartis.

Partie 4 sur 4: Préparation d'un état des flux de trésorerie

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Configurez votre page de relevé des flux de trésorerie. Cette déclaration suit les sources et les utilisations de l'argent liquide par l'entreprise. Intitulez cette page «État des flux de trésorerie» et indiquez le nom de l'organisation et la période couverte par le relevé.
- À l'instar du compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie couvre une période, telle que le 1er janvier au 31 décembre.
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Créez une section des activités opérationnelles. L'état des flux de trésorerie commence par une section que vous devez intituler «Flux de trésorerie liés aux activités d'exploitation». Cette section correspond au compte de résultat que vous avez déjà préparé.
- Énumérez les activités opérationnelles de l'organisation. Cela peut inclure des éléments tels que les encaissements provenant des ventes et les espèces payées pour les stocks. Sous-totalisez ces éléments et indiquez le total résultant «Trésorerie nette fournie par les activités d'exploitation».
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Créez une section sur les activités d'investissement. Ajoutez une section intitulée «Flux de trésorerie provenant des activités d'investissement». Cette section correspond au bilan déjà préparé.
- Cette section concerne les liquidités payées ou reçues au titre des investissements en immobilisations corporelles ou en valeurs mobilières, comme les actions et les obligations.
- Ajoutez un sous-total appelé «Trésorerie nette fournie par les activités d'investissement».
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Inclure les activités de financement. La dernière section de cette page devrait être intitulée «Flux de trésorerie provenant des activités de financement». Cette section concerne la partie capitaux propres du bilan.
- Cette section doit montrer les entrées et les sorties de titres et de créances émises par l'organisation. Ajoutez un sous-total appelé «Trésorerie nette fournie par les activités de financement».
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Résumez les catégories. Additionnez les trois catégories dans le tableau des flux de trésorerie et étiquetez ce nombre comme «Augmentation ou diminution de la trésorerie» au cours de la période.
- Vous pouvez ajouter l'augmentation ou la diminution de la trésorerie au solde de trésorerie au début de la période. La somme de ces deux nombres doit être égale au solde de trésorerie indiqué sur votre bilan.
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Ajoutez des notes ou un récit importants. Les rapports financiers comprennent souvent une section intitulée «Notes aux états financiers», qui contient des informations importantes sur la société. Réfléchissez aux informations supplémentaires sur les finances de l'organisation qu'il serait le plus utile d'inclure dans les «Notes», puis ajoutez ces informations à votre rapport.
- Les notes peuvent contenir des informations sur l'historique de l'entreprise, les projets futurs ou des informations sur le secteur. C'est l'occasion pour vous d'expliquer aux investisseurs ce que signifie le rapport et ce qu'il montre ou ne montre pas. Cela peut aider les investisseurs potentiels à voir l'entreprise à travers vos yeux.
- En règle générale, les notes comprennent également une explication des pratiques et procédures comptables utilisées par la société et des explications sur les libellés du bilan.
- Cette section comprend également souvent des détails sur la situation fiscale de l'entreprise, les régimes de retraite et les options d'achat d'actions.

Réfléchissez au moment où le rapport financier vous serait le plus utile — Si vous êtes le dirigeant de votre propre organisation, réfléchissez au moment où le rapport financier vous serait le plus utile et choisissez-le comme date de votre rapport financier.

Conseils

Reportez-vous aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) pour obtenir une aide supplémentaire dans la préparation des rapports financiers. Les PCGR sont la norme pour les comptables et les professionnels de la finance dans toutes les entreprises et tous les secteurs.
N'oubliez pas d'utiliser des étiquettes claires pour chaque entrée du bilan et du compte de résultat. Les informations doivent être claires pour un lecteur des états financiers qui n'est pas familier avec les spécificités de votre entreprise.
Si vous rencontrez des difficultés pour préparer votre rapport financier, recherchez le rapport financier d'une entreprise qui opère dans le même secteur que votre organisation. Vous pourrez peut-être retirer des informations précieuses sur la mise en forme de votre rapport. Le site Web de la Securities and Exchange Commission publie les états financiers de diverses sociétés.

Mises en garde

La réglementation professionnelle régissant les états financiers et les notes de bas de page est étendue. Envisagez de consulter un expert - comptable agréé ou un autre professionnel des services financiers pour obtenir une aide supplémentaire avec votre rapport financier afin de vous assurer que votre rapport a été préparé correctement et légalement.

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