Comment rédiger un rapport de situation?
Pour rédiger un rapport d'état, écrivez un en-tête clair qui inclut le nom du projet et les dates couvertes par le rapport. Ouvrez le rapport avec un résumé pour fournir les informations les plus importantes en un coup d'œil. Ensuite, divisez le reste du rapport en sections pour faciliter la lecture. Assurez-vous d'inclure le budget, les informations de planification, une liste des principales réalisations et des solutions potentielles aux problèmes. Enfin, pensez à utiliser un élément visuel pour un accès rapide aux informations, comme un feu vert à côté d'un horaire qui est à l'heure. Pour plus de conseils sur la création de résumés exécutifs, lisez la suite!
Pour rédiger un rapport d'état, écrivez un en-tête clair qui inclut le nom du projet et les dates couvertes par le rapport.
Un rapport de situation peut sembler une corvée, mais il peut être une excellente occasion de communiquer avec la direction. Mettez les informations les plus importantes dans un résumé au début du rapport. Fournissez des détails spécifiques sur le budget et le calendrier du projet, puis décrivez les réalisations et les défis. Gardez votre écriture claire et concise. Votre responsable appréciera un rapport organisé, bref mais informatif.
Méthode 1 sur 3: y compris les informations nécessaires
- 1Rassemblez des informations sur le budget et la planification. Dans la plupart des projets, le budget et le calendrier sont la partie la plus importante d'un rapport de situation. Votre responsable veut savoir que le projet sera achevé à temps, et idéalement en deçà du budget.
- Les informations générales pour le projet seront probablement larges. Découvrez les petites choses à faire pour atteindre le but ultime. Par exemple, si votre objectif est de produire 1000 T-shirts et que votre budget est de 370€, vous devez savoir quels matériaux sont nécessaires pour produire les chemises et si elles sont déjà disponibles ou doivent être commandées.
- 2Décomposez les grands objectifs en objectifs plus petits. S'il existe des objectifs globaux pour le projet, les diviser en objectifs plus petits vous permet de mieux évaluer les progrès accomplis dans la réalisation de ces objectifs. Commencez par des délais spécifiques qui ont déjà été fixés, puis essayez de prévoir le temps où vous le pouvez pour relever les défis.
- Par exemple, si votre objectif est de produire 1000 t-shirts en 4 mois, vous pouvez diviser cet objectif en objectifs plus petits de 250 t-shirts par mois. Si l'équipe a produit 300 T-shirts au cours du premier mois, vous pourriez signaler que vous étiez en avance sur le calendrier.
- 3Énumérez les principales réalisations. Le but d'un rapport d'état est de faire savoir rapidement à votre responsable ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Mettez les réalisations au sommet, en vous concentrant sur les jalons. Incluez autant de détails spécifiques que possible.
- Si vous travaillez en équipe, parlez aux autres membres de l'équipe de ce qui va bien avec le projet. Incluez autant de noms que possible dans votre rapport.
- Utilisez des nombres spécifiques lorsque vous le pouvez, par opposition aux généralités.
Comment rédiger un rapport de situation pour un projet de construction? - 4Remue-méninges pour résoudre les problèmes. Si vous reconnaissez des problèmes avec le projet, n'essayez pas de les masquer. Au lieu de cela, soyez franc avec votre responsable au sujet des problèmes et suggérez des solutions. Essayez de proposer plusieurs options afin qu'ils puissent choisir celle qu'ils préfèrent.
- Par exemple, si votre projet est en avance sur le calendrier mais en retard sur le budget, vous pouvez suggérer d'accélérer la production, d'ajouter un autre employé au projet ou d'augmenter le budget.
- 5Identifiez les jalons et les projections clés. Tout au long de la durée de vie du projet, des objectifs plus petits représentent des jalons qui doivent être atteints à un certain point pour maintenir le projet sur la bonne voie. En utilisant l'état actuel du projet, prédisez quand le prochain jalon sera atteint.
- Par exemple, supposons que vous ayez produit 250 chemises en 28 jours. Vous pouvez prévoir que les 250 prochains chemises seront terminées dans 28 jours à compter de la date du rapport de situation.
- 6Ajoutez toutes les notes importantes pour le projet. Incluez un élément humain dans votre rapport d'état avec des informations sur les membres de l'équipe dont le travail a été en cours ou les modifications apportées qui ont affecté les performances.
- Par exemple, vous pourriez écrire "Le projet est en avance sur le calendrier, en grande partie, grâce aux efforts diligents de Sally Sunshine. Sally a fait des heures supplémentaires 3 jours la semaine dernière."
Méthode 2 sur 3: mise en forme de votre rapport
- 1Demandez s'il existe un modèle que vous devriez utiliser. De nombreuses entreprises ont un modèle standard qu'elles utilisent pour tous les rapports d'état. Si votre entreprise en a un, son utilisation peut vous aider à organiser votre rapport et à vous assurer que toutes les informations nécessaires sont incluses.
- S'il n'y a pas de modèle spécifique, vous pouvez en utiliser un dans votre application de traitement de texte. Vous pouvez également trouver des exemples de modèles en ligne en recherchant "modèle de rapport d'état". Assurez-vous que tout modèle que vous téléchargez fonctionnera réellement pour votre projet. Vous voudrez peut-être laisser un superviseur l'examiner en premier.
- 2Commencez par un titre clair. Le titre ou l'en-tête de votre rapport doit indiquer le nom du projet ou du travail sur lequel vous faites rapport, ainsi que les dates couvertes par le rapport. Si vous êtes responsable de plusieurs rapports, ils doivent tous être intitulés dans le même format.
- Par exemple, votre en-tête peut être "État de l'envoi Parker d'août 2018". Un rapport pour le mois prochain serait «État des expéditions Parker de septembre 2018».
- Avant de proposer votre propre titre ou en-tête, vérifiez si votre entreprise a un format spécifique pour les titres des rapports d'état.
Dans la plupart des projets, le budget et le calendrier sont la partie la plus importante d'un rapport de situation. - 3Rédigez un résumé sur la première page. Les responsables sont occupés et votre responsable n'a peut-être pas le temps de lire l'intégralité de votre rapport. Le résumé analytique fournit les informations les plus importantes à l'avance afin que votre responsable connaisse l'état d'avancement de votre projet en un coup d'œil.
- Par exemple, le résumé pour " État de l'expédition Parker d'août 2018 " pourrait être le suivant: "L'expédition Parker est en avance sur le calendrier. Cependant, nous avons utilisé 50% de notre budget avec seulement 30% de l'expédition totale produite. L'accélération de la production peut contribuer à réduire les coûts. "
- 4Organisez votre rapport en sections. Les longs blocs de texte peuvent prendre trop de temps à numériser et sont difficiles à lire. Utilisez des paragraphes courts et des listes à puces lorsque cela est possible, afin que votre rapport soit plus facile à digérer pour votre responsable.
- Par exemple, vous pourriez avoir une section pour les réalisations, une autre pour les défis et une troisième pour les solutions.
Méthode 3 sur 3: rendre votre rapport visuellement attrayant
- 1Commencez votre rapport tôt pour vous donner plus de temps. Renseignez-vous sur la date à laquelle les rapports d’état sont dus et prenez du temps chaque jour pour travailler sur votre rapport. De cette façon, vous ne vous précipiterez pas pour essayer de le faire à la dernière minute.
- Si vous travaillez sur un projet en cours, vous pouvez créer un «modèle» pour vos rapports d’état que vous utiliserez à chaque fois. Ce sera beaucoup plus facile pour votre responsable, car il saura exactement où trouver les informations dont il a besoin dans chaque rapport.
- Si vous avez besoin de mettre à jour les chiffres inclus dans le rapport avant de le remettre, laissez-vous des rappels pour le faire.
- 2Adaptez votre rapport au style de votre responsable. Organisez votre rapport de manière à ce que les éléments que vous savez importants pour votre supérieur soient au premier plan. Si vous n'êtes pas sûr du style et des préférences de votre responsable, demandez à voir des exemples de rapports d'état précédents qui lui ont plu.
- Par exemple, si vous savez que votre responsable aime lire une histoire chronologique, vous pouvez commencer par une section intitulée «Progrès de cette semaine», suivie d'une autre intitulée «Et maintenant».
- 3Optimisez votre rapport en fonction de la méthode de livraison. Si vous soumettez un fichier numérique de votre rapport, vous pouvez inclure des liens vers des sites Web ou même des GIF et des vidéos, le cas échéant. Cependant, si vous soumettez une copie papier, ces éléments ne seront pas utiles.
- Vous voudrez peut-être également réfléchir à la manière dont votre rapport de situation sera lu. Par exemple, si vous envoyez un fichier numérique par e-mail, vous souhaiterez peut-être vous assurer que tous les éléments visuels peuvent être affichés sur un appareil mobile.
Le but d'un rapport d'état est de faire savoir rapidement à votre responsable ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. - 4Relisez et modifiez votre rapport. Ne vous fiez pas uniquement aux vérificateurs d'orthographe et de grammaire de votre application de traitement de texte. Gardez vos phrases courtes et éliminez les mots et les répétitions inutiles.
- Votre écriture doit être concise et directe. Évitez d'utiliser beaucoup de jargon, ce qui peut donner l'impression que vous essayez de cacher quelque chose ou que vous ne savez pas de quoi vous parlez.
- Lisez votre rapport à haute voix. Si vous trébuchez sur une phrase, c'est un indice que votre écriture n'est pas aussi claire qu'elle pourrait l'être.
- 5Créez des éléments visuels, si vous le souhaitez. Certains gestionnaires préfèrent des indices visuels sur la façon dont un projet se déroule afin de pouvoir évaluer plus rapidement l'état du projet. N'incluez des éléments visuels que si on vous a spécifiquement demandé de le faire ou si vous pensez qu'ils ajouteraient quelque chose au rapport.
- Par exemple, vous pouvez placer un feu vert à côté du budget, pour indiquer que les coûts sont bien gérés. Si vous êtes un peu en retard, vous mettriez une lumière jaune à côté de la section de planification.
- Une fois que vous avez envoyé votre rapport de situation, faites-en un suivi. Si vous ne recevez pas de réponse de votre responsable ou d'autres membres de l'équipe, recherchez des commentaires. Parlez aux gens en tête-à-tête, plutôt que d'envoyer un e-mail en masse.
Exemples de rapports d'état
Questions et réponses
- Comment rédiger un rapport de synthèse?Commencez par une introduction, puis un premier paragraphe de corps, tout autre dont vous avez besoin, puis faites un paragraphe de clôture. Suivez les étapes de cet article.
- Quel est le principal objectif d'un rapport de situation?Un rapport de situation doit faire exactement ce à quoi son nom fait allusion: informer les gens de l'état d'un projet ou d'une tâche afin qu'ils puissent évaluer clairement et facilement où il en est. À cette fin, un bon rapport de situation ne devrait contenir que des informations utiles et pertinentes, telles que les tâches accomplies, ainsi que tout problème ou problème. Il devrait également contenir quelques solutions potentielles aux problèmes afin de pouvoir discuter de la meilleure façon de les résoudre. Le rapport de situation devrait essentiellement informer les gens des travaux en cours et décrire les stratégies pour les projets à venir.
- Comment rédiger un rapport de situation pour un projet de construction?C'est comme un rapport d'étape sur ce que vous avez accompli dans le projet jusqu'à présent et les problèmes en suspens que vous prévoyez à l'avenir. Après avoir écrit ces choses, indiquez si vous êtes en avance ou en retard sur le calendrier et quand vous estimez que le projet sera terminé.
- Qu'est-ce qu'un rapport de situation mensuel?Un rapport de situation mensuel est un document utilisé pour mettre à jour les gens sur les progrès du mois précédent sur un objectif ou un projet spécifique. Il doit inclure tout travail achevé, ainsi que tout travail qui a rencontré des problèmes ou qui a pris du retard. Il pourrait également inclure des solutions potentielles aux problèmes afin que les parties prenantes, les gestionnaires ou toute autre personne à qui le rapport est destiné puissent discuter de la meilleure solution possible à l'avenir. En outre, les rapports d'état mensuels peuvent inclure des projections et des tâches sur lesquelles se concentrer le mois suivant.
- Que doit inclure un rapport de situation?Un rapport de situation doit toujours être aussi direct et concis que possible. Cela signifie qu'il ne doit contenir que les informations pertinentes et nécessaires. Dressez la liste de tous les éléments volumineux couverts par le rapport et divisez-les en éléments plus petits nécessaires à leur réalisation. Ensuite, listez toutes les principales réalisations, suivies de tous les échecs ou problèmes survenus avec l'un des projets ou affectations. Après les problèmes, ajoutez des correctifs ou des solutions potentiels que vous avez proposés afin de pouvoir discuter des meilleures options pour l'avenir. Concluez-le en regardant vers l'avenir les objectifs et projets futurs que vous vous efforcez d'accomplir.
- Comment rédiger un rapport de travail?Vous pouvez rechercher sur Google un modèle de rapport d'emploi. Cela dépendra du type de travail sur lequel vous faites rapport.
- Comment rédiger un e-mail de statut technique?En supposant qu'un e-mail d'état technique est un e-mail donnant l'état actuel d'un projet technique, il doit répondre aux questions suivantes: est-il dans les délais? Dans quelle phase se trouve-t-il? Quand la phase actuelle sera-t-elle terminée? Quelle est la date d'achèvement prévue, par rapport au calendrier actuel? At-il les ressources (généralement des personnes et du matériel) dont il a besoin pour terminer à temps ou éviter de prendre du retard? Sinon, de quelles ressources avez-vous besoin? Sans eux, quel sera l'effet sur la date d'achèvement?
Questions sans réponse
- Quels mots puis-je utiliser dans l'approbation en tant que page?
Les commentaires (1)
- Toujours à la recherche d'une meilleure lettre.
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