Comment créer un plan de communication?
Pour créer un plan de communication, commencez par définir vos objectifs et le public avec lequel vous communiquerez, comme vos employeurs, vos clients ou vos parties prenantes. Une fois que vous connaissez vos objectifs et votre public, commencez à rédiger votre plan de communication, en commençant par 1 ou 2 phrases qui expliquent quelle est la décision que vous prenez. Ensuite, expliquez pourquoi c'est la bonne décision et sur qui cela a un impact. Ensuite, expliquez comment la décision a été mise en œuvre et quand les changements se produiront. Enfin, dites-leur où ils peuvent trouver plus d'informations sur la décision. Pour savoir comment livrer efficacement un plan de communication, faites défiler vers le bas!
Pour créer un plan de communication, commencez par définir vos objectifs et le public avec lequel vous communiquerez, comme vos employeurs, vos clients ou vos parties prenantes.
Un plan de communication est une feuille de route pour faire passer un message à un public, en précisant à qui vous devez obtenir des informations ainsi que quand et comment vous avez l'intention de les communiquer. C'est un outil essentiel dans le monde des affaires, que vous travailliez dans le marketing, les ressources humaines, les relations publiques ou les affaires d'entreprise. Prendre le temps de préciser vos objectifs, votre public et vos stratégies de communication rendra votre plan aussi solide et efficace que possible.
Partie 1 sur 3: déterminer vos objectifs et votre public
- 1Créez une chronologie ou un calendrier pour garder votre plan ensemble. Pour commencer à esquisser votre plan de communication, vous aurez besoin de quelques morceaux de papier brouillon ainsi que d'une chronologie ou d'un calendrier vierge, que vous utiliserez pour organiser vos différentes initiatives. Au fur et à mesure que vous réfléchissez et affinez vos idées, vous commencerez à les saisir dans votre calendrier ou votre chronologie. Pour le moment, placez simplement le calendrier à côté de vous afin de garder à l'esprit le calendrier et la planification lorsque vous créez votre plan.
- Vous pouvez utiliser un calendrier papier pour le garder sur votre mur ou votre bureau, ou utiliser un calendrier informatique, qui peut vous rappeler lorsque les délais approchent.
- 2Décrivez l'état de l'entreprise ou du projet tel qu'il se présente. Avant de commencer à tracer vos idées pour votre entreprise ou votre projet, vous devez avoir une bonne idée de l'état actuel. Parlez à vos employés, collègues ou parties prenantes, puis analysez et cartographiez au mieux la situation actuelle. Notez ces points pendant que vous réfléchissez.
- Pensez à l'état de votre marché et à l'entreprise ou au projet dans son ensemble. Demandez-vous ce que votre entreprise ou votre projet fait de bien et ce qu'il pourrait améliorer.
- Par exemple, vous pouvez détailler les ventes actuelles de votre entreprise, ses prévisions budgétaires et sa croissance projetée. Vous pouvez également parler de choses comme la satisfaction et la fidélisation des employés et des clients.
- 3Énoncez votre objectif plus large pour garder votre plan ciblé. Pour identifier l'objectif exact que vous visez, demandez-vous ce que vous devez faire et pourquoi vous devez le faire. Quel est l'objectif de votre entreprise ou de votre projet? Quelles idées avez-vous à améliorer tout en restant fidèle à ces résultats? Réfléchissez à ce qui sera différent dans votre entreprise ou votre projet une fois vos idées réalisées.
- Écrivez votre objectif général en gros caractères gras. Vous voudrez continuer à vous y référer au fur et à mesure que vous continuez à créer votre plan de communication.
- Par exemple, si vous souhaitez éloigner votre entreprise des activités de vitrine et se tourner vers les clients numériques, vous pouvez la définir comme un moyen de continuer à réaliser des bénéfices viables dans un paysage commercial en évolution.
- 4Créez des sous-objectifs plus petits qui suivent la mise en page SMART. Une fois que vous avez identifié votre objectif primordial, tracez quelques sous-objectifs qui vous aideront à y parvenir. Par exemple, si vous passez à une vitrine numérique, un objectif pourrait être de créer un site Web, tandis qu'un autre pourrait être de passer à la publicité Web. Suivez la méthode SMART pour rendre ces objectifs aussi spécifiques et réalisables que possible.
- Sur votre feuille de brainstorming, écrivez vos sous-objectifs sous votre objectif plus large.
Créer des objectifs SMARTFaites de votre objectif commercial...
Spécifique et ciblé.
Mesurable, vous pouvez donc quantifier vos progrès.
Réalisable, vous êtes donc en mesure de le faire dans un délai et avec les ressources dont vous disposez.
Pertinent pour l'objectif plus large de votre entreprise.
Limité dans le temps, visant à atteindre l'objectif à une certaine date.
- 5Identifiez le (s) public (s) auquel vous allez parler. Une fois que vous avez décidé de votre objectif, pensez à qui vous voulez en fin de compte parler et influencer. Demandez-vous qui vous aidera à atteindre vos objectifs, qui sera responsable de la mise en œuvre des changements et, le cas échéant, qui fournira les fonds pour ceux-ci. Commencez à réfléchir à la meilleure façon de communiquer vos objectifs à ce public particulier et prenez des notes pour chacun.
- Par exemple, si vous communiquez avec une grande entreprise et une base de consommateurs, vous pouvez diviser votre public en employés, parties prenantes et clients.
- Si vous communiquez avec différents publics, vous devrez peut-être trouver des stratégies différentes pour chacun, car une tactique qui fonctionne pour un groupe peut ne pas être aussi efficace pour un autre. Par exemple, la communication avec le client pourrait mieux fonctionner avec une approche basée sur l'image, tandis que les parties prenantes pourraient préférer davantage de données et d'analyses.
Au-delà de la réalisation avec succès de votre objectif d'entreprise plus large, vous voulez également vous assurer que votre plan de communication est efficace.
Partie 2 sur 3: créer des points clés spécifiques
- 1Décidez de 3 points importants que vous devrez transmettre à chaque public. En fonction de votre public et de vos objectifs plus larges, commencez à tracer environ 3 points principaux (ou moins) que chaque public doit connaître. Demandez-vous quelle est la chose la plus importante dont chaque public doit être conscient? De combien de détails chaque public aura-t-il besoin?
- Par exemple, disons que vous étendez l'inventaire d'une entreprise de vente au détail pour inclure des vêtements pour enfants ainsi que pour adultes. Vous devrez peut-être informer la branche de fabrication des faits plus pratiques sur la manière dont le changement sera mis en œuvre et sur la manière dont elle devra modifier ses processus actuels. Pour une succursale moins directement touchée, vous pouvez concentrer vos messages sur les impacts plus larges du changement.
- 2Dites au public quelle est la décision en premier. Chaque public voudra savoir exactement quelle est la décision, alors exposez-la aussi clairement que possible. Essayez de le dire en seulement 1 à 2 phrases, en le gardant simple et direct.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Nous avons décidé en tant qu'entreprise d'ouvrir notre commerce de détail aux enfants comme aux adultes».
- 3Expliquez pourquoi c'est la bonne décision. Vous allez maintenant dire à votre public pourquoi vous avez décidé de faire ces changements, pourquoi ils sont importants et pourquoi cela se produit maintenant. Soutenez votre point de vue avec des données, des faits ou des histoires, en utilisant éventuellement des détails différents pour différents publics. Pensez à ce qui sera le plus convaincant pour chaque public et à la manière dont vous pouvez utiliser cette stratégie pour faire passer votre message.
- Par exemple, vous pourriez dire: "En tant qu'équipe chargée des données, vous savez que la plupart de nos clients sont également des parents - environ 70% d'entre eux. L'élargissement de notre inventaire pour inclure des produits pour enfants nous permet de rendre nos clients existants encore plus satisfaits. "
- 4Dites qui a pris la décision et sur qui cela a un impact. Votre public voudra savoir exactement de qui vient cette décision et qui verra le plus de changements. Soyez précis et honnête ici, même si certains des changements peuvent être impopulaires.
- Par exemple, vous pourriez dire: "Cette décision a été prise par une équipe composée d'employés et de cadres de chaque succursale de l'entreprise. Élargir notre inventaire signifie également augmenter la charge de travail. En attendant, nous commencerons le processus de recrutement de nouveaux analystes pour aider à alléger une partie de la charge. "
- 5Expliquez comment la décision a été prise et comment elle sera mise en œuvre. Certains publics peuvent avoir besoin ou vouloir savoir comment la décision a été prise aux niveaux supérieurs, et leur parler de ce processus témoigne de la confiance et de la considération pour leurs besoins. La plupart des publics devront également savoir comment le changement sera mis en œuvre, au fur et à mesure qu'il les affectera.
- Par exemple, vous pourriez dire: "Nous avons pris cette décision après avoir effectué plusieurs évaluations globales de la satisfaction et de l'engagement des clients. Nous avons également envoyé des sondages à tous nos clients pour voir ce que nous pouvons faire pour conserver leur entreprise et ouvrir un service pour les enfants. était extrêmement populaire. "
- Lorsque vous expliquez à une succursale comment cela les affecte, vous pourriez dire: "En tant qu'équipe chargée des données, cela signifie que vous allez maintenant extraire des informations d'une nouvelle source: notre service pour enfants. Lors de notre premier lancement, cela signifie mesurer les appels et la rétention de pages. les tarifs, ainsi que les informations sur les articles à commander, et en les comparant directement avec nos produits pour hommes et pour femmes. "
- 6Dites quand les changements se produiront. Une fois que vous avez entièrement décrit la portée et le contexte des changements, vous devrez informer votre public quand la décision sera prise. Vous devrez peut-être leur dire quand ils commenceront à voir certains changements et quand ils devront commencer à mettre en œuvre leurs propres actions.
- Vous pourriez dire quelque chose comme: "L'équipe de conception commencera à développer de nouveaux produits au cours des prochaines semaines. À partir de là, la fabrication commencera à les produire. Nous viserons à ce que notre site Web et notre premier stock soient prêts dans 3 mois, avec un date de lancement le 15 mai. Votre rôle dans ce domaine, en tant qu'équipe de données, commencera à ce moment-là. "
- 7Dites-leur où ils peuvent trouver plus d'informations. En fonction de la manière dont vous communiquez avec votre public, vous pourrez peut-être leur demander s'ils ont des questions en personne ou par e-mail. S'il s'agit d'une communication moins directe, vous pouvez les renvoyer à une page FAQ ou à une ligne d'assistance.
- Par exemple, si vous parlez à une équipe en personne, vous pourriez simplement dire: "Quelqu'un a-t-il des questions?"
- Pour les changements à grande échelle, vous souhaiterez peut-être solliciter des questions par e-mail et organiser une session de suivi pour en discuter une par une.
Une fois que vous connaissez vos objectifs et votre public, commencez à rédiger votre plan de communication, en commençant par 1 ou 2 phrases qui expliquent quelle est la décision que vous prenez.
Partie 3 sur 3: Soutenir et diffuser votre message
- 1Présentez votre message de manière claire et convaincante. Une fois que vous avez développé vos points clés, vous devez toujours les présenter d'une manière efficace et intéressante. Utilisez des stratégies persuasives qui se connectent directement à chacun de vos publics, en leur montrant pourquoi c'est la bonne décision pour l'entreprise et pour eux en tant qu'individus.Conseils pour faire passer votre message
Gardez vos idées simples et présentez-les d'une manière inattendue et mémorable.
Utilisez des images, lorsque cela est possible, pour faire ressortir votre point de vue.
Utilisez une structure narrative, comme une histoire, pour créer un lien émotionnel.
Incluez des faits et des données provenant de sources crédibles.
- 2Découvrez comment transmettre votre message à chaque public. Différents publics nécessiteront probablement différents moyens de communication. En général, cependant, les changements majeurs sont mieux communiqués en personne, que ce soit lors d'une réunion d'équipe ou d'une discussion en tête-à-tête. Pensez à l'ampleur des changements et à la manière dont ils affecteront chaque public pour décider de la meilleure façon de les évoquer.
Utilisez la communication en face à face pour les changements majeurs.
Organisez une réunion si les nouvelles idées sont plus compliquées ou si vous voulez des idées d'autres personnes.
Utilisez des documents papier pour aider les gens à se souvenir des dates et des détails. Si votre entreprise s'appuie davantage sur la technologie, envoyez un e-mail à la place.
- 3Développez une stratégie pour mesurer le succès de votre communication. Au-delà de la réalisation avec succès de votre objectif d'entreprise plus large, vous voulez également vous assurer que votre plan de communication est efficace. Cela peut vous aider à vous améliorer en tant que superviseur, employé ou communicateur en général. Avant de déployer votre plan de communication, pensez à la façon dont vous mesurerez son succès. Considérez des options comme:
- Distribuez une enquête à vos publics, en leur demandant de juger de la manière dont les informations ont été présentées.
- Mesurer les taux d'investissement, si vous communiquez avec des investisseurs
- Mesurer les taux de rétention des clients ou des employés
- 4Réalisez votre plan. Maintenant que vous avez tracé votre plan de communication, il est temps de le lancer! Vous devez suivre votre calendrier de près pour déployer chaque phase de votre plan, mais ne vous inquiétez pas si vous devez vous en écarter de temps en temps. Ajustez les dates et les heures au besoin, mais assurez-vous que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs plus larges.
Travailler avec d'autres personnes pour élaborer votre plan de communication, y compris des collègues, des superviseurs ou des employés, peut vous donner d'autres opinions sur vos choix et rendre le plan globalement plus solide.
- Travailler avec d'autres personnes pour élaborer votre plan de communication, y compris des collègues, des superviseurs ou des employés, peut vous donner d'autres opinions sur vos choix et rendre le plan globalement plus solide.
- Si vous parlez à des personnes en personne, que ce soit lors d'une réunion ou en tête-à-tête, planifiez ce que vous voulez dire à l'avance. Vous pouvez consulter les notes de temps en temps, mais parler naturellement et établir un contact visuel est le meilleur moyen de faire passer votre message.
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Les commentaires (8)
- M'a aidé à guider une réunion sur les plans et la stratégie de communication avec mon équipe. Ils l'ont compris!
- Ne vivez pas trop loin de chez vous pour ne pas pouvoir conduire.
- Cela m'a beaucoup aidé. Maintenant, je sais par où commencer mon plan de communication.
- Je suis étudiant en ligne et cet article m'aide beaucoup, merci!
- Cela a été génial.
- C'est une introduction très utile et claire à la production d'un plan de communication. Ce n'est pas complet, mais cela permet aux auteurs de démarrer le processus et d'identifier eux-mêmes comment le faire.
- Je travaille actuellement sur un plan de communication pour faire connaître les récompenses de service national. L'article a aidé à élaborer un plan d'action sur la façon dont nous diffuserons les messages à notre public.
- Jamais entendu parler d'un plan de communication (mais on m'a demandé d'en rédiger un) et cela m'a donné au moins une idée de ce qui était attendu. Merci!
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
