Comment utiliser la bonne étiquette des e-mails professionnels?
Pour rédiger un bon e-mail professionnel, commencez par une ligne d'objet professionnelle, par exemple, au lieu de "Bavardons!" essayez, "Demande de réunion lundi après-midi." Ensuite, ouvrez votre message par une salutation formelle, comme «Cher M. Jones». Lorsque vous êtes prêt à rédiger votre message, n'oubliez pas de garder le contenu concis, formel et poli. Enveloppez-le avec une signature formelle, comme «Sincèrement» ou «Merci», et n'oubliez pas de vérifier les fautes d'orthographe et de grammaire avant d'appuyer sur envoyer! Lisez la suite pour plus de conseils, notamment sur la façon de décider quand passer un appel téléphonique au lieu d'envoyer un e-mail.
Si vous utilisez votre adresse e-mail personnelle à des fins professionnelles, votre adresse e-mail doit indiquer votre nom (c.-à-d.
Bien que l'utilisation d'Internet ait entraîné une tendance accrue des pratiques de communication informelles, il est toujours judicieux de suivre les règles de bonne conduite en matière de courrier électronique professionnel lorsque vous contactez un collègue à des fins professionnelles. Tout comme la rédaction d'une lettre commerciale formelle, vos e-mails professionnels ne doivent pas inclure de termes d'argot, d'abréviations de messages texte et d'autres insertions courantes utilisées dans les e-mails informels ou les messages instantanés. En suivant quelques conseils et directives, vos courriels refléteront votre professionnalisme et laisseront briller vos informations d'identification.
Méthode 1 sur 2: création de l'e-mail
- 1Étiquetez vos e-mails avec une ligne d'objet professionnelle. La ligne d'objet de votre e-mail doit être claire et pertinente. La ligne d'objet doit indiquer au destinataire le but de l'e-mail. Au lieu de dire «Besoin de parler», essayez de dire «discussion du sujet X».
- Le sujet doit comprendre entre six et huit mots.
- Si l'e-mail est envoyé pour une candidature à un emploi, indiquez votre nom et le poste pour lequel vous postulez. Si vous envoyiez un e-mail à un collègue, vous incluriez le nom du projet dont l'e-mail traite.
- 2Avoir une adresse e-mail professionnelle. Si vous utilisez votre adresse e-mail personnelle à des fins professionnelles, votre adresse e-mail doit indiquer votre nom (c'est-à-dire mary.smith @ ou MichaelJones @). Les adresses e-mail telles que hotmama @, cutiepie @ ou mustlovedogs @ ne sont pas appropriées pour les e-mails professionnels. Si vous travaillez pour une entreprise, vous devez toujours utiliser votre adresse e-mail professionnelle.
- 3Utilisez une salutation formelle. Votre e-mail doit toujours commencer par une salutation professionnelle. "Hé" ou "Quoi de neuf" n'est pas approprié. "Salut" ou "Bonjour" sont préférables. Si vous incluez le nom du destinataire dans votre salutation, n'utilisez pas une version abrégée de son nom (c'est-à-dire utilisez «William» au lieu de «Will»).
- Si quelqu'un a un nom non sexiste, comme Chris Smith, et que vous ne savez pas si la personne est M./Mme/Etc., il est préférable d'écrire «Cher Chris Smith».
Pour rédiger un bon e-mail professionnel, commencez par une ligne d'objet professionnelle, par exemple, au lieu de "Bavardons!" - 4Utilisez un langage professionnel. Vous devez utiliser un anglais formel lorsque vous rédigez des e-mails professionnels. Évitez l'argot et les expressions familières dans vos e-mails. Les abréviations, les émoticônes et le langage des messages texte (par exemple Lol) ne doivent pas être utilisés.
- Votre e-mail doit être concis. Non seulement le lecteur est une personne occupée, mais il ou elle peut lire votre e-mail sur un appareil mobile. Un e-mail court et précis est beaucoup plus facile à lire et à répondre qu'un e-mail long et déroutant.
- Essayez de ne pas aborder plus d'un sujet dans un e-mail. Les e-mails sont de brèves formes de communication. Si vous ne pouvez pas aborder le sujet brièvement, vous devrez peut-être prendre le téléphone et appeler la personne.
- 5Soyez conscient de votre ton. En plus d'utiliser un langage clair et concis, vous devez lire l'e-mail à haute voix pour vous assurer que votre e-mail vous parvient comme vous l'aviez prévu. Vous ne voulez pas avoir l'air dur ou brusque.
- N'oubliez pas que votre e-mail doit parler de lui-même. Vous n'êtes pas là pour transmettre le ton et l'intention du lecteur. Les e-mails ne contiennent pas de langage corporel ni d'expressions faciales. De plus, l'humour ne se traduit pas bien par e-mail.
- 6Terminez l'e-mail correctement. Il est important que vous mettiez fin à un e-mail comme vous le feriez pour toute autre conversation. Vous devez terminer votre e-mail en disant «Merci», «Merci» ou «Sincèrement» suivi de votre nom. Vos e-mails doivent également inclure une signature.
- Votre signature permet au lecteur de savoir comment vous contacter. Il doit inclure votre nom, votre entreprise, votre adresse, votre téléphone, votre adresse e-mail et un lien vers un site Web si vous en avez un.
- 7Relisez avant d'envoyer. Vous devez lire votre e-mail plusieurs fois avant de l'envoyer. Ne vous fiez pas à la vérification orthographique. Les gens remarqueront des erreurs grammaticales et des mots mal orthographiés ou manquants. La relecture est particulièrement importante lorsque vous vous présentez pour la première fois par e-mail. Vous voulez faire bonne impression et ne pas être jugé par vos erreurs de courrier électronique.
- Lors de la relecture, vous devez vous demander: "Suis-je clair et concis?" "Ai-je inclus des informations inutiles?" "Y a-t-il quelque chose que je puisse retirer?"
- Vous devez également vérifier que vous envoyez l'e-mail au bon destinataire. Il peut être très embarrassant d'envoyer un e-mail à la mauvaise personne.
Méthode 2 sur 2: correspondance par e-mail
- 1Sachez quand utiliser la réponse et répondez à tous. Lorsque vous choisissez "Répondre", vous renvoyez l'e-mail à l'expéditeur d'origine. Lorsque vous cliquez sur "Répondre à tous", vous envoyez l'e-mail à tous les destinataires d'origine. Utilisez «Répondre à tous» avec parcimonie et uniquement lorsqu'il est absolument nécessaire de partager votre réponse avec tous les destinataires d'origine.
Il doit inclure votre nom, votre entreprise, votre adresse, votre téléphone, votre adresse e-mail et un lien vers un site Web si vous en avez un. - 2Connaissez la différence entre bcc et cc. Vous devez utiliser "Cci" lorsque la confidentialité des destinataires des e-mails est importante. Cela peut être utile dans les e - mails de groupe ou les grandes listes de distribution. Vous devez utiliser "Cc" lorsque vous devez inclure d'autres personnes dans la conversation et que la confidentialité n'est pas un problème. "Cc" est utile lorsque vous voulez simplement garder quelqu'un au courant de ce qui se passe.
- Il est très important que vous utilisiez correctement ces deux fonctions. «Cci» ne doit pas être utilisé pour transmettre secrètement des informations privées ou pour piéger des personnes. Par exemple, vous ne devez pas envoyer d'e-mail à votre collègue au sujet d'une erreur qu'il a commise et «Cci» à votre superviseur.
- 3Reconnaissez quand un appel téléphonique peut être meilleur. Il peut être plus rapide de décrocher le téléphone au lieu d'envoyer d'innombrables e-mails dans les deux sens. Il peut être utile d'utiliser la règle des trois e-mails. Si un problème n'a pas été résolu dans les trois e-mails, vous devez prendre le téléphone et appeler la personne. Il y a des moments où le téléphone est plus efficace que d'échanger plusieurs e-mails.
- Gardez à l'esprit que cette règle n'est pas gravée dans la pierre. Vous devez faire preuve de discrétion lorsque vous décidez qu'il est temps de décrocher le téléphone.
- 4Sachez quand commencer une nouvelle conversation. Si vous avez besoin de discuter d'un sujet différent avec le même destinataire, vous devez créer un nouvel e-mail. Cela facilitera le suivi des conversations et vous évitera d'avoir l'air paresseux. Par exemple, si vous avez envoyé un e-mail à quelqu'un au sujet d'une réunion à venir, vous devez démarrer une nouvelle conversation si vous souhaitez discuter des résultats d'un projet sur lequel vous travaillez.
- Essayez d'utiliser des polices professionnelles (c'est-à-dire Times New Roman, Helvetica, etc.) lors de la création d'un e-mail professionnel. Essayez de NE PAS utiliser de polices comme Comic Sans, car cela vous rendra peu professionnel.
- Lorsque vous répondez à un groupe, veillez à choisir le bouton «Répondre à tous». Votre e-mail sera ainsi envoyé à tout le monde sur la liste d'origine. Si vous avez l'intention de vous adresser uniquement à une ou deux personnes de la liste, sélectionnez uniquement ces destinataires.
Bien que l'utilisation d'Internet ait entraîné une tendance accrue des pratiques de communication informelles, il est toujours judicieux de suivre les règles de bonne conduite en matière de courrier électronique professionnel lorsque vous contactez un collègue à des fins professionnelles. - Soyez courtois et répondez aux courriels en temps opportun. Si vous ne pouvez pas répondre à un e-mail dans les 24 heures, informez au moins la personne que vous avez reçu l'e-mail et vous répondra sous peu.
- N'oubliez pas que l'e-mail n'est pas privé. Vous ne devriez jamais mettre quelque chose dans un e-mail que vous ne voudriez pas que le public sache.
Questions et réponses
- Quand utiliser Enter dans un e-mail?Utilisez enter après le salut, entre les paragraphes et avant la clôture.
- Est-il approprié de dire à une liste de groupe: «Bonjour à tous»?Oui, c'est la manière de procéder. S'il n'y a que deux destinataires, vous verrez parfois leurs deux noms dans l'adresse, par exemple "Bonjour Sandra et Jim", mais même cela est rare. La liste des destinataires se trouve dans les champs to:, cc: et bcc:, et personne n'a besoin de lire une liste de 20 noms.
- La salutation d'un e-mail professionnel doit-elle être suivie d'une virgule, d'un point-virgule ou de deux-points?La bonne façon de le faire est d'utiliser une virgule. C'est parce que le salut n'est jamais une phrase en soi, il sert à remercier celui qui s'adresse pour son attention.
- Quelle ponctuation suit la salutation dans un e-mail professionnel formel?La salutation est la première partie de la lettre. Techniquement, il se réfère uniquement aux parties avant le nom, donc le format est: "[Salutation] [Nom]," par exemple "Chère Sandra," Donc si nous sommes précis, alors il n'y a pas de ponctuation après le salut. Si nous incluons le nom dans la définition, la salutation est suivie d'une virgule. Le mot suivant est en majuscule: "Chère Sandra, [retour] Cette lettre est à demander..."
- Quelle est la bonne étiquette? Lors de l'envoi d'un message à un grand groupe, doit-il être par e-mail ou numériser une lettre et l'envoyer par pièce jointe?Les lettres numérisées sont souvent encombrantes, les e-mails directs sont préférables.
- Est-ce que quelqu'un qui était CC serait le premier à répondre à l'expéditeur?Cela dépend de la question de savoir si le CC'd a été traité dans l'e-mail; dans ce cas, la courtoisie exigerait une réponse indépendamment du fait d'être le premier ou le dernier. Sinon, un simple "Noté" comme accusé de réception de l'email est tout ce que l'on attend du CC'd. Dans tous les cas, l'ordre dans lequel les destinataires répondent n'a pas d'importance.
- L'autre partie devrait-elle demander la permission d'inclure plus de participants dans l'e-mail?Non, ce n'est pas nécessaire, mais l'autre partie doit expliquer pourquoi elle a mis plus de participants dans l'e-mail.
- Comment envoyer un message approprié pour demander un congé?Soyez court, poli et précis. Essayez quelque chose comme "Lundi prochain, j'ai besoin de temps libre pour... Pouvez-vous me faire savoir si cela est approuvé? Cordialement,..."
- Est-il approprié d'inclure des images de dessins animés sur les e-mails?Non, pas dans les messages formels, sauf si vous y faites spécifiquement référence. Par exemple, si vous portez une certaine image de dessin animé envoyée entre deux employés à l'attention de votre agent de prévention pour la sécurité au travail (par exemple, une image raciste), vous pouvez l'inclure.
- Quelles sont les polices professionnelles à utiliser dans les e-mails?Vérifiez si votre entreprise a émis des directives sur l'utilisation des polices. Utilisez la police standard définie sur votre serveur de messagerie. Vous pouvez également répondre dans la police dans laquelle vous avez reçu le message. Dans tous les cas, les polices doivent être clairement lisibles et non fantaisistes. Évitez de changer de police, choisissez-en une et respectez-la.
Les commentaires (1)
- J'ai pu écrire un e-mail correct!
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