Comment rédiger un e-mail professionnel?

Tenez-vous-en à une structure standard. Lorsque vous abordez un e-mail professionnel, il est important de le garder propre, court et clair. Dites ce qui doit être dit et maintenez-le là. Vous pouvez développer votre propre structure qui vous convient le mieux. Voici une structure de base à considérer:

• Votre salutation
• Une plaisanterie
• Votre but
• Un appel à l'action
• Un message de clôture
• Votre signature

Ecrivez vos voeux. Pour garder les choses professionnelles et sophistiquées, ouvrez toujours votre e-mail avec une salutation formelle, comme "Cher M. Lu". En fonction de votre relation avec le destinataire, vous pouvez vous adresser à lui comme prévu, soit avec son nom et titre entiers, soit simplement son prénom.

• Si votre relation est très informelle, vous pouvez même dire «Salut Gabe».
• Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez utiliser: "À qui cela peut concerner" ou "Cher Monsieur / Madame".
• Si vous rédigez un e-mail à un groupe de destinataires que vous avez inclus dans le champ À et dont vous avez besoin d'une réponse, saluez-les en tant que groupe (si le nombre de destinataires est de quatre ou plus) ou incluez chacun de leurs noms dans le message d'accueil.
• Si vous envoyez un e-mail avec Cc, adressez simplement le groupe dans son ensemble si vous avez un grand nombre de destinataires, sinon incluez le nom de chaque destinataire dans le message d'accueil.
• Si vous envoyez un e-mail avec BCC, adressez-vous au groupe dans son ensemble en ouvrant avec quelque chose comme "Salut à tous".
• Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour la première fois, soyez bref et faites-lui savoir qui vous êtes en une phrase. Par exemple: "C'était super de vous rencontrer à [événement X]."
• Si vous ne savez pas si une introduction est nécessaire et que vous avez déjà contacté le destinataire, mais que vous ne savez pas s'il se souvient de vous, vous pouvez laisser vos informations d'identification dans votre signature de courrier électronique.

Indiquez la raison de votre e-mail. Si vous lancez la ligne de communication, vous êtes responsable de dire à vos destinataires de quoi il s'agit. Il est important de préciser votre objectif au plus tôt. Les partenaires commerciaux voudront être en mesure de lire votre e - mail rapidement et aller droit au but. Prenez une minute pour vous demander pourquoi vous l'écrivez et pourquoi vous avez besoin que votre destinataire le voie. Cela vous aidera à éviter les bavardages inutiles et à aller droit au but pour un e-mail plus professionnel. C'est aussi le bon moment pour vous demander: "Ce courriel est-il vraiment nécessaire?" Encore une fois, n'envoyer que des e-mails qui sont absolument nécessaires montre du respect pour la personne à qui vous envoyez un e-mail. Une fois que vous êtes prêt à rédiger votre e-mail, essayez de commencer par quelque chose comme:

• "J'écris pour me renseigner sur..."
• "J'écris en référence à..."
• "S'il vous plaît, prenez le temps d'examiner ces changements et faites-moi part de vos commentaires..."

Remerciez le destinataire (facultatif). Si vous répondez à la demande d'un client, ou si quelqu'un a répondu à l'un de vos e-mails, vous devriez commencer par une ligne de remerciement. Par example:

• "Merci de revenir vers moi..."
• "Merci pour votre attention à ce sujet..."
• "Merci d'avoir contacté Ocean Safari Scuba..."
• Remercier le lecteur est un excellent moyen de rester poli, professionnel et en bons termes avec votre destinataire.

Gardez le corps de votre e-mail bref. Avec les e-mails professionnels, moins vous en incluez, mieux c'est. Faites de chaque e-mail que vous envoyez une seule chose. Si vous avez besoin de communiquer sur un autre projet, rédigez un autre e-mail.

• Essayez de communiquer tout ce dont vous avez besoin en seulement cinq phrases. Dites tout ce que vous avez à dire, et rien de plus. Parfois, il sera impossible de limiter votre courrier électronique à seulement cinq phrases. Ne vous inquiétez pas si vous devez inclure plus d'informations.
• Dans le corps de votre e-mail, incluez toutes les informations pertinentes et tout ce que vous pourriez exiger de vos destinataires.

Incluez un appel à l'action (facultatif). Si vous avez besoin que votre destinataire fasse quelque chose, ne présumez pas simplement qu'il saura quoi faire ou quand. Aidez-les en décrivant clairement ce dont vous avez besoin. Dites quelque chose comme:

• "Pourriez-vous m'envoyer ces fichiers d'ici jeudi?"
• «Pourriez-vous écrire cela dans les deux prochaines semaines?
• "S'il vous plaît écrivez à Thomas à ce sujet, et faites-moi savoir quand vous l'avez fait."
• Structurer votre demande en question encourage une réponse. Vous pouvez dire: "Faites-moi savoir quand vous aurez fait cela."

Ajoutez votre clôture. Pour garder vos e - mails professionnels, terminez votre e-mail avec un autre merci à votre lecteur ou un au revoir formel tel que:

• "Merci de votre patience et de votre coopération"
• "Merci pour votre considération"
• "Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me le faire savoir"
• "Je suis dans l'attente de votre réponse".
• Terminez votre e-mail par une fermeture appropriée avant votre nom, comme "Cordialement" ou "Cordialement"
• Évitez les fermetures occasionnelles comme "Cheers", sauf si vous êtes de bons amis avec le lecteur, car ces types de fermetures sont moins professionnels.

Signer votre nom. Dans un e-mail professionnel, votre signature doit inclure les éléments suivants:

• Votre nom.
• Ton poste.
• Un lien vers votre site Web.
• Liens vers les comptes de réseaux sociaux (facultatif).
• Coordonnées nécessaires.

Simplifiez votre messagerie si possible. N'oubliez pas que vos destinataires sont occupés et qu'ils veulent passer rapidement à l'essentiel de l'e-mail. Prenez du recul et évaluez votre e-mail. Voici quelques trucs à prendre en compte:

• Utilisez des phrases, des mots et des paragraphes courts. Cela permet de rendre l'e-mail rapide et facile à lire et à comprendre.
• S'il est possible de couper un mot, coupez-le. Réduisez vos phrases aussi courtes que possible.

Donnez à votre e-mail une relecture approfondie. Les e-mails professionnels nécessitent une relecture minutieuse. Lisez votre e-mail à voix haute pour vous-même. Cela peut vous aider à détecter de nombreuses fautes d'orthographe et de grammaire. Demande toi:

• Mon e-mail est-il clair?
• Mon e-mail pourrait-il être mal compris?
• Que diriez-vous si j'étais le destinataire?

Restez professionnel. Vous n'avez pas besoin de montrer votre personnalité dans votre courrier électronique professionnel. Si vous le souhaitez, vous pouvez le laisser apparaître subtilement dans votre style d'écriture, mais évitez les émoticônes, les abréviations de chat (telles que LOL) ou les polices et arrière-plans colorés.

• Le seul moment où il est approprié d'utiliser des émoticônes ou des abréviations de chat est lorsque vous reproduisez la langue de messagerie de la personne à laquelle vous écrivez.
• Écrivez comme vous parlez. Cela peut vous aider à garder votre courrier électronique court, convivial et agréable.
• Ne dites rien dans un e-mail que vous ne diriez pas à votre destinataire en personne.