Comment rédiger un e-mail professionnel à une personne que vous ne connaissez pas?
Pour rédiger un e-mail professionnel à une personne que vous ne connaissez pas, adressez-la en utilisant "M." ou "Mme" suivi de leur nom de famille. Par exemple, vous pouvez écrire «Cher M. Smith». Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, commencez votre e-mail par un simple «Bonjour». Évitez d'utiliser "À qui cela peut concerner" car cela peut être trop formel et impersonnel, mais évitez également d'être trop désinvolte en commençant votre e-mail par quelque chose comme "Salut". Pour apprendre à rédiger le contenu de votre e-mail, faites défiler vers le bas!
Comment répondre à quelqu'un dans un e-mail professionnel si je ne connais que le prénom?
Lorsque vous travaillez en entreprise, vous devrez souvent rédiger un e-mail à une personne que vous ne connaissez pas. Bien que quelque peu gênant, cela fait partie de la vie professionnelle. Il y a certaines règles d'étiquette que vous devez suivre lorsque vous envoyez un e-mail professionnel à un inconnu.
Partie 1 sur 3: commencer l'e-mail
- 1Faire votre recherche. Il existe une variété d'informations que vous devez connaître avant de rédiger un e-mail à un inconnu. Avant de commencer à taper, jetez un coup d'œil sur le site Web de l'entreprise où travaille le destinataire.
- Si vous ne connaissez pas l'adresse e-mail du destinataire, vous pouvez la trouver en scannant le site Web de l'entreprise. Si aucun e-mail n'est répertorié, méfiez-vous de contacter la personne par e-mail. Vous voudrez peut-être opter pour une lettre physique à la place.
- Si vous prévoyez de poser des questions dans l'e-mail, vérifiez si le site Web répond à ces questions. Vous ne voulez pas donner l'impression d'être paresseux et de ne pas avoir pris le temps de lire attentivement un site Web.
- Assurez-vous de contacter la bonne personne. Beaucoup de gens commencent leurs e-mails avec quelque chose comme "Je ne sais pas si vous êtes la bonne personne à qui demander, mais..." Ceci est considéré comme non professionnel et irrespectueux du temps du destinataire. Si vous ne savez pas qui contacter, attendez de recevoir l'e-mail jusqu'à ce que vous puissiez trouver ces informations.
- 2Écrivez une ligne d'objet descriptive. Votre ligne d'objet doit indiquer les raisons exactes de l'envoi de l'e-mail. Souvent, les e-mails d'étrangers sont ignorés ou négligés. Une ligne d'objet solide réduit les chances que votre e-mail soit transmis.
- Utilisez quelques mots pour dire ce que le courriel concerne. Utilisez autant de détails que possible à inclure en 4 ou 5 mots. Par exemple, "Se réunir à 10 heures à propos de nouveaux ordinateurs" est préférable à "Se réunir ce matin".
- Des lignes d'objet vagues, telles que "Bonjour" et "Salut", sont parfois lues par inadvertance comme spam et redirigées vers le dossier spam du destinataire.
- Utilisez un e - mail professionnel, car votre e-mail apparaîtra à côté de la ligne d'objet. Utilisez un e-mail qui utilise votre nom complet plutôt que celui qui utilise un personnage ou une phrase vague.
- N'utilisez jamais de majuscules dans la ligne d'objet d'un e-mail, même si l'e-mail est urgent. Cela se traduit par des cris, qui peuvent être interprétés comme de l'hostilité.
Comment envoyer un e-mail si je connais le nom de la personne mais pas son adresse e-mail? - 3Décidez comment vous adresser au destinataire. Cela peut être délicat si vous envoyez un e-mail à un inconnu, car vous ne connaissez peut-être pas son nom préféré. Il existe cependant quelques règles d'étiquette qui peuvent vous aider à éviter les faux pas.
- Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, évitez les phrases trop formelles comme «À qui cela peut concerner» ou «Cher monsieur / madame». Ne soyez pas trop décontracté non plus. "Salut" est beaucoup trop peu professionnel pour un e-mail professionnel. Vous feriez peut-être mieux de commencer l'e-mail par un simple «Bonjour».
- Si vous connaissez le nom de la personne, assurez-vous de l'épeler correctement. Vérifiez l'orthographe à quelques reprises, car il est facile de déraper si vous n'avez jamais envoyé de courrier électronique à la personne auparavant.
- Utilisez "Mr." et "Mme" suivi du nom de famille de la personne uniquement. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à Jane Hart, commencez votre e-mail par «Chère Mme Hart» plutôt que «Chère Mme Jane Hart».
- Ne faites jamais de suppositions sur l'état matrimonial d'une femme. Si vous connaissez son état matrimonial, il est toujours préférable d'éviter d'attirer l'attention sur celui-ci dans un e-mail car il n'a pas de rapport avec le monde des affaires. Tenez-vous en à "Ms" et n'utilisez jamais "Miss" ou "Mrs." à moins que le destinataire utilise elle-même ces salutations.
- Si quelqu'un a un doctorat, il est approprié d'utiliser «Dr» pour l'adresser.
- 4Identifiez-vous et identifiez l'entreprise que vous représentez. N'oubliez pas que lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, vous représentez votre lieu de travail. Dans votre première phrase, identifiez-vous et votre entreprise. Par exemple, un e-mail pourrait commencer par «Chère Mme Hart, je m'appelle John Dawson et je travaille dans le marketing chez Wilson Technologies».
Partie 2 sur 3: rédiger l'e-mail
- 1Soyez bref et précis. En allant à l'essentiel et en identifiant clairement votre objectif, vous présentez une image professionnelle qui sera prise au sérieux par le lecteur. Cela augmente également la probabilité que votre e-mail soit lu et répondu rapidement, car les gens découragent les réponses trop verbeuses.
- Après avoir identifié vous-même et votre entreprise, votre phrase suivante doit expliquer le but de l'e-mail. Il est préférable d'exposer votre cas en deux phrases.
- Sois positif. Même si vous écrivez pour adresser une plainte ou une préoccupation, soyez courtois et respectueux tout au long de l'e-mail. Ne blâmez pas les patrons, les autres entreprises ou les employés, car cela vous reflète mal.
- Dans les lettres de motivation, il est standard d'inclure des informations de base sur vous-même si vous envoyez un courrier électronique au nom d'une entreprise. Indiquez simplement votre nom et votre position dans l'entreprise avant de passer à l'objectif de l'e-mail.
Pour rédiger un e-mail professionnel à une personne que vous ne connaissez pas, adressez-la en utilisant "M." - 2Utilisez une prose simple et directe. Un e-mail professionnel doit être aussi facile à lire que possible. Cela signifie utiliser un langage clair et facile à comprendre.
- Choisissez la voix active sur la voix passive. Par exemple, ne dites pas: «Un mémo vous a été envoyé par mon patron, James Peterson». Dites plutôt: «Mon patron, James Peterson, vous a envoyé une note».
- Évitez le jargon et les termes techniques, même si ces termes sont largement utilisés dans votre entreprise. Optez pour un anglais simple et des phrases courantes.
- Utilisez des phrases courtes. Éliminez les conjonctions lorsque cela est possible et interrompez les longues phrases. Par exemple, "Nous n'avons pas reçu de réponse de votre part concernant le mémo et nous voulions faire un suivi pour nous assurer que vous compreniez l'information." Cela serait mieux indiqué comme suit: "Nous n'avons pas reçu de réponse de votre part concernant la note de service. Nous voulions suivre pour nous assurer que vous compreniez l'information."
- Utilisez une grammaire, une orthographe et une ponctuation appropriées. Vérifiez l'orthographe et relisez tous les e-mails avant d'appuyer sur le bouton d'envoi.
- 3Sachez quoi éviter d'envoyer. Il existe certaines règles d'étiquette concernant ce qui doit être transmis par e-mail. Comprenez ce qu'il faut éviter d'envoyer avant de contacter quelqu'un.
- Les pièces jointes sont acceptées si vous envoyez un e-mail concernant des informations qui ont été spécifiquement demandées, mais n'envoyez pas de pièces jointes à des inconnus sans y être invité.
- Évitez les pièces jointes et les fichiers trop volumineux. Dans le cas où l'envoi de telles informations serait nécessaire, envoyez au préalable un e-mail en prévenant le destinataire.
- N'utilisez pas une signature trop longue. Idéalement, votre signature ne devrait inclure que votre nom, votre adresse postale, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Si vous le souhaitez, il est également approprié d'inclure le titre de votre poste.
- N'incluez pas de graphiques ou d'arrière-plans. Ils ont tendance à obstruer la mémoire des e-mails et à se révéler non professionnels dans un environnement professionnel.
Partie 3 sur 3: Terminer l'e-mail
- 1Donnez au destinataire des instructions sur la façon de répondre. Vers la fin de l'e-mail, fournissez des instructions sur la manière dont le destinataire peut faire un suivi.
- Spécifiez poliment un délai dans lequel vous souhaitez recevoir une réponse. Par exemple, "Si vous pouviez me recontacter avant la fin de la journée demain, je l'apprécierais vraiment."
- Incluez toutes les informations de contact au besoin. Vous pouvez simplement dire «C'est le meilleur e-mail pour me joindre» ou demander un appel téléphonique et inclure votre numéro.
- Soyez précis sur ce que vous attendez du destinataire. Ne dites pas simplement: «J'espère avoir de vos nouvelles bientôt». Au lieu de cela, dites: «J'espère avoir de vos nouvelles bientôt afin que nous puissions discuter de la logistique de la transition vers un nouveau système informatique».
Lorsque vous travaillez en entreprise, vous devrez souvent rédiger un e-mail à une personne que vous ne connaissez pas. - 2Utilisez un envoi approprié. Avant votre nom, il y aura une forme d'adieu. Choisissez une entreprise appropriée pour envoyer votre e-mail.
- N'utilisez pas simplement un trait d'union, puis n'incluez pas votre nom. Cela semble trop informel, tout comme les approbations telles que «À bientôt» et «Vas-y doucement». Les émoticônes, comme les visages souriants, sont mieux évitées.
- Dans un e-mail professionnel, quelque chose comme "Best" ou "All the best" est approprié car il est convivial sans sacrifier le professionnalisme. «Sincèrement» est une autre bonne option, mais peut sembler étouffante.
- «Merci» et «Merci» sont également appropriés, mais doivent être évités si vous ne demandez pas au destinataire d'effectuer une tâche ou un devoir spécifique.
- 3Suivre. Le monde des affaires est occupé. Si vous n'obtenez pas de réponse du destinataire dans un délai approprié, il convient d'envoyer un e-mail de suivi.
- Si quelqu'un ne répond pas, cela n'a probablement pas été délibéré. Les e-mails sont sauvegardés et souvent, même si vous suivez le protocole approprié, les choses se retrouvent accidentellement dans un filtre anti-spam.
- Un e-mail de suivi doit être une réponse directe à un e-mail que vous avez déjà envoyé. Soyez poli, en commençant par quelque chose comme: "Je sais que vous êtes probablement très occupé, mais je voulais juste m'assurer que vous avez reçu mon e-mail." Puis reformulez brièvement le sujet du message d'origine.
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Questions et réponses
- Que faire si je ne connais pas le nom de la personne que j'envoie un e-mail?Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, vous devriez être le courriel avec «À qui cela peut concerner».
- Lorsque je clique sur le bouton d'envoi, je reçois un message disant "le champ n'a pas été reconnu, veuillez vous assurer que toutes les adresses sont correctement formées." Qu'est-ce que ça veut dire?Cela signifie probablement que l'une de vos adresses e-mail est mal saisie ou n'existe pas du tout. En d'autres termes, ce message signifie que toutes les adresses e-mail que vous avez insérées ne sont pas au bon format (telles que les adresses mal orthographiées) ou qu'il ne peut plus recevoir d'e-mails.
- Comment envoyer un e-mail à quelqu'un pour lui demander de m'enregistrer un mot de passe?Ne partagez vos mots de passe, personnels ou officiels, avec personne.
- Quand puis-je envoyer un e-mail à des inconnus à propos de mon entreprise?S'il s'agit vraiment d'une entreprise qui concernera cette personne, par exemple, si cette personne a soumis un CV à votre entreprise, il convient d'envoyer un courriel à cette personne pour savoir si elle est au travail ou non. D'un autre côté, il ne serait PAS approprié de faire de la publicité pour votre entreprise par e-mail. Enfin, assurez-vous de garder un ton amical mais respectueux chaque fois que vous rédigez un e-mail.
- À quoi sert le "cc" lors de l'envoi d'un e-mail?Dans la terminologie des e-mails, «cc» signifie «copie carbone» et «bcc» signifie «copie carbone invisible». La différence entre eux est que les destinataires en copie carbone (cc) sont visibles par tous les autres destinataires, tandis que ceux qui sont en copie ne sont visibles par personne.
Questions sans réponse
- Comment répondre à quelqu'un dans un e-mail professionnel si je ne connais que le prénom?
- Comment rédiger une phrase demandant au destinataire de transférer mon e-mail s'il n'est pas le destinataire prévu?
- Comment envoyer un e-mail si je connais le nom de la personne mais pas son adresse e-mail?
- Comment connaître l'adresse e-mail d'une personne?
Les commentaires (13)
- Je suis en train de commencer l'école pour un programme de formation professionnelle et je devais envoyer un e-mail à l'instructeur en chef pour quelque chose auquel le bureau ne pouvait pas répondre. Je voulais rechercher l'étiquette appropriée pour un e-mail de type professionnel.
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- J'ai beaucoup appris sur les e-mails professionnels, dont je ne comprenais rien.
- Très utile en effet! Un moyen simple et rapide de commencer à rédiger des e-mails professionnels!
- L'article est bien écrit. Cela m'a beaucoup aidé à bien des égards. Je suis reconnaissant à l'écrivain. Que Dieu vous bénisse.
- En tant que nouveau jeune idéaliste professionnel, cela a grandement amélioré la structure globale de ma messagerie en quelques minutes.
- Bref et droit au but.
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- Bons conseils pour rédiger un e-mail professionnel approprié. Merci, c'était très utile!
- Cet article m'a aidé à rédiger une lettre de plainte à propos de mon collègue.
- Cela m'aide beaucoup. Merci!
- Je suis en train d'accéder à l'enseignement supérieur pour un programme de formation professionnelle. J'avais besoin d'envoyer un e-mail à l'instructeur principal pour quelque chose auquel le bureau principal ne pouvait pas répondre. Je n'avais jamais eu à envoyer de courrier électronique à quelqu'un pour une correspondance de type entreprise auparavant et j'ai recherché les bases afin de pouvoir faire une bonne première impression électronique.
- Cet article a été très utile. Cela m'a aidé à combler les lacunes de communication et à augmenter la probabilité de conclure des transactions.
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