Comment rédiger un rapport d'audit?

Un rapport d'audit est l'opinion formelle des constatations d'audit. Le rapport d'audit est le résultat final d'un audit et peut être utilisé par la personne ou l'organisation bénéficiaire comme outil de reporting financier, d'investissement, de modification des opérations, de responsabilisation ou de prise de décisions. Un rapport d'audit efficace est essentiel pour s'assurer que les résultats de votre audit sont présentés d'une manière utile à la partie qui reçoit l'audit.

Partie 1 sur 3: se préparer à rédiger un rapport d'audit

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Comprenez les objectifs de base de tous les rapports d'audit. Avant d'approfondir les spécificités de la rédaction d'un rapport d'audit, il est important d'avoir une vue d'ensemble des principaux objectifs de tous les rapports d'audit. En gardant cela à l'esprit lorsque vous approfondissez les détails techniques de la rédaction d'un rapport, vous vous assurerez que votre rapport fait ce qu'il est censé faire.
- Illustrer les non-conformités: le principal objectif de tout rapport d'audit est d'illustrer les situations dans lesquelles l'organisation ne se conforme pas à une norme, une règle, une réglementation ou un objectif qu'elle est censée respecter. Il est important d'identifier clairement la non-conformité, ainsi que la norme à laquelle elle n'est pas conforme. Il est alors important de démontrer les preuves que vous avez utilisées pour confirmer la non-conformité. L'objectif est que chaque non-conformité contienne suffisamment d'informations pour que les destinataires du rapport d'audit puissent le modifier.
- Décrire les points positifs: Un rapport d'audit ne doit pas uniquement inclure des éléments négatifs. Cela est particulièrement vrai pour les rapports de conformité et les audits opérationnels. Cela permet à l'organisation de se concentrer sur les domaines qui fonctionnent et de les appliquer à d'autres domaines. Par exemple, si vous effectuez un audit de conformité pour vous assurer qu'une organisation répond aux exigences de formation, vous pouvez dire: «L'audit révèle que le programme de formation actuel a dépassé les exigences dans les délais et dans les limites du budget».
- Possibilités d'amélioration: au-delà d'indiquer les éléments qui ne sont pas conformes aux exigences (non-conformités), il est important d'indiquer également les zones à haut risque, ou les zones qui peuvent être conformes mais qui risquent de ne pas être conformes aux exigences, ou pourraient être améliorées..
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Pensez à qui lira le rapport. Qui lira votre rapport et quelles sont leurs connaissances sur la langue que vous utiliserez? Un rapport d'audit est un enregistrement officiel d'un projet d'audit, il sera donc probablement retourné dans les années ultérieures pour des ré-audits.

Conseil: assurez-vous de définir tous les termes et abréviations que vous utilisez, car les formes de communication standard sont susceptibles de changer.
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Apprenez les différents types d'audit. Un audit est considéré comme un examen officiel pour vérifier que les politiques et procédures appropriées ont été suivies, et par conséquent, un audit peut prendre de nombreuses formes.
- Audit financier: Il s'agit de la forme d'audit la plus connue et se réfère à l'examen systématique des rapports financiers d'une entreprise pour s'assurer que toutes les informations sont valides et conformes aux normes GAAP.
- Audit opérationnel: Un audit opérationnel est un examen de l'utilisation des ressources par une organisation pour s'assurer que ces ressources sont utilisées aussi efficacement et efficacement que possible pour accomplir la mission et les objectifs de l'organisation.
- Audit de conformité: Un audit de conformité est effectué pour déterminer si une organisation ou un programme fonctionne conformément aux lois, politiques, réglementations et procédures.
- Audit d'investigation: Ils sont généralement commandés en cas de violation présumée des règles, réglementations ou lois, et peuvent impliquer un mélange de tous les types d'audit mentionnés précédemment.
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Apprenez les types d'opinions d'audit. Si vous rédigez un rapport d'audit financier, par exemple, il est important de comprendre qu'il existe quatre types d'opinions de base qui peuvent être exprimés. L'opinion que vous exprimez affecte le ton, la structure et l'organisation d'un rapport d'audit, et le type d'opinion que vous exprimez est déterminé par les résultats de l'audit. D'autres types d'audits (comme les audits opérationnels et juridiques) peuvent utiliser les mêmes types d'avis.
- Une opinion claire est utilisée si les états financiers d'une entité sont une représentation claire de l'opinion financière d'une entité.
- Une opinion avec réserve est utilisée lorsqu'il y avait des limites de portée du travail de l'auditeur. Les limites de la portée sont des restrictions sur l'audit causées par le client ou d'autres événements qui ne permettent pas à l'auditeur de mener à bien tous les aspects de ses procédures d'audit.
- Une opinion défavorable est utilisée si les informations financières étaient inexactes.
- Un avis de non-responsabilité peut être déclenché par plusieurs situations différentes. Par exemple, l'auditeur peut ne pas être indépendant ou avoir des problèmes avec l'audité.

Partie 2 sur 3: commencer votre rapport

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Connaissez le style des rapports d'audit avant de commencer. Il existe certaines directives de style que vous devez suivre pour tout rapport d'audit, alors assurez-vous de connaître ces principes avant de commencer à rédiger.
- Fournir une perspective au lecteur, en donnant un juste équilibre entre les résultats positifs et négatifs de l'audit.
- Soyez précis et évitez les formulations redondantes et la terminologie inexacte. Par souci de clarté, optez pour des phrases plus courtes plutôt que des phrases plus longues. Une limite de 15 à 18 mots est recommandée dans la rédaction commerciale. Évitez également les intensificateurs comme clairement, spéciaux, clés et raisonnables car ils manquent de précision.
- N'utilisez pas de voix passive. La voix passive peut être difficile à lire. Au lieu de dire "Aucune irrégularité de fonctionnement n'a été constatée", dites "L'équipe d'audit n'a trouvé aucune preuve d'irrégularité".
- Utilisez des puces, qui décomposent les informations difficiles et les rendent plus claires pour le lecteur.
- Utilisez des termes non sexistes.
- N'utilisez pas de mots à la mode d'audit. Les mots à la mode sont des expressions ambiguës et surutilisées comme «généralement amélioré», «risque important» et «resserrer les contrôles».
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Décrivez votre rapport d'audit. Avant de commencer à écrire, lisez les résultats de l'audit et faites un plan pour vous-même en vous basant sur toutes les sections dont vous aurez besoin. Un plan standard est composé de titres, marqués par des chiffres romains, et de sous-sections qui utilisent des lettres, des chiffres ou des chiffres romains minuscules . Choisissez une stratégie organisationnelle qui fonctionne pour vous et partez de là.
- Par exemple, si vous auditez les processus d'un service particulier d'une organisation, vous pouvez envisager de diviser le service en plusieurs sections clés et de rendre compte des résultats de cette façon.
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Écrivez votre introduction. L'introduction donne un aperçu des informations sur le domaine de l'audit et informe le lecteur de tout contexte qu'il pourrait avoir besoin de connaître avant de lire le rapport complet.

Un rapport d'audit est un enregistrement officiel d'un projet d'audit, il sera donc probablement retourné dans les années ultérieures pour des ré-audits.
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Suivez avec l'objectif et la méthodologie de portée. Cette section fournit des informations sur l'audit et doit répondre aux questions suivantes, ainsi que la méthodologie utilisée dans l'audit:
- Pourquoi la vérification a-t-elle été effectuée?
- Qu'est-ce qui a été inclus et non inclus dans la vérification?
- Quelle a été la période auditée?
- Quels étaient les objectifs de l'audit?
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Continuez sur la déclaration sur les normes d'audit. Cet audit est une clause de non-responsabilité de base que les gens rechercheront pour s'assurer que l'audit a été mené correctement. La déclaration sur les normes d'audit devrait indiquer que le rapport a été rédigé conformément aux normes gouvernementales.
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Rédigez le résumé. Ceci est un aperçu des résultats de l'audit. Il doit présenter des conclusions générales et des recommandations relatives à la méthodologie de l'objectif et de la portée. Cette section doit inclure:
- Une brève description de ce qui a été vérifié, des objectifs, des portées et des périodes.
- Déclarations de plans d'action importants.
- Énoncés généraux de préoccupations et conclusions.
- Note globale du rapport d'audit.

Partie 3 sur 3: rédiger vos résultats et recommandations

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Rédigez une déclaration liminaire pour la section des conclusions / recommandations. Un rapport d'audit se termine généralement par les résultats des audits et des recommandations pour améliorer l'entité auditée. Les résultats et les recommandations sont la base d'un bon rapport. Avant de commencer à rédiger cette section, faites une brève déclaration liminaire qui décrit les informations que vous allez fournir.

Un rapport d'audit efficace est essentiel pour s'assurer que les résultats de votre audit sont présentés d'une manière utile à la partie qui reçoit l'audit.
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Comprenez la condition, les critères, la cause et l'effet. Les conclusions de votre rapport d'audit reposent sur ces termes, et les comprendre et les traiter dans chaque constatation est la clé d'un bon rapport.
- Les critères sont une explication des objectifs de gestion et des normes utilisées pour évaluer le programme, la fonction ou l'activité audité.
- La condition est l'efficacité avec laquelle la direction du service atteint les objectifs et / ou atteint les normes. Les objectifs peuvent être pleinement atteints, partiellement atteints ou non atteints.
- La cause est une déclaration sur la raison pour laquelle les choses se sont bien ou mal passées. Les possibilités comprennent des procédures inadéquates, des procédures non suivies, une mauvaise supervision ou des employés non qualifiés.
- L'effet indique le résultat des conditions, en termes quantifiables. L'effet est-il un risque accru ou une exposition? Est-ce un coût monétaire? Est-ce une mauvaise performance? Cela devrait être résolu lorsque vous couvrez l'effet.
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Faites des recommandations efficaces. En tant qu'auditeur, votre tâche finale consiste à formuler des recommandations d'amélioration pour l'entité auditée. Ils doivent être listés ensemble sous une déclaration principale telle que "Nous recommandons au directeur du département:" N'oubliez pas de faire ce qui suit lors de la rédaction de vos recommandations:
- Sois positif. Concentrez-vous sur ce qui se passe bien en ce moment et sur la manière dont les bons aspects de l'entité peuvent être appliqués dans des domaines inefficaces.
- Être spécifique. Soyez très clair quant aux aspects spécifiques qui ne respectent pas le protocole et aux étapes concrètes qui pourraient être éventuellement mises en œuvre pour assurer la conformité.
- Identifiez qui devrait agir. L'entreprise a-t-elle besoin d'une meilleure performance des employés ou la direction devrait-elle accélérer le rythme? Indiquez clairement qui doit apporter des changements.
- Gardez les recommandations brèves. Soyez succinct - n'incluez que les détails nécessaires à votre argumentation.
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Suivez le format approprié. Lorsque vous peaufinez votre rapport d'audit à envoyer à la direction, assurez-vous de suivre le format approprié avant de l'envoyer.
- Incluez une page de couverture. La page de garde doit comporter trois ou quatre lignes et décrire le sujet du rapport d’audit et le type d’audit.
- Un mémo doit suivre la page de garde. La note de service doit comprendre un ou deux courts paragraphes décrivant qui et ce qui a été vérifié, qui a reçu ou reçoit le rapport, et les plans de distribution future.
- Une table des matières suit le mémo et contient un catalogue de chapitres, numéros de page, sections et suggestions de l'audit.
- Le rapport doit être rédigé dans un langage clair et non technique et utiliser une grammaire et une organisation des paragraphes appropriées.
- Les rapports sont organisés en chapitres, chacun avec un titre, et par sections et sous-sections, chacune marquée d'un en-tête. Les en-têtes devraient aller du général au plus spécifique.

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Partie 1 sur 3: se préparer à rédiger un rapport d'audit

Partie 2 sur 3: commencer votre rapport

Partie 3 sur 3: rédiger vos résultats et recommandations

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