Comment préparer un rapport financier?

Un rapport financier, ou état financier, se compose d'un bilan, d'un compte de résultat, d'un état des bénéfices non répartis et d'un état des flux de trésorerie. Ces 4 documents communiquent ensemble les performances d'une entreprise aux actionnaires ou à des personnes extérieures à l'entreprise. Les entreprises privées peuvent avoir besoin de distribuer des rapports financiers trimestriels ou annuels aux banques ou aux prêteurs. Les sociétés cotées en bourse aux États-Unis sont tenues de soumettre des rapports financiers vérifiés à la Securities and Exchange Commission (SEC). Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez choisir de préparer vos propres rapports financiers. Cependant, si votre entreprise est grande ou complexe, vous feriez probablement mieux d'embaucher un comptable.

Partie 1 sur 4: remplir votre déclaration de revenus

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Indiquez vos revenus pour la période couverte par votre rapport. Étiquetez votre déclaration de revenus en haut et indiquez le nom de votre organisation et la période couverte par la déclaration. Entrez ensuite le montant total des revenus que l'organisation a réalisés au cours de la période.
- Si votre organisation vend à la fois des biens et des services, vous voudrez peut-être inclure le revenu de chacun séparément.
- Assurez-vous d'indiquer les revenus bruts que l'organisation a gagnés. Vous déduirez les dépenses pour trouver le revenu net de l'organisation plus tard.
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Déterminez le coût des biens ou des services que vous avez vendus. Faites le total des coûts associés aux biens ou services que vous avez vendus, y compris la main-d'œuvre, les matériaux et les frais généraux pour la fabrication des biens. Dans une entreprise de vente au détail, le coût des marchandises ne correspond généralement qu'au coût d'achat des articles pour votre inventaire.
- Dans le secteur des services, les coûts incluraient la main-d'œuvre et les fournitures utilisées pour fournir le service que vous offrez.
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Calculez votre bénéfice brut. Votre bénéfice brut pour la période couverte par le compte de résultat est le revenu brut moins le coût direct des biens ou services que vous avez vendus. Une fois que vous avez effectué ce calcul, indiquez le montant dans la ligne sous le coût, en le qualifiant de «bénéfice brut».
- Par exemple, si vous aviez 14900€ de revenus pour la période et 3730€ de coûts, votre marge brute serait de 11200€
- Lors de la mise en forme de votre compte de résultat, vous souhaiterez peut-être mettre en gras le libellé et le montant de la marge brute afin qu'ils se démarquent des autres informations. Si vous créez un document en couleur, indiquez le bénéfice brut en vert s'il s'agit d'un nombre positif. Utilisez le rouge pour un nombre négatif ou une perte.
- Arrondissez vos nombres au nombre entier le plus proche, plutôt que d'utiliser des décimales ou des fractions d'unité.
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Fournissez une liste détaillée des dépenses au cours de la même période. Les dépenses d'exploitation courantes comprennent les salaires des employés, le loyer ou le paiement de l'hypothèque, les fournitures de bureau, les frais de transport et le marketing. Si vous avez un nombre important de dépenses distinctes, organisez-les en catégories pour simplifier votre compte de résultat.
- L'amortissement des immobilisations, telles que l'équipement, est également inclus dans les dépenses de votre organisation pour la période. Les services fiscaux ont généralement des tableaux d'amortissement qui vous aideront à déterminer le montant de l'amortissement pour la période couverte par votre compte de résultat. Le logiciel de comptabilité comprend également des outils pour vous aider à calculer l'amortissement.
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Soustrayez vos dépenses de votre bénéfice brut. Faites le total de toutes les dépenses que vous avez répertoriées et entrez ce montant sous la liste des dépenses, en l'appelant «dépenses totales». Vous voudrez peut-être mettre ce texte en gras afin qu'il se démarque de la liste des dépenses. Si vous faites un compte de résultat en couleur, changez la couleur en rouge. Ensuite, soustrayez ce montant de votre bénéfice brut.
- Le résultat de cette équation est votre bénéfice net pour la période couverte par le compte de résultat. Étiquetez-le et mettez le texte en gras pour qu'il se démarque du reste. Si vous faites un compte de résultat en couleur, changez la couleur du montant en vert s'il s'agit d'un nombre positif ou en rouge s'il s'agit d'un nombre négatif.

Supposons que votre entreprise ait un revenu net de 14900€ pour la période couverte par votre rapport — Par exemple, supposons que votre entreprise ait un revenu net de 14900€ pour la période couverte par votre rapport financier.

Partie 2 sur 4: rédaction d'un état des bénéfices non répartis

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Déterminez le solde actuel des bénéfices non répartis. Les bénéfices non répartis de l'organisation sont le montant d'argent que l'entreprise a gagné et qu'elle n'a pas distribué aux associés ou actionnaires. Ce montant s'accumule à partir de la date de démarrage de l'organisation. Sur votre relevé des bénéfices non répartis, le solde actuel des bénéfices non répartis figure sur la première ligne du relevé.
- Pour trouver ce montant, regardez l'état financier précédent de l'organisation. S'il s'agit du premier état financier de votre organisation, le montant des bénéfices non répartis sera probablement de 0.
- Si votre organisation distribue tous les revenus à ses actionnaires ou partenaires de participation, le solde des bénéfices non répartis sera de 0. Si l'organisation a un déficit ou est «dans le rouge», ce solde peut être un nombre négatif.
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Indiquez le revenu net de votre compte de résultat. Sous le solde actuel des bénéfices non répartis sur votre relevé, indiquez le revenu net que vous avez calculé sur votre compte de résultat pour la même période. Ce montant peut être un nombre négatif si votre organisation n'a pas généré de bénéfice net.
- Sur un état des bénéfices non réparti en couleur, vous modifiez généralement la couleur de la police de sorte que les montants positifs soient en vert et les montants négatifs en rouge. Si vous ne rédigez pas une déclaration en couleur, placez des parenthèses autour du montant pour montrer qu'il est négatif.
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Soustrayez tout revenu distribué aux actionnaires ou aux associés. Si une partie du bénéfice net a été distribuée aux actionnaires ou aux associés, elle ne compte pas comme bénéfice non distribué. En revanche, si aucun revenu n'était distribué, l'intégralité du résultat net viendrait s'ajouter au report à nouveau.
- Incluez une ligne sur votre relevé qui indique le montant des revenus distribués aux actionnaires ou aux associés. Mettez le montant entre parenthèses ou changez la couleur de la police en rouge pour indiquer que ce montant est soustrait du revenu net.
- Par exemple, supposons que votre entreprise ait un revenu net de 14900€ pour la période couverte par votre rapport financier. Sur ce montant, 7460€ ont été distribués aux actionnaires de votre société. Cela signifie que votre entreprise bénéficie d'un report à nouveau de 7460€
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Calculez le montant actualisé des bénéfices non distribués. Après avoir soustrait le montant du revenu que vous avez distribué aux actionnaires ou aux associés, ajoutez le revenu net restant pour la période au solde total des bénéfices non répartis. Inscrivez ce montant à la dernière ligne de votre état des bénéfices non répartis.
- Par exemple, si votre entreprise disposait de 224000€ de report à nouveau et que vous conserviez 7460€ de résultat net réalisé sur la période couverte par votre rapport financier, votre entreprise aurait désormais 231000€ de report à nouveau.

Un état financier donne une image de la santé financière et de la performance d'une organisation sur une période donnée.

Partie 3 sur 4: créer un bilan

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Formatez votre page en deux colonnes. La plupart des bilans donnent un aperçu des actifs de votre organisation d'un côté de la page et de ses passifs et capitaux propres de l'autre. Bien que vous puissiez également placer les actifs en haut et les passifs et les capitaux propres en bas, les avoir côte à côte permet de voir plus facilement le solde.
- L'utilisation de deux colonnes vous donne également beaucoup d'espace pour détailler dans chaque catégorie, vous n'avez donc pas besoin d'utiliser plus d'une page.
- En haut de la page, dans les deux colonnes, étiquetez la feuille en tant que «bilan» avec le nom de votre organisation et les dates de la période couverte par le bilan.
- Votre programme de traitement de texte ou de tableur peut avoir un modèle de bilan qui facilitera le formatage.
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Répertoriez les actifs dans la colonne de gauche. Tout ce que votre organisation possède est un atout. Les actifs sont généralement classés en actifs courants, actifs fixes et investissements. Un bilan peut également avoir une catégorie diverse pour les «autres actifs» ou les actifs incorporels, tels que les droits de propriété intellectuelle.
- Les actifs à court terme comprennent des éléments tels que la trésorerie, les comptes débiteurs, les stocks et les fournitures. Les immobilisations, en revanche, sont des choses telles que l'immobilier, l'équipement et tout ce qui peut être utilisé pendant plus d'un an.
- Pour les actifs à court terme, la valeur est généralement assez facile à déterminer. Pour les immobilisations, vous devrez peut-être vérifier la dernière déclaration de revenus de l'organisation pour trouver une valeur. La valeur des immobilisations diminue chaque année avec l'amortissement.
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Placez le passif et les capitaux propres dans la colonne de droite. Comme les actifs, les passifs sont divisés en passifs courants et passifs fixes. L'équité que les propriétaires ont dans l'organisation entre également dans cette colonne.
- Les passifs courants comprennent des éléments tels que les comptes créditeurs, les prêts à court terme ou les comptes de crédit aux entreprises. Les passifs fixes sont des passifs qui ne peuvent pas être résolus en un an, tels que les hypothèques, les prêts à long terme ou les régimes de retraite des employés.
- Pour calculer les capitaux propres du propriétaire, vous aurez besoin de savoir combien il a contribué au capital, y compris le montant total des actions de l'entreprise, ainsi que le montant des bénéfices conservés par l'entreprise. Vous pouvez obtenir ces informations à partir de votre état des résultats et de votre état des bénéfices non répartis.
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Total de l'actif et du passif pour équilibrer les livres. Lorsque vous avez terminé vos bilans, la valeur totale des actifs de l'organisation doit être la même que la valeur totale du passif de l'organisation. Si les deux ne s'équilibrent pas, revenez en arrière et examinez les valeurs que vous avez entrées pour trouver l'erreur.
- En particulier, examinez les valeurs que vous avez utilisées pour l'avoir du propriétaire. Les capitaux propres du propriétaire doivent toujours être égaux à la valeur totale des actifs de l'organisation moins la valeur totale du passif de l'organisation. Si vos totaux ne s'équilibrent pas, vous devrez peut-être ajuster les capitaux propres du propriétaire jusqu'à ce qu'ils le fassent, à condition que toutes vos autres valeurs soient correctes.

Partie 4 sur 4: rédiger un état des flux de trésorerie

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Déterminer le solde de trésorerie de l'organisation à la fin de la période précédente. Le solde de trésorerie avec lequel vous avez commencé au début de la période couverte par votre rapport financier est le point de départ de votre État des flux de trésorerie. Inscrivez ce montant sur la première ligne de votre relevé.
- En règle générale, vous pouvez obtenir ce numéro à partir du rapport financier précédent de l'organisation. S'il s'agit du premier rapport financier de l'organisation, vous devrez calculer l'encaisse de départ en totalisant l'encaisse de l'organisation.
- Les «espèces» comprennent non seulement les devises, mais également tout ce qui peut être converti en espèces en moins d'un an (appelés «équivalents de trésorerie»). Les équivalents de trésorerie comprennent la valeur des comptes d'épargne, des fonds du marché monétaire ou des comptes similaires que possède l'organisation.
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Indiquez le revenu net de votre compte de résultat. Revenez à votre état des résultats et trouvez le montant du bénéfice net que votre organisation a réalisé au cours de la période couverte par votre rapport financier. Inscrivez ce montant sous votre solde de départ.
- Aux fins de votre état des flux de trésorerie, peu importe la part du revenu net, le cas échéant, qui a été distribuée aux actionnaires ou aux associés.
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Regroupez vos flux de trésorerie en 3 catégories. En règle générale, tous les flux de trésorerie déclarés dans votre relevé se répartissent en 3 grandes catégories: activités d'exploitation, activités d'investissement et activités de financement. À partir de là, vous pouvez répertorier des flux de trésorerie spécifiques directement dans chacune de ces catégories. Cependant, la plupart des organisations suivent les changements de manière plus indirecte, en ajustant le résultat net en fonction des modifications apportées aux comptes représentés par chacune des catégories.
- Les activités d'exploitation comprennent l'amortissement des actifs, les comptes créditeurs et les comptes débiteurs
- Les activités d'investissement comprennent l'achat et la vente de biens d'équipement, le développement d'entreprises ou de sites Web et l'achat de titres négociables
- Les activités de financement comprennent l'émission et le remboursement de la dette, l'émission et le retrait d'actions, et le paiement de dividendes sur les actions ou la distribution de revenus aux partenaires financiers
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Ajustez le résultat net pour trouver la trésorerie fournie par les activités d'exploitation. Si l'organisation possède des actifs, tels que des équipements, qui seront utilisés pendant plus d'un an, la dépréciation de ces actifs est rajoutée au solde de trésorerie. Soustrayez le solde de vos comptes débiteurs de votre solde de trésorerie, puis ajoutez le solde de vos comptes créditeurs. Le résultat est la trésorerie nette fournie à votre organisation par les activités d'exploitation.
- Dans les comptes débiteurs et créditeurs, ajoutez tout montant qui s'est produit au cours de la période couverte par votre rapport financier, que l'argent ait ou non changé de mains.
- Vous pouvez avoir d'autres comptes, tels que des impôts ou des salaires, pour lesquels vous devrez également ajuster le revenu. Les impôts ou la masse salariale qui sont dus mais qui n'ont pas encore été payés seraient ajoutés à votre solde de trésorerie, tout comme le solde des comptes fournisseurs.
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Répétez le même processus pour les activités d'investissement et de financement. Les achats sont déduits de votre solde de trésorerie, tandis que toutes les ventes seraient ajoutées à votre solde de trésorerie. Énumérez ces éléments individuellement, puis totalisez pour obtenir votre trésorerie nette fournie par les activités d'investissement et votre trésorerie nette fournie par les activités de financement.
- Indiquez une perte ou un déficit pour la période couverte par votre rapport financier en plaçant le montant entre parenthèses ou en changeant la couleur de la police en rouge (pour les rapports en couleur).
- Si votre trésorerie nette est une perte ou un déficit, tapez «utilisé pour» plutôt que «fourni par». Par exemple, si votre trésorerie nette issue des activités de financement est une perte de 1790€, vous qualifieriez ce montant de «trésorerie nette utilisée pour les activités de financement».
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Calculez la trésorerie à la fin de la période. Prenez les chiffres nets de trésorerie pour chacune des 3 catégories et ajoutez-les ou soustrayez-les du solde de trésorerie de l'organisation au début de la période couverte par le rapport. Le résultat de ce calcul est le nouveau solde de trésorerie de votre organisation.
- Comparez votre état des flux de trésorerie à votre état des résultats. S'il existe une différence significative entre les bénéfices déclarés et les flux de trésorerie nets générés, vous voudrez peut-être comprendre pourquoi. Par exemple, si votre organisation est relativement nouvelle et nécessite d'importants investissements en capital, ces investissements n'apparaîtront pas d'un seul coup sur votre état des résultats.

Trouvez le montant du bénéfice net que votre organisation a réalisé au cours de la période couverte — Revenez à votre état des résultats et trouvez le montant du bénéfice net que votre organisation a réalisé au cours de la période couverte par votre rapport financier.

Conseils

La plupart des logiciels de comptabilité génèrent automatiquement ces rapports pour vous en fonction des données que vous saisissez.
L'ordre des documents que vous préparez changera lorsque vous compilerez votre rapport final, en fonction des politiques de votre entreprise et de l'endroit où vous devez soumettre le rapport. Par exemple, si vous soumettiez votre rapport à la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis, vous mettriez d'abord le bilan, puis les états des résultats, puis les états des flux de trésorerie.

Mises en garde

Les comptables ne vérifient pas nécessairement l'exactitude ou l'exhaustivité des informations fournies. Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vérifiez soigneusement vos données pour vous assurer que vos chiffres sont corrects avant de les donner à un comptable ou de préparer vos propres rapports financiers.

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