Comment traiter les comptes clients?
Pour traiter les comptes clients, vous devrez d'abord établir un processus de demande de crédit et les conditions générales de vente afin que vos clients sachent quand ils doivent vous rembourser. Ensuite, développez un système de facturation physique ou numérique afin de pouvoir envoyer des factures à vos clients demandant un paiement. Pour vous aider à garder une trace de vos comptes clients, utilisez un système de gestion automatisé comme Quickbooks, ou suivez tout manuellement dans Excel. Pour plus de conseils de notre co-auteur des finances, comme la façon de comptabiliser vos comptes clients, lisez la suite!
Cependant, lorsque le paiement est effectué sur ces comptes, les comptes débiteurs sont crédités pour réduire la valeur globale des comptes impayés.
Vous devez mettre en place des procédures pour les comptes clients si vous accordez du crédit à vos clients. Un compte client survient lorsque vous permettez à un client de prendre immédiatement possession d'un produit ou de recevoir un service en échange d'une promesse de payer dans le futur. En d'autres termes, cela signifie que vous leur permettez de prendre possession de vos produits avant de vous payer. Si votre entreprise accepte les cartes de crédit, la société émettrice de la carte de crédit gère le risque. Mais si les clients vont payer en espèces ou par chèques, vous devez gérer la vérification des paiements et des risques. Le processus des comptes débiteurs comprend la mise en place de procédures d'octroi de crédit, la génération de factures, la tenue de registres des paiements dus et les paiements reçus, et l'exécution de fonctions comptables.
Partie 1 sur 4: établir des pratiques de crédit
- 1Élaborer un processus de demande de crédit. Décidez si vous accorderez du crédit à des clients individuels ou uniquement à d'autres entreprises. Demandez à tous les candidats de remplir une demande qui vous fournit les informations nécessaires pour évaluer leur solvabilité. Exécutez une vérification de crédit sur tous les candidats.
- Les personnes qui demandent un crédit doivent vous fournir leur nom, leurs coordonnées, leurs informations d'emploi et leur numéro de sécurité sociale.
- Les entreprises qui demandent un crédit doivent indiquer leur nom commercial, les coordonnées de leur service comptable, les références d'autres entreprises qui leur ont accordé du crédit et les noms de leurs directeurs commerciaux.
- 2Etablir les conditions générales de vente. Préparez un document qui explique vos exigences et les obligations du client. Ce document doit préciser quand les paiements sont dus. Par exemple, vous pouvez indiquer que le paiement est dû dans les 30 jours suivant l'achat. Indiquez le montant des intérêts que vous facturerez pour les paiements en retard. Préciser que le client sera responsable du paiement des frais de chèque retourné ou des frais de recouvrement.
- Votre formulaire de demande de crédit devrait avoir un endroit où les candidats peuvent vérifier ou signer pour reconnaître qu'ils ont lu et compris les termes et conditions.
- 3Respectez les lois sur le crédit à la consommation. La Federal Trade Commission (FTC) applique les lois qui protègent les consommateurs. Les lois sur le crédit à la consommation régissent la façon dont vous communiquez avec les clients au sujet du crédit. Ils garantissent également que les clients reçoivent une information complète sur vos pratiques de crédit.
- Vous devez communiquer clairement votre taux d'intérêt.
- Vous devez répondre aux réclamations pour erreur de facturation dans un délai spécifié.
- Vous devez suivre les règlements pour les procédures de recouvrement de créances.
- Visitez la FTC pour en savoir plus sur les lois réglementant le recouvrement de créances, la loi sur les pratiques équitables de recouvrement de créances et les droits des consommateurs à l'égalité des chances de crédit
Cependant, si votre entreprise est en croissance, vous pouvez choisir d'automatiser votre processus avec un logiciel de gestion des comptes clients comme QuickBooks.
Partie 2 sur 4: facturation des clients
- 1Apprenez la définition d'une facture. Une facture est un document que l'acheteur reçoit du vendeur au moment de la vente. Il détaille les produits et services qui ont été fournis et le coût de ces produits ou services, ainsi que la date à laquelle le paiement est attendu. Une facture n'est pas la même chose qu'un reçu. Un reçu de vente n'est délivré que si le client paie la totalité au moment de l'achat. Si le client paie plus tard ou paie plusieurs fois, vous émettez une facture.
- Une facture n'est pas la même chose qu'un relevé. Un relevé est envoyé à un client avec une ou plusieurs factures en cours avec l'entreprise et précise le montant total dû. Les relevés sont générés dans le but de simplifier la facturation pour le client.
- 2Choisissez comment vous facturerez les clients. Vous pouvez choisir d'envoyer les factures vous-même ou vous pouvez engager une entreprise pour le faire pour vous. Si vous débutez, pensez à faire la facturation vous-même. Cela vous permettra de développer une compréhension complète des finances de votre entreprise. Plus tard, vous pouvez confier la facturation à quelqu'un d'autre.
- 3Incluez toutes les informations pertinentes sur la facture. Le mot «facture» doit être clairement affiché. Chaque facture doit également contenir des informations spécifiques qui identifient le client et les biens ou services fournis. Il doit également indiquer clairement votre nom, le nom de votre entreprise et l'adresse à laquelle les paiements doivent être envoyés.
- Chaque facture doit recevoir un numéro unique.
- La date doit être clairement affichée.
- Il doit contenir le nom et l'adresse du client ainsi que le nom et l'adresse de votre entreprise.
- Fournissez une description claire du bien ou du service fourni et de la date à laquelle il a été fourni.
- Indiquez le montant qui doit être payé et la date à laquelle le paiement est dû.
- 4Choisissez entre les factures numériques ou physiques. Vous pouvez envoyer des factures papier par la poste, des factures numériques par e-mail ou les deux. Le client doit indiquer comment les factures doivent être envoyées. La facturation électronique est moins chère et plus pratique que le papier. Cependant, certains clients ne se sentent pas à l'aise de recevoir des informations financières en ligne. De plus, si l'adresse e-mail d'un client change, il peut être difficile de trouver la nouvelle.
- 5Inclure une enveloppe de retour. Cela permet au client d'envoyer plus facilement son paiement. Pré-imprimez votre adresse sur l'enveloppe. Ou vous pouvez utiliser une enveloppe à fenêtre, imprimer votre adresse sur le bordereau de paiement et demander aux clients de s'assurer que votre adresse apparaît à travers la fenêtre. Si les clients paient régulièrement en ligne ou en personne, notez-le. S'ils n'en ont pas besoin, évitez les dépenses et ne leur en envoyez pas.
- Afin de faciliter le paiement du client, vous pouvez également mettre en place un système de dépôt direct où les montants facturés sont automatiquement déduits des comptes clients et vous sont envoyés. Ceci est généralement facile à mettre en place avec vos banques respectives.
Pour traiter les comptes clients, vous devrez d'abord établir un processus de demande de crédit et les conditions générales de vente afin que vos clients sachent quand ils doivent vous rembourser.
Partie 3 sur 4: suivi des comptes débiteurs
- 1Choisissez un système de gestion des comptes clients. Vous pouvez être à l'aise avec un système de saisie manuel hors ligne utilisant Excel. Cependant, si votre entreprise est en croissance, vous pouvez choisir d'automatiser votre processus avec un logiciel de gestion des comptes clients comme QuickBooks. Une autre option est un outil de comptes clients en ligne tel que Mint ou Freshbooks.
- 2Utilisez un système manuel de suivi des comptes clients. Si vous utilisez un système manuel, vous pouvez configurer une feuille de calcul dans Excel. Créez des colonnes pour la date, le nom du client, le numéro de facture, le montant et la date de paiement. Enregistrez les informations sur la feuille de calcul lorsque vous envoyez des factures et recevez des paiements.
- Vous devrez créer un modèle de document pour vos factures et créer manuellement toutes vos factures.
- Tenir un fichier des créances et un fichier des factures payées.
- Les factures impayées sont conservées dans le fichier des créances.
- Une fois les factures payées, supprimez-les du fichier des créances et placez-les dans le fichier des factures payées.
- 3Suivez les comptes clients avec un logiciel. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité avec une option de créances, il vous permettra de suivre facilement les factures et les paiements dus. Vous pouvez charger toutes les informations sur vos clients et vos ventes dans le système. Il générera pour vous des factures papier et numériques. Si votre programme dispose d'une connectivité Internet, il peut envoyer vos factures numériques aux clients. Vous pouvez générer un rapport qui vous indique quelles factures sont encore en souffrance, de sorte que vous n'avez pas à conserver des fichiers papier séparés des factures payées et impayées.
- Un logiciel est également capable d'effectuer une analyse de l'ancienneté des factures. Ce processus sépare les factures en retard par le nombre de jours de retard de leurs paiements, permettant aux propriétaires d'entreprise de suivre une politique de recouvrement qui spécifie certaines actions lorsque les paiements sont en retard de 30, 60 ou 90 jours.
- 4Émettre des relevés mensuels aux clients. Un relevé est différent d'une facture. Un relevé est émis une fois par mois. Il détaille tous les montants dus sur les factures passées. Il montre également les paiements reçus. A la fin, il calcule tout solde à terme qui reste impayé. Pour les comptes qui restent impayés, un système d'identification, de suivi et de recouvrement des comptes en souffrance devrait être développé et mis en place.
Le processus des comptes débiteurs comprend la mise en place de procédures pour l'octroi de crédit, la génération de factures, la tenue de registres des paiements dus et des paiements reçus, et l'exécution de fonctions comptables.
Partie 4 sur 4: comptabilisation des comptes débiteurs
- 1Utilisez un logiciel de comptabilité pour automatiser le processus. Si vous générez une facture dans un logiciel comptable, celui-ci fera automatiquement une écriture sur vos états financiers du mois. L'avantage de cette automatisation est qu'elle vous évite d'avoir à saisir manuellement les mêmes informations plusieurs fois. En outre, cela réduit le nombre d'erreurs résultant de la saisie de différents montants ou informations sur différents rapports.
- 2Enregistrer une vente de services à crédit. Tout d'abord, créditez le compte de vente du montant dû pour le service. Ensuite, débitez le compte débiteurs du même montant. Lorsque le client paie, débiter le compte espèces du montant payé. Ensuite, créditez le compte débiteurs du même montant.
- Par exemple, supposons que vous envoyiez à un client une facture de 3730€ pour la prestation d'un service.
- Créez une écriture de journal d'un débit de 3730€ sur les comptes clients. Cela augmente l' actif des comptes débiteurs au bilan.
- Faites une écriture de journal d'un crédit de 3730€ aux ventes. Cela augmente les ventes sur l'état financier.
- 3Enregistrer une vente de biens à crédit. Tout d'abord, faites des écritures de journal pour enregistrer la vente et les comptes débiteurs connexes. Tout comme vous l'avez fait avec le service, vous créditez les ventes et débitez les comptes débiteurs. Ensuite, vous devez enregistrer la réduction des stocks qui a été vendue au client comme le coût des marchandises vendues.
- Par exemple, supposons que vous ayez effectué une transaction de vente de 7460€ dans laquelle vous avez vendu 5220€ de marchandises au client.
- Faire une écriture de journal d'un crédit aux ventes pour 7460€ et un débit aux comptes clients pour 7460€
- Ensuite, faites une écriture au journal d'un débit de 5220€ au coût des marchandises vendues. Cela apparaît comme une dépense dans les états financiers. Ensuite, enregistrez un crédit de 5220€ sur le compte d'inventaire. Cela réduit l'actif d'inventaire de 5220€ au bilan.
- 4Compte pour créances irrécouvrables. La bonne façon de comptabiliser les créances irrécouvrables est de faire une estimation du nombre de factures qui ne seront pas payées et d'accumuler ce montant chaque mois dans les écritures de journal. Cette méthode de comptabilité d'exercice vous permet d'enregistrer les dépenses pour créances irrécouvrables le même mois au cours duquel vous émettez les factures. Il respecte le principe de l'appariement qui stipule que les dépenses doivent être enregistrées dans le même mois que les revenus qu'elles ont contribué à générer.
- Si vous n'accumulez pas de dépenses pour créances irrécouvrables et que vous attendez simplement d'enregistrer les dépenses pour créances irrécouvrables lorsqu'un client ne paie pas, cela viole le principe de correspondance.
- Par exemple, si vous estimez que 29900€ de factures ne seront pas payés un mois, enregistrez une écriture de journal d'une dépense de 29900€ sur le compte de dépenses pour créances irrécouvrables. Cela apparaît comme un poste de dépense sur votre état financier.
- De plus, inscrire au journal un crédit du même montant au compte de provision pour créances irrécouvrables au bilan.
- Plus tard, lorsque vous identifiez des factures spécifiques qui n'ont pas été payées, vous enregistrez un débit de la provision pour créances irrécouvrables et un crédit des comptes débiteurs.
- 5Compte pour les escomptes pour paiement anticipé. Si vous offrez une remise en cas de paiement anticipé, le client paiera moins que le total de la facture. Vous devez ensuite enregistrer la différence en tant que réduction de bénéfice dans le compte de remise. Cela réconcilie la différence sur votre compte de résultat.
- Par exemple, supposons que vous ayez envoyé une facture de 750€ à un client et que vous lui ayez offert une remise de 10%, soit 75€, en cas de paiement anticipé de 10 jours. Par conséquent, le client ne paie que 670€
- Créer une écriture de journal d'un crédit aux comptes clients pour 750€
- Enregistrez un débit sur ventes pour 670€, et un autre débit sur ventes remises pour 75€
- 6Préparer un rapport sur l'ancienneté des comptes clients. Ce rapport vous donne des détails sur toutes les factures impayées. Il est structuré pour montrer l'ancienneté des factures. Il vous donne des colonnes pour les factures en cours, en retard de 0 à 30 jours, en retard de 31 à 60 jours, en retard de 61 à 90 jours et en retard de plus de 90 jours. Vous utiliseriez ce rapport pour estimer votre accumulation de créances irrécouvrables. En outre, vous pouvez l'utiliser pour identifier les factures qui nécessitent une action de suivi.
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Questions et réponses
- Dans la méthode 4, étape 5 Compte pour les escomptes pour paiement anticipé, la méthode crédite les comptes fournisseurs pour la vente mais dans les étapes 2 et 3 de la même méthode, les comptes fournisseurs sont débités. Il me semble que A/P devrait évoluer dans le même sens pour les ventes dans tous ces exemples.Aux étapes 2 et 3, les comptes fournisseurs (comptes clients) sont débités car ils sont augmentés. En effet, la valeur totale des comptes impayés augmente lorsque les ventes sont effectuées à crédit. Cependant, lorsque le paiement est effectué sur ces comptes, les comptes débiteurs sont crédités pour réduire la valeur globale des comptes impayés. Ce montant est ensuite transféré aux ventes car le paiement a été effectué et la vente est terminée.
- Quelles sont les étapes nécessaires pour traiter un compte sans adresse de transfert?Si vous n'avez pas d'adresse pour le client, vous aurez besoin d'un autre moyen de le contacter pour vous assurer qu'il effectue ses paiements. Demandez un numéro de téléphone, une adresse e-mail ou une autre forme d'informations de contact. Ensuite, traitez la facture et le solde du compte comme d'habitude.
- Que sont les comptes débiteurs?Les comptes débiteurs sont un enregistrement des ventes réalisées par l'entreprise et qui n'ont pas encore été payées par le client. L'enregistrement précise le montant de la transaction et la date d'échéance du paiement.
- Vous devez rapprocher les relevés bancaires immédiatement après les avoir reçus. 1. Pourquoi? 2. Que pourrait-il se passer si vous ne le faites pas? 3. Selon quel code? 4. Encore une fois, quel est le lien avec la question Les comptes clients peuvent-ils faire ou défaire une entreprise?Le rapprochement des relevés bancaires est une pratique courante, tant pour les entreprises que pour les particuliers. Les banques font rarement des erreurs, mais elles arrivent quand même. Lorsqu'ils le font, vous n'avez généralement qu'un certain temps pour contacter votre banque pour une correction avant la clôture de la transaction. Dans certains cas, cela peut entraîner la perte d'un paiement effectué par vous ou un client, ce qui peut vous laisser de côté pour le montant de la transaction. Même de petites différences entre les registres de votre banque et les vôtres peuvent rendre la création de votre comptabilité et de vos états financiers plus difficile.
- Si un client spécifie les factures qu'il paie, puis-je appliquer l'argent aux factures les plus anciennes ou dois-je l'appliquer comme il l'a indiqué?Vous devez l'appliquer comme ils l'ont spécifié. Le client peut avoir débité l'argent sur un compte spécifique qu'il a attribué à un certain département, par exemple.
- J'ai besoin de savoir comment traiter les chèques reçus pour a/r, devez-vous désigner une personne pour les apporter à la banque?Si votre entreprise dispose d'une connexion Internet, cela peut être fait en ligne. Sinon, vous pouvez également désigner une personne pour apporter le(s) chèque(s) à la banque, par exemple, sur une base hebdomadaire, ou selon la décision de l'entreprise.
Questions sans réponse
- Les liquidités non affectées sont-elles un actif ou un passif? Que faire des espèces non affectées?
Les commentaires (7)
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