Comment déterminer les comptes débiteurs nets?
Par conséquent, un comptable devrait déterminer les comptes débiteurs nets en soustrayant la soi-disant «provision pour créances douteuses», qui estime la part du total des comptes qui resteront impayés, des comptes clients.
Les comptes débiteurs sont un concept utilisé en comptabilité pour indiquer les paiements dus à une entreprise. Lorsqu'une entreprise vend son produit à crédit, le client est facturé et dispose d'un délai de paiement fixe (souvent 30 jours). Ce modèle de paiement comporte un risque inhérent que le client puisse faire défaut et que l'entreprise ne soit pas en mesure de recouvrer l'argent qui lui est dû. Il y a toujours une différence entre le solde des comptes débiteurs et la partie de ce solde qui devrait effectivement être recouvrée, ce qu'on appelle les comptes débiteurs nets. Par conséquent, un comptable doit déterminer les comptes débiteurs nets en soustrayant la «provision pour créances douteuses», qui estime la part du total des comptes qui resteront impayés, des comptes clients..
Partie 1 sur 3: estimation du pourcentage de provision pour créances douteuses
- 1Rassemblez les documents sur les comptes clients. Pour tenir compte des créances douteuses, commencez par les registres des comptes débiteurs actuels et historiques de votre entreprise. Ceux-ci doivent détailler les différents clients de l'entreprise et le montant de leurs commandes, ainsi que si ces clients ont payé leurs commandes dans le passé.
- 2Déterminez la méthode d'estimation à utiliser. La provision pour créances douteuses est comptabilisée avant que les comptes effectifs ne soient (ou ne soient) payés. Cela signifie que contrairement à votre facture d'électricité ou au coût du papier d'imprimante, vous ne saurez pas ce que sera votre dette douteuse réelle. En d'autres termes, à la fin de la période, vous aurez enregistré toutes les ventes à crédit (ventes non payées à la livraison ou en espèces) dans leur intégralité, qu'elles aient été payées ou non. Par conséquent, pour enregistrer les ventes à crédit qui pourraient ne pas être payées, vous devrez les estimer au préalable, en utilisant l'une des méthodes comptables suivantes.
- Il existe plusieurs façons d'estimer cette dépense, notamment:
- En utilisant un pourcentage des ventes totales
- Utilisation de l'analyse des risques individuels
- En utilisant une combinaison des deux
- Le choix qui convient le mieux à votre entreprise dépend de la composition de votre clientèle. La base de consommateurs idéale et le processus d'estimation pour chaque méthode sont expliqués dans les étapes suivantes.
- Il existe plusieurs façons d'estimer cette dépense, notamment:
Multipliez le pourcentage de votre provision pour créances douteuses par la valeur actuelle des comptes débiteurs pour obtenir votre provision pour créances douteuses.
Partie 2 sur 3: choisir une méthode d'estimation
- 1Utilisez un pourcentage des ventes totales. Pour les entreprises ayant un nombre relativement important de petits comptes (clients qui n'achètent que de petites quantités de produits) ou les entreprises qui n'ont historiquement connu qu'un très petit nombre de comptes impayés, la meilleure et la plus simple option consiste à estimer l'allocation en pourcentage de Ventes. Calculez un pourcentage raisonnable des ventes en:
- Examiner les enregistrements historiques des comptes de vente impayés. Examinez vos dossiers et découvrez à quel moment les comptes de vente n'ont pas été payés. C'est généralement une bonne idée de regarder les cinq dernières années et de connaître vos ventes totales pour chaque année et la valeur totale des comptes impayés pour chaque année.
- Trouver le pourcentage moyen des ventes totales que représentait cette dette. Pour chaque année, divisez la valeur des comptes impayés par vos chiffres de ventes totaux. Cela vous donnera un pourcentage du total des ventes non payées.
- Appliquer ce pourcentage au chiffre des ventes actuel. Par exemple, si 3% des dettes étaient historiquement impayées, la société ajustera la provision pour créances douteuses à 3% du chiffre d'affaires total pour la période comptable en cours.
- 2Utilisez l'analyse des risques. Si votre entreprise traite avec un nombre relativement restreint de clients, utilisez une analyse de risque individualisée pour chaque client. Cela nécessite d'organiser les clients en catégories en fonction du risque historique de comptes impayés. Par exemple, certains clients peuvent être considérés à haut risque, tandis que d'autres peuvent être à faible ou à moyen risque. Chaque catégorie se voit ensuite attribuer un pourcentage de créances douteuses qui reflète la probabilité que les clients de cette catégorie ne règlent pas leurs comptes. Multipliez ces pourcentages par le total des ventes dans chaque catégorie de clients pour arriver à une provision estimée pour les créances douteuses.
- Cette méthode peut être plus un art qu'une science. Par exemple, vous ne pouvez pas attribuer un taux de risque historique à un nouveau client. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un pourcentage historique des ventes pour tous les comptes (voir l'étape précédente) ou vous pouvez utiliser votre propre jugement personnel sur le client. De plus, un client qui a toujours laissé ses achats impayés peut devenir plus fiable avec le temps ou améliorer son activité. Cela pourrait être une raison suffisante pour augmenter sa cote de risque plus élevée que ne le suggérerait une analyse historique.
- Pour un exemple plus spécifique, imaginez un client qui a toujours payé ses dettes à chaque fois ou presque à chaque fois, peut-être ne faiblissant qu'une seule fois pendant les périodes difficiles. Classez les ventes de ce client, et d'autres comme eux, comme «à faible risque» et attribuez-leur un pourcentage de créances irrécouvrables très faible, comme 0,5%. Ensuite, multipliez ce pourcentage de créances irrécouvrables par les ventes totales de ces comptes pour obtenir les frais de créances irrécouvrables pour les comptes «à faible risque».
- 3Utilisez une analyse combinée. Si votre entreprise compte un grand nombre de clients, mais aussi quelques gros clients qui représentent une part disproportionnée des ventes totales, envisagez de combiner les deux méthodes ci-dessus. Plus précisément, utilisez la méthode d'analyse des risques pour les gros clients et la méthode du pourcentage de ventes pour les petits clients. Cela nécessite de séparer les ventes totales pour les gros clients des ventes totales pour les petits clients, mais c'est plus précis que d'utiliser simplement un pourcentage de ventes historiques à tous les niveaux.
- Imaginons par exemple que vous ayez trois clients qui, combinés, représentent 60% de vos ventes totales. Tous ces clients sont en règle et paient presque toujours vos produits à temps. Attribuez à ces clients un faible pourcentage de provision pour créances douteuses, comme 0,5%, et multipliez ce nombre par les ventes totales à ces clients pour obtenir une estimation des frais de créances irrécouvrables. L'autre 40% de votre entreprise est composé de petits clients qui ne commandent que quelques produits à la fois. Pour ces clients, vous examineriez le total des dettes impayées et le total des ventes à ces clients pour créer un pourcentage de dette impayée historique à utiliser pour ces clients, peut-être à environ 4%.
Par exemple, si le pourcentage prévu de provision pour créances douteuses est de 3%, les comptes débiteurs nets exprimés en pourcentage seraient de 100% - 3% = 97%. - 4Créez un échéancier des créances. Cette option supplémentaire s'applique à tous les types de bases de clients et constitue un processus plus complexe qui utilise des données historiques pour déterminer la probabilité de paiement en fonction du nombre de jours en souffrance d'une facture. Essentiellement, décidez d'un point moyen auquel les comptes très en retard deviennent généralement des comptes irrécouvrables et estimez vos créances douteuses par âge.
- Ce calendrier classe les comptes comme étant à jour (pas encore dus), 1 à 30 jours de retard, 30 à 60 jours de retard, 60 à 90 jours de retard ou 90 jours et plus de retard. Déterminer les pourcentages de créances irrécouvrables à l'aide de ce processus est compliqué et il est généralement préférable de laisser un logiciel de comptabilité, qui peut calculer ces informations avec précision et rapidement.
Partie 3 sur 3: Calculer les comptes débiteurs nets
- 1Additionnez tous les comptes débiteurs. Cela vous donnera le compte d'actif dont vous avez besoin pour ce calcul. N'oubliez pas de calculer cette valeur à la fin d'une période comptable. Les comptes clients reflètent tous les comptes impayés courants (qui n'ont pas encore été payés par les clients).
- Si vous avez procédé à une catégorisation des risques dans votre calcul du pourcentage de provision pour créances douteuses, assurez-vous de noter le niveau de risque ou la catégorie de risque auquel appartient chaque compte. Cela vous aidera à calculer le pourcentage de provision pour créances douteuses que vous devez utiliser.
- 2Calculez la provision pour créances douteuses. Multipliez le pourcentage de votre provision pour créances douteuses par la valeur actuelle des comptes débiteurs pour obtenir votre provision pour créances douteuses. Ce nombre doit représenter la valeur monétaire des comptes qui, selon vous, ne seront pas payés. Cela devrait être fait à la fin d'une période comptable.
- Si vous utilisez une forme de catégorisation des risques, n'oubliez pas d'ajuster le pourcentage de compte douteux de revenus supplémentaires en fonction du client ou de la catégorie de risque dont il provient. Essentiellement, vous devez être en mesure de multiplier les revenus de chaque catégorie de clients par le pourcentage de risque de cette catégorie, individuellement. Cela peut nécessiter de séparer la valeur actuelle des comptes débiteurs en catégories ou même en comptes individuels.
- Après la séparation, multipliez simplement chaque compte ou catégorie par le pourcentage de provision pour créances douteuses associée, puis additionnez-les. Cela vous donnera une valeur totale pour la provision pour créances douteuses.
- Par exemple, imaginez que vos créances clients totalisent 74600€ Sur ce total, 22400€ proviennent de clients à haut risque, 14900€ de risque moyen et 37300€ de faible risque, avec une provision pour créances douteuses de 5%, 2%, et 1%, respectivement. Votre provision totale pour créances douteuses serait (22400€ * 0,05) + (14900€ * 0,02) + (37300€ * 0,01), soit 1790€
En reprenant l'exemple précédent, vous soustrayeriez la provision pour créances douteuses de 1790€ du total des créances clients de 74600€ pour obtenir votre créance nette, qui serait de 72800€. - 3Soustrayez votre provision pour créances douteuses des comptes débiteurs. Cela vous donnera la valeur de vos créances nettes réalisables. Il s'agit du montant total de vos créances que vous prévoyez de recouvrer réellement.
- En reprenant l'exemple précédent, vous soustrayeriez la provision pour créances douteuses de 1790€ du total des créances clients de 74600€ pour obtenir votre créance nette, qui serait de 72800€
- N'oubliez pas d'enregistrer la provision pour créances douteuses conformément au principe d'appariement. Même si ce client peut très bien payer en totalité, enregistrez la dépense pour la faire correspondre avec ses revenus correspondants.
- Techniquement, cette «soustraction» est en fait une addition d'un compte d'actif courant, de comptes débiteurs et d'un compte de contre-actif, provision pour créances douteuses. Le compte de contre-actif a une valeur négative et réduit donc le compte d'actif lorsqu'il est ajouté. À moins que vous ne soyez une entreprise publique, il n'est pas nécessaire de suivre strictement cette organisation. L'important est que la soustraction soit faite.
- 4Trouvez les comptes débiteurs nets en pourcentage. Dans de nombreux cas, les comptes débiteurs nets sont exprimés en pourcentage plutôt qu'en valeur. Cela se fait en soustrayant simplement le pourcentage de provision pour créances douteuses de 100%. Dans ce cas, le pourcentage représente la chance qu'une entreprise soit en mesure de collecter de l'argent auprès de ses clients. Cela peut servir de mesure de la santé de l'entreprise.
- Par exemple, si le pourcentage prévu de provision pour créances douteuses est de 3%, les comptes débiteurs nets exprimés en pourcentage seraient de 100% - 3% = 97%. Cela signifie que 97% des clients finiront par payer l'entreprise pour ses services ou produits.
- Pour différents niveaux de risque, vous devrez prendre une moyenne pondérée du pourcentage de provision pour créances douteuses et l'utiliser comme pourcentage global. Vous soustrayeriez ensuite ce pourcentage de 100%, comme auparavant, pour trouver les comptes clients nets. Découvrez comment calculer la moyenne pondérée pour en savoir plus.
- Les calculs ci-dessus fonctionnent également lorsqu'ils sont exprimés dans d'autres devises.
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Questions et réponses
- Comment calculer un pourcentage du total de mes comptes clients et des tranches chronologiques?La valeur monétaire des comptes débiteurs est la valeur réelle du montant qu'un client doit. Cela peut être trouvé en additionnant toutes les factures impayées émises à un client.
- Quelle est la formule pour calculer le pourcentage moyen collecté?Il n'y a pas de formule fixe pour cela, mais on peut garder une moyenne mobile des collections mensuelles et diviser par le total des ventes à crédit.
- Comment une entreprise saura-t-elle quelle est la valeur monétaire des comptes clients?Vous pouvez diviser le total de chaque colonne d'âge par le total des comptes clients.
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