Comment comptabiliser les créances douteuses?
Multipliez ces pourcentages par les ventes totales de chaque catégorie de clients pour obtenir une provision estimée pour les créances douteuses.
Dans le monde des affaires, vos clients peuvent ne pas toujours payer vos biens ou services immédiatement, et certains peuvent ne jamais payer du tout. La plupart des entreprises doivent vendre leurs produits à crédit à leurs clients; c'est-à-dire que l'acheteur reçoit le produit et une facture lui demandant de payer le prix d'achat dans un délai déterminé. Dans ce modèle, il existe un risque que les clients ne paient jamais, ou ne paient qu'une partie du montant qui vous est dû, ce qui entraînerait un «défaut». Parce qu'ils sont un mal nécessaire à la conduite des affaires, les vendeurs doivent reconnaître ces défauts comme des dépenses et maintenir une provision pour le défaut de ces comptes dits "douteux". Apprendre à comptabiliser les créances douteuses, c'est simplement enregistrer la provision au bon endroit et au bon moment.
Partie 1 sur 2: estimation de la provision pour créances douteuses
- 1Rassembler les documents des comptes débiteurs. Lors de la vente de biens ou de services à crédit, il est peu probable qu'une entreprise soit en mesure de recouvrer la totalité de l'argent dû; certains clients seront par défaut. Pour en tenir compte, commencez par les comptes clients actuels et historiques de votre entreprise. Ceux-ci doivent détailler les différents clients de l'entreprise et les montants de leurs commandes, ainsi que si ces clients ont payé ou non leurs commandes dans le passé.
- 2Déterminez la méthode d'estimation à utiliser. Étant donné que la provision pour créances douteuses est calculée pour les paiements futurs potentiels, il ne s'agit pas d'une mesure directe des dépenses, mais d'une estimation des défauts futurs attendus. Cela signifie que contrairement à votre facture d'électricité ou au coût du papier d'imprimante, vous ne saurez pas à combien s'élèveront vos dépenses pour créances douteuses. En effet, lorsque vous déclarerez vos dépenses, vous aurez enregistré toutes les commandes des clients en tant que revenus, qu'elles aient été payées ou non. Par conséquent, le reporting vous oblige à estimer le montant total des commandes client qui ne seront pas payées.
- Il existe plusieurs manières de procéder pour estimer cette dépense, notamment:
- En utilisant un pourcentage des ventes totales,
- En utilisant une analyse de risque individuelle, ou
- En utilisant une combinaison des deux.
- Le choix le plus adapté à votre entreprise dépend de la composition de votre clientèle. La base de consommateurs idéale et le processus d'estimation pour chaque méthode sont expliqués dans les étapes suivantes.
- Il existe plusieurs manières de procéder pour estimer cette dépense, notamment:
- 3Utilisez un pourcentage des ventes totales. Pour les entreprises ayant un nombre relativement important de petits comptes (clients qui n'achètent que de petites quantités de produits), ou les entreprises qui n'ont historiquement connu qu'un très petit nombre de comptes impayés, l'option la meilleure et la plus simple consiste à estimer l'allocation en pourcentage de Ventes. Calculez un pourcentage raisonnable des ventes en:
- Examiner les enregistrements historiques des comptes de vente impayés. Examinez vos dossiers et découvrez quand les comptes de vente sont restés impayés. C'est généralement une bonne idée de regarder les cinq dernières années et de connaître vos ventes totales pour chaque année et la valeur totale des comptes impayés pour chaque année.
- Trouver le pourcentage moyen des ventes totales que représentait cette dette. Pour chaque année, divisez la valeur des comptes impayés par votre chiffre d'affaires total. Cela vous donnera un pourcentage des ventes totales qui n'ont pas été payées.
- Appliquer ce pourcentage au chiffre d'affaires actuel. Par exemple, si 3% des dettes étaient historiquement impayées, l'entreprise ajustera la provision pour créances douteuses à 3% du total des ventes pour la période comptable en cours.
Enregistrez l'écriture de journal pour créer la provision pour créances douteuses. - 4Utiliser l'analyse des risques. Si votre entreprise traite avec un nombre relativement restreint de clients, utilisez une analyse de risque individualisée pour chaque client. Cela nécessite d'organiser les clients en catégories en fonction du risque historique de comptes impayés. Par exemple, certains clients peuvent être considérés à risque élevé, tandis que d'autres peuvent être à risque faible ou moyen. Chaque catégorie se voit ensuite attribuer un pourcentage de créances douteuses qui reflète la probabilité que les clients de cette catégorie ne paient pas leurs comptes. Multipliez ces pourcentages par les ventes totales de chaque catégorie de clients pour obtenir une provision estimée pour les créances douteuses.
- Cette méthode peut être plus de l'art que de la science. Par exemple, vous ne pouvez pas affecter un taux de risque historique à un nouveau client. Dans ce cas, vous pouvez utiliser soit un pourcentage historique des ventes pour tous les comptes (voir étape précédente), soit vous pouvez utiliser votre propre jugement personnel du client. De plus, un client qui a historiquement laissé ses achats impayés peut devenir plus fiable avec le temps ou l'amélioration des affaires. Cela pourrait être une raison suffisante pour augmenter leur cote de risque plus haut que ne le suggérerait une analyse historique.
- Pour un exemple plus spécifique, imaginez un client qui a historiquement payé ses dettes à chaque fois ou presque à chaque fois, peut-être qu'il n'a hésité qu'une fois pendant les périodes difficiles. pourcentage de créances irrécouvrables très faible comme 0,5%. Ensuite, multipliez ce pourcentage de créances irrécouvrables par les ventes totales de ces comptes pour obtenir les dépenses pour créances irrécouvrables pour les comptes «à faible risque».
- 5Utilisez une analyse combinée. Si votre entreprise compte un grand nombre de clients, mais aussi quelques gros clients qui représentent une part disproportionnée des ventes totales, envisagez de combiner les deux méthodes ci-dessus. Plus précisément, utilisez la méthode d'analyse des risques pour les gros clients et la méthode du pourcentage des ventes pour les petits clients. Cela nécessite de séparer les ventes totales pour les gros clients des ventes totales pour les petits clients, mais c'est plus précis que d'utiliser simplement un pourcentage des ventes historiques à tous les niveaux.
- Imaginez par exemple que vous ayez trois clients qui, combinés, représentent 60% de vos ventes totales. Tous ces clients sont en règle et paient presque toujours vos produits à temps. Attribuez à ces clients un faible pourcentage de provision pour créances irrécouvrables, par exemple 0,5%, et multipliez ce nombre par le total des ventes à ces clients pour obtenir une estimation des dépenses pour créances irrécouvrables. Les 40% restants de votre entreprise sont constitués de clients plus petits qui ne commandent que quelques produits à la fois. Pour ces clients, vous examineriez le total des dettes impayées et le total des ventes à ces clients pour créer un pourcentage historique de la dette impayée à utiliser pour ces clients, peut-être à 4% environ.
- 6Créez un calendrier chronologique des créances. Cette option supplémentaire s'adresse à tous les types de clientèle et constitue un processus plus complexe qui utilise des données historiques pour déterminer la probabilité de paiement en fonction du nombre de jours de retard d'une facture. Essentiellement, décidez d'un point moyen auquel les comptes très en retard deviennent généralement des comptes irrécouvrables et estimez vos comptes douteux par âge.
- Ce calendrier classe les comptes comme étant en cours (pas encore échus), de 1 à 30 jours de retard, de 30 à 60 jours de retard, de 60 à 90 jours de retard ou de 90 jours et plus de retard. Déterminer les pourcentages de créances irrécouvrables à l'aide de ce processus est compliqué et il est généralement préférable de laisser un logiciel de comptabilité, qui peut calculer ces informations avec précision et rapidité.
Partie 2 sur 2: comptabilisation des créances douteuses
- 1Enregistrez l'écriture de journal pour reconnaître une vente à crédit. La comptabilisation des créances douteuses suppose des ventes à crédit, commencez donc par enregistrer la vente dans le journal général. Par exemple, imaginez que votre entreprise vende 1490€ de services à un client à crédit. Pour enregistrer l'écriture au journal, vous débiterez les comptes clients de 1490€ et créditerez les revenus du service de 1490€
Apprendre à comptabiliser les créances douteuses, c'est simplement enregistrer la provision au bon endroit et au bon moment. - 2Enregistrez l'écriture de journal pour créer la provision pour créances douteuses. Dans l'exemple ci-dessus, supposons que votre entreprise décide d'estimer les comptes irrécouvrables à 2% du revenu total des services. La provision nécessaire est donc de (0,02 * 2000), soit 30€ Pour enregistrer l'écriture au journal et établir le compte de provision, débiter les Dépenses pour créances irrécouvrables de 30€ et créditer la Provision pour créances douteuses de 30€
- Soustrayez votre provision pour créances douteuses des comptes débiteurs pour atteindre ce qu'on appelle les «créances nettes réalisables». Il s'agit du montant total de vos créances que vous comptez effectivement recouvrer.
- Enregistrez la dépense conformément au principe de l'appariement. Même si ce client peut très bien payer en totalité, enregistrez la dépense pour la faire correspondre avec ses revenus correspondants.
- 3Ajustez le solde du compte de provision si nécessaire. Si la société ci-dessus enregistre 7460€ supplémentaires de ventes de services, effectuez une autre écriture de journal pour augmenter le compte de provision. Débit Dépense Créances irrécouvrables de 150€ et crédit Provision pour créances douteuses de 150€ Le solde du compte de provision est désormais de 180€
- Si vous utilisez une quelconque forme de catégorisation des risques, n'oubliez pas d'ajuster le pourcentage du compte douteux des revenus supplémentaires en fonction de la catégorie de client ou de risque dont il provient.
- 4Enregistrez l'écriture de journal pour reconnaître un compte irrécouvrable. Lorsqu'un compte individuel est identifié comme irrécouvrable (par exemple, si l'acheteur a fait faillite et a perdu tous ses actifs), une écriture de journal est nécessaire. Dans l'exemple ci-dessus, imaginez que le solde du compte d'un client de 75€ a été jugé irrécouvrable. Pour apurer le compte, débiter la Provision pour Créances douteuses de 75€ et créditer le Compte Client de 75€ Ainsi, le solde du compte de provision sert essentiellement à couvrir la baisse des créances.
Par exemple, si 3% des dettes étaient historiquement impayées, l'entreprise ajustera la provision pour créances douteuses à 3% du total des ventes pour la période comptable en cours. - 5Inversez l'entrée lors du paiement. Parfois, un paiement enregistré comme irrécouvrable peut éventuellement être payé en totalité ou en partie. Cela est généralement dû aux mesures prises par une agence de recouvrement. Dans ce cas, contrepassez l'écriture en débitant le montant du paiement récupéré aux comptes débiteurs et en créditant la provision pour créances douteuses du même montant.
- Les exemples de transactions ci-dessus fonctionneront aussi bien lorsqu'ils sont exprimés dans d'autres devises. Par exemple, en roupies, en euros, en dollars, etc.
Les commentaires (3)
- Merci! Cette explication facile à comprendre m'a aidé à rédiger un rapport d'étudiant.
- Cela m'a beaucoup aidé dans mon examen GCE O/L.
- L'enseignement sur les comptes débiteurs a aidé. Merci!
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