Comment prélever des impôts sur les chèques de paie de vos employés?

Gérard Guillou-Muller
Gérard Guillou-Muller
• 13 min de lecture
Vous devez également retenir les impôts fédéraux de sécurité sociale
En plus de retenir l'impôt sur le revenu fédéral et d'État, vous devez également retenir les impôts fédéraux de sécurité sociale et d'assurance-maladie sur les salaires de vos employés.

Si vous êtes un employeur qui a un ou plusieurs employés, vous devrez probablement retenir diverses taxes sur le chèque de paie de chaque employé. Pour mettre en place vos procédures de retenue à la source, vous devrez demander des numéros d'identification fiscale auprès de votre département du revenu de l'État et de l'Internal Revenue Service (IRS). Lorsque vient le temps de retenir les impôts, vous retiendrez généralement l'impôt sur le revenu de l'État et du gouvernement fédéral ainsi que les impôts fédéraux de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Vous pouvez également être tenu de retenir périodiquement d'autres taxes (par exemple, des paiements supplémentaires). En plus de retenir des fonds sur le chèque de paie de chaque employé, vous êtes également tenu de déposer périodiquement ces fonds auprès de votre État et du gouvernement fédéral. Enfin, soit trimestriellement, soit une fois par an, vous serez tenu de produire une déclaration en tant qu'employeur.

Partie 1 sur 4: enregistrement de votre entreprise

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    Demandez les numéros d'identification requis. Lorsque vous démarrez une entreprise et prévoyez d'avoir des employés, vous devez vous inscrire auprès de votre État et du gouvernement fédéral afin d'obtenir des numéros d'identification d'employeur. Le numéro d'identification fédéral dont vous aurez besoin est appelé «numéro d'identification fédéral d'employeur» (FEIN). Il s'agira d'un numéro à neuf chiffres qui vous sera attribué par l'IRS et qui sera utilisé lorsque vous déclarerez la retenue. Chaque État aura son propre numéro d'identification fiscale dont vous aurez également besoin. Par exemple, au Minnesota, vous devrez demander un numéro auprès du ministère du Revenu.
    • Pour vous inscrire à un FEIN, postulez en ligne auprès de l'IRS. Le formulaire que vous utiliserez est SS-4.
    • Appelez votre département du revenu de l'État pour obtenir des informations sur la demande de votre numéro d'identification fiscale de l'État.
    • Si vous n'obtenez pas ces numéros d'identification, des amendes peuvent vous être imposées si vous signalez la rétention d'informations.
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    Vérifiez l'admissibilité de chaque employé à travailler. Chaque employé que vous embauchez doit être légalement autorisé à travailler en Europe. Si vous n'êtes pas en mesure de vérifier ces informations, de les embaucher et de retenir leurs impôts, l'IRS pourrait vous imposer des pénalités. Pour vérifier l'éligibilité de chaque employé à travailler, demandez à chacun de remplir le formulaire I-9, qui est disponible sur le site Web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis.
    • Une fois que chaque employé a rempli le formulaire I-9, vous devez le conserver dans vos dossiers pendant une période de trois ans. Si l'IRS demande une copie, vous devez en fournir une.
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    Confirmez le numéro de sécurité sociale de chaque employé. Chaque employé que vous embauchez doit avoir un numéro de sécurité sociale ou un numéro d'identification fiscale individuel. Ces numéros aident l'IRS à identifier les personnes à des fins fiscales. En tant qu'employeur, la Social Security Administration (SSA) vous permet de vérifier les numéros de sécurité sociale en ligne, par téléphone ou en soumettant une demande papier. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour utiliser l'une des méthodes de vérification, appelez le SSA.
    Tous les fonds que vous retenez sur les chèques de paie de vos employés doivent être stockés dans un compte
    Tous les fonds que vous retenez sur les chèques de paie de vos employés doivent être stockés dans un compte professionnel désigné pour les fonds retenus.
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    Classez le w-4 de chaque employé. Un W-4 est un formulaire IRS que les employés remplissent et vous soumettent afin que vous sachiez combien d'impôt fédéral sur le revenu vous devez retenir sur le chèque de paie de chaque employé. Les formulaires W-4 sont disponibles sur le site Web de l'IRS. Le montant que vous retiendrez dépendra de son statut de dépôt et des allocations retenues demandées.
    • Demandez à chaque employé de remplir un formulaire W-4 lors de son embauche. Conservez-les tous dans vos dossiers, car vous devrez peut-être soumettre des copies à l'IRS sur demande.
    • Si un employé ne soumet pas de W-4, retenez l'impôt comme s'il était célibataire avec zéro retenue à la source.

Partie 2 sur 4: retenues d'impôt sur l'emploi

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    Déterminez quels salaires sont imposables. Lorsque viendra le temps de payer vos employés, vous devrez retenir un certain montant sur le chèque de paie de chaque employé. Pour déterminer le montant à retenir, vous devez d'abord savoir quels salaires sont imposables. Alors que chaque État aura des règles différentes concernant les salaires imposables, la plupart des États suivront les règles fédérales. En général, toute rémunération versée à un employé pour des services rendus est soumise à l'impôt sur le revenu fédéral et étatique. Le salaire n'a pas besoin d'être en espèces et peut prendre la forme de biens, d'hébergement, de nourriture ou de vêtements. Un employé est toute personne que vous payez pour des services et vous contrôlez comment, quand et où le travail est effectué.
    • Par exemple, supposons que vous employez deux personnes. Une personne est considérée comme un entrepreneur indépendant en vertu de la loi fédérale (c'est-à-dire pas un employé) et est payée pour la nourriture et le logement. La deuxième personne que vous employez est payée toutes les deux semaines pour les services qu'elle vous fournit (c'est-à-dire qu'elle est un employé). Dans ce scénario, seuls les salaires de la deuxième personne sont soumis à la retenue d'impôt fédérale et étatique.
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    Calculez le salaire total de chaque employé. Le jour de la paie, vous devrez utiliser le salaire total de chaque employé pour la période de paie afin de retenir avec précision les impôts. Aux fins de l'impôt sur le revenu de l'État, si vous employez des non-résidents de l'État dans lequel vous exercez votre activité et payez des impôts, vous ne devez inclure que le salaire du non-résident payé pour le travail effectué dans votre État. Aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu, vous pouvez tout inclure.
    • Par exemple, si votre seul employé est payé toutes les deux semaines, sa période de paie sera de deux semaines. En supposant qu'ils résident dans l'État dans lequel vous exercez votre activité et payez des impôts, vous devez inclure toutes les formes de salaire dans le calcul. Supposons que votre employé soit payé 900€ par période de paie en argent ainsi que 600€ par période de paie en frais de logement. Le salaire total de cet employé serait égal à 1490€ par période de paie.
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    Validez les retenues à la source fédérales et étatiques de chaque employé. Examinez le W-4 de chaque employé pour déterminer ses indemnités de retenue à la source et son état matrimonial. Vous aurez besoin de cette information, en plus du salaire total, afin de déterminer le montant à retenir. Bien que le W-4 soit un document fédéral, la plupart des États l'accepteront. Cependant, certains États ont leur propre formulaire de retenue qui doit être utilisé s'il est disponible. Si un formulaire d'État est disponible, le formulaire fédéral ne peut pas être utilisé pour calculer les retenues d'État.
    • Par exemple, supposons que vous êtes dans un État qui accepte le W-4 fédéral, et c'est le seul formulaire de retenue que vous avez dans le dossier de votre employé. Supposons que votre employé a un statut matrimonial de «célibataire» et qu'il touche un nombre total d'allocations égal à quatre.
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    Déterminez le montant de l'impôt sur le revenu à retenir. En utilisant le salaire total, l'état matrimonial et les allocations totales de chaque employé, vous déterminerez l'impôt sur le revenu de l'État à retenir sur chaque chèque de paie. Cette détermination sera effectuée à l'aide d'une table de retenue d'impôt sur le revenu de l'État. Les tableaux peuvent être trouvés sur le site Web du département des revenus de votre état.
    • Par exemple, au Minnesota, il existe plusieurs tables et vous utiliserez celle qui correspond à la période de paie de l'état civil de votre employé. Si l'employé est célibataire et est payé deux fois par mois, vous utiliserez la table du Minnesota qui correspond à cette information. Lorsque vous trouverez ce tableau, vous localiserez l'intersection entre le nombre total d'allocations que votre employé prend et le total des salaires qu'il perçoit. Le numéro sur lequel vous atterrirez sera le montant que vous retiendrez. Si votre employé prend quatre acomptes à la source et gagne 1490€ toutes les deux semaines, vous retiendrez 56€ pour l'impôt sur le revenu de l'État.
    Vous devrez probablement retenir diverses taxes sur le chèque de paie de chaque employé
    Si vous êtes un employeur qui a un ou plusieurs employés, vous devrez probablement retenir diverses taxes sur le chèque de paie de chaque employé.
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    Calculez la retenue d'impôt fédérale sur le revenu. Il existe plusieurs façons de calculer le montant de la retenue fédérale, mais l'une des plus courantes consiste à utiliser la «méthode du pourcentage». Pour utiliser cette méthode, vous multiplierez une indemnité de retenue à la source pour votre période de paie (à l'aide d'un tableau spécifique dans la publication 15 de l'IRS) par le nombre d'indemnités que chaque employé a réclamées sur son W-4 fédéral. Vous devrez ensuite soustraire ce montant du salaire de chaque employé. Enfin, à l'aide d'un autre tableau, vous déterminerez le montant à retenir.
    • Par exemple, supposons que votre seul employé réclame quatre indemnités sur son W-4, qu'il soit célibataire et qu'il touche 1490€ de salaire total toutes les deux semaines. Une allocation, selon le tableau de l'IRS, est de 130€. Lorsque vous multipliez ce nombre par quatre, vous obtenez 500€ Ensuite, lorsque vous soustrayez 500€ à 1490€, vous obtenez 990€, qui est le montant soumis à la retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu.. En utilisant la publication IRS 15, vous trouverez alors le tableau qui correspond à une personne seule qui est payée toutes les deux semaines. Ensuite, trouvez la fourchette de salaire qui correspond au salaire de votre employé, après avoir soustrait vos indemnités, et calculez l'impôt en fonction de vos conclusions. Dans ce cas, vous retiendriez 130€ sur le salaire de votre employé.
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    Incluez les paiements supplémentaires que vous avez versés à chaque employé. Certains États vous demanderont également de retenir un certain pourcentage des paiements que vous effectuez à l'employé en plus du salaire normal. Des exemples de paiements supplémentaires incluent les heures supplémentaires, les commissions et les primes. Au Minnesota, par exemple, vous êtes tenu de retenir 6,25% du salaire supplémentaire de chaque employé.
    • Par exemple, supposons que vous ayez payé à votre seul employé une prime de 1490€ (en plus de son salaire total) en une seule période de paie. Dans ce cas, vous retiendriez 93€ supplémentaires (1490€ x 0,0625) en plus de l'impôt sur le revenu de l'État et du gouvernement fédéral que vous avez déjà retenu.
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    Retenir les impôts fédéraux sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie. En plus de retenir l'impôt sur le revenu fédéral et d'État, vous devez également retenir les impôts fédéraux de sécurité sociale et d'assurance-maladie sur les salaires de vos employés. Pour 2016, vous êtes tenu de retenir 6,2% pour les taxes de sécurité sociale et 1,45% pour les taxes Medicare.
    • Par exemple, si le salaire total de votre employé est de 1490€, vous devrez retenir 93€ pour les taxes de sécurité sociale (1490€ x 0,062) et 22€ (1490€ x 0,0145) pour les taxes Medicare.
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    Utilisez un calculateur d'impôt lorsqu'il est disponible. Certains États proposent un calculateur d'impôt en ligne pour vous aider à calculer vos responsabilités en matière de retenue d'impôt. Si votre état offre cette ressource, utilisez-la. Par exemple, au Minnesota, vous pouvez visiter le site Web du ministère du Revenu et utiliser leur calculateur d'impôt pour vous aider.

Partie 3 sur 4: dépôt des impôts sur l'emploi

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    Envisagez de faire appel à un spécialiste de la paie. Des prestataires de services de paie peuvent être embauchés pour contrôler vos fonds afin de déposer les impôts retenus et de produire des déclarations en votre nom. Ces services peuvent être extrêmement utiles si vous n'avez pas d'expérience en finance ou si vous ne voulez pas vous éloigner d'autres tâches professionnelles. Le coût de ces services varie d'un endroit à l'autre, mais la structure des frais est généralement la même. Vous devrez généralement payer des frais mensuels fixes en plus des frais pour chaque employé que vous avez.
    • Les forfaits peuvent aller de 15€ à 75€ selon les prestations qu'ils réalisent pour vous. La charge par employé varie généralement de 0,70€ à 7,50€
    Du gouvernement fédéral ainsi que les impôts fédéraux de sécurité sociale
    Lorsque vient le temps de retenir les impôts, vous retiendrez généralement l'impôt sur le revenu de l'État et du gouvernement fédéral ainsi que les impôts fédéraux de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
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    Déterminez quel calendrier de dépôt vous devez utiliser. Au moins une fois par mois, vous devrez déposer vos fonds retenus auprès de l'IRS et du département du revenu de l'État. Pour déterminer la fréquence à laquelle vous devez déposer vos fonds retenus, vous devrez suivre les règles énoncées dans la publication IRS 15. En général, si vous avez déclaré 37300€ ou moins de taxes au cours de votre période d'analyse (généralement l'année précédente), vous déposera une fois par mois. Si vous avez déclaré plus de 37300€, vous ferez un rapport bihebdomadaire.
    • Le montant que vous déclarez correspond au total des impôts fédéraux sur le revenu, l'assurance-maladie et la sécurité sociale que vous avez retenus sur chaque employé que vous avez combiné.
    • Votre calendrier de dépôt d'État coïncidera généralement avec votre calendrier fédéral. Par conséquent, si vous effectuez un dépôt mensuel auprès de l'IRS, vous effectuerez également un dépôt mensuel auprès du département des revenus de votre État.
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    Rassemblez les fonds retenus dans un compte professionnel sécurisé. Tous les fonds que vous retenez sur les chèques de paie de vos employés doivent être stockés dans un compte professionnel désigné pour les fonds retenus. Vous ne devez jamais mélanger les fonds retenus avec vos comptes personnels. Lorsque viendra le temps de déposer de l'argent, les fonds seront prélevés sur ce compte.
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    Déposez vos retenues d'État auprès de l'État. La plupart des États vous demanderont d'effectuer vos dépôts par voie électronique si vous répondez à certains critères. Par exemple, au Minnesota, vous êtes tenu de déposer par voie électronique si vous avez retenu 7460€ ou plus l'année précédente, vous êtes tenu de payer par voie électronique par un autre département d'État ou si vous utilisez une société de services de paie.
    • Assurez-vous de déposer vos fonds en temps opportun ou vous pourriez être soumis à des frais de retard. Au Minnesota, si vous déposez vos fonds en retard, vous devrez payer une pénalité de 5% sur la totalité de votre dépôt dû.
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    Déposez vos retenues fédérales auprès de l'IRS. L'IRS exige que chacun transfère ses fonds par voie électronique afin d'effectuer des dépôts. Lorsque la date d'échéance arrive, assurez-vous d'effectuer votre transfert à temps, sinon une pénalité fédérale vous sera imposée. Si vous avez un à cinq jours de retard, vous devrez 2% de plus. Cependant, les pénalités peuvent aller jusqu'à 15% dans certaines circonstances.

Partie 4 sur 4: production de déclarations

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    Déterminez les dates d'échéance de votre déclaration. En plus de déposer des fonds auprès de votre État et du gouvernement fédéral, vous devez également produire des déclarations de revenus d'employeur trimestrielles ou annuelles auprès de votre État et du gouvernement fédéral. Chaque État et le gouvernement fédéral auront des règles différentes concernant le moment où vous devez déposer.
    • L'IRS vous oblige à produire des déclarations trimestrielles à moins qu'ils ne vous en avisent autrement ou à moins qu'une exception fédérale ne s'applique. Les exceptions s'appliquent aux employeurs agricoles, aux employeurs saisonniers, aux employeurs de ménages ou aux employeurs déclarant des salaires pour des employés vivant dans les territoires de l'Europe.
    • Un État comme le Minnesota exige également des déclarations de revenus trimestrielles des employeurs, sauf si vos déclarations portent sur des montants minimes (370€ ou moins).
    Vous êtes tenu de retenir 6,2% pour les taxes de sécurité sociale
    Pour 2016, vous êtes tenu de retenir 6,2% pour les taxes de sécurité sociale et 1,45% pour les taxes Medicare.
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    Rassemblez les documents requis par l'État et le gouvernement fédéral. En général, tant que vous êtes tenu de produire des déclarations trimestrielles, vous remplirez le formulaire IRS 941. Chaque État aura également ses propres formulaires que vous devrez vous procurer. Le Minnesota a une feuille de travail que vous devez remplir, qui peut être trouvée en ligne.
    • Si vous produisez chaque année, vous aurez besoin du formulaire IRS 944 au lieu du formulaire 941.
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    Remplissez les formulaires. Le but de ces formulaires est de vous assurer que vous payez les impôts de l'employeur requis et d'obtenir un remboursement si vous avez payé en trop. Les déclarations de revenus fédérales et étatiques des employeurs vous demandent des informations sur votre entreprise ainsi que sur vos dépôts trimestriels. Lorsque vous remplissez vos formulaires, assurez-vous de les remplir correctement et complètement. Toute erreur pourrait retarder votre retour et vous pourriez même devoir payer une pénalité. Généralement, vous aurez besoin des informations suivantes pour remplir vos déclarations:
    • Votre numéro d'identification d'employeur
    • Le nombre d'employés que vous avez
    • Les salaires que vous avez payés
    • Les impôts retenus
    • Votre calendrier de dépôt habituel
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    Classer les formulaires. La déclaration fédérale peut être produite en ligne ou par la poste. Si vous déposez en ligne, vous utiliserez le service de fichier électronique de l'IRS. Si vous envoyez votre déclaration par la poste, vous l'enverrez à une adresse désignée qui variera selon l'endroit où se trouve votre entreprise et si vous effectuez un paiement. Vous pouvez consulter les instructions du formulaire IRS 941 pour plus d'informations.
    • Certaines déclarations d'État doivent être déposées par voie électronique ou par téléphone. D'autres États autoriseront les soumissions sur papier. Par exemple, au Minnesota, les déclarations des employeurs doivent être déposées par voie électronique ou par téléphone.
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    Préparez vos w-2 à la fin de l'année. À la fin de chaque année, vous devrez préparer et déposer le formulaire IRS W-2 pour déclarer les revenus que vous avez versés aux employés. Ces informations seront communiquées à l'IRS et à la SSA. Chacun de vos employés doit recevoir une copie de son W-2 personnel avant le 31 janvier de chaque année.
    • Le formulaire W-2 se trouve sur le site Web de l'IRS.
Lisez aussi: Comment déposer une LLC en tant que S Corp pour les impôts?

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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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