Comment externaliser les tâches des petites entreprises?

Vous pouvez déterminer s'il existe d'autres tâches que votre petite entreprise peut sous-traiter — Si votre sous-traitance a fait ses preuves, vous pouvez déterminer s'il existe d'autres tâches que votre petite entreprise peut sous-traiter.

L'externalisation des tâches des petites entreprises afin que vous et vos employés puissiez vous concentrer sur la génération de revenus et de nouvelles affaires est un excellent moyen d'avoir un impact sur la productivité, la croissance et les revenus de votre petite entreprise. Grâce à une technologie qui vous permet de vous connecter numériquement avec n'importe qui dans le monde à tout moment, vous pouvez confier des responsabilités telles que la comptabilité, le marketing, les technologies de l'information et les fonctions administratives à des sous-traitants et des indépendants que vous n'avez pas besoin de garder dans votre personnel. Vous pouvez également sous-traiter la fabrication de pièces de produits à des fournisseurs. Externalisez les tâches des petites entreprises en décidant ce que vous ne voulez pas faire vous-même et en trouvant les meilleurs professionnels avec qui travailler.

Partie 1 sur 4: choisir les tâches à sous-traiter

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Décidez de ce que votre entreprise doit sous-traiter. Que vous soyez un propriétaire unique ou le propriétaire d'une petite entreprise, il y a de nombreuses tâches que vous n'avez probablement pas le temps ou le personnel à faire. Identifiez les tâches qui n'ont pas besoin d'être effectuées au bureau. Sur le plan logistique, ce seront les plus faciles à externaliser. Ensuite, déterminez les points forts et les valeurs de votre entreprise et les compétences de base de vous et de votre personnel. Vous et vos employés devez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
- Par exemple, une entreprise de conception de sites Web ne doit sous-traiter aucun aspect de la conception de sites Web, car la conception de sites Web est la compétence principale de l'entreprise et le propriétaire ne doit pas la déléguer à d'autres.
- Cependant, cette entreprise pourrait sous-traiter la paie ou un autre processus non essentiel.
- Vous devriez également rechercher une aide extérieure pour les tâches répétitives. La plupart des tâches relativement simples et répétitives peuvent être sous-traitées à moindre coût. Par exemple, les tâches de comptabilité, de paie et de saisie de données n'ont probablement pas besoin d'être effectuées sur place.
- De plus, vous pouvez réduire le coût de votre travail à la réception (comme la planification et la prise d'appels) en embauchant un assistant virtuel plutôt qu'une réceptionniste à temps plein.
- Il existe un certain nombre de services d'assistants virtuels qui offrent la gestion des appels téléphoniques, une assistance client de base et la gestion des rendez-vous, le tout pour beaucoup moins que ce qu'il vous en coûterait d'embaucher une réceptionniste.
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Externalisez les tâches nécessitant une expertise que votre entreprise ne possède pas. Il y a trois raisons à l'externalisation: obtenir l'expertise manquante, étendre les ressources et réduire les coûts. Lorsque vous avez besoin d'une expertise de niveau exécutif mais que vous ne pouvez pas vous permettre d'embaucher une équipe de vice-présidents, vous pouvez sous-traiter ce type de travail. Par exemple, faites appel à un avocat fiscaliste plusieurs fois par an pour analyser vos livres et rapports financiers. Cela vous évitera d'avoir à embaucher un directeur financier ou un comptable à temps plein.
- Votre support client, votre informatique et d'autres tâches basées sur les connaissances peuvent également être externalisées efficacement si vous avez le bon partenaire. Cela peut vous éviter d'embaucher un certain nombre d'employés supplémentaires et de prolonger vos heures d'ouverture. Assurez-vous de rechercher une entreprise réputée qui peut fournir le même niveau de service client que vous-même.
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Externaliser pour une plus grande capacité. Certains projets essentiels pour votre entreprise n'auront besoin d'être achevés qu'une seule fois ou une fois toutes les quelques années. Par exemple, vous n'avez besoin que votre logo et votre site Web conçus (ou repensés) toutes les quelques années. Par conséquent, il n'y a aucune raison d'embaucher des employés permanents pour ces tâches.
- S'ils réussissent bien, vous pouvez engager les mêmes partenaires d'externalisation lorsque vous avez besoin de services supplémentaires connexes, comme une mise à jour de site Web ou la conception graphique d'une publicité.
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Externaliser pour réduire les coûts. Une autre raison courante d'externaliser est de réduire les coûts. Ceux-ci peuvent être des coûts monétaires ou des coûts de temps. Dans de nombreux cas, un partenaire externalisé spécialisé sera en mesure d'effectuer la tâche à un niveau d'efficacité plus élevé et, par conséquent, à moindre coût. Cela peut être fait avec la fabrication ainsi que d'autres opérations commerciales, telles que le marketing.

Même le partenaire d'externalisation le plus expérimenté aura besoin de temps pour perfectionner le service qu'il fournit à votre entreprise.

Partie 2 sur 4: définir vos besoins d'externalisation

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Définissez votre tâche externalisée. Rédigez une explication et une définition approfondies des tâches ou des processus externalisés. Assurez-vous de spécifier vos intrants (ce que vous fournirez au partenaire d'externalisation, le cas échéant) et vos extrants (les livrables que vous vous attendez à recevoir en retour). Incluez autant de détails que possible sur ce dont vous avez besoin en termes de qualité, de quantité et de vitesse. Vérifiez à nouveau vos coordonnées pour vous assurer que vous avez inclus tout ce dont vous souhaitez que le partenaire d'externalisation soit responsable.
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Déterminez vos normes de qualité et ce que vous pouvez vous permettre. Pour choisir un partenaire d'externalisation fiable, vous aurez besoin d'un moyen d'évaluer la qualité de ses services. Cela vous aidera à éliminer les partenaires potentiels qui ne peuvent pas fournir ce niveau de service. Déterminez une unité définissable par laquelle vous pouvez mesurer le niveau de performance du partenaire d'externalisation.
- Par exemple, un taux de satisfaction client pour le support client ou un pourcentage d'erreur pour les services de paie peuvent être mesurés, suivis et convenus dans un contrat d'externalisation.
- Dans de nombreux cas, il y aura un compromis entre la qualité et la vitesse ou le coût. Vous devrez peut-être réduire vos attentes en matière de qualité si vous ne pouvez pas vous permettre des partenaires d'externalisation de meilleure qualité.
- N'oubliez pas que vous ne devez jamais sous-traiter quelque chose que vous ne pouvez pas gérer vous-même. Par exemple, vous ne laisseriez jamais quelqu'un d'autre faire la comptabilité de l'entreprise à moins qu'il n'y ait une expertise au sein de l'entreprise pour comprendre et gérer le processus/les livrables.
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Clarifier les termes de l'interaction avec les partenaires d'externalisation. Les tâches externalisées nécessiteront toujours une surveillance de votre part. Vous devrez déterminer qui, que ce soit vous-même ou un employé, sera chargé de fournir des informations, d'interagir avec et de résoudre les conflits avec le partenaire d'externalisation. Incluez l'étendue de cette interaction, dans la mesure où vos besoins et capacités pour le faire, dans la description de vos besoins d'externalisation. Assurez-vous de spécifier comment vos processus et services interagiront avec ceux du partenaire d'externalisation.
- C'est également un bon endroit pour inclure des règles ou des restrictions sur les données partagées avec le partenaire d'externalisation.
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Fournir un dossier de candidature pour les partenaires d'externalisation potentiels. Créez une explication spécifique du travail que vous devez faire. Cela devrait inclure une bonne explication de la portée des travaux, des attentes, du calendrier et de toute autre exigence. Cela permettra à vos fournisseurs potentiels ou partenaires d'externalisation de calculer les coûts de leur côté et de vous fournir une offre précise.
- Fournissez des buts/objectifs mesurables pour vos processus externalisés.
- Définissez clairement vos besoins afin que vous et vos partenaires d'externalisation potentiels soyez sur la même longueur d'onde dès le départ.

Externalisez les tâches des petites entreprises en décidant ce que vous ne voulez pas faire vous-même et en trouvant les meilleurs professionnels avec qui travailler.

Partie 3 sur 4: trouver un partenaire d'externalisation

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Recherchez d'excellents fournisseurs. Une fois que vous avez décidé quoi sous-traiter, recherchez les bons entrepreneurs. Commencez par demander des références de votre propre réseau professionnel. Discutez avec d'autres propriétaires d'entreprise et professionnels de la manière et de l'endroit où ils sous-traitent. Vous pouvez également vérifier le domaine des associations professionnelles ou des groupes commerciaux dans lesquels vous essayez d'externaliser le travail. Utilisez d'autres plateformes de médias sociaux telles que Facebook ou Twitter pour annoncer ce que vous recherchez.
- Alternativement, vous pouvez vous connecter avec des entrepreneurs et des pigistes sur des sites tels que eLance, Guru et oDesk. Ces sites Web permettent aux propriétaires d'entreprise de placer une annonce décrivant le type de travail qu'ils doivent effectuer, et les entrepreneurs répondent avec leurs qualifications et leurs tarifs.
- Envoyez à chaque fournisseur potentiel le même document d'offre que vous avez préparé afin que vous puissiez comparer plus facilement leurs offres.
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Passez en revue les qualifications et l'expérience. Vérifier les références et mener des entretiens. Demandez à voir des exemples de travaux et des références. Assurez-vous que le partenaire d'externalisation parle suffisamment bien votre langue pour faire des affaires. Posez des questions pour couvrir vos préoccupations ou résoudre les problèmes potentiels qui pourraient survenir plus tard. Faire des recherches sur chaque prospect plus que vous ne le pensez nécessaire vous aidera à sélectionner le meilleur partenaire d'externalisation.
- Effectuer une due diligence sur chaque candidat. Cela devrait inclure le contact avec les clients antérieurs et existants spécifiquement.
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Évaluez le niveau de sécurité des données du partenaire d'externalisation. Si vous partagez des informations financières, clients ou exclusives avec le partenaire d'externalisation, vous devrez vous assurer que la sécurité de ses données est à la hauteur. Demandez une déclaration de conformité ISO 27002 pour évaluer leur niveau de sécurité global. De même, une déclaration de conformité PCIDSS et une déclaration de conformité HIPAA doivent être examinées pour les partenaires traitant respectivement les informations de carte de crédit et d'assurance maladie.
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Comparez les partenaires potentiels et choisissez celui qui vous convient le mieux. Contactez des partenaires d'externalisation potentiels réputés et demandez-leur de soumettre une offre en fonction de votre portée de travail. Ne leur dites pas quel est votre budget afin qu'ils puissent soumettre des offres honnêtes. Lorsque vous avez collecté plusieurs offres, examinez-les pour le prix et le niveau de qualité qu'elles peuvent fournir. Il n'est généralement pas conseillé de choisir l'offre la plus basse, car vous en avez généralement pour votre argent.

L'externalisation des tâches des petites entreprises afin que vous et vos employés puissiez vous concentrer sur la génération de revenus et de nouvelles affaires est un excellent moyen d'avoir un impact sur la productivité, la croissance et les revenus de votre petite entreprise.

Partie 4 sur 4: finalisation de l'accord d'externalisation

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Créer un contrat. Lorsque vous trouvez une personne ou une entreprise à laquelle vous êtes prêt à sous-traiter vos tâches, rédigez un contrat qui décrit le travail, les délais, les attentes et le taux de rémunération. Assurez-vous que chaque détail imaginable de l'accord est clairement indiqué et ne laisse aucune place à une mauvaise interprétation. Cela est particulièrement vrai pour le délai et la quantité/qualité du travail attendu. Vous devez également inclure une clause dans le contrat qui prévoit des révisions à votre accord.
- Assurez-vous d'inclure des éléments de recours et de recours au cas où les choses tourneraient mal. Discutez avec votre avocat de la création de ces types de protections juridiques dans le contrat.
- Assurez-vous que vous et le partenaire avez lu le contrat et que vous le comprenez parfaitement avant de le signer.
- Éliminez toute question ou préoccupation avant de finaliser le contrat. Vous ne voulez pas que ces problèmes surviennent une fois que vous travaillez ensemble.
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Communiquez clairement et souvent avec votre fournisseur d'externalisation. Demandez des rapports d'état hebdomadaires ou organisez des réunions via une conférence téléphonique ou un chat vidéo pour vous informer mutuellement de votre position. S'il y a une différence de fuseau horaire entre vous et le partenaire d'externalisation, transformez-le en un avantage en lui faisant travailler sur des tâches urgentes pendant que vous ne travaillez pas (comme la nuit).
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Laissez le temps au partenaire d'externalisation de s'adapter. Même le partenaire d'externalisation le plus expérimenté aura besoin de temps pour perfectionner le service qu'il fournit à votre entreprise. Les employés de leur côté devront apprendre vos pratiques commerciales établies ou vos informations au fil du temps. Il y aura probablement une période de transition au cours de laquelle le niveau de service ne sera pas à la hauteur de vos normes. Ne t'inquiète pas; si vous avez choisi le bon partenaire, ils s'amélioreront avec le temps.
- Continuez le processus en interne jusqu'à ce que la période de transition soit terminée et que le travail soit effectué avec succès.
- S'ils ne s'améliorent pas, vous devriez être protégé par les normes de qualité établies dans votre contrat et pouvez commencer à chercher un nouveau partenaire d'externalisation.
- Évitez de microgérer le travail de votre partenaire d'externalisation. Cela ne fera que réduire le temps que vous devriez gagner en externalisant votre travail et vous distraire de vos opérations principales.
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Évaluez régulièrement le processus d'externalisation. Assurez-vous que l'externalisation permet à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent et que le travail est effectué à votre satisfaction. Si votre sous-traitance a fait ses preuves, vous pouvez déterminer s'il existe d'autres tâches que votre petite entreprise peut sous-traiter.

Conseils

Attention à ne pas sous-traiter des tâches simplement parce qu'elles sont impopulaires et que vous n'avez pas envie de les faire. Lorsque vous identifiez les parties de votre travail qui sont essentielles pour votre entreprise et vos clients, assurez-vous que vous et vos employés à temps plein gérez ces tâches.

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