Comment externaliser?

Un partenaire de sous-traitance de fabrication peut utiliser des matériaux de qualité inférieure — Par exemple, un partenaire de sous-traitance de fabrication peut utiliser des matériaux de qualité inférieure qui ne relèvent pas des termes du contrat.

L'externalisation des tâches est l'une des stratégies que les entreprises peuvent utiliser pour maintenir les coûts des fonctions essentielles aussi bas que possible. Lorsque les bons partenaires d'externalisation sont choisis, le résultat final est que ces tâches sont exécutées efficacement et que l'entreprise bénéficie de l'expertise de ces partenaires. Choisir les bons partenaires nécessite de comprendre à quels besoins l'externalisation répondra, comment les partenaires s'y prennent pour accomplir ces tâches et déterminer si ces politiques et procédures sont en harmonie avec la culture d'entreprise de votre entreprise.

Partie 1 sur 3: déterminer les tâches à sous-traiter

1
Déterminez quelles tâches pourraient être externalisées et économisez de l'argent pour l'entreprise. L'identification des tâches à externaliser, ainsi que les avantages de l'externalisation que l'entreprise en tirera, ouvre la voie à la recherche des bons partenaires d'externalisation. Il existe diverses raisons d'externaliser, notamment des économies de coûts, un manque de compétences internes, des tâches ou des projets de plus courte durée et l'expansion sur de nouveaux marchés.
- L'externalisation peut être utile pour des besoins ponctuels, comme la création d'un logo.
2
Envisagez d'externaliser des tâches qui impliquent un ensemble de compétences ou un équipement spécialisé. Les meilleures tâches à sous-traiter sont celles qui nécessitent un équipement spécialisé ou des compétences que votre entreprise ou vos employés ne possèdent pas. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d'un concepteur de site Web expérimenté pour mettre à jour votre site Web, mais ne le faites pas assez souvent pour embaucher un développeur Web à temps plein. Alternativement, vous pouvez sous-traiter des tâches répétitives telles que la saisie de données ou l'expédition de produits qui nécessitent une infrastructure et une formation simple.
- Pour un autre exemple, de nombreuses entreprises constatent que l'externalisation des tâches de paie permet de réduire considérablement les dépenses comptables.
- De même, les entreprises ont également tendance à trouver que l' externalisation du service client et de l'assistance permet de continuer à aider les clients avec des questions et des préoccupations sans maintenir un personnel de service client à temps plein.
3
Évitez d'externaliser les processus métier clés. Les tâches que vous sous-traitez doivent être celles qui peuvent être effectuées tout aussi bien par une personne extérieure à votre entreprise. C'est-à-dire, n'externalisez aucune de vos stratégies commerciales principales. Par exemple, une petite entreprise qui conçoit et fabrique des accessoires téléphoniques ne devrait sous-traiter aucun de ses processus de conception, mais pourrait envisager d'externaliser la fabrication si et seulement si son partenaire pouvait fabriquer le produit aussi bien que l'entreprise le pouvait en interne.
- N'externalisez pas les fonctions qui ne peuvent pas être mesurées; si vous ne pouvez pas mesurer une activité, vous ne pouvez pas la gérer.
- L'entreprise de l'exemple devrait cependant envisager d'externaliser d'autres processus commerciaux essentiels, tels que l'expédition et la paie, en supposant que les économies de coûts sont là.
4

Externalisez les petites tâches dans un premier temps. Il peut être avantageux de commencer par une tâche relativement petite pour votre partenaire d'externalisation. Cela vous permettra de voir la qualité de leur travail sans prendre trop de risques. Une autre façon de le faire est de donner une période d'essai d'environ un mois. Cela fonctionne pour les tâches qui ne peuvent pas nécessairement être décomposées en plus petites parties.

Vous pouvez sous-traiter des tâches répétitives telles que la saisie de données ou l'expédition de produits — Alternativement, vous pouvez sous-traiter des tâches répétitives telles que la saisie de données ou l'expédition de produits qui nécessitent une infrastructure et une formation simple.

Partie 2 sur 3: recherche d'un partenaire d'externalisation

1
Définissez les qualifications du partenaire d'externalisation. L'idée est de trouver un partenaire capable d'effectuer les tâches assignées d'une manière qui améliorera votre entreprise, sans limiter la productivité de l'entreprise. Vous devez également définir des attentes claires concernant le délai dans lequel les tâches doivent être accomplies.
- Par exemple, les services de paie devraient être en mesure de gérer toutes les retenues à la source et de fournir la paie aux employés sans délai, tandis que les fournisseurs de services à la clientèle devraient être en mesure de suivre vos directives pour interagir avec les clients.
2
Envisagez de faire appel à une agence d'externalisation. Si vous envisagez d'externaliser à l'étranger, il peut être avantageux de faire appel à une agence d'externalisation. Ces organisations mettent en relation des entreprises nationales avec des partenaires d'externalisation internationaux, fournissent des garanties de qualité et peuvent s'efforcer de simplifier des processus tels que la communication et la facturation. Recherchez en ligne des agences d'externalisation pour commencer. Certains des plus gros joueurs sont:
- Odesk.
- Elance.
3

Identifiez les partenaires d'externalisation potentiels. Rassemblez les noms de partenaires potentiels à partir de vos relations commerciales, des chambres de commerce locales, des associations professionnelles et même des recherches sur Internet. Limitez la liste des partenaires à ceux qui semblent offrir les avantages que vous envisagez et qui ont la réputation d'offrir un niveau élevé de soutien à leur clientèle. Recherchez les évaluations des meilleurs partenaires et essayez de trouver des exemples de leurs précédents pour voir s'ils répondent à vos normes de qualité.
4

Interviewez ces prospects. Prenez le temps de contacter chacun individuellement et de discuter de vos besoins. Tous les prospects qui fournissent des réponses directes, claires et indiquent qu'ils comprennent ce dont vous avez besoin et peuvent répondre à ces besoins restent sur la liste. Tous les contacts qui semblent vagues ou évasifs dans leurs réponses doivent être éliminés de la liste. Une visite physique doit être effectuée si le travail effectué est important. De plus, si vous sous-traitez à l'étranger, assurez-vous que le sous-traitant se conforme aux normes du travail américaines ou soyez prêt à faire de la mauvaise publicité.
5

Envoyez une demande de proposition ou un appel d'offres à ces prospects qualifiés. Un appel d'offres comprendra une demande d'estimation de prix et une description des services qu'ils sont en mesure de fournir, ainsi que des exemples de leurs travaux antérieurs. Cela vous permet d'examiner les informations sur chaque prospect côte à côte, en réduisant finalement la sélection à un partenaire qui est très susceptible de répondre à vos besoins.
6

Ne soyez pas bon marché. Travaillez toujours à travailler avec le partenaire qui peut fournir la meilleure combinaison de qualité et de valeur. C'est-à-dire, ne cherchez pas seulement le prix le plus bas. Ne choisissez le moins-disant que si sa qualité est comparable à la vôtre et/ou à ce que vous attendez de votre partenaire d'externalisation.

L'identification des tâches à externaliser, ainsi que les avantages de l'externalisation que l'entreprise en tirera, ouvre la voie à la recherche des bons partenaires d'externalisation.

Partie 3 sur 3: travailler avec un partenaire d'externalisation

1
Créer une déclaration de contrat de travail. Votre contrat avec votre partenaire sera défini par un cahier des charges qui précise les spécificités de votre relation commerciale. Il précisera les services qui seront fournis, le calendrier de fourniture de ces services et le paiement des services.
- Écrivez en termes clairs exactement ce que le partenaire doit fournir et quand le travail, ou des pièces de travail, est dû. Cela peut inclure des jalons, un calendrier et des livrables spécifiques.
- Profitez-en également pour prendre contact. Par exemple, envisagez d'organiser un appel hebdomadaire ou mensuel pour évaluer les progrès.
- Vous devez également négocier le paiement et les conditions de paiement, comme le montant dû à chaque étape et les conditions de paiement.
- Si possible, établissez une pénalité financière en cas de manquement du sous-traitant à son engagement. Faire venir des tâches en interne ou trouver un autre sous-traitant peut coûter cher.
2

Contrat avec le partenaire d'externalisation de votre choix. Après avoir examiné les termes du contrat pour vous assurer que la tarification et les autres éléments clés de l'accord sont en harmonie avec les informations fournies dans la proposition, finalisez le partenariat et commencez à profiter des avantages qui découlent de l'externalisation des tâches essentielles au bon partenaire. Il peut être difficile de céder le contrôle de la tâche à un tiers, mais essayez de ne pas contrôler son travail à chaque fois. Cela épuisera rapidement le temps que vous avez gagné en externalisant le travail.
3

Rationalisez la communication avec le partenaire. Quelle que soit la distance de votre partenaire, vous devrez trouver un moyen d'établir une communication efficace avec lui afin de pouvoir communiquer clairement les plans et les objectifs de performance. Établissez immédiatement des points de contact avec leur organisation afin que vous puissiez commencer à établir une relation avec eux. Ensuite, établissez des protocoles de communication, comme exactement ce que certains mots ou expressions de votre contrat signifient dans le contexte du contrat. Assurez-vous d'expliquer tous les termes spécifiques à l'entreprise ou à l'industrie utilisés avec lesquels le partenaire n'est peut-être pas familier. Cela peut aider à éviter toute confusion sur la route.
4

Évaluez la performance du partenaire. Une fois le premier jalon atteint ou les premiers produits ou services livrés, prenez le temps d'évaluer la qualité et l'opportunité du travail du partenaire. Ont-ils tenu leurs promesses? C'est à ce moment-là que vous pouvez décider de poursuivre ou non votre relation avec ce partenaire. S'ils ont très bien réussi, vous pouvez alors choisir d'intensifier votre implication avec eux.
5

Faites confiance, mais vérifiez, le travail du partenaire. Les exemples abondent de partenaires d'externalisation qui ne parviennent pas à respecter leur fin de contrat. Par exemple, un partenaire de sous-traitance de fabrication peut utiliser des matériaux de qualité inférieure qui ne relèvent pas des termes du contrat. Alternativement, une amitié peut se nouer entre le partenaire sous-traitant et l'entrepreneur, entraînant des difficultés à maintenir la relation sous-traitant-propriétaire de l'entreprise. Dans les deux cas, il est important que le propriétaire de l'entreprise se souvienne de faire confiance au partenaire d'externalisation, tout en procédant à des évaluations objectives et régulières pour s'assurer qu'il fonctionne comme indiqué dans le contrat.
6

Soyez conscient des différences culturelles. Lorsque vous communiquez avec un partenaire d'externalisation à l'étranger, veillez à prendre en compte les différences culturelles. Par exemple, la négociation, les commentaires critiques et, dans certains cas, les déclarations directes peuvent être perçus différemment par d'autres cultures. Prenez le temps de rechercher des pratiques commerciales pour la culture de votre partenaire avant d'entamer des négociations avec eux. Cela rendra votre coopération plus simple et plus efficace.

Entraînant des difficultés à maintenir la relation sous-traitant-propriétaire de l'entreprise — Alternativement, une amitié peut se nouer entre le partenaire sous-traitant et l'entrepreneur, entraînant des difficultés à maintenir la relation sous-traitant-propriétaire de l'entreprise.

Conseils

Gardez toujours les propositions à portée de main pendant au moins un an. Dans le cas où une difficulté surviendrait avec le partenaire de votre choix, vous pouvez toujours passer en revue les autres et éventuellement identifier un remplaçant viable.
Prenez votre temps lorsque vous choisissez un partenaire d'externalisation. Cela augmente les chances de faire le bon choix du premier coup, plutôt que de négliger quelque chose d'important et de devoir recommencer à une date ultérieure avec un nouveau partenaire.

Lisez aussi: Comment fermer une petite entreprise?

Comment externaliser?

Pas

Partie 1 sur 3: déterminer les tâches à sous-traiter

Partie 2 sur 3: recherche d'un partenaire d'externalisation

Partie 3 sur 3: travailler avec un partenaire d'externalisation

Conseils

Lisez aussi: