Comment développer une stratégie d'externalisation?

Contactez des fournisseurs externes et des prestataires de services pour vous renseigner sur leur expertise. L'une des principales raisons d'externaliser un service particulier est de bénéficier des connaissances et de l'expérience de personnes et/ou d'entreprises extérieures.

• Demandez des devis. La collecte d'estimations de coûts dès le début du processus vous aidera à effectuer une analyse coûts-avantages et des études de prix concurrentiels.
• Vérifier les références pour assurer la qualité des services. Demandez à parler à d'autres organisations qui ont été servies par le vendeur ou le prestataire de services.

Calculez les coûts financiers et les économies. La formation du personnel interne et le financement d'espaces de bureau et d'équipements pour le nouveau personnel peuvent entraîner des coûts plus élevés que l'externalisation des tâches à un tiers.

• Tenir compte des coûts de maintenance du contrat. Le personnel interne doit superviser les contrats d'externalisation, ce qui peut impliquer un investissement en temps, en équipement et en frais de déplacement.
• Déterminez si les compétences nécessaires existent en interne. Les employés salariés peuvent posséder les compétences requises, ce qui rend inutile l'embauche de fournisseurs ou de consultants externes.

Évaluer les besoins de qualité. L'externalisation peut être risquée si un fournisseur externe, un entrepreneur ou un cabinet de conseil ne répond pas aux attentes de qualité. Dans ces cas, les organisations encourent généralement des coûts plus élevés car elles doivent faire réviser le travail par un autre fournisseur ou embaucher du personnel en personne pour corriger les problèmes. Établissez des normes de qualité en discutant avec les clients et en organisant des réunions internes pour dresser une liste des qualités indispensables. Soyez attentif aux différences culturelles qui pourraient exister entre le fournisseur et vous-même ou le client final, si vous envisagez de sous-traiter à l'étranger.

• Diffuser les exigences de qualité. Assurez- vous que vos fournisseurs et consultants externes reçoivent une explication claire des normes de qualité, à la fois verbalement et par écrit.

Analyser les dynamiques culturelles et de communication. La nature du travail peut vous obliger à sous-traiter à des entreprises nationales qui comprennent la culture de vos clients. Alternativement, vos besoins peuvent être de nature technique, ce qui rend plus abordable l'externalisation à l'étranger.

Évaluer les considérations juridiques. Examinez les lois fiscales, la langue des contrats, les responsabilités en matière de protection des données et d'autres facteurs pertinents pour votre secteur et votre lieu de travail avant de signer un accord d'externalisation.

Examiner les risques relationnels.

• Pensez aux relations internes. L'externalisation d'une partie importante des responsabilités du personnel interne doit être accompagnée d'une explication. Communiquez toujours ouvertement avec le personnel pour éviter les malentendus et le moral des employés.
• Examiner les relations avec les clients. Déterminez comment vos clients seront affectés par vos plans d'externalisation. Par exemple, un client habitué à recevoir des articles de blog écrits par votre personnel interne pourrait ne pas souhaiter que le contenu provienne d'un autre fournisseur ou d'une autre partie du monde.
• Discutez des plans d'externalisation avec les clients existants. Tenir les clients informés des plans d'externalisation à venir avant la mise en œuvre.

Embaucher du personnel interne qui a l'expertise nécessaire. Bien que vous puissiez sous-traiter de grandes quantités de travail, il est essentiel d'avoir quelqu'un en interne qui comprend comment superviser les tâches sous-traitées pour garantir que les besoins de votre organisation sont satisfaits et que les services sont fournis comme promis.