Comment réclamer les frais de déplacement?

Si vous aviez 670€ de frais de déplacement déductibles, vous pourriez déduire 190€ de ces frais sur vos impôts.

Si vous devez vous déplacer pour le travail, vous pourrez peut-être déduire au moins une partie de vos frais de voyage en déduction de vos impôts. Si vous gagnez un salaire horaire ou un salaire, ces dépenses sont des déductions détaillées diverses. Les déductions diverses sont soumises à la règle des 2%, ce qui signifie que vous ne pouvez pas les déduire à moins qu'elles ne représentent au moins 2% de votre revenu brut ajusté (AGI). Si vous êtes travailleur autonome, vous pouvez déclarer les frais de déplacement liés au travail sur votre annexe C.

Méthode 1 sur 3: catégorisation des dépenses déductibles

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Enregistrez tous les reçus lors de voyages d'affaires. Lorsque vous voyagez pour le travail, presque toutes vos dépenses pendant que vous êtes sur la route sont entièrement ou partiellement déductibles de vos impôts. Pour être admissible à une déduction, les dépenses doivent simplement être nécessaires pour que vous puissiez faire des affaires.
- Il est généralement plus facile de simplement enregistrer les reçus pour tout. Vous pouvez vous asseoir plus tard et analyser exactement quelles dépenses sont déductibles.
- Par exemple, supposons que vous voliez de New York à Los Angeles pour affaires. Votre nourriture à l'aéroport serait déductible, mais les magazines que vous avez achetés ne le seraient probablement pas.
Réponse d'expert

Lorsqu'on lui a demandé «qu'est-ce qui est considéré comme une dépense d'entreprise?

Kathy Duong, comptable avec plus de 25 ans d'expérience, déclare: "Vos frais de voyage comprennent les billets d'avion, l'hôtel, les repas et les divertissements professionnels. Vous pouvez soit le facturer sur une carte de crédit que l'entreprise paie directement, soit payer tout est déductible à 100%, sauf les repas et les divertissements.
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Faites détailler votre facture d'hôtel. Lorsque vous quittez votre hôtel après un voyage d'affaires, demandez au réceptionniste une facture détaillée. Cela vous permettra de classer plus facilement quelle partie de cette dépense peut être déduite de vos impôts.
- Par exemple, le montant qui vous a été facturé pour votre séjour est généralement déductible. Cependant, si vous avez fait une descente dans le mini-bar de votre chambre et commandé un film, ces dépenses ne peuvent pas être déduites.
- Si votre employeur a pris la note pour votre logement, vous ne pouvez pas déduire ces dépenses, car elles ne vous ont en fait rien coûté. Vous ne pouvez déduire que de votre poche les dépenses que vous avez payées. De même, vous ne pouvez pas déduire les dépenses que votre employeur vous a remboursées plus tard.
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Gardez une trace de votre kilométrage. Lorsque vous déduisez les frais de véhicule, vous avez la possibilité de déduire les frais réels ou de prendre une déduction standard basée sur le kilométrage. La déduction de kilométrage de 54 cents par mile est généralement plus facile.
- Si vous voyagez beaucoup, votre déduction peut finir par être plus importante si vous utilisez vos dépenses réelles. Cela est particulièrement vrai si vous avez un véhicule plus ancien qui nécessite des réparations fréquentes.
- Vous pouvez toujours déduire votre voyage même si vous n'avez pas réussi à tenir des registres méticuleux de kilométrage. Estimez le kilométrage à l'aide d'un service de carte en ligne tel que Google Maps. Mesurez la distance entre votre lieu de travail et non votre domicile.
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Documentez les dépenses lorsque vous n'obtenez pas de reçu. Si vous vous garez à un compteur ou sur un terrain public, vous n'obtiendrez peut-être pas de reçu, mais cette dépense est toujours déductible de vos impôts. Gardez un journal dans votre voiture ou sur votre téléphone pour en avoir un.
- Vous pouvez également documenter ces dépenses en prenant une photo des compteurs ou des bornes de paiement avec votre téléphone intelligent.
- Tant que ces dépenses semblent raisonnables, peu importe que vous n'ayez pas de reçus pour les prouver.
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N'incluez que les dépenses nécessaires. Une fois rentré de votre voyage, parcourez vos reçus. Tout ce qui vous était nécessaire pour faire des affaires sera généralement déductible de vos impôts. Les autres choses que vous avez faites pendant votre séjour et qui n'étaient pas liées au travail ne sont pas déductibles.
- Par exemple, supposons que vous vous rendiez à Denver, dans le Colorado, en voyage d'affaires. Pendant votre séjour, vous avez décidé de passer un après-midi à skier. Vos frais de ski ne seraient pas déductibles de vos impôts, même si vous étiez là pour affaires, car votre ski n'était pas lié au travail.
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Utilisez une allocation de repas standard lorsque cela est possible. Vous pouvez déduire le coût réel des repas que vous mangez pendant que vous voyagez pour affaires. Cependant, la déduction est limitée à 50 pour cent du coût réel. Vous pouvez obtenir une meilleure offre en prenant l'indemnité de repas standard, et vous n'avez pas à vous soucier de conserver tous ces reçus.
- L'allocation de repas standard est le taux quotidien fédéral. Cela varie en fonction de l'endroit où vous vous trouvez, mais pour la plupart des petits endroits, c'est environ 37€ par jour.
- Trouvez le tarif journalier à utiliser en vous rendant sur https://gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates et en saisissant le code postal du lieu où vous vous êtes rendu pour le travail.
- Si vous utilisez l'indemnité de repas standard, vous n'avez qu'à conserver des registres qui prouvent l'heure, le lieu et le but commercial de votre voyage.

Vous pourrez peut-être déduire au moins une partie de vos frais de voyage en déduction de vos impôts — Si vous devez vous déplacer pour le travail, vous pourrez peut-être déduire au moins une partie de vos frais de voyage en déduction de vos impôts.

Méthode 2 sur 3: utilisation du formulaire 2016 et annexe A

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Additionnez vos frais de transport et d'hébergement. Pour déduire vos frais de voyage de vos impôts, commencez par le formulaire 2016 ou le formulaire 2016-EZ. Les premières lignes de ces formulaires vous demandent le total de vos frais de transport et d'hébergement pour l'année.
- Vous pouvez télécharger ces formulaires à partir du site Web de l'IRS si vous faites vos impôts manuellement. Si vous utilisez un service de préparation de déclarations de revenus, indiquez simplement, lorsqu'on vous le demande, que vous avez des dépenses liées au travail non remboursées et suivez les instructions.
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Ajoutez vos dépenses pour les repas et les divertissements professionnels. En règle générale, vous ne pouvez déduire que 50% de vos dépenses pour les repas et les divertissements professionnels. Si vous êtes absent pour affaires, vous pouvez déduire 80% de vos frais de repas.
- Lorsque vous utilisez l'indemnité de repas standard, vous n'avez toujours la possibilité de déduire qu'une partie de cette dépense. Le principal avantage de l'utilisation de l'indemnité de repas standard est que vous n'avez pas à garder une trace de tous ces reçus.
- Si vous utilisez l'indemnité de repas standard, vous devez la répartir au prorata de vos dates de départ et de retour. Vous pouvez le faire en prenant 75 pour cent de l'indemnité de repas ces jours-là, ou vous pouvez la réduire du nombre réel d'heures où vous étiez loin de chez vous. Quelle que soit la méthode que vous utilisez, appliquez-la systématiquement à chaque voyage d'affaires.
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Calculez vos frais de kilométrage. Si vos frais de voyage comprenaient la conduite plutôt que l'avion ou le train, vous pouvez déduire vos dépenses réelles ou utiliser le taux standard de 54 cents par mile pour trouver votre déduction de voyage.
- Si vous avez volé puis loué une voiture à destination, vous pouvez également inclure les miles que vous avez parcourus à destination, à condition que vous conduisiez pour une raison professionnelle. Par exemple, si vous avez conduit de votre hôtel à un bureau, le kilométrage aller et retour serait déductible d'impôt. Cependant, si vous décidiez d'aller à un concert un soir, ce kilométrage ne serait pas déductible d'impôt.
- Si vous conduisez fréquemment votre voiture personnelle pour le travail, vous voudrez peut-être utiliser les dépenses réelles plutôt que la déduction de kilométrage standard. Cependant, si vous empruntez cette voie, vous devez conserver des reçus pour ces dépenses. Vous devrez également calculer le pourcentage de temps pendant lequel vous utilisez votre véhicule pour le travail et actualiser vos dépenses réelles de ce montant.
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Inscrivez votre total à l'annexe A. Une fois que vous aurez inscrit toutes vos dépenses sur votre formulaire et que vous aurez réduit vos frais de repas et de représentation du taux approprié, vous aurez un total de toutes les dépenses liées au travail. Ce total est inscrit à la ligne 21 de l'annexe A, que vous joindrez à votre déclaration.
- Cette section comprend d'autres déductions diverses, telles que les frais de préparation de déclarations de revenus, qui sont assujetties à la règle des 2 pour cent.
- Si vous avez d'autres déductions détaillées, vous les ajouterez également à l'endroit approprié de l'annexe A.
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Multipliez votre total par 2 pour cent (0,02). Vous ne pouvez déduire les dépenses liées au travail de vos impôts que dans la mesure où elles sont supérieures à 2% de votre revenu brut ajusté (AGI). Si vos frais de déplacement ne dépassent pas 2% de votre AGI, vous ne pourrez pas les déduire.
- Par exemple, si votre AGI est de 23900€, vous devez avoir au moins 480€ de frais de déplacement pour déduire quoi que ce soit. Si vous aviez 670€ de frais de déplacement déductibles, vous pourriez déduire 190€ de ces frais sur vos impôts.
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Comparez votre déduction détaillée à votre déduction standard. Vous avez la possibilité de détailler vos déductions ou de prendre la déduction forfaitaire. Si vos déductions détaillées sont inférieures à la déduction standard, la déduction standard signifie que vous paierez moins d'impôts.
- Vous voudrez peut-être prendre vos déductions détaillées au lieu de la déduction standard, même si elle est inférieure à la norme. Si vous décidez de le faire, cochez la case appropriée sur l'annexe A en indiquant votre préférence et entrez le total de vos déductions détaillées dans votre déclaration.

Vous pouvez déclarer les frais de déplacement liés au travail sur votre annexe C — Si vous êtes travailleur autonome, vous pouvez déclarer les frais de déplacement liés au travail sur votre annexe C. Méthode 1 sur 3: catégorisation des dépenses déductibles.

Méthode 3 sur 3: déduction des frais de déplacement à l'annexe C

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Inscrivez vos frais de déplacement à la ligne 24a de l'annexe C. Si vous êtes un travailleur autonome ou exploitez votre propre entreprise, vous devez inscrire tous vos revenus et dépenses à l'annexe C, puis les déclarer dans votre déclaration de revenus personnelle.
- Si vous faites vos impôts manuellement, tous vos frais de déplacement professionnels, tels que les billets d'avion, les voitures de location ou les frais d'hôtel, vont à la ligne 24a.
- Si vous utilisez un logiciel de préparation de déclarations de revenus, vous n'avez pas nécessairement à suivre les lignes spécifiques où les dépenses sont déduites. Indiquez simplement que vous avez des frais de déplacement et entrez vos dépenses totales pour l'année lorsque vous y êtes invité.
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Inscrivez les dépenses liées aux repas et aux divertissements professionnels à la ligne 24b. Pour la plupart des repas et divertissements liés à l'entreprise, vous ne pouvez déduire que 50% de vos frais d'impôts, même si vous êtes travailleur autonome.
- Si vous êtes absent pour affaires, vous pouvez déduire 80% de vos repas. Votre «résidence fiscale» ne signifie pas nécessairement votre résidence. Cela signifie généralement la ville ou la région où vous travaillez ou où votre entreprise opère. Si vous avez plus d'un emplacement commercial, consultez un conseiller fiscal professionnel pour connaître les dépenses que vous pouvez déduire.
- Par exemple, si vous travaillez à domicile et vivez à New York, vous ne pouvez déduire que 50% de tous les repas et divertissements professionnels que vous consommez à New York. Cependant, si vous voyagez à Hartford, dans le Connecticut pour affaires et que vous y passez la nuit, vous pourrez déduire 80% des repas que vous avez consommés à Hartford.
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Incluez les frais de véhicule si vous utilisez votre voiture à des fins professionnelles. Lorsque vous êtes indépendant ou que vous dirigez votre propre entreprise, vous pouvez avoir des frais de véhicule au-delà de ceux que vous utilisez lorsque vous voyagez dans une autre ville pour affaires.
- Par exemple, si vous conduisez pour un service de covoiturage, votre kilométrage pendant que vous avez un tarif ou que vous vous rendez à un tarif est une dépense d'entreprise déductible.
- En règle générale, vous souhaiterez utiliser la déduction de kilométrage standard de 54 cents par mile plutôt que les coûts réels. Cependant, si vous utilisez votre voiture plus à des fins professionnelles qu'à des fins personnelles, vous constaterez peut-être que l'utilisation de vos coûts réels vous donne une déduction plus importante.
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Total des autres dépenses d'entreprise. En plus des frais de déplacement, vous pouvez déduire toute autre dépense liée au travail pour diminuer vos bénéfices et réduire votre impôt à payer. Parlez à un conseiller financier professionnel pour savoir quels types de dépenses sont déductibles.
- Assurez-vous de conserver des registres détaillés de chaque dépense que vous incluez en tant que déduction. Vous voudrez peut-être utiliser un logiciel de comptabilité, tel que QuickBooks, pour organiser plus facilement vos reçus et suivre vos dépenses professionnelles afin de ne manquer aucune déduction importante.
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Soustrayez vos dépenses de votre bénéfice brut. Une fois que vous avez saisi toutes vos dépenses, y compris les frais de déplacement, vous pouvez les déduire directement de l'argent que vous avez gagné de votre entreprise au cours de l'année.
- Ce qu'il vous reste après avoir soustrait vos dépenses de votre bénéfice brut, c'est votre bénéfice net. Il s'agit du montant d'argent sur lequel vous devrez payer des impôts fédéraux. Si vous avez reçu un salaire ou un salaire horaire d'un autre employeur, vous ajouteriez ce montant à vos autres revenus pour déterminer le montant total des impôts que vous devez.

Si vos frais de voyage comprenaient la conduite plutôt que l'avion ou le train, vous pouvez déduire vos dépenses réelles ou utiliser le taux standard de 54 cents par mile pour trouver votre déduction de voyage.

Conseils

Vous ne pouvez généralement pas déduire les frais de déplacement, même si vous habitez loin de votre lieu de travail. Cependant, vous pourrez peut-être déduire certains frais de déplacement si vous devez vous déplacer vers un lieu de travail temporaire, par exemple pour aider à former des employés dans un nouveau magasin.
Après avoir réclamé les frais de déplacement, conservez vos reçus pour vos dépenses dans un fichier numérique ou papier avec votre déclaration de revenus. Vous voulez que tout soit réuni au cas où vous seriez audité.

Mises en garde

Les déductions diverses en général, et les frais de déplacement en particulier, sont des signaux d'alarme qui peuvent augmenter votre risque d'audit, surtout s'ils semblent élevés par rapport à vos revenus. Si vous avez des frais de déplacement importants, tenez des registres méticuleux et engagez un fiscaliste pour faire vos impôts à votre place.

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