Comment se permettre l'externalisation en tant que petite entreprise?
Cet article vous expliquera comment vous permettre l'externalisation en tant que petite entreprise.
L'externalisation est une pratique commerciale dans laquelle vous embauchez des sous-traitants externes pour vous aider dans une fonction ou un projet. Les entrepreneurs ne sont pas considérés comme des employés; il s'agit soit de pigistes indépendants, soit d'une autre entreprise qui a reçu un contrat rémunéré pour livrer un produit pour une période de temps définie. L'externalisation n'est pas réservée aux entreprises à gros budgets. Il est généralement essentiel pour une petite entreprise de passer occasionnellement des contrats avec des fournisseurs, car il est peu probable qu'une petite main-d'œuvre soit en mesure de remplir toutes les fonctions requises pour avoir une entreprise prospère. Les petites entreprises sous-traitent souvent l'informatique, les comptables, les articles d' optimisation pour les moteurs de recherche (SEO), le marketing des médias sociaux, la conception graphique et plus encore. L'externalisation, au lieu d'embaucher de nouveaux employés, libère souvent les coûts fixes et les transforme en coûts variables. Cela peut souvent faire économiser de l'argent à une entreprise à long terme. Cet article vous expliquera comment vous permettre l'externalisation en tant que petite entreprise.
Méthode 1 sur 2: planifier une externalisation abordable
- 1Analysez votre mission principale. Cela devrait être identifié dans votre plan d'affaires. Assurez-vous que vos employés actuels couvrent les parties stratégiques du plan de votre entreprise, puis vous pouvez chercher à externaliser les choses qui ne sont pas vitales pour les opérations commerciales quotidiennes.
- L'externalisation prend du temps à mettre en œuvre et nécessite parfois une formation. Il est donc important de ne pas confier vos fonctions vitales à une personne moins responsable que les employés. Une fois que vous avez pris en charge votre mission principale, passez à l'augmentation de la fonction et de l'efficacité de votre entreprise grâce à l'externalisation.
- 2Analysez les capacités de votre personnel avant de planifier l'externalisation. Organisez une réunion ou organisez un spectacle où vous demandez à votre personnel quelles autres compétences ils possèdent et qui ne sont pas actuellement utilisées. Par exemple, une personne que vous avez embauchée en tant qu'associé aux ventes peut également être experte en marketing sur les réseaux sociaux, vous pouvez donc la nommer pour en faire 1 heure par jour.
- Noter les capacités de votre personnel a 3 avantages invisibles. Vous obtenez une meilleure compréhension des capacités de votre entreprise, ce qui vous permet d'augmenter vos capacités sans ajouter d'employés. Vous pouvez identifier les points faibles de votre main-d'œuvre et licencier les employés qui ne font pas leur travail. Les employés peuvent également apprécier de diversifier leur description de poste. Une nouvelle tâche leur donne une expérience supplémentaire, une place plus précieuse dans l'entreprise et leur permet de se séparer de leurs fonctions.
- 3Rencontrer la haute direction pour prioriser et élaborer des stratégies pour les projets qui pourraient être externalisés. Prioriser ces projets, selon le coût et le calendrier. Attribuez de nouveaux projets aux employés actuels, si vous avez identifié de nouvelles compétences et qu'ils ont le temps de les faire.
- Les moyens courants d'externalisation des petites entreprises sont le service client/le service d'assistance, l'informatique, le marketing en ligne/impression, la conception graphique, la gestion des relations publiques/de la réputation, la gestion des bases de données, les courtiers, les comptables, l'hébergement de sites Web, les services juridiques et les assistants virtuels.
Une fois que vous avez pris en charge votre mission principale, passez à l'augmentation de la fonction et de l'efficacité de votre entreprise grâce à l'externalisation. - 4Identifiez les heures que vous et vos employés consacrez à des projets qui pourraient être externalisés. Calculez, en fonction du salaire horaire, l'argent dépensé pour des projets qui pourraient être externalisés. Séparez le temps et l'argent en fonction du projet, pour voir quel argent et quel temps de l'entreprise pourraient être mieux dépensés ailleurs.
- Ce sont des heures «perdues» qui sont rarement calculées. Choisissez une valeur pour votre temps, ainsi que le temps de vos employés. Faire un travail pendant des heures que vous ne maîtrisez pas peut vous coûter des centaines ou des milliers de dollars chaque semaine. Si votre temps peut être mieux utilisé pour augmenter les ventes, les contrats commerciaux ou plus, vous pouvez identifier des moyens d'économiser de l'argent en externalisant.
- 5Créer un budget d'externalisation. Il peut s'agir de l'argent qui n'est pas utilisé dans les projets en cours, de l'argent du projet restant et/ou de la somme totale d'argent qui peut être économisée si vous et vos employés actuels êtes libres d'aider les clients ou d'augmenter activement les ventes ou les services.
Méthode 2 sur 2: commencer une externalisation abordable
- 1Commencez par externaliser 1 projet à la fois. Il est important de ne pas faire tous vos projets en même temps, car ce sera chaotique pour l'entreprise et vous payez tous vos coûts variables en une seule fois. Affecter 1 personne pour diriger le projet externalisé et faire les choses lentement entraînera moins d'erreurs et de risques.
- 2Attribuez un coût horaire ou projet selon votre budget. La personne qui dirige le projet doit être consciente du coût lors du choix d'un entrepreneur. Gardez de côté une partie du budget global pour la formation et le matériel des employés, si nécessaire.
Une fois le processus en place, vous pouvez commencer à planifier des projets indépendants sur un calendrier annuel, en fonction de ce que votre entreprise peut se permettre. - 3Trouvez des entrepreneurs pour votre projet. Il y a un nombre croissant d'entrepreneurs ou d'indépendants dans la main-d'œuvre aujourd'hui, donc la règle de l'offre et de la demande est du côté des petites entreprises. De nombreuses personnes travaillent à domicile, elles ont donc moins de frais généraux et peuvent demander des prix abordables.
- Publiez une annonce en ligne. Utilisez Craigslist, Angie's List, Simply Hired, Indeed ou un autre site Web pour publier votre contrat d'emploi. Vous obtiendrez de nombreuses réponses, alors assurez-vous de garder le temps de candidature entre 2 semaines et 1 mois. Au lieu d'écrire «Dépend de l'expérience (DOE)» dans votre section sur les salaires, demandez à l'entrepreneur de soumissionner sur la proposition. Choisissez quelqu'un avec une expérience qui correspond à votre budget.
- Obtenez des recommandations d'autres entreprises. De nombreuses petites entreprises externalisent déjà. Si vous aimez l'apparence du marketing, de la conception graphique ou d'une autre partie de son entreprise, demandez-lui s'il fait appel à un entrepreneur. Les recommandations sont le meilleur moyen de trouver rapidement des personnes expérimentées. Vous pouvez vous adresser directement à l'entrepreneur et lui demander un devis ou une offre d'emploi.
- Recherchez un service en ligne. Une simple recherche sur Internet répertorie des dizaines, voire des centaines de fournisseurs. Demandez un devis, une démo et demandez à parler aux personnes qui utilisent actuellement leur produit. Si vous sous-traitez quelque chose que vous prévoyez d'utiliser tout au long de l'année, comme l'informatique, l'hébergement Web ou le service client, assurez-vous qu'il existe une garantie de satisfaction, afin que vous puissiez sortir d'un contrat si vous n'êtes pas satisfait.
- 4Gardez un œil sur les performances et les coûts cachés. Demandez à votre chef de projet de communiquer régulièrement sur les progrès par e-mail, Skype, téléphone et/ou en personne. Dans la plupart des cas, ils seront heureux de travailler avec vous et d'ajuster leurs horaires en cas de problème.
- Préconiser une livraison à temps du contrat. Si l'entrepreneur fournit un produit, tel qu'un site Web, un communiqué de presse ou une marque, assurez-vous de respecter un calendrier. Permettre à un entrepreneur d'opérer sans limite de temps est une erreur coûteuse.
- 5Assurez-vous que la formation est incluse dans la livraison du produit final, le cas échéant. C'est souvent le cas avec les sites Web ou l'informatique. Assurez-vous que quelques personnes dans l'entreprise sachent comment utiliser les informations ou le produit qui ont été fournis, de sorte que vous ne dépendez pas d'une seule personne ou du pigiste en cas de problème.
Il est généralement essentiel pour une petite entreprise de contracter occasionnellement avec des fournisseurs, car une petite main-d'œuvre n'est probablement pas en mesure de remplir toutes les fonctions requises pour avoir une entreprise prospère. - 6Évaluer la réussite du projet. Lancez votre prochain projet de freelance une fois le dernier 1 terminé. Une fois le processus en place, vous pouvez commencer à planifier des projets indépendants sur un calendrier annuel, en fonction de ce que votre entreprise peut se permettre.
- Ne pas microgérer les projets externalisés. Bien qu'il soit important de s'assurer qu'un projet ne vous coûte pas trop cher, les contrats passent plus rapidement si l'entrepreneur est en mesure de communiquer et d'obtenir des détails d'une seule personne. Une communication excessive ou confuse augmentera les coûts et le temps que prendra le projet.
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