Comment évaluer les progrès par rapport au budget?

Gérez la portée du projet. L'un des moyens les plus simples pour que les coûts d'un projet dépassent son budget est appelé «fluage de la portée». Le fluage de la portée se produit lorsque la portée d'un projet s'élargit progressivement. Il crée une dissonance entre le budget et l'objectif du projet, créant l'environnement parfait pour un dépassement de coût.

• Le fluage de la portée est plus susceptible de se produire lorsqu'un projet se déroule bien que lorsqu'il se déroule mal, ce qui rend d'autant plus difficile de résister. Lorsqu'un projet est déjà en deçà du budget et en avance sur le calendrier, il y a une forte tentation d'en ajouter un peu plus. Ne fais pas ça.

Complétez chaque estimation. Un budget sera composé de divers éléments. Étant donné qu'un budget de projet est un document prospectif, la plupart des postes sont des estimations. Lorsque vous créez le budget, il est judicieux de gonfler un peu le coût de chaque élément de campagne. Des imprévus surviennent et ils augmentent généralement les coûts plutôt que de les réduire.

• Les 2% -5% que vous ajoutez à chaque élément de ligne s'ajoutent aux 5% -10% que vous ajoutez au budget global pour les imprévus. Donc, s'il y a cinq éléments dans votre budget, vous ajoutez 2% au coût de chaque élément, puis ajoutez encore 5% au budget total.

Créez des jalons. Pendant que vous tenez votre équipe au courant, créez des jalons correspondant aux étapes d'achèvement. Cela aide l'équipe à garder à l'esprit l'objectif global et lui donne des objectifs tangibles à atteindre.

• Dire qu'un jalon correspond à une étape d'achèvement ne signifie pas que le jalon est l'étape d'achèvement. Ainsi, le jalon n'est pas achevé à 25%, le jalon est X, ce qui signifie que le projet sera achevé à environ 25%.

Équilibrez l'utilisation du personnel et la productivité. Cela peut sembler contre-intuitif, mais les petits groupes et les travailleurs individuels sont généralement plus productifs que les grands groupes. Plus l'équipe est grande, moins elle sera efficace. Néanmoins, une équipe plus nombreuse terminera souvent un projet plus rapidement qu'une petite équipe. Afin d'éviter les inefficacités qui sapent la productivité et contribuent aux dépassements de coûts, vous devez trouver un équilibre entre la nécessité d'accomplir rapidement un jalon et les inefficacités qu'une grande équipe est susceptible de créer.

• Par exemple, supposons que le projet creuse un trou de 6 pi x 6 pi x 3 pi dans le sol. Étant donné que les gens doivent faire des pauses, il sera plus productif (et plus rapide) d'avoir quelqu'un qui creuse constamment, ce qui signifie qu'il y aura plus d'un creuseur. Mais alors qu'un groupe de deux pourrait accomplir la fouille plus rapidement et plus efficacement qu'un groupe d'un seul, un groupe de quinze serait exagéré, car vous paierez beaucoup de gens pour se tenir debout.

Gardez votre équipe au courant. Lorsque votre équipe ne sait pas comment ses actions s'inscrivent dans le contexte plus large de l'achèvement du projet, elle aura beaucoup plus de mal à gérer ses propres gains d'efficacité. Les gens sont intrinsèquement créatifs, et ils ont tendance à essayer de trouver des moyens de rendre un travail plus facile ou de le faire mieux. Si vous tenez votre équipe au courant, vous serez mieux équipé pour exploiter cette énergie créative.

• Par exemple, dans l'exemple du trou, votre équipe peut avoir l'impression que plus c'est grand, mieux c'est. Comme c'est le dernier travail de la journée, ils prennent un peu plus de temps pour élargir le trou de deux pieds de plus. À leur insu, le trou va rejoindre un pilier en béton - non seulement la plus grande taille est inutile, mais il est en fait plus difficile de sonder le pilier.