Comment être un chef de projet efficace?
Pour être un bon chef de projet, gardez votre équipe concentrée sur la vue d'ensemble pendant qu'elle travaille sur des tâches spécifiques, par exemple en leur rappelant l'objectif final lorsque les choses se compliquent. De plus, hiérarchisez les tâches les plus importantes et effectuez-les à la première heure chaque matin, y compris le suivi des réunions et des progrès des membres de l'équipe. Pour garder l'équipe motivée, essayez d'être agréable et engageant en communiquant régulièrement avec votre équipe et en souriant pendant la journée de travail. Pour savoir comment rester optimiste et gérer les risques, lisez la suite!
En tant que chef de projet, vos tâches peuvent impliquer la vérification des progrès des membres de l'équipe ou le suivi des réunions.
De bons gestionnaires de projet peuvent faire la différence entre un projet réussi et un projet qui a échoué. Ils doivent avoir du bon sens, des compétences organisationnelles et des compétences relationnelles pour pouvoir s'attaquer à des projets complexes. Si vous venez de devenir chef de projet, il y a un certain nombre de choses que vous pouvez faire pour assurer un environnement de travail positif et un résultat fructueux.
Partie 1 sur 3: diriger une équipe de projet vers un objectif
- 1Identifiez et communiquez un objectif. Avec des projets plus importants, il y aura de nombreuses étapes plus petites en cours de route. Peu importe le nombre de personnes ou d'étapes impliquées, assurez-vous de rester concentré sur le résultat final. La capacité de garder un œil sur le prix est une caractéristique des chefs de projet qui réussissent.
- En vous concentrant sur une vue d'ensemble, vous gardez votre équipe concentrée sur un objectif commun, plutôt que sur des caprices ou des intérêts individuels. Par exemple, si l'objectif est d'ouvrir un nouveau magasin au centre - ville, l'équipe peut rester concentrée là-dessus. Si un membre de l'équipe suggère qu'il serait réellement intéressé par une série de fenêtres contextuelles au centre commercial, vous pouvez garder l'équipe sur la bonne voie en rappelant aux gens que vous avez déjà établi un objectif clair.
- Expliquez clairement votre objectif. Communiquez-le verbalement (comme lors d'une réunion) et par écrit (comme dans un e-mail ou un mémo). De cette façon, les membres de l'équipe peuvent toujours revenir sur l'objectif déclaré pour référence.
- 2Donnez la priorité aux tâches importantes. Chaque projet a certaines choses qui sont les plus importantes ou les plus percutantes pour réussir. Faites ces choses en premier. Si vous ne donnez pas la priorité aux parties les plus importantes du projet, vous pouvez vous enliser dans de petits détails ou des distractions.
- En tant que chef de projet, vos tâches peuvent impliquer la vérification des progrès des membres de l'équipe ou le suivi des réunions. N'oubliez pas que votre équipe attend peut-être que vous approuviez certaines décisions ou que vous approuviez certaines choses avant de pouvoir avancer.
- Une façon de le faire est de terminer toutes les tâches importantes chaque matin. Ne passez pas au reste de votre journée de travail tant qu'ils ne sont pas terminés.
- Vous devrez peut-être désactiver les notifications par e-mail ou votre téléphone pour éviter d'être distrait par des alertes externes.
- Une fois que vous avez terminé avec vos éléments prioritaires, faites une pause rapide et passez aux éléments inférieurs de votre liste.
- 3Maximisez l'efficacité. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de garder une trace de toutes les pièces mobiles. S'il y a quelque chose que vous voyez comme un obstacle potentiel ou un ralentisseur, prenez les mesures pour y faire face avant que cela ne ralentisse l'ensemble du projet.
- N'oubliez pas que "un point dans le temps en sauve neuf". Par exemple, si votre système informatique n'a pas été mis à jour depuis un certain temps, il peut être tentant de maintenir le système en état de fonctionnement. La mise à jour du système et la formation des employés aux nouvelles technologies peuvent prendre du temps et ralentir les choses au départ. Cependant, le temps passé à effectuer la transition peut s'avérer bien dépensé alors que cela rend le bureau plus efficace et productif une fois mis en œuvre.
- Demandez aux membres de votre équipe s'il y a des choses que vous n'avez pas remarquées qui pourraient améliorer l'efficacité.
Un grand projet peut être intimidant, même pour le chef de projet le plus expérimenté. - 4Communiquez le plan efficacement. Être manager est une question de communication. À chaque étape, assurez-vous que les membres de votre équipe comprennent ce que l'on attend d'eux et quel est le calendrier.
- Utilisez diverses méthodes de communication. Parlez aux gens en personne, utilisez les babillards électroniques, envoyez des courriels individuels et de groupe.
- Cherchez toujours à comprendre aussi bien qu'à être compris. Cela signifie que vous devez poser des questions et écouter, qui sont des aspects importants d'une communication efficace.
Partie 2 sur 3: démonstration du leadership de projet
- 1Soyez extraverti. Cela peut être difficile si vous n'êtes pas naturellement extraverti. Cependant, la gestion des personnes et des projets nécessite que vous soyez capable de communiquer et de faire en sorte que les gens se sentent engagés dans le projet. La meilleure façon d'y parvenir est de montrer que vous appréciez ces derniers et leurs contributions. Vous pouvez le faire en:
- Sourire et établir un contact visuel avec les personnes avec lesquelles vous travaillez
- Demander aux membres de l'équipe comment se déroule leur travail et comment vous pouvez être utile
- Créer des opportunités de discussion et de résolution de problèmes de groupe
- Semblant accessible. Ne passez pas toute la journée enfermé dans votre bureau hors de vue.
- 2Faites preuve de courage personnel. Un grand projet peut être intimidant, même pour le chef de projet le plus expérimenté. Assurez-vous que vous «dirigez par l'avant». Cela signifie se mettre en position de prendre des risques, de faire des erreurs et de prendre des décisions.
- Si vous demandez toujours aux autres de se tendre le cou et de prendre des risques personnels, ils risquent de perdre confiance en vous en tant que leader.
- N'oubliez pas qu'il n'y a rien de mal à gâcher. Si vous faites une erreur ou une mauvaise décision, faites savoir aux autres que vous en assumez la responsabilité et présentez vos excuses le cas échéant.
- 3Faites preuve de charisme. Beaucoup de gens pensent que le charisme est quelque chose avec lequel les gens sont nés, pas quelque chose qui peut être appris. Cependant, il existe de nombreuses façons de cultiver et de démontrer le charisme. Les gens sont attirés par les leaders charismatiques et trouvent généralement qu'ils sont agréables à travailler.
- Montrez vos émotions. Les personnes charismatiques font savoir aux autres quand elles sont satisfaites, bouleversées, excitées ou nerveuses. Vous pensez peut-être que vous devez cacher ce que vous ressentez pour paraître professionnel. Cependant, il y a un juste milieu que les gens charismatiques savent frapper.
- Montrez votre intérêt pour les autres ainsi que pour les choses qui vous intéressent. N'ayez pas peur de raconter une histoire intéressante sur vous-même si cela peut aider les gens à s'engager avec vous.
- Montrez votre intelligence. N'essayez pas de cacher votre propre intelligence ou vos propres compétences. Ils font partie de ce qui vous a conduit là où vous êtes.
- Soyez attentif aux détails lorsque vous traitez avec d'autres personnes. Remarquez les petites choses concernant vos interactions, telles que le langage corporel, les expressions faciales et le langage.
- 4Soyez optimiste. D'autres membres de votre équipe peuvent parfois perdre confiance dans le projet. Ils peuvent se sentir dépassés ou incertains du résultat final. En tant que manager, gardez une attitude optimiste afin que tout le monde sache que vous êtes confiant quant à l'atteinte de l'objectif final.
- Utilisez une attitude «je peux faire». Si un membre de votre équipe se débat, intervenez pour soutenir ses efforts.
- Soyez prêt à apporter des ajustements au plan si les choses semblent ne pas fonctionner.
De bons gestionnaires de projet peuvent faire la différence entre un projet réussi et un projet qui a échoué. - 5Avoir un sens aigu du travail d'équipe. En tant que chef de projet, vous devez apprécier la valeur de l'équipe. Même si toutes les personnes impliquées travaillent individuellement sur des aspects disparates du projet, il est de votre responsabilité de vous assurer que les gens comprennent comment les parties s'emboîtent et dépendent les unes des autres.
- Vous pouvez organiser des réunions de projet ou des réunions pour aider les membres de l'équipe à voir comment leur travail s'articule et à connaître les autres membres de l'équipe.
- N'oubliez pas que chaque rôle est important. Ne traitez pas certains membres de l'équipe comme si leurs contributions étaient plus importantes que celles d'autres.
- 6Déléguer. Vous ne pouvez pas le faire tout seul. Vous pouvez avoir de nombreuses compétences qui vous ont amené au point d'être le chef de projet; cependant, vous devez vous assurer que le reste de votre équipe a également une grande responsabilité.
- Attribuez des tâches en fonction des forces des gens. Il n'y a aucune raison de donner aux gens des emplois auxquels ils ne sont pas préparés.
- Si vous n'êtes pas sûr de la capacité d'une personne à jouer un rôle, donnez-lui un copain ou une équipe. Vérifiez-les régulièrement pour voir comment ils vont.
- 7Faites attention à ne pas «microgérer» les membres de l'équipe. Cela étouffe la créativité et étouffe la motivation. Gardez le pouls de l'avancement des différentes fonctions du projet à des intervalles de temps raisonnables et permettent aux membres de l'équipe de travailler de manière productive.
Partie 3 sur 3: gérer les risques et les problèmes d'un projet
- 1Identifiez les risques potentiels. Chaque projet comporte des risques. Il peut s'agir de risques financiers pour l'entreprise ou d'autres types de risques. Au début de tout projet, faites une liste de choses qui semblent être des risques et gardez cette liste à portée de main.
- Les risques peuvent être très concrets, tels que: "Nous payons pour un espace de travail plus grand, mais nous pourrions ne pas recevoir suffisamment de commandes pour que cela vaille la peine d'augmenter le loyer".
- Les risques peuvent aussi être liés au personnel, comme par exemple: «Nous avons embauché un nouveau chef de service, mais il est très jeune et inexpérimenté dans ce domaine».
- Il peut y avoir des risques personnels pour vous, tels que: «Si je n'atteins pas le quota fixé par le conseil, je pourrais perdre mon poste».
- 2Effectuer une analyse des risques, si nécessaire. Certains projets ou entreprises nécessiteront une analyse des risques avant le début d'un projet. Cela peut être un excellent outil pour vous aider, en tant que gestionnaire, à savoir quels risques il est logique de prendre et comment les risques peuvent être évités ou atténués.
- Vous pourrez peut-être effectuer vous - même une analyse des risques, ou il peut y avoir quelqu'un dans votre entreprise dont le travail consiste à le faire.
Si vous ne donnez pas la priorité aux parties les plus importantes du projet, vous pouvez vous enliser dans de petits détails ou des distractions. - 3Évaluer les risques en continu. C'est formidable de faire une liste des risques au début d'un projet. Cependant, à mesure que le projet évoluera, les risques changeront probablement. De nouveaux apparaîtront et d'autres peuvent se dissoudre. Gardez toujours les yeux ouverts sur les risques potentiels.
- Vous pouvez ajouter de nouveaux risques à votre liste d'origine et rayer ceux qui ne sont plus présents.
- Demandez aux membres de votre équipe s'ils ont remarqué quelque chose en cours de route qui pourrait présenter un nouveau risque.
- 4Préparez-vous à l'inconnu. Peu importe combien vous essayez de planifier, il y aura toujours des surprises et des choses auxquelles vous ne pouvez pas vous préparer. Cependant, vous pouvez faire de votre mieux pour vous assurer que vous serez prêt pour une balle courbe, si vous en rencontrez une.
- Par exemple, assurez-vous qu'il y a de l'argent supplémentaire dans tout budget pour les imprévus. Vous pouvez rencontrer des coûts imprévus et vous souhaitez pouvoir les couvrir facilement.
- Assurez-vous que vous disposez d'un personnel suffisant. Si quelqu'un tombe malade ou doit quitter le projet, vous ne voulez pas vous sentir gravement en sous-effectif.
- Sauvegardez tous les fichiers et les informations pertinentes.
- Exécutez des plans par la haute direction pour vous assurer qu'il n'y a pas des choses que vous avez négligées ou des facteurs importants dont vous n'êtes pas au courant.
- 5Abordez les risques le plus rapidement possible. Une fois que vous avez identifié un risque, agissez. Vous ne pourrez peut-être pas résoudre complètement le problème ou faire disparaître le risque, mais vous pouvez probablement trouver un moyen de minimiser le risque ou d'atténuer les retombées qui pourraient survenir.
- Si vous remarquez qu'une personne de votre équipe est une responsabilité pour quelque raison que ce soit, surveillez-la et assurez-vous qu'elle bénéficie du soutien et de la supervision dont elle a besoin pour présenter le moins de risques possible pour le projet.
- Si le projet est risqué en raison de sa portée et de son calendrier, demandez une prolongation ou parlez à la haute direction de ce que pourrait être un objectif plus réaliste.
- S'il y a des risques pour la sécurité personnelle des personnes, traitez-les immédiatement. Personne ne devrait travailler dans une situation dangereuse pour sa santé physique ou mentale.
- Au début d'un projet, réfléchissez à votre propre travail dans des projets antérieurs pour identifier certaines des choses les plus importantes que vous avez faites.
Les commentaires (3)
- Je suis chef de projet et je trouve cet article très utile et détaillé.
- J'ai géré mes projets en me basant sur mes propres approches d'essais et d'erreurs. Lorsque je suis "tombé" sur cet article, cela m'a aidé à réfléchir à mes approches actuelles de gestion de projets. Parmi les points liés dans cet article, certains rappellent mes «trébuchements» passés, et d'autres renforcent encore ce que j'ai bien fait. J'ai maintenant une manière plus structurée et guidée d'aborder mes futurs projets. Merci beaucoup pour cela!
- Chacune de mes questions a été répondue par un guide. Je t'aime, quiconque a publié cet article.
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