Comment gérer un projet?
Pour gérer un projet, commencez par identifier les objectifs du projet et les étapes nécessaires à leur réalisation. Ensuite, assignez des membres de l'équipe à chaque tâche, comme par exemple rendre votre graphiste responsable des aspects visuels du projet. Ensuite, organisez une réunion de lancement pour expliquer à votre équipe vos attentes en matière de mises à jour de statut. Vous devez également tenir le client au courant de l'avancement du projet par e-mail ou par téléphone. Pour obtenir des conseils sur la façon de gérer les problèmes, comme les retards et les dépassements de budget, continuez à lire!
Ensuite, en communiquant avec les membres du projet, vous gérerez le projet vers le succès.
Un projet est une grande responsabilité, mais vous pouvez le rendre plus facile à gérer en le planifiant à l'avance. Cela se fait en identifiant les objectifs de votre projet et en les décomposant en étapes réalisables. Tout en restant conscient des contraintes de budget ou de temps, vous devrez ajuster vos plans au fur et à mesure que le projet prend forme. Ensuite, en communiquant avec les membres du projet, vous gérerez le projet vers le succès.
Partie 1 sur 3: présenter le projet et attribuer les tâches
- 1Identifier les objectifs du projet. Prenez le temps de décrire le but de votre projet et ce qu'il permettra de réaliser. Écrivez-le sur un tableau blanc, un document informatique ou du papier en quelques phrases. Faites la description aussi précise et facile à comprendre que possible.
- Une façon de le faire est de prétendre que vous écrivez une annonce de lancement pour le produit fini. Imaginez à quoi ressemblera le projet lorsque vous en aurez terminé.
- Par exemple, "construire une maison" est une description très basique. "Construire une maison de plage en verre de 3 chambres" est plus descriptif et utile.
- 2Créez une liste de tâches avec les tâches que vous devez accomplir. Trouver des moyens d'atteindre les objectifs du projet. Commencez par les grandes étapes et énumérez-les sous votre objectif. Cela vous donnera une idée de base de ce que vous devez faire. Divisez ces étapes en plus petites pour les rendre plus exploitables.
- Il peut être utile de commencer par votre vision du projet final et d'identifier ce que vous devez faire pour en faire une réalité.
- Par exemple, si vous créez un site Web, vous devez créer des graphiques, fournir un codage et rédiger le texte de la page.
- Une étape exploitable pourrait être: «Appliquez un filtre à l'image de l'éléphant, puis publiez-la sur le site Web».
- 3Parcourez la liste avec votre équipe. Laissez votre équipe consulter la liste et donner son avis. Plusieurs fois, ils proposeront plus de petites étapes nécessaires pour accomplir celles que vous avez énumérées. Le partage de ces étapes garantit également que tous ceux qui travaillent sur le projet sont sur la même longueur d'onde.
- Une façon de le faire est de créer une carte mentale. Pour ce faire, répertoriez d'abord les grandes tâches, puis dessinez des «branches» en les reliant à des étapes et des idées plus petites. Assurez-vous de prendre une photo de la carte ou de conserver le papier.
- 4Estimez le temps requis et le coût de chaque étape. Revenez à chacune des étapes que vous avez énumérées et calculez les ressources que vous utiliserez pour les accomplir. Votre estimation ne sera pas exacte à 100%, mais elle devrait vous donner une idée de ce qui est nécessaire pour terminer le projet. N'oubliez pas que les tâches que votre groupe n'a pas effectuées auparavant prennent du temps et de l'argent supplémentaires, alors tenez-en compte.
- Vous pouvez rechercher combien de temps et d'argent une tâche prend en cherchant en ligne et en demandant aux personnes qui l'ont déjà fait. Par exemple, un codeur expert peut vous dire combien de temps il faut pour créer un nouveau programme pour votre site Web.
- Il peut être utile d'allouer un temps défini à des tâches qui peuvent se poursuivre indéfiniment. Par exemple, écrivez: «Nous passerons jusqu'à 20 heures à créer la mise en page graphique».
- Si vous n'êtes pas sûr des coûts d'une étape, vous pouvez indiquer combien de temps et d'argent vous êtes prêt à mettre de côté pour terminer l'étape. Par exemple, écrivez: "Cette section de notre univers de jeu doit être réalisée dans les 2 mois et coûter moins de 750€"
- 5Organisez les tâches dans une chronologie. Maintenant, revenez à votre grande liste d'étapes et réorganisez les étapes dans un ordre de marche. Vous pouvez regrouper les tâches en étapes avec des échéances, ce qui est utile pour garder votre équipe sur la bonne voie.
- Par exemple, lors de la création d'un site Web, les étapes ou les jalons du projet peuvent être la création, la conception et les tests.
- Lorsque vous franchissez un jalon ou une étape, il peut être utile de reconnaître le travail de votre équipe. Envoyez-leur un message d'encouragement, achetez-leur des beignets ou faites quelque chose d'autre qui les inspire.
- 6Attribuez des tâches aux participants au projet. Décidez sur quelles tâches les membres de votre groupe travailleront. Pour ce faire, discutez avec chaque personne pour connaître ses points forts et ses domaines d'expertise. Vous pouvez également diviser une partie des responsabilités en ayant des membres du projet volontaires pour différentes parties.
- Par exemple, vous voudriez probablement qu'un graphiste s'occupe de l'aspect visuel du projet. Vous pouvez ensuite confier les travaux de construction à quelqu'un d'autre.
Que le créateur du projet soit un patron, un acheteur ou un enseignant, expliquez-lui comment se déroule le projet.
Partie 2 sur 3: gérer les problèmes dans le projet
- 1Examinez le budget et l'échéance du projet. Additionnez vos estimations de temps et de coûts, puis passez en revue les tâches assignées. Vous constaterez peut-être que le projet est trop grand et compliqué à terminer dans les délais et en dessous du budget, ou vous n'avez peut-être pas assez de personnes. Vous devrez apporter des modifications pour terminer le projet.
- Par exemple, il ne vous reste peut-être que quelques semaines pour terminer votre jeu vidéo. Vous devrez terminer le jeu, le tester et corriger les bugs en embauchant plus de personnes ou en retardant la date de sortie.
- 2Reculez la date limite si vous ne pouvez pas terminer le projet à temps. Si vous vous rendez compte que vous aurez besoin de plus de temps pour terminer le projet, dites-le à la personne qui a assigné le projet. Ils peuvent être disposés à prolonger le délai. Il est important que vous posiez la question immédiatement afin que votre équipe puisse s'adapter quoi qu'il arrive.
- N'oubliez pas qu'un délai prolongé signifie que le projet coûte plus de temps et d'argent. Si cela affecte votre projet, assurez-vous d'en tenir compte.
- 3Faites venir plus de personnes si le projet doit être achevé plus rapidement. Vous devrez peut-être vous dépêcher pour respecter la date limite, ou le projet peut encore avoir des tâches non assignées à remplir. Demandez de l'aide à l'organisateur du projet ou trouvez des personnes qui peuvent assumer certaines des tâches.
- Dans un contexte commercial, plus de travailleurs signifie que le projet coûte plus cher à réaliser. Assurez-vous de pouvoir augmenter le budget pour compenser.
- 4Éliminez certaines étapes pour terminer le projet plus rapidement. Parfois, votre vision initiale du projet n'est pas possible. Découpez certaines étapes pour vous concentrer sur les caractéristiques importantes du projet. Cela vous aidera à répondre à tous les problèmes de budget ou de délai.
- Par exemple, les développeurs de jeux vidéo doivent souvent supprimer des fonctionnalités trop coûteuses ou qui ne peuvent pas être terminées avant la date de sortie du jeu.
- 5Décidez des moyens de résoudre les pires scénarios. Pensez à ce qui est le plus susceptible d'aller mal pendant le projet. Pour les planifier, notez les moyens par lesquels vous allez prévenir ces problèmes et les traiter s'ils surviennent.
- Par exemple, vous pourriez craindre que le client modifie le projet à la dernière minute. Pour compenser, prenez la résolution de conserver la documentation du travail et de fournir des mises à jour fréquentes au client.
Pour gérer un projet, commencez par identifier les objectifs du projet et les étapes nécessaires à leur réalisation.
Partie 3 sur 3: travailler sur le projet
- 1Organisez une réunion de lancement pour démarrer le projet. Rencontrez votre équipe une dernière fois avant de commencer à travailler sur le projet. Revoyez le plan ensemble pour vous assurer que tout le monde connaît le projet et ce qu'on attend d'eux.
- C'est le bon moment pour expliquer vos attentes concernant les mises à jour de statut.
- Cela ne devrait pas être la première fois que votre équipe, vos patrons ou vos clients entendent parler de vos plans de projet. Tenez-les à jour pendant la phase de planification.
- 2Restez en contact avec votre équipe pour suivre l'avancement du projet. Votre équipe devrait vous tenir régulièrement au courant de son travail. Faites-leur savoir qu'ils doivent vous informer immédiatement de toute préoccupation ou problème qu'ils ont. Vous aurez besoin de savoir ces choses pour que vous puissiez garder le projet sur la bonne voie.
- Une façon de le faire est de choisir une certaine heure, comme à la fin de la semaine, pour avoir un enregistrement obligatoire.
- Si un membre du projet oublie de vous mettre à jour, contactez-le. Demandez-leur comment avance le projet et quels progrès ils ont réalisés.
- 3Informer le client de l'avancement du projet. Que le créateur du projet soit un patron, un acheteur ou un enseignant, expliquez-lui comment se déroule le projet. Envoyez-leur un e-mail rapide ou passez un appel téléphonique lorsqu'une étape majeure est terminée ou qu'un problème survient. Une bonne communication permet de s'assurer que le projet est entre de bonnes mains.
- Par exemple, un professeur d'université peut vous demander de soumettre des rapports d'étape sur votre projet de doctorat pour s'assurer que le travail est fait à temps.
- 4Ajustez le plan au besoin pour faire le travail. Les projets ne se déroulent généralement pas parfaitement, vous devrez donc modifier vos plans. Lorsqu'une étape ne peut plus être complétée, trouvez de nouvelles façons d'atteindre l'objectif final que vous avez envisagé plus tôt.
- Par exemple, vous pouvez ajuster la date limite, ajuster le budget, supprimer certaines étapes ou demander à votre équipe de faire un travail supplémentaire aujourd'hui.
- 5Passez en revue le projet et apprenez de ce qui s'est passé. Lorsque le projet est terminé, revenez en arrière et examinez vos plans. Demandez-vous ce qui était bon et mauvais dans le projet ainsi que ce qui aurait pu être mieux fait. Décidez si le projet correspond à votre vision initiale.
- Demandez à votre équipe des commentaires. Ils auront probablement beaucoup d'informations pour vous qui peuvent améliorer votre prochain projet.
Si vous vous rendez compte que vous aurez besoin de plus de temps pour terminer le projet, dites-le à la personne qui a assigné le projet.
- Apprenez à connaître tout le monde sur votre projet et ce dont ils ont besoin. Plus vous en savez sur leurs rôles, plus le projet a de chances de réussir.
- Soyez toujours au courant de l'état du projet. Vous êtes le gestionnaire, alors demandez toujours des mises à jour de statut en cas de besoin.
- Évitez de prétendre que vous savez tout. Les autres membres du projet peuvent avoir des idées auxquelles vous n'auriez jamais pensé.
- Reconnaissez vos erreurs et soutenez toujours votre équipe. Cela fera de vous un meilleur gestionnaire.
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