Comment déclarer les impôts lors de l'ouverture d'une petite entreprise?

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous pouvez être responsable de jusqu'à 3 types d'impôts de base: les impôts sur le revenu, les impôts sur l'emploi (si vous avez des employés) et les taxes de vente (si vous vendez des biens ou des services au public).

Ouvrir une petite entreprise n'est pas une tâche facile. Cependant, obtenir vos impôts dès le début vous évitera des maux de tête plus tard. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous pouvez être responsable de jusqu'à 3 types d'impôts de base: les impôts sur le revenu, les impôts sur l'emploi (si vous avez des employés) et les taxes de vente (si vous vendez des biens ou des services au public). Les impôts sur le revenu et les impôts sur l'emploi sont payables à la fois aux gouvernements fédéral et étatiques, tandis que les taxes de vente vont aux gouvernements étatiques et locaux. Le choix de la structure et de l'emplacement de votre entreprise a une incidence sur les impôts que vous payez.

Méthode 1 sur 3: impôts sur le revenu

1
Demandez un numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'IRS. Si vous avez (ou envisagez d'embaucher) des employés, vous aurez besoin d'un EIN pour payer les impôts sur les entreprises et l'emploi au gouvernement fédéral. La plupart des États utilisent également l'EIN fédéral à des fins étatiques. Vous pouvez demander un EIN en ligne à l'aide de l'assistant EIN à l'adresse https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp.
- L'assistant EIN est un site gouvernemental sécurisé. Cependant, si vous ne vous sentez toujours pas à l'aise d'envoyer des informations personnelles sensibles sur Internet, vous pouvez remplir le formulaire de demande papier et l'envoyer par la poste. Téléchargez le formulaire sur https://irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf.
- Même si vous dirigez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle et que vous n'avez pas d'employés, c'est toujours une bonne idée d'obtenir un EIN pour votre entreprise. De cette façon, vous pouvez ouvrir des comptes bancaires au nom de votre entreprise et vous n'aurez pas à utiliser votre numéro de sécurité sociale pour les transactions commerciales.
2
Prenez l'habitude de payer des impôts trimestriels estimés. Si votre entreprise est organisée en tant qu'entreprise individuelle, société de personnes ou S-corporation, vous êtes responsable de la déclaration trimestrielle des impôts sur le revenu. Bien que l'IRS excuse les fondateurs d'entreprises en démarrage au cours de leur première année d'activité, c'est toujours une bonne idée de payer des impôts trimestriels dès le début.
- Vous pouvez effectuer des paiements d'impôt sur le revenu trimestriels estimés à l'aide du système électronique de paiement d'impôt fédéral (EFTPS). Rendez-vous sur https://eftps.gov/eftps/ pour vous inscrire à ce service gratuit.
3
Dépôt des déclarations annuelles d'impôt fédéral sur le revenu. Toutes les entreprises sont responsables du paiement des impôts fédéraux sur les revenus gagnés tout au long de l'année. Dans votre déclaration annuelle, vous déclarez le revenu brut de votre entreprise et toutes les dépenses d'entreprise déductibles d'impôt que vous avez engagées tout au long de l'année. Le formulaire spécifique que vous devez remplir dépend de la structure de votre entreprise.
- Si vous exploitez votre entreprise en tant qu'entreprise individuelle, déclarez vos revenus d'entreprise sur le formulaire 1040, Déclaration de revenus des particuliers. Vous devrez également remplir l'annexe C, Bénéfices ou pertes d'entreprise, et l'annexe SE (formulaire 1040), Impôt sur le travail indépendant.
- Si vous exploitez votre entreprise en tant que société de personnes, déclarez vos revenus d'entreprise sur le formulaire 1065, Déclaration des revenus de la société de personnes. Chaque partenaire doit également déclarer le revenu sur son 1040 individuel et remplir l'annexe E, Revenu et perte supplémentaires.
- Si vous exploitez votre entreprise en tant que société, déclarez vos revenus d'entreprise sur le formulaire 1120, Déclaration de revenus des sociétés.
- Si vous exploitez votre entreprise en tant que LLC, vous pouvez choisir de traiter votre entreprise comme une société, une société de personnes ou une entreprise individuelle («entité ignorée») aux fins de l'impôt sur le revenu.
Conseil: Chacune de ces structures implique des conséquences fiscales différentes qui peuvent avoir un impact significatif sur le montant d'argent que vous payez en impôts. Consultez un fiscaliste ou un avocat fiscaliste avant de prendre votre décision finale sur la façon de structurer votre entreprise.
4
Déterminez vos obligations fiscales de l'État. L'association des petites entreprises de votre état peut vous aider à déterminer les impôts spécifiques de l'état et locaux que vous devez payer. Le site Web des petites entreprises de votre État peut contenir des informations supplémentaires, y compris des instructions et des formulaires pour le dépôt des taxes professionnelles nationales et locales.
- L'IRS a une liste de sites Web de petites entreprises d'État disponibles. Accédez à https://irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/state-government-websites et cliquez sur le nom de votre état dans la liste.
Les impôts sur le revenu et les impôts sur l'emploi sont payables à la fois aux gouvernements fédéral et étatiques, tandis que les taxes de vente vont aux gouvernements étatiques et locaux.
5
Déterminez si votre ville ou votre village impose également les revenus d'entreprise. Dans certains États qui n'ont pas d'impôt sur le revenu, les collectivités locales imposent les revenus des entreprises. Pour le savoir, consultez le site Internet de l'administration fiscale de la ville ou de la commune où est située votre entreprise.
- Vous pouvez également obtenir des informations à ce sujet lorsque vous recevez votre licence commerciale.

Méthode 2 sur 3: impôts sur l'emploi

1
Demandez à chacun de vos employés de remplir le formulaire i-9 et le formulaire w-4. Le formulaire I-9 vérifie que votre nouvelle recrue est éligible pour travailler aux États-Unis. Le formulaire W-4 vous indique le montant à retenir sur le chèque de paie de votre employé pour les impôts fédéraux. Bien que vous n'ayez pas à soumettre ces formulaires au gouvernement fédéral, vous devez les faire remplir avant que les nouvelles recrues ne commencent à travailler pour vous.
- Téléchargez le formulaire I-9 sur le site Web des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) à l'adresse https://uscis.gov/system/files_force/files/form/i-9-paper-version.pdf.
- Téléchargez le formulaire W-4 sur le site Web de l'IRS à l'adresse https://irs.gov/forms-pubs/about-form-w-4.
2
Percevez les impôts fédéraux de vos employés. Chaque jour de paie, vous êtes responsable de la retenue d'impôts fédéraux sur les chèques de paie de vos employés, ainsi que de leur part des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Vous payez également la part de l'employeur des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie au nom de chacun de vos employés.
- Vous voudrez peut-être ouvrir un compte bancaire séparé pour les impôts fédéraux sur l'emploi. À la fin de chaque période de paie, déposez les impôts retenus sur les chèques de paie de vos employés ainsi que votre part de leurs impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie.
- Le montant de l'impôt fédéral sur le revenu que vous devez retenir dépend du statut de déclaration de revenus de chaque employé. L'IRS fournit des tableaux de retenues que vous pouvez utiliser pour déterminer exactement combien vous devez retenir pour chaque employé. Les tableaux sont publiés dans le Employer's Tax Guide de l'IRS, qui est mis à jour chaque année. Le guide fiscal 2019 est disponible sur https://irs.gov/pub/irs-pdf/p15.pdf.
Conseil: la retenue des tables peut être compliquée. Pour vous assurer que vous retenez les bons montants, envisagez d'utiliser un service de paie, tel que Gusto, Quickbooks Payroll ou Square Payroll. Tous nécessitent le paiement d'un abonnement mensuel, mais le coût peut en valoir la peine pour la tranquillité d'esprit.
3
Inscrivez-vous au système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS). Les impôts prélevés sur les chèques de paie de vos employés pour couvrir les impôts fédéraux sur le revenu et l'emploi doivent être déposés par transfert électronique de fonds (TEF). La façon la plus simple de le faire est de s'inscrire à EFTPS, qui est un service gratuit offert par l'IRS.
- Pour configurer votre compte, accédez à https://eftps.gov/eftps/. Cliquez sur le bouton «s'inscrire» et suivez les instructions.
- Si vous ne souhaitez pas utiliser EFTPS, vous pouvez engager un fiscaliste, un service de paie ou un comptable pour effectuer vos paiements à votre place.
4
Déposez le formulaire 941 ou le formulaire 944 chaque trimestre et déposez les impôts fédéraux retenus. En règle générale, vous remplirez le formulaire 941 à moins que vous ne receviez un avis de l'IRS indiquant que vous êtes éligible pour remplir le formulaire 944. Sur l'un ou l'autre formulaire, vous déclarez les salaires bruts de vos employés pour le trimestre et les montants des impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie retenus.
- En règle générale, les retenues d'impôt doivent être déposées selon un calendrier mensuel. Lorsque vous produisez votre formulaire trimestriel, assurez-vous de déposer toutes les taxes restantes pour ce trimestre que vous n'avez pas encore déposées.
5
Retenir les impôts sur l'emploi de l'État sur les chèques de paie des employés. Les impôts sur l'emploi de l'État comprennent généralement l'indemnisation des travailleurs, le chômage et l'assurance invalidité temporaire. Si votre État a un impôt sur le revenu, vous pouvez également être tenu de retenir l'impôt sur le revenu de l'État sur les chèques de paie de vos employés.
- Votre département des recettes de l'État vous donnera des informations sur la fréquence à laquelle les impôts sur l'emploi de l'État doivent être déclarés et déposés. En général, la fréquence dépend du montant que vous devez payer en impôts.
Astuce: Si vous utilisez un service de paie, il configurera également votre retenue d'État pour vous.

Le site Web des petites entreprises de votre État peut contenir des informations supplémentaires, y compris des instructions et des formulaires pour le dépôt des taxes professionnelles nationales et locales.
6
Fournissez un W-2 à chacun de vos employés avant le 31 janvier. Le W-2 donne à vos employés les informations dont ils auront besoin pour déclarer leurs impôts fédéraux personnels. Le formulaire indique les gains et revenus bruts de chaque employé, les impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie retenus pour l'année civile précédente.
- Vous pouvez télécharger le formulaire W-2 sur https://irs.gov/forms-pubs/about-form-w-2.
- Si vous avez également retenu les impôts sur le revenu de l'État, ces montants seront déclarés sur les formulaires W-2 de vos employés.
7
Conserver les relevés d'impôt sur l'emploi pendant au moins 4 ans. Bien que vous n'ayez pas à soumettre la plupart des dossiers fiscaux sur l'emploi à l'IRS, ils doivent être disponibles pour inspection par l'IRS à tout moment pendant au moins 4 ans. Vos dossiers doivent inclure les éléments suivants:
- Vous y êtes;
- Montants et dates de tous les paiements de salaire, de rente et de pension;
- Montants des pourboires;
- Juste valeur marchande des salaires en nature versés;
- Noms, adresses, SSN et professions de tous les employés;
- Copies de tous les W-4 et I-9 des employés;
- Dates d'embauche pour tous les employés;
- Dates et montants de toutes les taxes payées, avec numéros de confirmation; et
- Copies de toutes les déclarations de revenus déposées.

Méthode 3 sur 3: taxes de vente/d'accise

1
Faites une demande de licence d'exploitation auprès du gouvernement de votre état. Si vous vendez des biens ou des services au public, vous avez généralement besoin d'une licence commerciale. Généralement, cela implique de remplir une courte demande sur votre entreprise et de payer des frais. Les frais varient en fonction de votre secteur d'activité et de l'état dans lequel vous opérez. Le département du revenu de votre état ou l'agence des petites entreprises aura plus d'informations.
- Visitez https://irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/state-government-websites pour des liens vers les départements ou agences du gouvernement de l'État qui peuvent vous aider à démarrer.
- Votre département des recettes de l'État vous enverra des informations avec votre licence commerciale qui expliquent comment créer un compte pour déclarer et déposer la taxe de vente et à quelle fréquence vous devez le faire. En tant que nouvelle startup, vous n'aurez probablement à déposer qu'une fois par an. Cependant, au fur et à mesure que vos ventes augmentent, vous devrez peut-être déclarer et déposer la taxe de vente à une fréquence plus élevée.
2
Ouvrez un compte bancaire séparé pour les taxes de vente. Lorsque vous percevez des taxes de vente, vous détenez simplement cet argent pour vos gouvernements étatiques et locaux. La meilleure façon de vous assurer que vous disposez de tout l'argent dont vous avez besoin au moment de le déposer auprès du gouvernement est de le conserver dans un compte bancaire distinct.
- De nombreuses banques proposent des comptes bancaires aux entreprises spécifiquement à cette fin. Renseignez-vous auprès d'un gestionnaire de compte de la banque où vous avez déjà ouvert des comptes d'exploitation ou de paie.
3
Configurez vos systèmes de point de vente (POS) pour percevoir les taxes. Les systèmes de point de vente enregistrent toutes les informations sur chaque vente que vous effectuez par voie électronique. Sur la base des informations que vous fournissez, votre système de point de vente peut calculer le taux de taxe de vente approprié pour vous et l'appliquer à chaque vente.
- Les systèmes de point de vente génèrent également des résumés de vos ventes, ce qui vous permettra de remplir plus facilement votre formulaire de déclaration de taxe de vente.
Astuce: vérifiez le taux que votre système de point de vente calcule avec le département des revenus de votre état pour vous assurer qu'il est correct. S'il y a un écart, parlez à quelqu'un du département du revenu ou de l'agence des petites entreprises de votre état.
4
Déposer des rapports lorsque requis avec le paiement intégral. Lorsque vos rapports de taxe de vente sont dus, remplissez le rapport pour le service des recettes de votre état. Dans la plupart des États, vous pouvez remplir et soumettre ces rapports en ligne. En règle générale, vous êtes tenu de produire un rapport d'information même si vous n'avez effectué aucune vente taxable au cours de la période de déclaration.
- La plupart des États offrent plusieurs méthodes différentes que vous pouvez utiliser pour payer la taxe de vente que vous avez collectée. En supposant que vous ayez ouvert un compte bancaire séparé pour percevoir la taxe de vente, et que les transactions de transfert électronique de fonds (TEF) à partir de ce compte sont généralement le moyen le plus simple.

Cet article traite des impôts des petites entreprises aux États-Unis. Si vous avez ouvert une petite entreprise dans un autre pays, parlez à un comptable, un avocat ou un conseiller fiscal local si vous avez des questions sur les impôts.

Conseils

Si votre petite entreprise n'a pas de directeur financier ou de comptable, vous voudrez peut-être engager un comptable ou un avocat fiscaliste pour vous assurer que vos impôts sont correctement déclarés.
Tenez des registres des dépenses de démarrage que vous avez engagées avant d'ouvrir votre entreprise. Ces dépenses peuvent être déductibles au cours de votre première année d'exploitation.

Mises en garde

Cet article traite des impôts des petites entreprises aux États-Unis. Si vous avez ouvert une petite entreprise dans un autre pays, parlez à un comptable, un avocat ou un conseiller fiscal local si vous avez des questions sur les impôts.

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