Comment conserver les dossiers commerciaux pour l'IRS?

Sam De Greef
Sam De Greef
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Suivez ces règles pour vous assurer de conserver les dossiers commerciaux dont vous avez besoin pour l'IRS
Suivez ces règles pour vous assurer de conserver les dossiers commerciaux dont vous avez besoin pour l'IRS. Partie 1 sur 3: choisir les types de documents commerciaux que vous devez conserver.

Chaque année, votre entreprise devra déclarer ses impôts auprès de l'Internal Revenue Service (IRS). La déclaration de revenus que vous produisez est un résumé des informations que l'IRS utilisera pour déterminer l'assujettissement à l'impôt de votre entreprise. Étant donné que la déclaration elle-même n'est qu'un résumé, vous devrez conserver de bons dossiers commerciaux au cas où l'IRS voudrait vérifier votre travail (par exemple, au cas où vous feriez l'objet d'un audit). L'IRS a un ensemble de règles concernant les types de documents qui doivent être conservés et la manière dont ces documents doivent être conservés. Suivez ces règles pour vous assurer de conserver les dossiers commerciaux dont vous avez besoin pour l'IRS.

Partie 1 sur 3: choisir les types de documents commerciaux que vous devez conserver

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    Évaluez le type d'entreprise que vous avez. Le type de documents commerciaux que vous devez conserver est directement lié au type d'entreprise que vous avez. Les sociétés auront des exigences en matière de tenue de livres différentes de celles des entreprises individuelles, et les entreprises individuelles auront des exigences différentes des partenariats. S'il s'agit de la première fois que vous démarrez une entreprise et que vous déclarez des impôts commerciaux fédéraux, vérifiez le type d'exigences de déclaration que vous avez.
    • Si vous êtes une société C ou S, vous devrez remplir un formulaire IRS 1120 pour déclarer les revenus d'entreprise. Le formulaire 1120 exige des informations détaillées sur des sources particulières de revenus et de déductions.
    • Si vous êtes une société de personnes, vous devrez remplir un formulaire IRS 1065 pour déclarer vos revenus. Alors que le formulaire 1065, comme le formulaire 1120, vous oblige à identifier les revenus et les déductions, les types de revenus et de déductions que vous aurez sont très différents.
    • Parcourez les formulaires fiscaux et déterminez les types de documents requis pour votre entreprise.
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    Vérifiez si l'IRS a des règles spécifiques pour la tenue des dossiers. En général, l'IRS n'exige pas la tenue d'un type particulier de dossier. Au lieu de cela, vous pouvez choisir de conserver n'importe quel type de dossier qui vous aide à prouver les revenus et les dépenses de votre entreprise. Cependant, dans certaines circonstances limitées, l'IRS peut vous demander de conserver un type de dossier spécifique.
    • Si vous débutez en matière d'impôt fédéral sur les entreprises et que vous n'êtes pas sûr de devoir conserver un type de dossier spécifique, contactez l'IRS.
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    Assurez-vous d'avoir des registres précis de toutes les dépenses et revenus de l'entreprise. Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour conserver les dossiers commerciaux, vous devez être en mesure de montrer clairement les revenus et les dépenses de votre entreprise. Le système dont vous disposez doit inclure un résumé des transactions de votre entreprise.
    • Le revenu d'entreprise peut inclure les bénéfices de la vente de biens, les dividendes, les intérêts, les loyers, les redevances et les gains en capital. Si vous avez des revenus de l'une de ces sources, vous devez en tenir des registres.
    • Les dépenses d'entreprise sont les coûts de fonctionnement de votre entreprise. Ils sont importants car vous pouvez généralement les déduire de votre déclaration de revenus fédérale. Des exemples de dépenses d'entreprise comprennent le coût des matériaux, le coût du stockage, les coûts de main-d'œuvre et certains coûts de démarrage d'entreprise.
    Le type de documents commerciaux que vous devez conserver est directement lié au type d'entreprise
    Le type de documents commerciaux que vous devez conserver est directement lié au type d'entreprise que vous avez.
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    Conservez les procès-verbaux du conseil d'administration si vous dirigez une société. Si vous dirigez une société, nous vous encourageons à conserver les notes de réunion du conseil d'administration. Ces notes peuvent être demandées par l'IRS s'il choisit de vous auditer.
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    Compiler les pièces justificatives. Au fur et à mesure que votre entreprise fonctionne, vous générerez des pièces justificatives. Vos pièces justificatives doivent être conservées car elles fourniront les informations dont vous avez besoin pour remplir vos livres d'affaires (par exemple, journaux et grands livres). Les pièces justificatives comprennent:

Partie 2 sur 3: déterminer comment conserver les dossiers commerciaux

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    Choisissez une méthode comptable. Avant de produire votre première déclaration de revenus d'entreprise, vous devez déterminer comment vous allez déclarer vos revenus et dépenses. La méthode comptable que vous choisirez devra être utilisée à la fois pour tenir vos livres et pour calculer votre revenu imposable. Si vous souhaitez modifier votre méthode comptable ultérieurement, vous devrez obtenir l'approbation de l'IRS. L'IRS permet généralement de choisir entre la méthode de la trésorerie ou la méthode de la comptabilité d'exercice.
    • Selon la méthode de comptabilité de caisse, vous déclarerez tous les revenus au cours de la même année où vous les recevez. Vous déduisez les dépenses pendant l'année d'imposition où vous les payez.
    • Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, vous déclarerez le revenu dans l'année où vous le gagnez, même si vous ne le recevrez peut-être que plus tard. Vous déduisez les dépenses engagées au cours de l'année d'imposition, peu importe le moment où vous les payez.
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    Utilisez des journaux et des grands livres. Le système de tenue de dossiers que vous utilisez doit résumer avec précision vos transactions commerciales (qui sont déterminées à l'aide de vos pièces justificatives). La plupart des transactions commerciales sont enregistrées dans des journaux et des grands livres. Vous pouvez acheter des journaux et des registres dans votre magasin de fournitures de bureau local. Les journaux sont des livres utilisés pour enregistrer chaque transaction commerciale indiquée dans vos pièces justificatives. Vous devrez peut-être tenir plusieurs journaux pour les transactions qui se produisent souvent. Les grands livres sont des livres contenant les totaux de tous vos journaux.
    • Par exemple, en tant que petite entreprise qui vend des biens, vous pouvez obtenir des reçus lorsque vous vendez des ordinateurs portables, achetez des pièces détachées pour ordinateurs portables et vendez des ordinateurs de bureau. Toutes ces transactions auront des pièces justificatives. À la fin de chaque journée, utilisez les pièces justificatives et notez les transactions dans vos journaux. Utilisez le grand livre pour compiler toutes les informations en un seul endroit.
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    Décidez si vous conserverez des livres papier ou des dossiers électroniques. À ce stade, vous conservez probablement des pièces justificatives, des journaux, des grands livres et divers autres documents concernant votre entreprise. Si vous les conservez sur papier, ils prennent probablement beaucoup de place. Bien que l'IRS vous permette de conserver des copies papier de tout, vous pouvez envisager de stocker vos dossiers par voie électronique. Lorsque vous faites cela, vous serez en mesure de saisir des données plus rapidement, de récupérer des enregistrements plus rapidement et de transférer des enregistrements à l'IRS rapidement s'ils le demandent.
    • Si vous choisissez d'utiliser un système de stockage électronique, vous devez vous assurer qu'il est conforme aux normes de l'IRS. Votre système de stockage doit pouvoir indexer, stocker, conserver, récupérer et reproduire tous vos enregistrements dans un format lisible.
    • L'IRS peut tester votre système électronique pour s'assurer qu'il répond à ses normes.
    L'IRS vous oblige à conserver vos dossiers d'entreprise pendant une période de temps spécifique en fonction
    L'IRS vous oblige à conserver vos dossiers d'entreprise pendant une période de temps spécifique en fonction de ce qu'est le dossier.
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    Conservez un ensemble de registres distinct pour chaque entreprise que vous possédez. Si vous avez plus d'une entreprise, chaque entreprise doit tenir ses propres registres. Chaque entreprise est susceptible d'avoir ses propres exigences en matière de tenue de dossiers et vous ne voulez pas les confondre. De plus, si l'IRS décide d'auditer votre entreprise, il ne voudra voir que vos dossiers pour l'entreprise auditée, pas toutes vos entreprises.
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    Résumez vos transactions commerciales. Une fois que vous disposez de tous les documents nécessaires pour tenir de bons registres et que vous savez quels registres conserver, vous devrez créer un système pour résumer vos transactions afin que vos registres soient tenus à jour et précis. Par exemple, une petite entreprise résume généralement ses transactions commerciales en procédant comme suit:
    • Compilation quotidienne de toutes les pièces justificatives
    • Tenir un chéquier d'entreprise
    • Récapitulatif quotidien de vos encaissements
    • Récapitulatif mensuel de vos encaissements
    • Tenir un journal des décaissements de chèques
    • Remplir une feuille de calcul d'amortissement
    • Tenir un dossier d'indemnisation du travail
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    Vérifie ton travail. Au fur et à mesure que vous continuez à tenir des registres commerciaux à des fins fiscales, revoyez ces registres et vérifiez leur exhaustivité et leur exactitude. Si vous utilisez un système à entrée unique, votre comptabilité sera simplement basée sur des comptes de profits et pertes basés sur les recettes et les décaissements quotidiens et mensuels. Ce type de comptabilité est simple mais pas auto-équilibré. Par conséquent, si vous utilisez ce type de système, vous devez vérifier chaque semaine les erreurs et vous assurer que vos livres sont équilibrés.
    • Si vous utilisez un système en partie double (c'est-à-dire des journaux et des grands livres), chaque compte aura deux colonnes, une pour les débits et l'autre pour les crédits. Il s'équilibre automatiquement car vous enregistrerez toujours chaque transaction à la fois comme un débit et un crédit. Tant que votre colonne de crédit est égale à la colonne de débit, vos livres sont bons.

Partie 3 sur 3: tenir les dossiers commerciaux à la disposition de l'IRS

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    Comprenez la valeur de dossiers commerciaux précis. De bons dossiers sont essentiels à la gestion d'une entreprise prospère. En plus d'en avoir besoin au cas où vous êtes audité par l'IRS, les dossiers commerciaux peuvent vous aider à:
    • Suivez la progression de votre entreprise
    • Préparez vos états financiers
    • Identifiez les sources de vos reçus
    • Gardez une trace des déductions possibles
    • Préparez-vous pour les impôts
    • Soutenez votre déclaration de revenus
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    Évaluez votre responsabilité de fournir des dossiers précis. Il est de votre responsabilité, en tant que propriétaire d'une entreprise, de sauvegarder toute information que vous incluez dans votre déclaration de revenus d'entreprise. Si vous êtes audité, vous avez la responsabilité de prouver que vos entrées, déductions et déclarations dans votre déclaration de revenus sont exactes. Vous prouverez ces choses en donnant vos dossiers à l'IRS. Par conséquent, si vous disposez de dossiers commerciaux précis et complets, vous serez toujours en mesure de prouver les réclamations que vous faites dans vos déclarations de revenus.
    L'IRS a un ensemble de règles concernant les types de documents qui doivent être conservés
    L'IRS a un ensemble de règles concernant les types de documents qui doivent être conservés et la manière dont ces documents doivent être conservés.
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    Déterminez quel type de dossier vous avez. L'IRS vous oblige à conserver vos dossiers d'entreprise pendant une période de temps spécifique en fonction de ce qu'est le dossier. Par exemple, si vous avez des employés, vous devez conserver tous les dossiers fiscaux relatifs à l'emploi pendant une période déterminée.
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    Trouvez le délai de prescription applicable. Vos dossiers commerciaux doivent être conservés aussi longtemps que l'IRS peut en avoir besoin afin d'administrer le code des impôts. Ce délai est appelé délai de prescription, c'est-à-dire le délai pendant lequel vous pouvez modifier votre déclaration de revenus, demander un crédit, demander un remboursement, ou l'IRS peut prélever des impôts supplémentaires. L'horloge commence à courir sur cette période à partir de la date d'échéance de votre déclaration de revenus d'entreprise. Par conséquent, si vous produisez vos impôts d'entreprise une semaine plus tôt, le délai de conservation des dossiers ne commencera qu'une semaine plus tard, à la date d'échéance officielle.
    • Par exemple, si vous devez un impôt supplémentaire, le délai de prescription est de trois ans. Si vous ne remplissez pas de déclaration de revenus, l'IRS peut vous demander vos dossiers d'entreprise pour une période illimitée pour cette année-là.
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    Rendre les enregistrements facilement disponibles sur demande. Si l'IRS est dans le délai de prescription et qu'il demande à voir vos dossiers, vous devez les rendre disponibles. L'IRS vous dira comment ils veulent les dossiers, et vous pourrez leur dire si vous les avez sous forme électronique ou papier. Parce que vous pourriez vous retrouver audité, vous devez toujours être prêt. Conservez vos dossiers dans un endroit sûr et résistant au feu. De plus, si vous conservez vos dossiers par voie électronique, assurez-vous de les sauvegarder.
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    Détruisez les enregistrements uniquement lorsque vous êtes sûr qu'ils ne sont plus nécessaires. Bien qu'il soit important de conserver les dossiers fiscaux aussi longtemps que nécessaire, c'est également une bonne pratique commerciale de détruire les dossiers lorsque vous êtes en mesure de le faire. La destruction des enregistrements libère de l'espace physique pour de nouveaux enregistrements et facilite la récupération des enregistrements.
    • Ne détruisez jamais les dossiers commerciaux jusqu'à ce que vous soyez sûr à 100% qu'ils ne sont plus nécessaires. Si vous détruisez des dossiers de manière inappropriée, vous pouvez être condamné à une amende ou même éventuellement emprisonné.
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