Comment préparer un 1099 pour un contractuel?
L'Internal Revenue Service vous oblige à préparer un formulaire 1099-MISC pour un travailleur contractuel si vous avez payé la personne plus de 450€ au cours de l'exercice.
L' Internal Revenue Service vous oblige à préparer un formulaire 1099-MISC pour un travailleur contractuel si vous avez payé la personne plus de 450€ au cours de l'exercice. Ce chiffre de 450€ comprend tous les paiements liés au commerce ou à l'entreprise, y compris l'argent que vous avez donné à un travailleur contractuel pour les matériaux et les pièces, à moins que les matériaux et les pièces n'aient été ventilés séparément sur la facture de votre entrepreneur. Vous ne pouvez pas donner un formulaire 1099 à un travailleur qui est un employé réel de votre entreprise.
Partie 1 sur 2: remplir le formulaire
- 1Obtenez un formulaire 1099-misc de l'IRS ou d'une autre source fiable. Vous pouvez demander à l'IRS de vous envoyer le formulaire nécessaire en appelant le 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) ou en accédant à leur page de commande en ligne.
- Vous pouvez également acheter des formulaires 1099-MISC dans votre magasin de fournitures de bureau local, bien que la plupart ne viennent que par lots de 25 ou 50. Ils sont parfaitement compatibles avec les scanners IRS.
- Remarque: vous ne pouvez pas simplement télécharger un formulaire 1099-MISC à partir d'Internet ou de la page d'exemple de l'IRS et l'utiliser pour remplir des informations. Le formulaire 1099 que vous envoyez à l'IRS doit être lisible dans ses scanners. Si vous envoyez à l'IRS un formulaire 1099 non sanctionné, vous pourriez faire face à une pénalité.
- 2Remplissez votre numéro d'identification fiscale fédérale dans la case appropriée. Il s'agit soit de votre numéro de sécurité sociale personnel, soit de votre numéro d'identification d'employeur, selon la structure de votre entreprise. Si vous ne connaissez pas votre numéro d'identification fiscale fédérale, découvrez comment l'obtenir ici.
- 3Remplissez le champ d'identification du travailleur en utilisant son numéro d'identification fiscale. Il peut s'agir de leur numéro de sécurité sociale, de leur numéro d'identification fiscale ou de leur numéro d'identification d'employeur. Lorsque vous avez engagé l'entrepreneur, vous auriez dû lui demander de remplir un formulaire W-9. En plus des informations sur l'adresse de la personne, le W-9 vous indiquera le numéro d'identification qu'elle utilise à des fins fiscales.
- Si l'entrepreneur ne vous donne pas son formulaire W-9 ou ne fournit pas de numéro d'identification fiscale, l'IRS s'attend à ce que vous commenciez à retenir les impôts à la source en son nom. On s'attend à ce que vous reteniez 28% du salaire des entrepreneurs, puis le versez à l'IRS.
Postez ou donnez le 1099 à votre travailleur contractuel avant le 31 janvier. - 4Inscrivez le montant que vous avez payé à l'entrepreneur tout au long de l'année. Cette information se trouve dans l'encadré 7. L'encadré 7 devrait être intitulé «Rémunération des non-employés».
- 5Notez tout montant que vous avez retenu sur leur paie. Indiquez le montant d'impôt sur le revenu fédéral ou d'État que vous avez retenu sur le salaire du travailleur contractuel dans l'encadré 4. Étant donné que vous avez travaillé avec un entrepreneur indépendant, il est peu probable que vous ayez retenu des impôts, bien que vous puissiez en avoir pour l'un des éléments suivants 2 raisons:
- L'entrepreneur n'a pas renvoyé un formulaire W-9 ou n'a pas fourni de numéro de sécurité sociale ou d'autre numéro d'identification précis dans le W-9. Dans ce cas, l'IRS s'attend à ce que vous reteniez 28% de leur salaire.
- L'entrepreneur est un ressortissant étranger. L'IRS s'attend à ce que vous reteniez environ 30% du salaire du citoyen non américain, à moins que le pays d'origine de cet entrepreneur ne soit exonéré en raison d'une convention fiscale avec les États-Unis.
- 6Remplissez les champs des coordonnées de votre entreprise et de l'entrepreneur. Un numéro de téléphone n'est requis que pour votre entreprise, pas pour l'entrepreneur. Indiquez le nom et l'adresse complète de l'entrepreneur.
Partie 2 sur 2: envoi du formulaire
- 1Postez ou remettez le formulaire 1099 à votre travailleur contractuel avant le 31 janvier. Vous devrez remettre le formulaire à votre entrepreneur au plus tard le 31 janvier suivant l'année d'imposition. Si vous ne postez pas nos ou ne donnez pas 1099s à vos travailleurs contractuels avant cette date, vous pourriez faire face à une pénalité de l'IRS.
- Envoyez la «copie B» du formulaire 1099 à votre travailleur contractuel.
Vous ne pouvez pas donner un formulaire 1099 à un travailleur qui est un employé réel de votre entreprise. - 2Envoyez une copie du 1099 à l'IRS au plus tard le 28 février. La copie A est la copie rouge du formulaire 1099. Si vous remplissez vos impôts par voie électronique, la date limite de production est le 31 mars. Le processus de déclaration 1099 est distinct de la déclaration de revenus de votre entreprise, qui peut ou non devoir être effectuée par voie électronique.
- Le cas échéant, envoyez la copie 1 du 1099 au service des impôts de l'État de votre travailleur contractuel. Vous n'êtes pas obligé de le faire si l'impôt sur le revenu n'est pas déduit du salaire du travailleur dans l'État dans lequel il réside.
- 3Conservez la copie c du 1099 pour vos propres dossiers. Il est recommandé de conserver des copies de tous vos documents fiscaux pendant au moins 4 ans.
- Si vous remplissez le formulaire 1099 à la main, assurez-vous d'appuyer suffisamment fort sur le formulaire pour que toutes les copies soient lisibles. En appuyant trop légèrement, vous risquez de vous retrouver avec une copie carbone illisible.
- Assurez-vous de délivrer des 1099 à tous vos entrepreneurs qui répondent aux exigences. Si vous avez payé plus de 450€ pour des services à un entrepreneur non constitué en société et que vous ne parvenez pas à lui délivrer un 1099, l'IRS peut refuser votre déduction fiscale pour ce paiement.
Contactez l'IRS si vous n'êtes pas sûr de la différence entre un employé réel et un travailleur contractuel. - Vos déclarations d'impôt sur le revenu des entreprises, ainsi que les annexes C, E et F de vos déclarations d'impôt sur le revenu des personnes physiques, contiennent désormais des questions sur la question de savoir si vous avez émis tous les formulaires 1099 nécessaires à tous les entrepreneurs à qui vous avez payé plus de 450€ pour des services. Vous devrez répondre «oui» ou «non» à ces questions.
- Contactez l'IRS si vous n'êtes pas sûr de la différence entre un employé réel et un travailleur contractuel. L'IRS prend très au sérieux les obligations d'un employeur envers ses employés. Il est illégal de classer une personne qui est en fait un employé en tant qu'entrepreneur.
Lisez aussi: Comment trouver votre numéro de TPS?
Questions et réponses
- Dois-je utiliser mon EIN ou mon numéro de sécurité sociale dans la case du numéro d'identification du destinataire sur un 1099 Misc. forme?Le bénéficiaire est le receveur de la paie. Si le destinataire est une personne, utilisez un numéro de sécurité sociale. Si le destinataire est une entreprise ou une société, le numéro d'identification fédéral est utilisé.
- Quelles sont les pénalités en cas de non-envoi de mon 1099 avant le 31 janvier?Vous pouvez obtenir une amende.
- J'ai payé de l'argent à un non-employé pour des services et lui ai donné un formulaire 1099 Misc rempli. Dois-je envoyer quelque chose à l'IRS moi-même?Oui. Vous devez envoyer la copie A du 1099-MISC à l'IRS, à l'adresse indiquée dans les instructions du 1099-MISC.
- Le destinataire est la personne que vous avez contractée, n'est-ce pas?Corriger. Le destinataire est la personne ou l'entreprise que vous avez payée pour fournir des services.
- Puis-je utiliser un stylo à encre bleue pour remplir un formulaire 1099?Oui, vous pouvez.
- Quelle est la différence entre un travailleur contractuel et un employé?Un travailleur contractuel est une personne qui n'est pas employée par vous ou votre entreprise.
Questions sans réponse
- Dois-je mettre le nom indiqué sur le formulaire fiscal et le nom de l'entreprise sur le formulaire 1099?
- De quel formulaire ai-je besoin pour un nouvel employé qui n'a pas subi de retenue d'impôt si je suis propriétaire d'une petite entreprise?
- Puis-je saisir deux noms de déclarants différents sur un même formulaire 1099?
Les commentaires (3)
- Cette page m'a vraiment aidé à savoir quoi faire exactement. Je n'en avais aucune idée et tous ceux à qui j'ai demandé m'ont donné peu de conseils.
- Totalement génial.
- Je possède une entreprise de garde d'animaux et c'est la première fois que je devais remplir 1099 pour un entrepreneur indépendant. J'étais stressé de ne pas savoir par où commencer. Cet article a simplifié tout le processus pour moi.
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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