Comment accumuler une dépense?
Les charges à payer sont celles que vous avez engagées mais pas encore payées, et vous devez les enregistrer sur votre bilan. Par exemple, les salaires gagnés mais non payés doivent être enregistrés comme charges à payer. Tout d'abord, vous devrez calculer au prorata la partie des dépenses totales qui tombe dans la période comptable en cours. Par exemple, si la période de paie actuelle est divisée en deux, vous enregistrerez la moitié de la masse salariale cette période et la moitié la prochaine fois. Ensuite, enregistrez les charges à payer en débitant votre compte de charges et en créditant le compte à payer concerné. N'oubliez pas d'annuler l'écriture dans votre prochaine période comptable afin de ne pas compter la dépense deux fois. De nombreux progiciels de comptabilité ont des options pour le faire automatiquement. Pour apprendre le principe de l'appariement et d'autres conseils de notre co-auteur financier, lisez la suite!
Ensuite, enregistrez les charges à payer en débitant votre compte de charges et en créditant le compte à payer concerné.
Les dépenses qu'une entreprise a engagées (mais pas encore payées) sont communément appelées charges à payer. Les charges à payer sont classées en passifs courants au bilan. Apprendre à reconnaître et enregistrer les charges à payer nécessite une solide compréhension des principes comptables sous-jacents, mais le processus lui-même est assez simple.
Partie 1 sur 2: savoir quelles dépenses accumuler
- 1Comprenez ce qu'est une charge à payer. Une charge à payer se produit lorsqu'une période comptable touche à sa fin et qu'il y a des dépenses impayées et des passifs non enregistrés. Par exemple, les salaires qui ont été gagnés mais pas encore versés représenteraient une charge à payer. Les entreprises gèrent les charges à payer en effectuant des écritures d'ajustement dans le journal général.
- 2Comprenez pourquoi vous devez accumuler des dépenses. La comptabilité d'exercice stipule que vous devez enregistrer les revenus et les dépenses dans la période au cours de laquelle ils sont encourus, et non lorsque l'argent est reçu ou payé. Le principe relatif aux dépenses est appelé principe d'appariement.
- Le principe d'appariement impose aux comptables d'enregistrer les dépenses dans la période où elles sont encourues et de les imputer sur les revenus correspondants.
- L'implication de ce principe est que vous ne pouvez pas toujours attendre que l'argent change de mains pour enregistrer une dépense. Supposons, par exemple, qu'une entreprise a une charge de paie bihebdomadaire de 7460€, mais que la période de paie actuelle est répartie également en deux entre deux périodes comptables. Cela signifie que la moitié de ces salaires ont déjà été gagnés à la fin de la période comptable actuelle. Vous devez enregistrer la moitié du montant total (3730€) au cours de la période comptable en cours même si les chèques de paie des employés ne seront rédigés qu'à la période comptable suivante.
Le côté dépenses de la comptabilité d'exercice a un impact sur les comptes de dépenses dans le compte de résultat. - 3Déterminer les dépenses qui nécessitent une comptabilité d'exercice. Conformément à ces principes, les dépenses engagées qui n'ont pas encore été payées doivent être comptabilisées au bilan. Voici quelques-uns des plus courants:
- Salaires accumulés
- Intérêt accru
- Impôts à payer
Partie 2 sur 2: enregistrement des charges à payer
- 1Calculez l'accumulation au prorata. Une fois que vous avez identifié les charges à payer, vous devez calculer le montant de la charge à payer en répartissant au prorata la partie de la dépense totale qui tombe dans la période comptable en cours. Une fois que les comptes de régularisation et le montant total en dollars de la régularisation ont été déterminés, il est temps de les enregistrer dans le grand livre général.
- Dans l'exemple ci-dessus, 50% du montant de la masse salariale est enregistré car la moitié de la masse salariale tombe dans la période de déclaration.
- 2Effectuez l'entrée de réglage appropriée. Vous comptabilisez les dépenses en enregistrant une écriture d'ajustement dans le grand livre. Les écritures de régularisation se produisent à la fin de la période comptable et affectent un compte de bilan (une charge à payer) et un compte de résultat (une charge).
- L'écriture d'ajustement doit être effectuée comme suit: débiter le compte de dépenses approprié et créditer le compte à payer approprié. N'oubliez pas que les débits augmentent les comptes de dépenses et les crédits augmentent les comptes de passif.
- En utilisant l'exemple précédent, vous débiterez le compte de charges lié à la paie de 3730€, et vous créditerez le compte à payer des salaires accumulés de (3730€). N'oubliez pas que puisqu'il s'agit d'un compte à payer, vous «créditez» un passif.
- Vous sous-estimez le passif et surévaluez le revenu en négligeant d'effectuer les écritures d'ajustement au cours de la période comptable appropriée.
Une charge à payer se produit lorsqu'une période comptable touche à sa fin et qu'il y a des dépenses impayées et des passifs non enregistrés. - 3Inversez l'entrée dans la période suivante. La facture relative à l'accumulation finira par arriver et sera traitée dans le cours normal des affaires. Ainsi, afin d'éviter le double comptage de la dépense, l'écriture de régularisation initiale doit être contrepassée dans la période comptable suivante.
- La plupart des ordinateurs logiciels comptables packages permettent à l'utilisateur de spécifier la date d'inversion pour une entrée de réglage. Vous pouvez également inverser le réglage manuellement.
- Bien que la comptabilité d'exercice fonctionne selon les mêmes principes dans différents pays, le processus exact utilisé pour enregistrer les charges à payer variera en fonction des normes de reporting de chaque pays. Les exemples ci-dessus sont conformes aux normes comptables généralement acceptées (GAAP) des États- Unis.
- Parfois, le montant des charges à payer est négligeable, comme les factures de services publics, les primes d'assurance mensuelles ou les frais d'abonnement. Vous devez équilibrer l'avantage informationnel de l'enregistrement d'une provision avec le travail supplémentaire impliqué dans son calcul et sa comptabilisation. Il peut être possible d'ignorer les plus petites charges à payer si le temps requis pour calculer les charges à payer l'emporte sur l'utilité de l'information.
Une fois que vous avez identifié les charges à payer, vous devez calculer le montant de la charge à payer en répartissant au prorata la partie de la dépense totale qui tombe dans la période comptable en cours. - Pour aider à l'exactitude du traitement des charges à payer, attribuez des numéros de compte similaires à vos comptes de charges à payer et aux comptes de dépenses associés. Par exemple, supposons qu'une entreprise commence tous ses comptes de passif par un «2» et tous ses comptes de dépenses par un «4». Cette société pourrait alors attribuer le numéro «40121» à son compte de frais de paie et le numéro «20121» pour le compte des salaires à payer. Cela réduira les erreurs de saisie dans le traitement et l'annulation des régularisations.
- Logiciel de comptabilité
Questions et réponses
- Comment puis-je savoir que le montant que j'ai accumulé est correct?Dans certains cas, il faut comptabiliser une estimation, ce qui est acceptable si une estimation raisonnable peut être déterminée. Étant donné que le montant estimé et accumulé sera contrepassé au cours d'une période ultérieure lorsque le montant sera effectivement payé, une estimation raisonnablement précise aura peu d'effet sur la déclaration.
- Quelle est la différence entre les charges à payer et les comptes créditeurs?Techniquement, les comptes créditeurs sont des charges à payer ou des dépenses qui sont enregistrées dans les livres mais n'ont pas été payées. Ils profitent à la période en cours, comme une facture d'électricité pour l'électricité consommée durant le mois de mars qui ne sera payée qu'en avril. À la fin du mois de mars, il y aurait un passif pour un compte à payer pour les services publics, et la dépense serait enregistrée dans le bon mois.
- Que se passe-t-il si la charge d'exercice n'est jamais payée?Vous annulez votre accumulation une fois que vous décidez de radier ce montant. Dans l'exemple, vous débiterez 3730€ sur vos dettes et créditerez 3730€ sur vos dépenses.
- Peut-on inscrire les charges à payer dans le compte de résultat?Oui. Le côté dépenses de la comptabilité d'exercice a un impact sur les comptes de dépenses dans le compte de résultat. Le passif compensatoire est inscrit au bilan jusqu'à ce qu'il soit renversé.
- En quoi la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice diffèrent-elles l'une de l'autre?La comptabilité de caisse est basée sur des transactions en espèces réelles. Il sera enregistré lors de l'échange des espèces. Dans la comptabilité d'exercice, la transaction a été enregistrée immédiatement ou dans la même période, même lorsque l'argent n'a pas été payé ou reçu.
- Qu'est-ce qu'un compte d'attente?Un compte temporaire. Lorsque vous ne connaissez pas la nature d'une transaction, placez ce montant en compte d'attente jusqu'à ce que vous l'ayez identifié.
- Quand accumulerais-je une facture liée à la construction: au début de la construction ou à la date d'achèvement?Vous accumulerez pour chaque facture dans la période pour laquelle la facture était pour. Si vous recevez une facture pour la construction de février, accumulez-la en février.
- Comment enregistrer les intérêts si les intérêts s'accumulent chaque mois?Les intérêts sont enregistrés dans la période au cours de laquelle ils sont gagnés, même s'ils ne sont pas payés. Si vous êtes l'emprunteur, les intérêts courus seraient enregistrés comme une dépense sur le compte de résultat et un compte à payer sur le bilan. Si vous êtes le prêteur, les intérêts enregistrés seraient un élément de revenu sur l'état des résultats et un compte client sur le bilan.
- Comment puis-je savoir que le montant que j'ai accumulé est correct?Vous devez toujours tenir à jour un registre des montants et des fournisseurs afin de vous rapprocher chaque mois.
- Que dois-je faire si ces cumuls de l'année précédente ne sont toujours pas payés avant l'année suivante?Les dépenses sont inscrites au bilan dans la période où elles surviennent, même si elles ne sont pas payées. Les dépenses impayées deviennent et continuent d'être des charges à payer au bilan d'une période comptable à l'autre tant que le passif demeure.
Questions sans réponse
- Quand dois-je réclamer la taxe pour un ordre de débit prélevé sur mon compte bancaire le dernier jour du mois pour les dépenses du mois suivant?
Les commentaires (2)
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