Comment faire des opérations comptables?
Tous les systèmes logiciels disponibles vous faciliteront l'enregistrement des transactions comptables en plaçant chaque entrée à sa place correcte dans le journal.
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit garder une trace de toutes ses transactions. Il existe de nombreux logiciels financiers simples que vous pouvez acheter, mais il est préférable que vous ayez d'abord une compréhension claire du fonctionnement des transactions comptables. Vous devrez entrer chaque transaction commerciale telle que la réception d'un paiement ou le paiement d'une facture dans un journal comptable qui ressemble à un grand journal de bord. Ici, vous aurez une collection de catégories appelées comptes, et vous débiterez (augmenterez ou diminuerez) un compte et créditerez (augmenterez ou diminuerez) un autre compte (des exemples suivront.) Les fabricants de logiciels de comptabilité suivent toujours cette formule, mais ils ont rendu le processus beaucoup plus facile pour l'utilisateur moyen.
Partie 1 sur 3: entrer des transactions
- 1Rassemblez tous les documents relatifs aux transactions commerciales. Ceux-ci peuvent inclure des factures de fournisseurs, des factures de services publics, des notes de crédit émises aux clients, des déclarations fiscales, des chèques émis et des informations sur la paie. Vérifiez l'exactitude de chaque facture ou paiement reçu avant de l'enregistrer dans un journal comptable. Assurez-vous que tous ont été approuvés par un superviseur ou un propriétaire d'entreprise avant d'entrer des transactions.
- 2Configurez différents comptes ou catégories pour chaque type de transaction. Les comptes peuvent comprendre des espèces, des stocks, des dépenses, etc. Considérez-les comme différentes pages d'un cahier ou des éléments de ligne que vous pourriez énumérer dans votre propre budget personnel. Vous devrez configurer les types de comptes suivants:
- Le compte de ventes, ou de revenus, enregistre toutes les ventes effectuées aux clients.
- De même, le compte de dépenses enregistre tout l'argent que l'entreprise dépense, comme pour l'exploitation de ses installations, la production du produit et la vente du produit.
- En outre, l'entreprise devra enregistrer ses biens, comme les espèces, les comptes débiteurs (ventes à des clients qui n'ont pas encore été payées) et les biens physiques comme les bâtiments et l'équipement. Ceux-ci seront enregistrés dans le compte d'actif.
- Le compte de passif, quant à lui, enregistre toute somme que l'entreprise doit à des tiers, comme les prêts bancaires, les comptes créditeurs (aux fournisseurs, par exemple) et les salaires à payer (salaires que les employés ont gagnés mais n'ont pas encore été payés).
- Ces grandes catégories sont souvent divisées en comptes plus spécifiques et plus petits.
- 3Décidez quels comptes débiter ou créditer. Il est très important de se rappeler que chaque transaction peut être décrite comme un débit/crédit et que le(s) crédit(s) doivent toujours être accompagnés de débit(s) égal(s). Par exemple, lorsque vous recevez un paiement d'un client, vous débitez la trésorerie et créditez les comptes clients dans votre journal comptable. Lorsque vous payez pour une publicité télévisée, vous débitez les «frais de publicité» et créditez les espèces.
- Les débits augmentent les dépenses, les actifs (comme les espèces ou les meubles) et les comptes de dividendes et les crédits diminuent ces comptes. Un moyen facile de se souvenir de cette augmentation est DEAD (actif débiteur, dépenses, dividendes). D'autres comptes, comme les dettes et les revenus, sont augmentés de crédits et diminués de débits. Ce système comptable a sa propre logique et vous feriez mieux de la mémoriser plutôt que d'appliquer votre propre logique avec ce qui est «augmenté» et ce qui est «diminué».
- Gardez à l'esprit que le nombre d'entrées de crédit et de débit peut être inégal, tant que les valeurs totales sont égales. Par exemple, si un client payait la moitié d'un produit en espèces et l'autre moitié à crédit, il y aurait deux écritures de débit, pour la trésorerie et les comptes clients, et une seule écriture de crédit, pour les ventes.
- Tous les systèmes logiciels disponibles vous faciliteront l'enregistrement des transactions comptables en plaçant chaque entrée à sa place correcte dans le journal.
- Vous devrez peut-être créer de nouveaux noms de compte dans le journal si vous avez une transaction inhabituelle telle que la vente d'actions ou l'achat d'un terrain.
Vérifiez toutes les transactions comptables saisies dans le journal. - 4Vérifiez toutes les transactions comptables saisies dans le journal. Chaque transaction doit apparaître dans sa catégorie appropriée: par exemple, un débit d'un côté du journal, et un montant égal à cette transaction doit apparaître du côté opposé au crédit du journal.
- Par exemple, vous saisiriez une transaction pour une facture d'électricité de 370€ dans la colonne Débit sous Comptes fournisseurs et dans la colonne Crédit sous Espèces pour 370€ après son paiement. Assurez-vous d'inclure le numéro de facture et une brève description dans les notes.
- 5Transférez périodiquement les écritures de journal dans un grand livre général. Le grand livre est une collection de tous vos comptes. Par exemple, il y aura une page dans le grand livre pour chacune de vos catégories de trésorerie, comptes débiteurs, comptes créditeurs, dépenses de services publics, etc. Ensuite, vous pourrez voir les totaux pour chaque type de compte dans une période de temps spécifique.
- Le grand livre enregistre les informations par compte, par opposition au journal, qui enregistre les transactions. En d'autres termes, une seule opération transférée au grand livre sera inscrite à au moins deux endroits, ou comptes.
- Par exemple, une vente à un client payée en espèces serait enregistrée dans le journal comme une transaction unique, reconnaissant un débit sur le compte de trésorerie et un crédit sur les revenus. Une fois transférée au grand livre, cette écriture serait enregistrée à deux endroits distincts, le compte de trésorerie et le compte de revenus. Cela vous permet de voir comment la transaction, et les autres autour d'elle, ont affecté chaque compte individuellement.
- Les entrées dans le grand livre général doivent être accompagnées de la date de la transaction pour aider à identifier la source de la transaction. Certains comptables incluent également un numéro de référence, comme un numéro de commande par exemple, pour faciliter la traçabilité des transactions jusqu'à leurs écritures de journal.
Partie 2 sur 3: équilibrage des opérations comptables
- 1Équilibrez le grand livre avant de le fermer chaque fois que vous entrez une opération comptable. Exécutez une balance de vérification et d'autres rapports pour vous assurer que les comptes appropriés ont été facturés et que les transactions ont été correctement enregistrées. Que vous ayez saisi 1 transaction ou 100 transactions, le total des débits doit être égal au total des crédits.
- Si vous ajoutez manuellement ou à l'aide d'un logiciel de comptabilité, vous additionnerez tous vos débits et tous vos crédits, quelle que soit la catégorie dans laquelle ils se trouvent. Ils doivent toujours être équilibrés à zéro.
- 2Vérifiez les erreurs dans la balance de vérification. Si les débits ne sont pas égaux aux crédits, vous devrez revenir aux écritures de journal pour trouver l'erreur. Même si les débits sont égaux aux crédits, il peut toujours y avoir une erreur si une transaction n'a pas été saisie ou a été saisie deux fois, ou si une transaction a été enregistrée sur le mauvais compte.
- Par exemple, lorsque vous avez reçu le paiement d'un client, vous avez peut-être débité des espèces mais avez oublié de créditer les comptes clients, ce qui signifie que vos comptes refléteraient le fait que vous êtes toujours dû alors que vous ne l'êtes pas. Dans ce cas, vos crédits ne seraient pas égaux à tous vos débits.
- Dans certains cas, cela peut nécessiter de retracer les écritures de compte jusqu'à leurs écritures de journal d'origine pour trouver le problème. C'est pourquoi il est utile de toujours associer ces écritures à la date de la transaction et/ou à un numéro de référence.
- 3Exécutez des rapports pour les comptes de résultat, le bilan et les états des bénéfices non répartis. Cela peut être fait manuellement ou à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Ensuite, vous aurez une image complète de l'état de votre entreprise.
- Le compte de résultat, par exemple, soustraira vos dépenses des revenus que vous avez gagnés au cours d'une période donnée, et vous saurez si vous avez réalisé un profit ou subi une perte. Pour en savoir plus, voyez comment rédiger un compte de résultat.
- Un bilan montre tous les actifs et passifs d'une entreprise. Les actifs comprennent la trésorerie, l'équipement, les terrains et les comptes débiteurs. Les passifs comprennent les comptes créditeurs et les effets à payer. Pour en savoir plus, voir comment faire un bilan comptable.
- Si vous avez versé des dividendes (paiements aux actionnaires) au cours de la dernière période, vous aurez également besoin d'un état des bénéfices non répartis. Un état des bénéfices non répartis indique le montant des bénéfices que vous avez réalisés (revenu net) moins les dividendes versés. Les bénéfices non distribués représentent eux-mêmes les bénéfices réinvestis dans l'entreprise.
Former les employés afin que plus d'une personne ait une compréhension complète de votre système comptable et de la façon de saisir des transactions.
Partie 3 sur 3: tenue de registres détaillés des transactions comptables
- 1Incluez une brève description pour chaque transaction que vous entrez dans le journal. Par exemple, "payé en espèces pour une publicité télévisée par câble, février 2015". Cela vous aidera à clarifier le montant, la cause et le processus d'enregistrement pour chaque transaction par la suite.
- 2Conservez une documentation de sauvegarde sur vos écritures de journal. Ceci est très important en cas d'erreurs ou pour toute question ultérieure. La documentation sur toutes les entrées peut être classée en attribuant un numéro d'entrée de journal et une date sous forme de paquet. Tout le monde devrait pouvoir rechercher une entrée de journal dans le grand livre général, puis accéder facilement à la documentation de sauvegarde.
- 3Conservez des copies papier de tous les documents pendant au moins un an. Cela inclut à la fois vos écritures de journal et de grand livre, ainsi que tous les reçus et autres documents de transaction. Vous en aurez besoin jusqu'à ce que vos comptes aient été vérifiés et vos impôts déposés.
- 4Conservez la documentation électroniquement pendant au moins sept ans. Scannez-les, recto et verso, et conservez ces copies sur deux disques, l'un à stocker au bureau et l'autre hors site à utiliser en cas d'urgence. Il est toujours possible que vos impôts soient vérifiés il y a plusieurs années, il est donc important de conserver ces registres.
- Équilibrez le journal chaque jour, traquez les erreurs et corrigez-les. Cette pratique est l'une des toutes premières choses enseignées aux étudiants en comptabilité et son importance ne peut être surestimée.
Il existe de nombreux logiciels financiers simples que vous pouvez acheter, mais il est préférable que vous ayez d'abord une compréhension claire du fonctionnement des transactions comptables. - Former les employés afin que plus d'une personne ait une compréhension complète de votre système comptable et de la façon de saisir des transactions.
- Conservez des copies de sauvegarde de toutes les transactions comptables stockées sur un disque informatique. Prenez l'habitude de télécharger l'intégralité du journal comptable à la fin de chaque jour ouvrable. Faites une deuxième copie de sauvegarde et stockez les 2 disques dans des emplacements séparés, l'un d'entre eux à l'extérieur du bâtiment qui abrite le journal physique. Cela sera inestimable en cas d'événement catastrophique tel qu'un incendie ou des conditions météorologiques destructrices.
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Questions et réponses
- S'il y a une divergence dans les entrées de dépenses dans le livre de caisse et les pièces justificatives, que dois-je faire?Suivez l'argent; suivre les dates. Trouvez qui a entré les données dans le livre de caisse et les bons.
- Quels sont certains des risques possibles si je ne garde pas trace des transactions personnelles?Vous ne savez peut-être pas quand votre identité est volée. Vous ne savez peut-être pas non plus quand vous n'avez plus d'argent sur votre compte bancaire et que vous devrez alors payer beaucoup plus que ce que vous auriez autrement.
- Quel compte est crédité lorsque j'effectue un achat par chèque?Le compte dans le grand livre avec le nom de la personne que vous avez payé a un crédit. Le crédit est soustrait du montant dû, et le solde est le total.
Les commentaires (5)
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Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
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