Comment rapprocher un compte du grand livre?
Étant donné qu'un grand livre général est l'endroit où toutes les transactions et dépenses de votre entreprise sont enregistrées, vous voudrez le rapprocher ou en vérifier l'exactitude régulièrement. Commencez par rassembler le grand livre ainsi que tous les documents liés à chaque transaction, tels que les factures, les reçus et les relevés. Ensuite, choisissez un compte pour commencer et associez chaque entrée aux documents appropriés. Assurez-vous que toutes les informations ont été enregistrées correctement et que les ajustements corrects ont été effectués. Enfin, revérifiez le solde de clôture avant de passer au compte suivant. Pour plus de conseils de notre co-auteur de la comptabilité, y compris comment corriger un grand livre général déséquilibré, continuez à lire!
Assurez-vous que ces soldes correspondent à ceux indiqués dans les soldes des comptes de clôture dans le grand livre.
Le grand livre est l'endroit où toutes les transactions et dépenses de l'entreprise sont enregistrées. Une bonne pratique comptable exige que le grand livre général soit «rapproché» ou vérifié pour l'exactitude, sur une base régulière. De plus, étant donné que le grand livre est la source d'information pour les quatre états financiers (le bilan, le compte de résultat, l'état des flux de trésorerie et l'état des capitaux propres), le rapprochement peut faire référence au recoupement des soldes de ces états avec ceux dans le grand livre. Le rapprochement du grand livre peut être utile pour préparer un audit annuel ou peut simplement être utilisé pour s'assurer qu'un propriétaire d'entreprise obtient une image précise de la santé financière de l'entreprise.
Méthode 1 sur 3: assurer l'exactitude du grand livre
- 1Trouvez et compilez les documents pertinents. En plus du grand livre lui-même, vous aurez besoin de tous les documents liés à chaque transaction dans le grand livre. Il s'agit notamment des factures, reçus, relevés de compte et tout autre enregistrement concernant des transactions ou des dépenses. Fondamentalement, tout ce qui a été utilisé comme source de données pour le grand livre général pour cette période comptable doit être localisé et assemblé pour être facilement accessible.
- 2Vérifiez le solde du compte de départ. Commencez par choisir un compte dans le grand livre général à rapprocher en premier. Il peut s'agir de l'un des nombreux comptes de l'entreprise, des comptes clients aux stocks en passant par les intérêts débiteurs. Peu importe par où vous commencez car vous devrez éventuellement faire chaque compte. Lorsque vous avez choisi un compte, assurez-vous d'abord que le solde de départ de la période enregistrée dans le grand livre correspond au solde de clôture du même compte de la dernière période. Cela garantit que les erreurs détectées se situent dans cette période et non dans les périodes précédentes.
- Par exemple, si vous choisissez le compte de trésorerie, vous devez vous assurer que le solde de trésorerie de fin de la dernière période est le même que le solde de trésorerie de départ de cette période. Tout écart signifierait que le solde de trésorerie a été déclaré de manière incorrecte à un moment donné et que le véritable montant actuel de la trésorerie de l'entreprise est inconnu.
- 3Faites correspondre chaque écriture du grand livre avec sa transaction sous-jacente. Revenez en arrière et regardez chaque transaction qui a affecté ce compte. Si les procédures comptables appropriées ont été suivies, chaque écriture du grand livre devrait avoir une référence à un numéro de facture ou de reçu qui facilitera la recherche des documents. Lorsque vous avez trouvé les documents, assurez-vous que les transactions ont été enregistrées une seule fois dans chaque compte, pour le bon montant, et dans les bons comptes. Ajustez les montants incorrects et recalculez les soldes totaux des comptes en conséquence.
- Par exemple, dans le compte de caisse, vous vous assureriez de vérifier les transactions où de l'argent a été reçu des clients ou où l'entreprise a versé de l'argent.
- 4Assurez-vous que les ajustements et les inversions ont été effectués correctement. Les ajustements, qui sont généralement utilisés pour se conformer aux normes de comptabilité d'exercice, et les contrepassations, qui modifient les écritures effectuées au cours de la période précédente, peuvent tous deux entraîner un déséquilibre des comptes s'ils ne sont pas correctement mis en œuvre.
- Avec les régularisations, il est important de vérifier qu'elles ont été enregistrées dans les bonnes circonstances, par exemple qu'une régularisation comptabilisant des prestations facturées mais non acquises était bien nécessaire dans les circonstances.
- Pour les contrepassations, également appelées écritures de contrepassation, la chose importante à rechercher est que les contrepassations prévues pour la période ont effectivement été effectuées au bon moment. En d'autres termes, assurez-vous que tout ce qui devait être inversé l'a été réellement.
Commencez par choisir un compte dans le grand livre général à rapprocher en premier. - 5Enquêter sur les transactions inhabituelles. Pour l'œil expérimenté, certaines transactions apparaîtront comme immédiatement inhabituelles. Ces opérations sont généralement celles qui effectuent des ajustements de solde qui ne sont généralement pas effectués. Par exemple, une diminution d'un compte de revenus n'est généralement pas effectuée au cours d'une période comptable régulière. Gardez un œil sur toutes ces transactions inhabituelles et soumettez celles que vous trouvez à un niveau élevé d'examen minutieux.
- 6Vérifiez le solde de clôture du compte. Après tout ajustement pour des transactions erronées, des ajustements ou des contrepassations, vérifiez et assurez-vous que la somme des transactions correspond au solde final du compte. Si votre solde calculé ne correspond pas au solde réel du compte, vous avez mal calculé quelque chose.
- 7Répétez l'opération pour les autres comptes. Utilisez à nouveau ce même processus pour rapprocher les autres comptes du grand livre. Lorsque vous l'aurez fait, vous aurez un grand livre complété et rapproché.
Méthode 2 sur 3: vérification des états financiers
- 1Rassemblez les états financiers actuels. Dans certains cas, le rapprochement peut également signifier s'assurer que les soldes du grand livre correspondent aux soldes déclarés pour les mêmes comptes dans les états financiers de cette période. Commencez par obtenir des copies des états financiers de l'entreprise. Vous devrez comparer les postes de ces documents à leurs comptes équivalents dans le grand livre.
- 2Enquêter sur le solde du compte de revenus et de dépenses pour le compte de résultat. Commencez par vérifier que le compte de revenus, ou de ventes, est le même dans le compte de résultat et dans le grand livre. Si ce nombre ne correspond pas, presque tout le reste sera incorrect. Si vous détectez un écart, vous devrez revenir en arrière et revoir le compte de revenus dans le grand livre.
- Ensuite, examinez les autres comptes de revenus, comme les revenus d'intérêts ou les revenus hors exploitation, le cas échéant. Vérifiez ces soldes par rapport à leurs valeurs déclarées dans le compte de résultat.
- Lorsque vous avez pris soin des valeurs de revenu, passez aux comptes de dépenses, en agrégeant les dépenses dans leurs catégories sur le compte de résultat si nécessaire. Par exemple, les coûts des marchandises vendues incluraient à la fois le coût des matériaux pour les articles produits et le coût de la main-d'œuvre directe encourue.
- 3Vérifiez les soldes des comptes d'actif et de passif au bilan. Examinez les montants d'actifs déclarés sur le bilan, y compris les montants en espèces, les stocks, les immobilisations et d'autres catégories d'actifs. Assurez-vous que ces soldes correspondent à ceux indiqués dans les soldes des comptes de clôture dans le grand livre. Certains de ces comptes sont agrégés au bilan. Par exemple, la trésorerie et les équivalents de trésorerie peuvent inclure un certain nombre de types d'actifs différents, des espèces réelles aux soldes d'épargne et de compte courant.
- Après avoir vérifié les actifs, passez au passif, en examinant les passifs à court et à long terme déclarés au bilan. Assurez-vous que ceux-ci correspondent aux soldes de clôture enregistrés dans le grand livre.
En plus du grand livre lui-même, vous aurez besoin de tous les documents liés à chaque transaction dans le grand livre. - 4Vérifiez les soldes dans les autres états financiers. Les autres états financiers dépendront en grande partie des soldes enregistrés dans les deux premiers états. Assurez-vous de marquer si des écarts ont été constatés dans le compte de résultat ou le bilan et où toute modification de ces comptes pourrait affecter l'état des flux de trésorerie ou des capitaux propres.
- 5Faites des ajustements si les comptes ne sont toujours pas égaux. Si vous remarquez des écarts, revenez en arrière et enquêtez sur les transactions sous-jacentes liées aux écritures du grand livre. Prouvez d'abord que le solde du compte est correct, puis effectuez le changement sur l'état financier. Ensuite, mettez à jour les autres soldes concernés par ce changement si votre logiciel de comptabilité ou votre tableur ne le fait pas pour vous.
Méthode 3 sur 3: corriger un grand livre déséquilibré
- 1Construire une balance de vérification. Parfois, un grand livre peut avoir un solde final inégalement réparti entre les crédits et les débits. Idéalement, ce solde doit être égal à zéro, car la valeur au crédit doit correspondre à la valeur au débit. Si ce n'est pas le cas, une ou plusieurs transactions ont été mal enregistrées. Pour voir s'il y a un tel problème, créez une balance de vérification en additionnant tous les crédits et débits enregistrés dans chaque compte. Ce solde calculé est appelé balance de vérification.
- Avant d'aller plus loin, revérifiez vos calculs en additionnant les colonnes de crédit et de débit. S'il est toujours déséquilibré, assurez-vous que vous n'avez pas placé de valeurs dans la mauvaise colonne.
- 2Enquêter sur les soldes crédit/débit de chaque compte. Comparez les soldes de chaque compte aux transactions qui composent ce compte. Si vous trouvez une erreur, recommencez et recalculez le solde du compte en utilisant les valeurs de crédit ou de débit de chaque transaction.
- Suivez chaque transaction sur l'autre compte qu'elle effectue et assurez-vous qu'une valeur équivalente pour le crédit a été signalée pour chaque débit sur le compte d'origine et vice versa.
- 3Corrigez les déséquilibres dans chaque compte, s'ils existent encore. Si travailler à partir des transactions ne parvient toujours pas à équilibrer les comptes, vous pouvez avoir une erreur dans le rapport des transactions. Dans ce cas, vous devrez retourner au matériel source (reçus, factures, etc.) pour localiser la source du déséquilibre. Vérifiez que la transaction dans le matériel source a été enregistrée correctement dans chaque compte qu'elle affecte. Par exemple, pour un achat client en espèces, vérifiez que des écritures équivalentes ont été effectuées en espèces, ventes, inventaire et coût des marchandises vendues et que ces écritures s'équilibrent à zéro.
Lorsque vous avez choisi un compte, assurez-vous d'abord que le solde de départ de la période enregistrée dans le grand livre correspond au solde de clôture du même compte de la dernière période. - 4Vérifiez que la balance de vérification est maintenant à zéro. Après avoir localisé toutes les erreurs que vous pouvez trouver et les avoir ajustées à leurs emplacements et valeurs corrects, exécutez un autre calcul de balance de vérification pour vous assurer que vous avez résolu le problème. Si ce n'est pas le cas, revenez en arrière et répétez le processus, en vérifiant votre travail depuis la première fois.
- Documentez pour les autres - pas pour vous-même. Le but du rapprochement est de démontrer aux autres que le solde du compte est correct. Assurez-vous que vos explications ne contiennent pas trop de jargon et qu'elles sont complètes.
- Documentez tout votre travail. Toutes les modifications que vous apportez sont pertinentes pour les futurs rapprochements ou audits.
- Ne copiez pas simplement le grand livre général; une liste qui montre simplement l'activité entrante et sortante du compte n'est pas vraiment un rapprochement. Le but du rapprochement est de prouver que le solde est correct! La liste de toutes les activités montre simplement quel est le solde.
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Questions et réponses
- Une hypothèque est-elle un actif non courant, un actif courant, un revenu du capital, une dépense, un passif non courant ou un passif courant?Une hypothèque est un passif non courant, également appelé passif à long terme. Il s'agit d'un prêt remboursé sur une durée supérieure à 12 mois.
- Que sont l'entrée et la sortie de la cuve?L'entrée est ce que vous avez reçu en tva - une de vos factures, par exemple. La sortie est ce que vous avez payé, comme la facture de quelqu'un d'autre. Ils occupent deux emplacements totalement différents dans un grand livre, l'un pour les ventes et l'autre pour les achats.
Les commentaires (2)
- C'est vraiment très utile. Merci. Fournissez-vous un logiciel pour le même?
- C'est plutôt une bonne explication.
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