Comment rédiger un état financier?

Les principaux éléments d'un état financier sont le bilan, le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie.

Les états financiers sont l'enregistrement formel de l'activité financière d'une entreprise. Les principaux éléments d'un état financier sont le bilan, le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie. Le bilan montre l'actif, le passif et les capitaux propres à un moment précis. La feuille de revenus, d'autre part, montre les revenus, les dépenses et les revenus ou les pertes pour une période de temps spécifique, généralement un mois, un trimestre ou une année. L'état des flux de trésorerie montre le solde de trésorerie au début d'une période, les entrées et sorties de trésorerie au cours d'une période spécifique et le solde de trésorerie de fin. Pour les sociétés ouvertes, ce qui figure sur ces feuilles est réglementé par la Securities Exchange Commission conformément aux principes comptables généralement reconnus (GAAP) établis par laConseil des normes de comptabilité financière (FASB). Vous devriez engager un professionnel pour vous assurer que vous êtes conforme à ces normes si vous ne les connaissez pas.

Partie 1 sur 3: construire un bilan

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Comprendre les bases du bilan. Le bilan est appelé ainsi car il montre l'équilibre de l'entreprise entre l'actif et le passif. La base sous-jacente clé du bilan est l'équation comptable de base, qui est Actif total = Passif + Capitaux propres{\displaystyle {\text{Actif total}}={\text{Passif}}+{\text{Capitaux propres} }} ${\text{total actif}}={\text{passif}}+{\text{capitaux propres}}$ . En réorganisant l'équation, vous pouvez voir que les capitaux propres sont égaux à l'actif moins le passif. Le bilan reflète cette relation. Tous les actifs et passifs sont répertoriés et additionnés sur le bilan, puis les passifs sont soustraits des actifs pour arriver à un chiffre pour les capitaux propres.
- Les bilans peuvent être construits à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Ou, vous pouvez simplement créer une feuille de calcul ou une liste écrite avec deux colonnes qui peuvent être utilisées pour totaliser vos actifs et passifs par catégorie.
CONSEIL D'EXPERT

Catégorisez vos dépenses. Kathy Duong, une avocate expérimentée, déclare: «Pour rédiger un état financier pour une nouvelle entreprise, vous devez d'abord créer une charge de compte, qui est une liste de toutes les catégories pour les différentes dépenses que vous avez. Par exemple, vous «d ont une catégorie qui inclurait la paie, les charges sociales, et la couverture médicale. Ensuite, vous auriez des catégories telles que les salaires, l'assurance, les fournitures de bureau et louer. Tout cela se passe vos profits et du compte de résultat.
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Déterminez vos atouts. Vos actifs sont tout ce que vous possédez, y compris l'argent que vous avez en main. Actifs généralement divisés en «actifs courants» et «actifs immobilisés».
- Vos actifs actuels comprennent les liquidités dont vous disposez et ce qui pourrait être liquidé rapidement, généralement dans un délai d'un an. Dans cette catégorie, vous auriez des choses comme vos comptes débiteurs (ce que les gens doivent à votre entreprise), tous les titres venant à échéance avec un an tels que des obligations ou des comptes d'épargne, et votre inventaire. Il peut également inclure des paiements anticipés ou des dépôts que vous avez effectués à l'avance, comme une assurance pour l'année suivante.
- Les immobilisations corporelles sont corporelles et appelées immobilisations corporelles. Il s'agit d'actifs dont la durée de vie utile est supérieure à un an.
- Il existe également des actifs incorporels qui peuvent être détenus dans un bilan. Il s'agit notamment des brevets, de la reconnaissance de la marque et des droits d'auteur, ainsi que d'autres actifs non physiques.
- Tous ces actifs nécessitent des chiffres réels en dollars dans votre bilan, ceux-ci peuvent être calculés exactement ou estimés sur la base (et en conformité avec) les conventions de l'industrie.
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Écrivez toutes les informations. Pour rédiger le bilan, vous devez présenter ces informations en détail. C'est-à-dire que vous devez étiqueter chaque actif avec le montant en dollars, divisé en actifs courants et fixes. Ajoutez tous vos actifs dans un total.
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Déterminez votre passif. Vos dettes sont ce que l'entreprise doit ou a payé à d'autres entreprises ou personnes, y compris les employés. En d'autres termes, c'est la dette de l'entreprise. Ces actifs sont également divisés en catégories «courants» et «long terme».
- Le passif à court terme comprend des éléments tels que ce que vous devez sur les marges de crédit et les cartes de crédit, ainsi que tout ce que vous devez à d'autres entreprises pour des biens et des fournitures. Il comprend également le revenu et les salaires que vous avez versés aux employés et les impôts dus, ainsi que les loyers et les services publics impayés.
- Les passifs à long terme comprennent les emprunts à long terme, les obligations à payer et d'autres passifs qui seront payés sur une période de plus d'un an.
Pour rédiger un état financier, commencez par dresser un bilan avec des détails tels que vos actifs et passifs.
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Faites un enregistrement de vos dettes. Tout comme vos actifs, vous devez comptabiliser chaque passif (dans les principales catégories, telles que les prêts, les hypothèques, etc.). De plus, divisez votre passif sur votre bilan en terme courant et long terme. Énumérez les passifs par catégorie et incluez la valeur de chaque catégorie à côté de son nom. Additionnez tous vos passifs pour obtenir votre total.
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Soustrayez vos dettes de vos actifs. Pour calculer les capitaux propres (également appelés capitaux propres), vous soustrayez ce qui est dû de vos actifs. Un montant de fonds propres positif indique que l'entreprise a financé ses opérations avec son propre argent ou celui d'investisseurs, plutôt que de s'appuyer aussi fortement sur l'endettement.
- Ayez une ligne pour votre actif total. En dessous, ayez une ligne pour votre passif total. Montrez quel est l'avoir de l'actionnaire en soustrayant le second du premier.
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Développer les capitaux propres. Sur votre feuille, ayez une section où vous montrez quel est l'avoir de l'actionnaire. Cette section comprendra des éléments qui représentent les intérêts de l'actionnaire dans la société. Par exemple, les actions ordinaires, les actions privilégiées, le capital supérieur au pair et les bénéfices non répartis sont toutes des catégories de capitaux propres ordinaires.
- Lorsque vous avez énuméré ces catégories, additionnez-les pour obtenir le total des capitaux propres.
- Comparez votre total à la différence entre l'actif et le passif de vos calculs précédents. Si les chiffres ne correspondent pas, c'est que vous ou le comptable qui tient les livres de l'entreprise avez fait une erreur quelque part en cours de route.
- De nombreux bilans sont organisés de telle sorte que les actifs sont totalisés à gauche et les passifs et les capitaux propres sont totalisés à droite. Cela fournit une représentation plus littérale de l'équation comptable de base.

Partie 2 sur 3: rédiger le compte de résultat

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Commencez par les ventes nettes. En règle générale, le premier chiffre inscrit au bilan d'une entreprise est le chiffre d'affaires net de la période considérée. Le compte de résultat peut simplement indiquer «ventes» ou «revenus», mais le chiffre utilisé correspond aux ventes nettes. Les ventes nettes représentent les ventes brutes (total des ventes de la période) moins les retours, remises ou allocations pour les marchandises perdues ou endommagées. Il s'agit du " top line " de l'entreprise et de la représentation la plus fidèle des ventes sur la période.
- Contrairement au bilan, le compte de résultat couvre l'activité financière tout au long de la période considérée, qu'elle soit d'un mois, d'un trimestre ou d'un an.
- Le compte de résultat est organisé comme une réduction du chiffre d'affaires net par diverses dépenses supportées par l'entreprise pour arriver au résultat net (également appelé bénéfice net ou résultat net).
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Calculer le bénéfice brut. Votre premier calcul sur le compte de résultat sera celui de la marge brute. Le bénéfice brut représente le bénéfice de l'entreprise après avoir considéré le coût des marchandises vendues (ou des services fournis/ventes). Le coût des marchandises vendues comprend le coût de tous les matériaux et de la main-d'œuvre qui ont été directement consacrés à la production des produits vendus au cours de la période. Faites le total de ce montant et soustrayez-le des ventes nettes pour obtenir le bénéfice brut.
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Énumérez les dépenses d'exploitation de l'entreprise. Au bilan, les charges sont séparées en deux grandes catégories: les charges d'exploitation et les charges hors exploitation. Les dépenses d'exploitation suivent la même philosophie que le coût des marchandises vendues. C'est-à-dire qu'il s'agit des dépenses directement liées aux opérations de l'entreprise. Cela comprend le coût de la vente et de la publicité des produits, les frais administratifs et les salaires des employés impliqués dans ces départements. Il comprend également les dépenses générales, telles que les services publics, le loyer et les salaires des gestionnaires. N'oubliez pas que les matériaux et les coûts de main-d'œuvre de fabrication étaient déjà couverts dans le coût des marchandises vendues et n'ont pas besoin d'être comptés ici.
- Séparez ces dépenses en trois grandes catégories: frais de vente, frais généraux et administratifs. Lorsque vous avez écrit le montant de chaque dépense, additionnez-les pour trouver le total des dépenses d'exploitation.
- Soustrayez les dépenses d'exploitation totales du bénéfice brut pour obtenir le résultat d'exploitation.
Contrairement au bilan, le compte de résultat couvre l'activité financière tout au long de la période considérée, qu'elle soit d'un mois, d'un trimestre ou d'un an.
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Écrivez les dépenses hors exploitation. L'autre catégorie de dépenses du compte de résultat, les dépenses non opérationnelles, sont les dépenses qui ne sont pas directement liées aux opérations. Ceux-ci comprennent les intérêts, l'amortissement, la dépréciation et les charges fiscales. Il y a également de la place dans cette section pour enregistrer un «gain ou une perte extraordinaire», qui pourrait résulter d'un vol massif de stocks, par exemple.

CONSEIL D'EXPERT

Le gouvernement dispose d'un ensemble de chiffres qui déterminent l'amortissement, et qui peuvent tous être gérés par votre CPA lorsque vous produisez une déclaration de revenus.
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Déposez votre compte de résultat. Au fur et à mesure, étalez chaque partie de votre déclaration de revenus. Les ventes nettes seront au sommet. Chaque pièce suivra dans l'ordre séquentiel.
- Mettez les ventes nettes sur une seule ligne. En dessous, mettez le coût des ventes. En dessous, soustrayez le coût des ventes des ventes nettes pour obtenir le bénéfice brut. Évitez les files d'attente avant de passer aux frais d'exploitation.
- Mettez les coûts d'exploitation dans les catégories générales sous le bénéfice brut. En général, les frais de vente, généraux et administratifs sont regroupés en un seul, mais pas toujours. En dessous, écrivez le bénéfice d'exploitation que vous avez obtenu en soustrayant les coûts d'exploitation du bénéfice brut.
- Ensuite, ayez une ligne pour les intérêts et les taxes. Vous pouvez les soustraire séparément ou ensemble. Vous donne séparément des données plus précises.
- La dernière ligne devrait être le revenu net.

Partie 3 sur 3: rédiger l'état des flux de trésorerie

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Commencez par le revenu net. Le flux de trésorerie est un chiffre essentiel pour l'entreprise car il établit la trésorerie réelle dont vous disposez. C'est différent de votre revenu parce que votre revenu comprend des dépenses et des actifs non monétaires qui n'affectent pas votre solde de trésorerie réel. Cependant, afin de créer un état des flux de trésorerie, vous aurez d'abord besoin d'un compte de résultat complété et des bilans complétés de cette période et de la période précédente.
- L'état des flux de trésorerie est divisé en trois parties: les flux de trésorerie liés aux activités d'exploitation, les flux de trésorerie liés aux activités d'investissement et les flux de trésorerie liés aux activités de financement.
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Commencez à calculer les flux de trésorerie liés aux activités d'exploitation. Avec les opérations, vous regardez combien les opérations rapportent en espèces. Cette étape est différente de ce que vous avez fait dans vos autres relevés, car ces relevés comprennent des éléments non monétaires. Ici, vous vous concentrez uniquement sur l'argent liquide. En d'autres termes, vous devez rajouter certaines choses dans le revenu net car il ne s'agissait pas vraiment de dépenses en espèces et, par conséquent, n'affecteront pas l'argent avec lequel vous devez travailler en ce moment. Commencez par les éléments non monétaires, comme l'amortissement et la dépréciation.
- L'amortissement est lorsque l'entreprise étale le coût de quelque chose dans le temps à des fins comptables. Cependant, ce n'est pas vraiment un coût qui réduit les flux de trésorerie en ce moment. Par conséquent, vous rajoutez cette dépense.
- Idem pour l'amortissement. C'est un nombre déduit du montant total d'un actif, car il perd de la valeur avec le temps. Cependant, ce n'est techniquement pas un problème de trésorerie, donc cette dépense est réintégrée.
- Cette méthode est la méthode indirecte de calcul des flux de trésorerie. La méthode directe consiste à additionner les flux de trésorerie à partir de zéro plutôt que de partir du résultat net.
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Calculez votre flux de trésorerie dans le reste des opérations. Vous devez maintenant examiner d'autres éléments qui apportent ou retirent de l'argent grâce aux opérations. Par exemple, les gains ou les pertes sur les ventes d'immobilisations sont inclus dans cette catégorie, car cette activité rapporte (ou retire) des liquidités.
- Si vous avez vendu des immobilisations au cours de la période, comme une propriété, vous devez déterminer s'il s'agissait d'un gain ou d'une perte, puis l'ajouter ou le soustraire des coûts d'exploitation.
- Vous devez également examiner les changements dans les comptes débiteurs. Étant donné que les comptes débiteurs sont ce que les autres doivent à l'entreprise en cas de baisse, cela signifie que l'entreprise a gagné de l'argent, et cela doit être ajouté.
- D'un autre côté, si l'entreprise a acheté des stocks, cela signale une diminution de la trésorerie et doit être soustrait du flux de trésorerie.
- D'autres éléments pouvant affecter les flux de trésorerie comprennent les impôts à payer, les assurances que vous avez déjà payées et les salaires à payer.
Ensuite, rédigez votre compte de résultat indiquant les ventes nettes, les bénéfices bruts de ces ventes et les dépenses d'exploitation et hors exploitation pour déterminer votre revenu net.
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Déterminer les flux de trésorerie provenant des activités d'investissement. Comme pour les opérations, vous devez examiner comment l'investissement a affecté votre flux de trésorerie global. Cette catégorie est axée sur les investissements à long terme, tels que les équipements et les bâtiments. Cette catégorie se concentre principalement sur la destination des liquidités au cours de l'année en cours lorsqu'elles ont été investies.
- Cette étape peut inclure l'argent que vous avez investi dans de nouveaux équipements ou d'autres capitaux, tels que des bâtiments, qui seront soustraits des flux de trésorerie. Il peut aussi s'agir d'équipement que vous avez vendu, qui s'ajouterait au flux de trésorerie.
- Cette étape comprend également tout l'argent investi en bourse, ce que vous avez acheté et vendu, et comment cela affecte votre trésorerie globale.
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Regardez l'argent disponible du financement. La troisième catégorie est le financement. Cette section se concentre sur l'argent qui est utilisé pour financer votre entreprise, comme les prêts. Cela a également à voir avec les options d'achat d'actions et les actionnaires, et comment cela affecte les flux de trésorerie.
- Les prêts sont ajoutés à votre trésorerie globale. Cependant, vos paiements de prêt pour l'année sont prélevés sur la trésorerie globale.
- Les dividendes que vous versez aux actionnaires réduisent évidemment votre trésorerie, tandis que si vous émettez des obligations ou des actions ordinaires, l'émission est enregistrée comme un afflux de trésorerie.
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Disposez votre état des flux de trésorerie. Commencez par le revenu net en haut et descendez dans les trois catégories. Il est préférable de séparer les trois catégories, car les personnes qui lisent l'état des flux de trésorerie peuvent alors voir où les dépenses entrent et sortent. Soustrayez et ajoutez des liquidités au besoin dans chaque catégorie, pour atteindre votre augmentation nette ou votre déficit de liquidités pour l'année.
- Ajoutez l'argent de l'année dernière. S'il vous reste de l'argent de l'année dernière ou si vous avez commencé avec un déficit, ajoutez-le ou soustrayez-le à l'argent de cette année.
- Cela vous donnera le montant total d'argent que vous avez en main, également appelé vos ressources en espèces totales.

Conseils

Si vous ne savez toujours pas comment préparer un état financier, envisagez d'embaucher un comptable pour travailler sur vos états financiers avec vous.

Lisez aussi: Comment calculer le chiffre d'affaires?

Comment rédiger un état financier?

Pas

Partie 1 sur 3: construire un bilan

Partie 2 sur 3: rédiger le compte de résultat

Partie 3 sur 3: rédiger l'état des flux de trésorerie

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