Comment comptabiliser la petite caisse?

Le gardien ou le caissier de la petite caisse est responsable du décaissement des fonds de la petite caisse en échange de reçus écrits, du réapprovisionnement en espèces du fonds au besoin et de l'enregistrement des articles achetés ou payés avec les fonds de la petite caisse.

Chaque entreprise fait de petits achats chaque jour pour des articles tels que des fournitures de bureau, des timbres, des frais d'expédition et d'autres articles divers. Écrire un chèque pour de tels articles prend du temps et coûte cher. L'établissement d'un fonds de petite caisse permet à un propriétaire d'entreprise de garder le contrôle et de comptabiliser les dépenses avec un coût et des tracas administratifs minimes. Si vous suivez quelques étapes, il est possible de créer et de gérer un compte de petite caisse en toute simplicité.

Partie 1 sur 2: établir le système de petite caisse

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Achetez une boîte de verrouillage. Lorsque vous démarrez une petite caisse, vous devez acheter un coffre-fort qui contiendra l'argent disponible et les reçus pour ce qui a été dépensé. Vous avez besoin d'une petite boîte en métal qui peut facilement tenir dans un tiroir de bureau. Cette boîte peut avoir une serrure à combinaison ou une serrure à clé, selon ce qui convient le mieux à votre bureau. Dans tous les cas, il doit être extrêmement sécurisé pour dissuader les gens de falsifier la boîte.
- Vous devez avoir une boîte assez grande pour ranger tout l'argent et les reçus, mais assez petite pour être discrète et facilement cachée. Assurez-vous d'en avoir un avec un plateau d'argent afin que les factures et la monnaie puissent être facilement organisées.
- Ceux-ci sont disponibles dans la plupart des magasins de papeterie ou de fournitures de bureau.
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Attribuer la responsabilité de la petite caisse. Une fois que vous avez un endroit pour stocker l'argent, vous devez désigner une personne responsable de la petite caisse et du compte. La personne que vous désignez doit être généralement disponible pour tout employé qui pourrait avoir besoin d'une petite caisse, comme un commis comptable ou un assistant administratif.
- Le gardien ou le caissier de la petite caisse est responsable du décaissement des fonds de la petite caisse en échange de reçus écrits, du réapprovisionnement en espèces du fonds au besoin et de l'enregistrement des articles achetés ou payés avec les fonds de la petite caisse.
Les reçus doivent être égaux à la différence entre l'encaisse initiale dans le compte de petite caisse et l'encaisse restante avant remboursement.
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Rangez la petite caisse. Les petites caisses doivent être tenues hors de vue dans un tiroir fermé. Le tiroir doit se trouver dans le bureau du dépositaire ou dans un autre tiroir facile d'accès pour le dépositaire. La combinaison ou la clé pour ouvrir la boîte doit être conservée dans un tiroir différent, éventuellement sur le porte-clés du gardien. Cela dépend de qui d'autre a besoin d'accéder à la boîte et si vous avez plus d'un dépositaire.
- Pour ajouter une couche de protection supplémentaire, le tiroir dans lequel vous gardez la boîte peut également avoir une serrure. Cela offrirait une sécurité supplémentaire pour l'argent qui y est conservé.
- Si plusieurs personnes ont besoin d'accéder à la caisse, pensez à faire fabriquer plusieurs clés ou à trouver une boîte avec des clés supplémentaires.
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Déterminez la limite de retrait. La petite caisse n'est pas destinée à remplacer ou à éviter le contrôle comptable des dépenses. Il est mis en place pour faciliter les petits achats qui ne justifient pas la rédaction de chèques. Vous devez établir le montant maximal de la transaction à traiter via le système de petite caisse. De cette façon, toute transaction supérieure à ce montant peut être traitée via le processus d'achat normal.
- Par exemple, une entreprise peut restreindre les transactions de petite caisse à 37€ ou moins. Toute transaction supérieure à 37€ serait alors traitée comme un compte à payer normal.
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Déposez de l'argent dans la petite caisse. Une fois que vous avez les bases couvertes, vous devez mettre de l'argent dans la petite caisse. Vous devriez faire un chèque au dépositaire pour établir initialement le fonds. Le montant du chèque doit être suffisant pour gérer la plupart des achats en espèces pour la période de temps que vous choisissez, mais pas assez pour encourager le vol. Une fois le chèque encaissé, l'argent doit être déposé dans la petite caisse.
- Un montant de départ typique se situe entre 75€ et 370€
- Assurez-vous de conserver toutes les coupures de billets dans le tiroir de la petite caisse. Vous devriez avoir quelques 15€, quelques 7,50€, un bon nombre de 3,70€ et un montant décent de 0,70€. Vous devriez aussi avoir des pièces. Cela facilitera le remboursement des paiements de petite caisse.
Le dépositaire encaisse ensuite le chèque et dépose les fonds dans la petite caisse, rétablissant le solde initial de la petite caisse.
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Créez un journal des transactions de la petite caisse. Avec le premier paiement initial à la petite caisse, le dépositaire doit commencer un journal des transactions qui passent par la petite caisse. Il peut s'agir d'un simple journal comptable écrit à la main ou d'une feuille de calcul en ligne tenue par le dépositaire. Le dépositaire de la petite caisse doit suivre chaque transaction en la plaçant dans le journal. Il devrait y avoir une ligne pour la description de la transaction, comme les fournitures de bureau ou les frais d'expédition. Il doit également y avoir une colonne pour le montant dépensé et la personne qui a utilisé la petite caisse.
- Il devrait également y avoir une colonne pour les dépôts sur le compte pour garder une trace du moment où le fonds est reconstitué. Le premier paiement à la petite caisse doit être inscrit dans le journal en tant que dépôt de petite caisse. Ensuite, toutes les transactions peuvent être déduites de ce montant.
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Établir la petite caisse sur les registres comptables de l'entreprise. Les comptes de caisse et de petite caisse sont tous deux des comptes d'actif. Lors de l'ouverture initiale de la petite caisse, l'argent liquide est simplement transféré d'un compte d'actif à un autre sans effet sur le solde des actifs de l'organisation. Une fois que le fonds de petite caisse devient sa propre entité, vous devez en garder une trace en tant que compte séparé qui peut être tabulé comme n'importe quel autre compte.
- Les opérations effectuées sur le compte de l'entreprise pour l'ouverture de la petite caisse doivent être créditées sur le compte de caisse du montant du chèque remis à la petite caisse. Vous pourrez alors transcrire la transaction dans la petite caisse sous forme de débit d'espèces sur le compte, qui établira son solde initial de 0€ au montant que vous déposez dans le fonds.
- À ce stade, il n'y a pas eu de dépenses réelles car l'argent a simplement été transféré d'un compte de l'entreprise à un autre, de sorte que le total des actifs de l'entreprise est inchangé.
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Commencez à utiliser l'argent. Une fois qu'il y a suffisamment d'argent dans la petite caisse, l'entreprise peut commencer à l'utiliser pour de petites transactions. Le dépositaire doit exiger un reçu pour chaque achat de petite caisse. Lorsqu'il est présenté avec le reçu d'achat, le dépositaire doit noter la date et le nom de l'acheteur sur le reçu et déposer le reçu dans la petite caisse.
- Le dépositaire doit également rembourser à l'acheteur le montant exact de l'achat.
- Le dépositaire peut également donner une avance sur la petite caisse afin d'acheter quelque chose. L'entreprise peut proposer un système dans lequel la personne qui va acheter quelque chose vient au dépositaire pour une avance de fonds. Le dépositaire peut marquer l'achat dans un journal pour expliquer ce que l'acheteur a l'intention d'acheter avec l'avance de fonds et combien est nécessaire. Une fois que l'acheteur achète les produits pour lesquels il s'est proposé, il doit retourner chez le dépositaire avec le ticket de caisse et la monnaie.

Les opérations effectuées sur le compte de l'entreprise pour l'ouverture de la petite caisse doivent être créditées sur le compte de caisse du montant du chèque remis à la petite caisse.

Partie 2 sur 2: gérer les dépenses de la petite caisse

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Reconstituer l'argent. Le commis comptable doit reconstituer le montant des liquidités dans la petite caisse aussi souvent que nécessaire. Le dépositaire doit commencer un autre journal chaque fois que le fonds est réapprovisionné. Le dépositaire doit remettre la liste complétée et les reçus qui l'accompagnent au commis comptable désigné. Il vérifiera les reçus, vérifiera l'ajout des reçus de petite caisse et écrira un chèque au dépositaire pour le montant total dépensé afin de reconstituer le fonds.
- Le dépositaire encaisse ensuite le chèque et dépose les fonds dans la petite caisse, rétablissant le solde initial de la petite caisse.
- Si la petite caisse n'est pas utilisée très souvent ou s'il y a un montant plus important dans la boîte, vous ne pouvez jamais utiliser toute la petite caisse. Dans ces cas, le commis peut reconstituer ce qui a été retiré une fois par mois afin de suivre les dépenses et d'aider à la comptabilité de la petite caisse.
- Si vous constatez que vous avez besoin de plus d'argent dans votre petite caisse, vous pouvez augmenter le solde du fonds à tout moment. Tout ce que le commis comptable a à faire est de faire un chèque au dépositaire pour le montant supplémentaire. Par exemple, si le solde initial de 75€ est insuffisant pour payer les dépenses la plupart du temps, augmentez le fonds à 150€ en écrivant un chèque au dépositaire pour un deuxième 75€ Le dépositaire devra alors suivre la procédure normale de réapprovisionnement.
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Comptabiliser les transactions de la petite caisse. Une fois la liste des transactions du dépositaire de la petite caisse complétée, le commis comptable confirmera qu'un reçu est présent pour chaque transaction et que les dépenses sont correctement additionnées pour calculer la somme. Il doit ensuite trier chaque reçu dans la catégorie de dépenses appropriée et totaliser les dépenses pour chaque catégorie.
- Les catégories de dépenses courantes qui utilisent la petite caisse comprennent l'affranchissement, les fournitures de bureau et le transport.
- Il n'est pas nécessaire de faire une entrée pour chaque transaction car une petite dépense individuelle est insignifiante dans le fonctionnement de l'entreprise. Enregistrez-les sous forme de sommes complètes sous chaque catégorie.
- Il est important de s'assurer que le montant total des recettes est égal au montant initialement dans le compte de petite caisse. Toute variation peut signifier qu'un achat n'a pas été comptabilisé. Par exemple, si vous aviez 75€ sur le compte de petite caisse, une fois vidé, vous devriez avoir 75€ de reçus.
- La caisse initiale en petite caisse va rarement à 0. Les reçus doivent être égaux à la différence entre la caisse initiale en petite caisse et la caisse restante avant remboursement.
- Par conséquent, le chèque de remboursement doit être égal au total des reçus et ramener la petite caisse à son solde initial.
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Enregistrez les dépenses. Après avoir trié et totalisé les reçus dans chacune des catégories de dépenses, le commis comptable doit enregistrer correctement les dépenses associées aux reçus de petite caisse.
- Il doit d'abord créditer le compte de caisse du montant total du remboursement à la petite caisse, ce qui réduit le solde du compte de caisse principal du même montant.
- Il doit ensuite débiter les comptes de dépenses individuels des sommes dépensées dans chacun. Le débit total des comptes de dépenses sera égal au crédit du compte de petite caisse.
- Par exemple, si vous avez 150€ de reçus de petite caisse, vous devrez alors enregistrer ces 150€ dans les comptes de dépenses appropriés. Si tous les 150€ étaient des «frais de bureau», vous débiterez le compte de frais de bureau de 150€
- Les comptes pour chaque type de dépenses augmenteront du montant dépensé dans chaque catégorie pour montrer que l'entreprise a dépensé autant pour ces articles. Ensuite, le revenu net de l'entreprise diminuera du montant dépensé sur la note de frais.

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Partie 1 sur 2: établir le système de petite caisse

Partie 2 sur 2: gérer les dépenses de la petite caisse

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