Comment comptabiliser les acomptes clients?

Créditez le dépôt du client sur le compte — Ensuite, débitez l'argent et créditez le dépôt du client sur le compte.

Parfois, une entreprise doit effectuer un dépôt en espèces à l'avance lorsqu'elle passe une commande interentreprises. Il peut s'agir d'un achat ponctuel inhabituel, comme une grosse machine, ou l'entreprise peut ne pas avoir le crédit requis auprès de son fournisseur pour être autorisée à payer les marchandises après la livraison. Il peut également arriver que vous soyez le vendeur et que vous ayez accepté de laisser votre client effectuer un dépôt sur une commande et de payer le solde après la livraison des biens ou des services. Par exemple, cet acompte peut couvrir le coût de vos matières premières. Quelles que soient les raisons des acomptes, il est important de les comptabiliser correctement. Ci-dessous, vous apprendrez comment comptabiliser les dépôts des clients, que vous fassiez ou receviez un dépôt pour une commande.

Méthode 1 sur 3: recevoir un acompte de prépaiement

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Créez un compte appelé «dépôts clients» ou «ventes prépayées» dans votre journal comptable. Alors qu'un dépôt client vous semble être un simple revenu, il s'agit en fait d'un passif pour l'entreprise car vous «devez» quelque chose au client. C'est pourquoi vous devez créer un compte spécial.
- Considérez un compte comme un élément de votre budget personnel.
- Vérifiez que ce compte «Dépôts clients» n'a pas déjà été créé sous un autre nom.
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Déterminez quels comptes débiter ou créditer. Toutes les transactions financières doivent être inscrites dans le grand livre financier de l'entreprise. Chaque transaction est répertoriée comme un débit ou un crédit et pour chaque débit, il doit y avoir un crédit.
- Les débits augmentent les dépenses, les actifs (comme les espèces ou les meubles) et les comptes de dividendes. Les crédits diminuent ces comptes. Un moyen facile de s'en souvenir est DEAD (débits-dépenses-actifs-dividendes).
- Par exemple, si vous payez une facture de services publics, vous débiterez les comptes créditeurs et créditerez les espèces.
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Enregistrez le montant du dépôt effectué par le client. Dans votre journal comptable, débitez le compte Espèces et créditez le compte Dépôts Clients du même montant.

Créez un compte appelé «dépôts clients» ou «ventes prépayées» dans votre journal comptable.
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Envoyez une facture au client pour les travaux une fois ceux-ci terminés. Notez sur la facture le montant de l'acompte précédemment versé et soustrayez-le du montant total dû.
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Enregistrez que la facture a été créée et appliquez le montant du dépôt. Créditer le compte Revenu tout en débitant les comptes clients et les acomptes clients.
- Les revenus sont constatés lorsque le travail a été effectué et que le client a été facturé, et non lorsque l'argent est reçu.

Méthode 2 sur 3: effectuer un dépôt de prépaiement

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Créez un compte appelé «acomptes» ou «dépenses payées d'avance» dans votre journal comptable. Vérifiez que ce compte "Acomptes" n'a pas déjà été créé sous un autre nom.
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Enregistrez dans votre journal comptable le montant de l'acompte que vous avez payé. Créditez votre compte Espèces et débitez le compte «Acomptes» du montant versé. Les acomptes sont considérés comme des actifs pour votre entreprise.
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Enregistrez dans votre journal comptable lorsque vous recevez les biens ou les services que vous avez commandés avec la facture. De cette façon, vous transformez un actif (acompte) en dépense lorsque la facture du fournisseur arrive. Créditer les acomptes et débiter les comptes créditeurs, qui est un paiement de dette à court terme qui doit être payé afin d'éviter un défaut de paiement.

Dans votre journal comptable, débitez le compte Espèces et créditez le compte Dépôts Clients du même montant.
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Enregistrez dans votre journal comptable lorsque vous payez le solde de la facture. Cela peut inclure le solde de ce que vous devez plus les frais d'expédition, par exemple. Le montant restant de ce que vous devez pour les biens ou services nécessitera un crédit à Cash et un débit à Accounts Payable.

Méthode 3 sur 3: conserver des enregistrements détaillés

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Incluez une brève description pour chaque transaction que vous entrez dans le journal. Par exemple, «payé en espèces pour l'acompte sur les machines à coudre, janvier 2015».
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Conservez une documentation de sauvegarde sur vos écritures de journal. Ceci est très important en cas d'erreurs ou pour toute question ultérieure. La documentation sur toutes les entrées peut être classée en attribuant un numéro d'entrée de journal et une date sous forme de paquet. Tout le monde devrait pouvoir rechercher une entrée de journal dans le grand livre général, puis accéder facilement à la documentation de sauvegarde.
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Conservez des copies papier de tous les documents pendant au moins un an. Vous en aurez besoin jusqu'à ce que vos comptes aient été vérifiés et vos impôts déposés.
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Conservez la documentation électroniquement pendant au moins sept ans. Scannez-les, recto et verso, et conservez ces copies sur deux disques, l'un à stocker au bureau et l'autre hors site à utiliser en cas d'urgence.

Vous apprendrez comment comptabiliser les dépôts des clients — Ci-dessous, vous apprendrez comment comptabiliser les dépôts des clients, que vous fassiez ou receviez un dépôt pour une commande.

Conseils

Considérez un compte de dépôt client comme un compte de dépôt pour l'argent. Il est utilisé au fur et à mesure que des factures sont créées ou reçues à son encontre.
Étant donné que le processus de comptabilisation des acomptes est un peu plus laborieux, il est généralement préférable de créer un compte séparé pour tout fournisseur utilisé de manière cohérente.

Mises en garde

Bien que vous puissiez être tenté de facturer simplement à votre client un acompte, cela va à l'encontre des principes comptables généralement reconnus (PCGR) et ne permet pas une trace papier appropriée de la transaction. Vous ne pouvez pas réclamer un dépôt à titre de revenu tant que vous n'avez pas fourni les biens ou le service.

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