Comment rédiger un résumé exécutif?

Le résumé exécutif ne sera en aucun cas exhaustif et ne remplacera pas le document original.

Le résumé est la partie la plus importante d'un document commercial. C'est la première (et parfois la seule) chose que les autres liront et la dernière chose que vous devriez écrire. Il s'agit simplement d'un bref examen du document, afin que les personnes occupées qui liront votre document sachent en un coup d'œil combien lire et quelles actions seront probablement nécessaires.

Méthode 1 sur 2: les bases

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Comprenez qu'un résumé est un bref examen d'un document commercial. «Court» et «revue» sont ici des mots clés. Le résumé exécutif ne sera en aucun cas exhaustif et ne remplacera pas le document original. Un résumé ne doit jamais dépasser 10% du document original. Tirez pour l'avoir quelque part entre 5% et 10%.

Conseil: un résumé est différent d'un résumé. Un résumé donne au lecteur une vue d'ensemble et une orientation, tandis qu'un résumé exécutif donne au lecteur plus d'un résumé. Les résumés sont plus couramment rédigés dans le milieu universitaire, tandis que les résumés analytiques sont davantage utilisés à des fins commerciales.
2
Assurez-vous qu'il respecte certaines directives stylistiques et structurelles. La plupart des sources faisant autorité qui rédigent des résumés analytiques conviennent que certaines directives stylistiques et structurelles devraient s'appliquer. Ceux-ci inclus:
- Les paragraphes doivent être courts et concis.
- Les résumés analytiques devraient avoir du sens même si vous n'avez pas lu le rapport original.
- Les résumés analytiques doivent être rédigés dans un langage approprié au public cible.
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Définir le problème. Un résumé analytique doit définir clairement un problème, qu'il s'agisse de gestion de la chaîne d'approvisionnement ou de campagnes marketing à l'étranger. Les résumés exécutifs, en particulier, ont besoin de définitions claires des problèmes car les documents sur lesquels ils sont basés, les demandes de propositions (RFP), sont souvent rédigés par des personnes techniques ayant une faible maîtrise des problèmes conceptuels. Assurez-vous que le problème est défini en termes clairs et compréhensibles.
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Fournir une solution. Un problème a toujours besoin d'une solution. Afin de fournir une déclaration d'intention (et une raison de financer l'entreprise), vous devez présenter votre solution afin qu'elle s'attaque efficacement au problème. Si votre problème n'est pas clairement écrit, votre solution aura moins de sens.

Le résumé est la partie la plus importante d'un document commercial.
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Utilisez des graphiques, des puces et des titres si le document est plus facile à parcourir de cette façon. Un résumé n'est pas un essai; il n'a pas besoin d'être de longs blocs de texte. S'ils améliorent la compréhension ou rendent le résumé plus lisible, vous pouvez utiliser:
- Graphique. Un graphique bien placé illustrant la nature précise du problème du client pourrait faire comprendre l'essentiel du résumé. Stimuler le sens visuel est souvent tout aussi efficace que leur sens analytique.
- Des balles. De longues listes d'informations peuvent être décomposées en puces plus digestes.
- En-têtes. Organisez les thèmes du résumé, si nécessaire, par rubrique. Cela aidera à orienter le lecteur au fur et à mesure qu'il se plongera dans le résumé.
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Gardez l'écriture fraîche et sans jargon. Le jargon est l'ennemi de la compréhension. Il se trouve que c'est très populaire dans le monde des affaires. Des mots comme «interface», «effet de levier», «compétence de base» et «plate-forme de gravure» sont tous des mots que vous devez vous efforcer d’éviter. Ils obscurcissent le sens réel et peuvent rendre le résumé vague et dépourvu de détails.

Méthode 2 sur 2: les spécificités

1

Commencez par le document original. Étant donné que le résumé est un résumé d'un autre document, vous devrez être assez familier avec le document original afin de le condenser en une version gérable et informative. Que ce document original soit un rapport, un plan d'affaires, une proposition, un manuel ou un document différent, examinez-le en recherchant ses idées principales.
2
Rédigez une brève critique. Quel est le but de l'entreprise qui parraine le document, ou du document original lui-même? Quelle est sa portée?
- Exemple: «Women World Wide est une organisation à but non lucratif qui cherche à mettre en contact les femmes du monde entier avec des solutions efficaces à la violence domestique, ainsi qu'à offrir un réseau de soutien aux personnes victimes de violence domestique. Tout en opérant à partir de son siège social en Alberta, Canada, il a reçu des recommandations de femmes dans 170 pays à travers le monde."
3
Faites briller la "prise". Cette section est probablement la partie la plus importante de l'ensemble de votre résumé. En deux ou trois phrases, vous devez expliquer au lecteur pourquoi votre entreprise est spéciale. Pourquoi mérite-t-il l'examen minutieux, les affaires ou le partenariat des personnes qui lisent le résumé?
- Peut-être que vous avez Michael Jordan comme client et qu'il a approuvé gratuitement votre produit sur Twitter. Vous venez peut-être de signer un accord de partenariat avec Google. Peut-être que vous venez d'obtenir un brevet, ou peut-être que vous venez de faire votre première grande vente.
Astuce: Parfois, une simple citation ou un témoignage suffit. La clé est d'attirer l'attention de votre public, de faire en sorte que l'entreprise apparaisse aussi réputée que possible et d'attirer le lecteur vers le reste du document.
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Définir le gros problème. Le premier véritable ingrédient d'un résumé est une discussion sur un problème, alors expliquez le problème auquel vos produits/services répondent. Assurez-vous que le problème est défini aussi clairement que possible. Un problème mal défini ne semble pas convaincant et ne rendra pas votre solution aussi efficace qu'elle pourrait l'être.
- Exemple: «Los Angeles est paralysée par la circulation. Mis à part la région de Metro DC, Los Angeles a le pire trafic du pays. Ce n'est pas seulement ennuyeux. Le smog et la pollution causés par les embouteillages réduisent la productivité des travailleurs, augmentent les taux d'asthme et créant lentement un grave problème de santé. Il y a plus de voitures à LA qu'il n'y a de personnes assez âgées pour les conduire. "
Pour rédiger un résumé, commencez par lire attentivement le document original.
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Offrez votre solution unique. Le gros problème est la partie facile. Maintenant, vous devez convaincre le lecteur que vous avez trouvé une solution unique pour le gros problème. Si vous livrez ces deux ingrédients, vous aurez l'étoffe d'une excellente idée.
- Exemple: « Innotech a créé un système de contrôle de la circulation révolutionnaire qui réduit de quelques minutes le temps de trajet en installant des «réseaux intelligents» brevetés dans les voies de feux de circulation qui lisent le nombre de voitures dans une voie donnée et dirigent la circulation en conséquence. Les conducteurs européens n'auront plus de rester à un feu rouge pendant quelques minutes tandis que le feu vert clignote pour aucune voiture dans l'autre sens."
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Parlez du potentiel du marché. Élaborez sur le gros problème en fournissant des statistiques pour votre industrie. Attention à ne pas prétendre que vous avez un marché plus grand que vous! Le fait que l'industrie des dispositifs médicaux représente 75 milliards d'euros par an ne signifie rien car votre nouveau dispositif médical ne servira qu'un petit segment de l'industrie. Décomposez-le en un potentiel de marché réaliste.
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Intégrez votre proposition de vente unique. C'est là que vous élaborez votre solution unique. Qu'est-ce qui donne spécifiquement à votre produit ou service un avantage sur la concurrence? Peut-être que votre service de soins de santé à domicile envoie des médecins à domicile au lieu de simplement des infirmières praticiennes, ou peut-être que vous garantissez des visites le jour même afin que vous n'ayez pas à planifier à l'avance. Expliquez pourquoi vous êtes spécial.
- Exemple: "Intellilight a l'avantage supplémentaire de pouvoir détecter quand personne n'est à la maison. Lorsqu'une lumière est laissée allumée dans une pièce vide, elle s'éteint automatiquement et se rallume lorsqu'elle détecte un mouvement dans la pièce. Cela économise le l'argent des clients sur leur facture d'électricité et gaspille moins d'énergie."
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Parlez de votre modèle d'affaires, si nécessaire. Certains résumés analytiques n'auront pas besoin d'un modèle d'affaires. (Les organisations à but non lucratif, à but non lucratif, et les ONG n'auront probablement pas de plan d'affaires.) Mais si le vôtre en a un, votre modèle d'affaires doit être clair et facile à suivre. Essentiellement, vous répondez à la question: «Comment allez-vous amener les gens à retirer des dollars de leur portefeuille et à vous les donner?» Gardez le modèle simple, en particulier dans le résumé. Un résumé rapide est tout ce qui est nécessaire.
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Discutez de votre équipe de gestion, si nécessaire. Selon l'industrie dans laquelle vous vous trouvez, cela peut être l'une des parties les plus importantes de votre résumé. Vos investisseurs ou banquiers font confiance à l'équipe, pas à l'idée. Les idées sont faciles à trouver, mais l'exécution de ces idées ne peut être accomplie qu'avec une équipe solide. Montrez rapidement pourquoi votre équipe possède l'expérience et les connaissances nécessaires pour exécuter votre plan d'affaires.
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Fournissez des projections financières pour appuyer vos réclamations. Sur la base de votre marché, de votre modèle économique et de vos performances historiques, vous devez développer une prévision financière ascendante. Le but de vos projections est simplement de démontrer votre compétence et votre capacité à établir des projections financières basées sur un ensemble d'hypothèses solides.
- Si votre plan s'adresse à un groupe d'investisseurs, ne passez pas trop de temps sur cette section, car ils savent que vous n'avez aucune idée de combien d'argent vous pourriez gagner. Les investisseurs ne prendront généralement pas de décision d'aller/non en fonction de vos projections financières. Ils feront essentiellement leurs propres projections financières.
Un résumé donne au lecteur une vue d'ensemble et une orientation, tandis qu'un résumé exécutif donne au lecteur plus d'un résumé.
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Facilité à votre demande. Il est maintenant temps de demander un investissement ou un prêt, selon l'objectif du résumé. Vous devez réaffirmer pourquoi votre entreprise offre de la valeur. Rappelez au lecteur la grande difficulté que vous résolvez et votre potentiel de marché. Enfin, mettez à nouveau l'accent sur votre équipe et sa capacité à faire le travail. Demandez le montant en dollars nécessaire pour atteindre la prochaine étape importante pour votre entreprise. Ne divulguez pas le montant de l'équité que vous êtes prêt à céder ou le taux d'intérêt que vous êtes prêt à payer. Cela devrait être fait plus tard dans le cadre d'une négociation en face à face.
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Relisez votre résumé. Lorsque vous avez écrit les bases, relisez-les attentivement. Vous devez relire le résumé avec une attention particulière. Pendant que vous relisez, pensez également à votre auditoire pour le document. Assurez-vous que toutes les nouvelles références sont expliquées et que le langage sera clair pour quelqu'un qui est nouveau sur ce sujet. Réécrivez si nécessaire.
- Ayez un regard neuf pour relire votre résumé, en accordant une attention particulière à:
  - Clarté. Les mots sont-ils clairs, les idées plus claires et le résumé dépourvu de jargon?
  - Les erreurs. Les fautes de grammaire, de ponctuation et d'orthographe peuvent abonder. Demander à quelqu'un de vérifier les chiffres et les statistiques pourrait également être un bon idéal.
  - Puissance. Les idées se traduisent-elles par un pitch émouvant? Où le terrain tombe-t-il à plat, le cas échéant?
  - La cohérence. Quelles pièces ne s'emboîtent pas? Quelles pièces faire?

Conseils

Plus le cadre est occupé, moins il ou elle lira probablement. Écrivez en conséquence.
Essayez les modèles de documents disponibles avec la plupart des logiciels de traitement de texte qui peuvent vous aider à démarrer.
Ces quatre mêmes zones peuvent être utilisées pour des résumés dans divers contextes commerciaux.
Les résumés analytiques peuvent varier en fonction de la longueur du document, mais ils doivent toujours être relativement brefs. Votre objectif est de regrouper autant d'informations dans une quantité minimale à modérée de lecture. Si vous incluez des détails dans votre résumé, placez les points les plus importants, tels que vos conclusions et recommandations, en premier.

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Méthode 1 sur 2: les bases

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