Comment gérer sa messagerie de manière professionnelle?

Suivez l'étiquette du courrier électronique. Considérez le vieil adage, "Vous attrapez plus de mouches avec du miel qu'avec du vinaigre." Il ne sert à rien d'insister sur la question de l'étiquette. Nous savons tous que nous devons être polis. Mais voici quelques points à considérer:

• N'écrivez pas lorsque vous êtes en colère - attendez 24 heures et calmez-vous. Être raisonnable.
• Demandez à quelqu'un d'autre de modifier votre e-mail.
• N'utilisez pas le sarcasme. Vous pensez peut-être que vous êtes intelligent, mais le destinataire sera rebuté.
• Évitez tous les messages en majuscules. Utiliser des lettres majuscules est l'équivalent de crier par e-mail, et votre destinataire ne sera pas reconnaissant.
• Allez-y doucement sur les points d'exclamation, aussi. L'abus ternit leur efficacité.
• Utilisez des lignes d'objet claires. Cela aidera les gens à décider s'ils doivent lire l'e-mail maintenant ou plus tard. Nous sommes tous occupés. Votre correspondant appréciera votre prévenance.
• Soyez bref. Si votre e-mail comporte plus de deux paragraphes, vous devriez peut-être utiliser le téléphone.
• Modifiez la ligne d'objet si vous modifiez le sujet d'un fil.
• À moins que le destinataire n'ait préalablement donné son accord, ne transmettez pas de poèmes, de blagues, d'avertissements de virus et autres. Vous perdez simplement un temps précieux et de la bande passante.

Ne pensez pas que vous êtes anonyme. Si vous envoyez des messages désagréables, vous pourriez penser que personne ne pourra comprendre que l'e-mail vient de vous. Après tout, vous configurez une fausse adresse Web. Détrompez-vous. L'e-mail contient des informations invisibles sur l'expéditeur. Cette information est dans l'en-tête. Tous les principaux programmes de messagerie peuvent afficher des informations d'en-tête. Voici comment:

• Dans Microsoft Outlook, double-cliquez sur l'e-mail. Cliquez ensuite sur Affichage > Options. Dans Microsoft Outlook Express, cliquez sur l'e-mail. Cliquez ensuite sur Fichier > Propriétés et sélectionnez l'onglet Détails.
• Dans Eudora, double-cliquez sur le message. Cliquez ensuite sur le bouton Blah Blah.
• Dans Netscape, cliquez sur le message pour l'ouvrir. Cliquez ensuite sur Affichage > Source du message pour afficher l'en-tête.
• Les informations révélatrices de l'expéditeur se trouvent dans les sections qui commencent par «Reçu:». Il peut y en avoir plusieurs, selon le nombre d'ordinateurs traversés par le courrier électronique. L'ordinateur d'origine se trouve en bas «Reçu:». Cette section aura un numéro de protocole Internet (IP), tel que 124 213.45,11. Il peut être retracé sur un certain nombre de sites Web.

Évitez d'envoyer un e-mail à la mauvaise personne. Les programmes de messagerie d'aujourd'hui veulent faciliter l'envoi d'e-mails. Cela signifie que lorsque vous commencez à saisir l'adresse d'un destinataire auquel vous avez déjà envoyé un courrier, le champ «À:» peut déjà être renseigné. Fais attention. Vérifiez toujours que le destinataire est bien celui prévu. De plus, si vous écrivez quelque chose de laid sur Joe Smith, vous aurez le nom de Joe en tête. Ne le lui envoie pas.

N'utilisez pas une seule adresse e-mail pour tout. Avoir plusieurs adresses e-mail - pour un usage privé, un usage public, pour des listes de diffusion en ligne et pour faire des achats en ligne. La plupart des fournisseurs vous donneront une demi-douzaine de comptes de messagerie. Vous pouvez également utiliser des adresses sur le Web pour des comptes personnels. Gmail et Yahoo! sont bonnes. Vous pouvez accéder à ces comptes de n'importe où, en supposant que vous ayez un accès Web.

N'oubliez pas de vérifier tous vos comptes de messagerie. Vérifier tous ces comptes peut être une corvée, surtout depuis chez soi. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser ePrompter (www.eprompter.com), qui peut vérifier 16 comptes différents protégés par mot de passe. Mieux encore, ePrompter est gratuit. Il existe d'autres programmes payants, notamment Active Email Monitor (www.emailmon.com).

Ne cliquez pas trop vite sur "envoyer". Relisez chaque e-mail avant de l'envoyer! Même si vous ne cherchez pas d'emploi, vous voulez être prudent. Les gens vous jugeront inconsciemment sur des erreurs. Aucun de nous n'est parfait. Mais vous pouvez attraper 99% de ces problèmes en relisant le texte. Et ne comptez pas sur le correcteur orthographique. Il attrapera les fautes d'orthographe. Mais si vous utilisez «quatre» au lieu de «pour» ou «votre» pour «vous êtes», cela ne vous le dira pas. Il est également peu probable qu'il détecte des mots manquants dans une phrase que vous avez omis d'inclure par inadvertance. Alors prenez une minute et relisez votre texte. Ne ressemblez pas à un ignorant.

Réglez une minuterie. Vous pouvez le faire dans Outlook en ajoutant une règle qui retarde l'envoi, de préférence de 1 à 5 minutes, pendant laquelle l'e-mail se trouve dans votre boîte d'envoi et peut être supprimé. Cela vous évite d'appuyer sur le mauvais bouton et d'envoyer accidentellement un courrier à moitié terminé, tout en vous donnant une minute pour vous repérer et supprimer cette litanie d'insultes fleuries que vous avez tapées dans votre fureur avant qu'elle n'atteigne le patron.

Rappelez-vous la pièce jointe. Puisque nous le faisons tous occasionnellement, cela ne devrait pas être une grosse affaire. Cependant, si vous faites constamment cette erreur, les gens (peut-être des personnes importantes) peuvent penser que vous perdez vos billes. Ils pourraient même hésiter à faire affaire avec vous à l'avenir. Lorsque vous vous préparez à envoyer votre e-mail, pensez: «Qu'est-ce que j'oublie?

Utilisez votre propre nom de domaine. Faites paraître votre entreprise en grand. Si vous utilisez un compte Web ou le nom d'un FAI pour votre entreprise, vous n'aurez pas l'air professionnel.