Comment utiliser efficacement le courrier électronique au travail?
L'utilisation efficace du courrier électronique professionnel comprend la suppression des e-mails dont vous savez que vous n'avez pas besoin lorsque vous les lisez et le classement de ceux dont vous aurez besoin dans des dossiers spécifiques.
Le courrier électronique est devenu la principale méthode de communication au sein du personnel. Les raisons des e-mails varient des correspondances professionnelles aux messages personnels. Ils peuvent être aussi courts qu'un mot et aussi longs qu'une nouvelle, mais cela ne signifie pas qu'ils sont tous appropriés ou même efficaces. Si vous avez accès à cette méthode de communication au bureau, il est nécessaire d'apprendre à utiliser efficacement le courrier électronique au travail.
- 1Allouez des moments spécifiques de la journée pour lire et répondre à votre e-mail. Si vous ne contrôlez pas la vérification de vos e-mails, vous risquez de perdre une trop grande partie de votre journée de travail à les vérifier. Essayez de répondre immédiatement aux e-mails.
- 2Organisez votre courrier électronique chaque fois que vous y êtes. L'utilisation efficace du courrier électronique professionnel comprend la suppression des e-mails dont vous savez que vous n'avez pas besoin lorsque vous les lisez et le classement de ceux dont vous aurez besoin dans des dossiers spécifiques. Si vous organisez régulièrement vos e-mails, vous n'encombrerez pas votre boîte de réception, provoquant ainsi de l'anxiété à chaque fois que vous l'ouvrirez.
- 3Assurez-vous de créer une signature pour vos messages qui comprend votre titre, votre service et vos coordonnées importantes. De cette façon, vous n'aurez pas à continuer à l'ajouter manuellement, risquant la possibilité de fautes d'orthographe ou même d'oublier complètement les informations.
- 4N'oubliez pas que pour utiliser le courrier électronique au travail avec succès, vous devez garder les messages électroniques brefs et précis. Tout comme la plupart des contenus de sites Web, les paragraphes doivent contenir environ 20 mots pour une lecture plus facile de la part du destinataire. Les longs e-mails peuvent être intimidants et épuisants à regarder, encore moins à lire.
- 5Soyez professionnel lorsque vous envoyez une correspondance officielle. Évitez d'utiliser des émoticônes telles que des visages souriants et relisez et vérifiez toujours l'orthographe de votre message avant de l'envoyer. Votre crédibilité est derrière chaque e-mail que vous envoyez.
N'oubliez pas que pour utiliser le courrier électronique au travail avec succès, vous devez garder les messages électroniques brefs et précis. - 6Restez professionnel si vous souhaitez utiliser efficacement votre messagerie professionnelle. Communiquer par e-mail n'est pas une excuse pour abandonner certaines règles d'écriture à l'ancienne. Adressez-vous au destinataire comme vous le feriez dans une lettre officielle et ajoutez toujours une salutation appropriée, telle que «sincèrement», «salutations» et «meilleur».
- 7Apprenez les règles de l'étiquette des courriels. Par exemple, taper toutes les majuscules est considéré comme crier dans la langue des e-mails. Essayez de vous en tenir à une couleur, de préférence le noir, un texte brut et une police facile à lire. Cela garantira que votre destinataire pourra lire vos e-mails sans problème.
- 8N'utilisez le courrier électronique que lorsque cela est approprié. Même à l'ère d'Internet, il y a des moments où le courrier électronique n'est tout simplement pas approprié et qu'il est plus approprié d'écrire une lettre formelle à l'ancienne ou même d'appeler la personne avec laquelle vous souhaitez communiquer. Les lettres et documents confidentiels doivent toujours être rédigés sous forme de lettre, tandis que les e-mails doivent être réservés aux correspondances plus courtes.
- 9N'oubliez pas d'inclure une référence dans votre ligne d'objet qui informera le destinataire du contenu de l'e-mail. En faisant cela, le destinataire saura de quoi parle votre e-mail et pourra le classer en conséquence, et le trouver facilement à une date ultérieure, si nécessaire.
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Questions et réponses
Questions sans réponse
- Est-il plus approprié d'utiliser le gras / italique pour les informations importantes ou d'utiliser une couleur de police différente? Merci
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