Comment transformer votre entreprise en numérique pendant l'épidémie de coronavirus?

Votre entreprise pourrait avoir du mal à survivre à l'épidémie — Si vous vous enlisez dans les anciennes méthodes de gestion de votre entreprise et que vous refusez de vous adapter, votre entreprise pourrait avoir du mal à survivre à l'épidémie.

Au milieu d'une pandémie mondiale, la santé de vos amis et de votre famille est clairement votre priorité absolue. Cependant, en tant que propriétaire d'une petite entreprise, votre entreprise fait probablement partie de votre famille et vous souhaitez également la protéger. Pour certains types d'entreprises, vos employés peuvent travailler à distance. Si cela n'est pas possible pour vous, il est toujours possible de transformer votre entreprise en numérique pour que, une fois la crise terminée, tout le monde puisse se remettre au travail.

Méthode 1 sur 4: configuration du travail à distance

1
Mettez une petite équipe en charge de la gestion des travailleurs à distance. Vos télétravailleurs doivent savoir à qui s'adresser s'ils rencontrent des problèmes spécifiquement liés au travail à distance, tels que l'accès à un document ou la connexion à votre système. Désignez des personnes spécifiques pour traiter ces problèmes. Avoir seulement 1 ou 2 personnes en charge de cela pourrait être préférable si vous avez une petite entreprise de moins de 100 employés.
- Les membres de cette équipe doivent être relativement experts en technologie et capables de résoudre les problèmes de connectivité et autres problèmes techniques avec les travailleurs à distance. Si vous avez un informaticien dans votre équipe, c'est une bonne idée de le mettre dans cette équipe.
- Le fait de confier à des personnes spécifiques la responsabilité de ces problèmes garantit également que les problèmes sont toujours résolus de la même manière plutôt que de demander à différents employés d'élaborer des stratégies différentes qui ne correspondent pas nécessairement.
2
Rédiger des politiques de travail à distance claires. Vos employés doivent comprendre ce que l'on attend d'eux lorsqu'ils travaillent à domicile. Faites-leur savoir quand leur travail sera examiné et comment ils peuvent communiquer avec leurs superviseurs.
- Reconnaissez que certains employés peuvent avoir besoin de travailler à des heures différentes pendant l'épidémie. Décidez quelles heures sont appropriées et à quelles heures, le cas échéant, vous avez spécifiquement besoin que vos employés soient disponibles.
- Par exemple, vous pourriez avoir tous les employés disponibles pour une réunion du personnel chaque matin. Après cela, ils sont libres de travailler quand ils le peuvent, à condition de travailler au moins 7 heures par jour.
- Vous pouvez également demander à chaque employé de vous fournir un calendrier approximatif qu'il a l'intention de suivre, afin que la direction sache quand entrer en contact avec lui au cours de la journée.
3
Désignez une fontaine d'eau virtuelle où vos employés peuvent interagir. Avoir un lieu de travail connecté et prospère signifie permettre aux collègues de socialiser et de parler de leurs intérêts communs. Créer une base de discussion où les employés peuvent se parler, non seulement à propos de leur travail, mais aussi de leurs affaires personnelles, garantira que vos employés se sentent moins isolés lorsqu'ils travaillent à domicile.
- Plusieurs entreprises technologiques, dont Google et Microsoft, autorisent un accès gratuit à leurs applications de chat afin que vous puissiez configurer des chats privés pour vos employés.
- Les services de chat et de messagerie instantanée, tels que Slack et Microsoft Teams, permettent aux employés et aux services individuels de communiquer rapidement et facilement. Vous pouvez également envoyer des alertes à l'échelle de l'entreprise pour vous assurer que tout le monde est sur la même page à tout moment.
4
Offrez à vos employés une formation et un soutien pour travailler efficacement à domicile. Beaucoup de vos employés n'ont peut-être jamais travaillé à domicile auparavant. Si possible, suivez une journée de formation avant qu'ils ne partent à distance afin de pouvoir présenter les systèmes qu'ils utiliseront pour travailler à distance.
- Si vos employés travaillent sur leurs ordinateurs personnels, vous pouvez leur demander de mettre ces ordinateurs au travail afin que vous puissiez les aider à charger les logiciels dont ils auront besoin et leur apprendre à se connecter aux programmes de travail.
- Donnez à chaque employé une personne-ressource à qui s'adresser pour toute préoccupation ou problème non lié à la technologie qui se présente. Cette personne peut être son supérieur hiérarchique ou une autre personne de la direction.
- Encouragez vos employés à utiliser des outils de suivi de la productivité et du temps pour les aider à rester concentrés sur leurs tâches pendant les heures de travail et à s'assurer qu'ils obtiennent les pauses dont ils ont besoin. Les applications telles que Toggl et Todoist sont populaires.
Conseil: interrogez vos employés pour savoir qui a de l'expérience de travail à domicile. Ceux qui sont familiers avec le travail à distance peuvent aider les autres à s'adapter.
5
Créez un centre d'informations sur les coronavirus pour les employés. L'épidémie de coronavirus est une situation qui évolue rapidement et vos employés peuvent ne pas savoir vers qui se tourner pour obtenir des informations fiables ou comprendre comment ces informations pourraient avoir un impact sur leur travail et votre industrie. Confiez à un membre de l'équipe la tâche de conserver soigneusement les informations provenant de sources fiables, telles que l'OMS et les CDC, ainsi que des ressources des gouvernements fédéral, étatiques et locaux.
- Avec toutes les informations que vous partagez, indiquez clairement si ces informations affectent ou non votre entreprise. Si tel est le cas, indiquez précisément les ajustements que votre entreprise effectue.
6
Renseignez-vous régulièrement sur vos employés. La pandémie est une période effrayante et la vie des gens subit de nombreux changements. Appelez vos employés et assurez-vous qu'ils vont bien et qu'ils n'ont pas besoin de soutien supplémentaire. Écoutez leurs préoccupations et faites ce que vous pouvez pour les aider à résoudre les problèmes qu'ils pourraient rencontrer.
- Faites preuve d'empathie envers les employés qui doivent prendre soin de membres de leur famille malades ou qui ont affaire à des enfants à la maison. Vous pourriez envisager de leur accorder du temps libre ou des horaires flexibles pour s'acquitter de leurs responsabilités.
- Fournissez des ressources en santé mentale à tous vos employés pour les aider à maintenir leur stabilité. Assurez-vous que vos employés prennent le temps de prendre soin d'eux-mêmes et ne succombent pas au stress.
7
Organisez des réunions en ligne au moins une fois par semaine. Les réunions en ligne permettent à vos employés de se voir et de se connecter entre eux afin qu'ils se sentent moins seuls et moins isolés. Bien que les discussions professionnelles puissent dominer vos réunions, laissez le temps aux employés de se décompresser et de parler des défis auxquels ils sont confrontés.
- Google Hangouts et Zoom sont des choix populaires pour la visioconférence avec les travailleurs à distance.
Conseil: si vos réunions impliquent un mélange de personnes dans une pièce du bureau et d'autres personnes à distance, laissez les personnes à distance parler en premier. Cela leur donnera plus l'impression qu'ils sont dans la pièce avec vous et qu'ils sont des membres actifs de l'équipe.

L'épidémie de coronavirus présente de nouveaux défis et les gens ont des besoins qui n'existaient pas avant l'épidémie.

Méthode 2 sur 4: commercialiser votre entreprise

1
Réfléchissez à des façons d'adapter la livraison de vos produits ou services. L'épidémie affecte profondément de nombreuses petites entreprises, mais en particulier celles qui vendent des produits et services non essentiels, que ce soit aux consommateurs ou à d'autres entreprises. La technologie numérique vous offre de nombreuses façons de continuer à proposer vos produits ou services aux clients.
- Par exemple, si vous avez dû fermer une vitrine, la vente en ligne peut être une option. Si vous n'avez pas configuré de vitrine en ligne, vous pouvez également prendre des commandes par téléphone.
- Si vous vendez des services, il peut y avoir des moyens pour vous d'offrir ces services virtuellement ou de vous arranger pour continuer ces services d'une manière qui respecte la distanciation sociale. Par exemple, si vous avez une entreprise de toilettage pour chiens, vous pouvez rencontrer des clients dans leur voiture et emmener leurs animaux de compagnie à l'intérieur pour le toilettage, puis les ramener lorsque vous avez terminé.
- Les services de conseil, de consultation ou d'agent peuvent être menés virtuellement à l'aide de services de vidéoconférence et de partage de documents dans le cloud, tels que Google Drive ou DropBox.
2
Cherchez des façons dont votre produit ou service pourrait avoir des utilisations supplémentaires. Les besoins des gens évoluent avec la pandémie, d'autant plus que de nombreuses personnes passent plus de temps à la maison qu'elles ne le feraient normalement. Si votre produit ou service a des utilisations particulières qui pourraient profiter aux gens en ce moment, vous pouvez mettre en évidence ces utilisations pour augmenter les ventes.
- Par exemple, supposons que vous ayez une boutique de vêtements. Si vous vendez des foulards, vous pouvez commencer à les adapter à des masques de créateurs pour les clients là où ils doivent être en public.
- Comme autre exemple, si vous possédez une boulangerie et que vos épiceries locales sont constamment à court de pain, vous pouvez préparer des pains de pain que les gens peuvent acheter. Organisez la livraison ou le ramassage sur le trottoir.
3
Faites la promotion des cartes-cadeaux pour aider votre entreprise à rester à flot. Les cartes-cadeaux offrent à votre entreprise une infusion rapide d'argent qui peut vous aider à rester à flot, même si les affaires ont diminué en raison de l'épidémie. De plus, les cartes-cadeaux garantissent que vous aurez des clients après la crise.
- Si vous avez une liste de diffusion, utilisez-la pour encourager vos clients réguliers à acheter des cartes-cadeaux pour eux-mêmes, leurs amis et leur famille.
- Vous pouvez également proposer des cartes-cadeaux via vos comptes de réseaux sociaux.
Conseil: envisagez d'organiser une vente pour les clients qui achètent des cartes-cadeaux pendant l'épidémie. Par exemple, vous pouvez ajouter un bon de réduction de 10% sur leur achat effectué avec la carte-cadeau.
4
Adaptez votre entreprise pour proposer de nouveaux produits ou services. L'épidémie de coronavirus présente de nouveaux défis et les gens ont des besoins qui n'existaient pas avant l'épidémie. Si vous pouvez trouver un moyen de répondre à ces besoins, vous pourrez peut-être attirer de nouveaux clients dans votre entreprise pendant l'épidémie.
- Par exemple, si vous possédez une distillerie, vous pouvez commencer à fabriquer du désinfectant pour les mains au lieu de spiritueux.
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Essayez d'héberger des webinaires si vous avez une entreprise b2b. Si vous offrez des produits et services à d'autres entreprises, les webinaires peuvent vous aider à communiquer les avantages de votre produit ou service sans que personne n'ait à quitter son domicile. De plus, au lieu de parler à un seul client potentiel, vous pouvez présenter votre entreprise à plusieurs à la fois.
- Les webinaires permettent également aux clients potentiels de poser des questions et de participer à une discussion basée sur des questions que d'autres clients potentiels pourraient poser. Ces discussions peuvent vous donner des idées sur d'autres produits ou services à offrir.
- Si vos webinaires réussissent, ils pourraient s'avérer utiles non seulement pendant l'épidémie, mais également après que la situation se soit calmée.

Laissez l'épidémie de coronavirus être le moment pour vous d'humaniser votre entreprise et de démontrer que vous faites partie de la communauté.

Méthode 3 sur 4: communiquer avec les clients

1
Faites comprendre à vos clients que vous êtes toujours ouvert et solide. De nombreux clients pourraient penser à votre entreprise et se demander si vous êtes ouvert. Vous pouvez mettre fin à ce doute en publiant régulièrement sur les réseaux sociaux pour faire savoir à vos clients que vous êtes prêt à les servir, eux et votre communauté.
- En plus de faire savoir à vos clients que vous êtes ouvert, détaillez les mesures que vous prenez pour assurer la sécurité et la santé de vos clients et de vos employés. Par exemple, vous pouvez insister sur le fait que votre magasin est fermé mais que les clients peuvent toujours récupérer les commandes.
- De nombreuses entreprises ont des horaires plus courts pendant la pandémie. Communiquez clairement vos heures sur chaque message, avec un numéro de téléphone où les clients peuvent vous joindre.
2
Informez vos clients de manière proactive des changements de politique. La réponse à l'épidémie signifie que la situation sur le terrain peut changer rapidement. Utilisez les réseaux sociaux ou les listes de diffusion pour informer vos clients de tout changement avant qu'il n'ait réellement lieu, afin que vos clients puissent s'ajuster en conséquence. Gardez à l'esprit que de nombreuses personnes ne sortent qu'une fois par jour si elles le doivent, donc toute modification des heures d'ouverture des magasins ou des horaires de livraison doit absolument être communiquée à l'avance.
- Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à votre liste de clients le vendredi pour leur faire savoir qu'à compter du lundi, vous ne serez ouvert que de 10 h à 14 h du lundi au vendredi.
- Vous ne voulez pas être vu comme vous traînant les pieds lorsqu'il s'agit de fermer vos portes ou d'apporter des modifications à vos opérations. Vos clients peuvent interpréter cela comme vous faites passer vos profits avant la santé et la sécurité de vos employés et de vos clients. Au lieu de cela, agissez avant que le gouvernement ne vous dise de le faire.
Astuce: Bien que vous deviez évidemment vous conformer aux mandats gouvernementaux, vous gagnerez de la bonne volonté auprès des clients actuels et potentiels si vous pouvez montrer que vous allez au-delà des attentes pour protéger la santé et la sécurité de votre communauté.
3
Offrez des incitatifs aux clients qui restent avec vous. Étant donné que beaucoup de vos clients doivent rester chez eux, ils peuvent se tourner vers des solutions en ligne ou à distance pour résoudre les problèmes qu'ils ont précédemment résolus avec votre produit ou service. Une fois la crise de santé publique passée, ils peuvent s'en tenir à cette nouvelle solution plutôt que de revenir vers vous.
- Par exemple, vous pouvez proposer une correspondance de prix ou une livraison gratuite aux clients pendant l'épidémie.
- Pour inciter les clients à revenir, offrez un coupon ou une réduction qui n'est valable que dans plusieurs mois, lorsque le pire de la crise sera probablement passé. Cela peut aider à assurer le retour de vos clients.
4
Engagez les clients avec des événements en ligne. Les fêtes et les événements peuvent être des moyens d'engager des clients réguliers et d'en recruter de nouveaux. Cependant, pendant l'épidémie, vous ne pouvez probablement pas organiser d'événements en direct. Utilisez plutôt des événements virtuels pour divertir les clients et susciter un sentiment de communauté.
- Par exemple, si votre entreprise célèbre un anniversaire de 5 ans, vous pouvez organiser une fête en ligne et diffuser un groupe local en tant que divertissement en direct. Vous pouvez envoyer un e-mail à vos clients réguliers et faire connaître l'événement sur les réseaux sociaux.
- Si vous possédez un bar ou un pub, vous pourriez parler à une entreprise de jeux-questionnaires de bar pour organiser une soirée-questionnaire virtuelle. Vous pouvez offrir un pichet de bière ou une carte-cadeau à l'équipe gagnante - cela permet aux clients de revenir dans votre bar après l'épidémie.
Astuce: des services tels que YouTube et Facebook Live sont gratuits et vous permettent de diffuser en direct votre événement virtuel à vos clients.
5
Fournissez une livraison gratuite ou à prix réduit pour les commandes en ligne. Le fait de devoir payer les frais d'expédition est souvent l'une des principales raisons pour lesquelles les clients n'aiment pas faire des achats en ligne à tout moment. Mais surtout pendant l'épidémie, de nombreuses personnes ont des budgets serrés et ne veulent pas dépenser leur argent en frais d'expédition.
- Vous pouvez offrir la livraison ou la livraison gratuite pour les commandes supérieures à un certain montant - par exemple, 26€ ou 37€ Regardez votre vente moyenne, puis ajoutez 3,70€ ou 7,50€ à cela. Par exemple, si votre vente moyenne est de 34€, vous pouvez offrir la livraison gratuite pour les achats de plus de 37€
- Pour les petites entreprises locales, une autre option consiste à offrir la livraison gratuite aux clients locaux, puis à facturer les frais d'expédition aux clients non locaux.
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Utilisez les réseaux sociaux pour sympathiser avec les clients. L'épidémie est une période imprévisible et bon nombre de vos clients recherchent simplement un peu de réconfort et une certaine stabilité dans leur vie. Rassurez-les que votre entreprise est là pour les soutenir et que la communauté contribuera grandement à établir la bonne volonté et la fidélité des clients pour votre marque et votre entreprise.
- Partagez des conseils pour aider vos clients pendant l'épidémie ainsi que des histoires ou des mèmes divertissants, inspirants et légers auxquels vos clients s'identifieront.
- Laissez l'épidémie de coronavirus être le moment pour vous d'humaniser votre entreprise et de démontrer que vous faites partie de la communauté. Vous pouvez également mettre en évidence les histoires de vos employés qui sont aux prises avec l'épidémie.

Les cartes-cadeaux offrent à votre entreprise une infusion rapide d'argent qui peut vous aider à rester à flot, même si les affaires ont diminué en raison de l'épidémie.

Méthode 4 sur 4: maintenir des opérations fluides

1
Identifiez clairement les défis auxquels votre entreprise pourrait être confrontée. Asseyez-vous avec votre équipe de direction pour déterminer les types de problèmes que votre entreprise pourrait rencontrer. Commencez par des défis après quelques semaines, puis développez-vous à partir de là. Considérez que vous pourriez être fermé au public pendant quelques mois.
- Par exemple, si vous possédez un restaurant, vos défis peuvent être de ne pas pouvoir ouvrir la salle à manger et de ne pas pouvoir vous approvisionner en nourriture adéquate.
- Une fois que vous avez répertorié vos défis, travaillez avec votre personnel de direction pour réfléchir à des moyens de surmonter les défis que vous avez identifiés. Par exemple, en tant que restaurant, vous pouvez utiliser votre personnel à la réception pour livrer de la nourriture aux gens ou mettre en place des options de ramassage en bordure de rue.
Conseil: Si vous avez une petite entreprise avec seulement 1 ou 2 personnes au niveau de la direction, vous pourriez envisager de faire appel à certains de vos employés supérieurs qui sont avec vous depuis un certain temps pour vous aider à identifier les défis et à trouver des solutions.
2
Créez une équipe unique pour gérer les opérations pendant la crise. Dans toute situation de crise, la communication est de la plus haute importance pour s'assurer que tout le monde dans votre entreprise est sur la même longueur d'onde. Si vous avez une entreprise relativement petite, votre équipe peut simplement être composée de personnes qui géraient déjà les opérations. Pour les grandes entreprises, gardez l'équipe de 5 à 7 personnes.
- Faites en sorte que l'équipe se réunisse régulièrement et veillez à ce que ses opérations soient transparentes pour le reste de l'organisation. L'utilisation de Google Docs ou d'un programme similaire aidera l'équipe à partager facilement des informations.
3
Mettez à jour le suivi et les prévisions de votre entreprise sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Vous avez peut-être déjà mis à jour vos rapports d'activité sur une base mensuelle ou même trimestrielle. Cependant, comme l'épidémie de coronavirus est une situation en évolution rapide, vous devez suivre de plus près la situation de votre entreprise afin de pouvoir pivoter et vous adapter si nécessaire avant que votre situation ne devienne trop sombre.
- Soyez transparent avec vos rapports et partagez-les avec la direction et les membres de l'équipe que vous avez mis en charge de votre réponse à l'épidémie.
4
Utilisez des sources alternatives pour aider à stabiliser vos chaînes d'approvisionnement. En raison de l'épidémie, les fournitures et les produits peuvent être plus lents à arriver ou ne pas arriver du tout. Si vous dépendez des fabricants, vous risquez d'être gêné par les fermetures d'usines. Certains fournisseurs peuvent également fermer temporairement. Identifiez les sources qui opèrent pendant l'épidémie afin que vous ayez toujours des sauvegardes.
- Même si votre chaîne d'approvisionnement n'est pas affectée, supposez que cela pourrait l'être dans les semaines à venir. Si vous trouvez maintenant des fournisseurs alternatifs, vous n'aurez pas à les chercher après avoir déjà manqué de quelque chose.
- Répartir la demande entre plusieurs fournisseurs plutôt que d'en utiliser un seul aide également à stabiliser la chaîne d'approvisionnement, même si cela peut être légèrement moins efficace pour vous.
5
Concentrez-vous sur l'empathie face aux nouvelles opportunités commerciales. Certaines entreprises peuvent saisir de nouvelles opportunités de croissance à la suite de la pandémie. Cependant, cela ne devrait pas être votre objectif principal en tant qu'entreprise pendant l'épidémie. Plutôt que de chercher des moyens de tirer parti de la situation, cherchez des moyens de comprendre le sort de votre communauté et de vos clients.
- Prenez des mesures qui serviraient le mieux votre communauté et les intérêts de vos clients pendant cette période, plutôt que des actions qui amélioreraient vos résultats. Gardez à l'esprit que la meilleure chose à faire pour vous n'est peut-être pas nécessairement la meilleure démarche commerciale.
- Par exemple, supposons que vous dirigiez un centre de santé et de remise en forme et que vous ayez dû fermer. Si vous continuiez à prendre des frais d'abonnement mensuels auprès de vos clients, vous seriez certainement en mesure de résister à la tempête. Cependant, cela engendrerait du ressentiment et pourrait amener les clients à annuler leur abonnement. Au lieu de cela, vous pouvez suspendre les paiements pendant 2 ou 3 mois.
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Restez flexible afin de pouvoir vous adapter à une situation en évolution rapide. Tirez parti de la technologie à votre disposition pour trouver des moyens d'aider votre entreprise à s'adapter à la crise. Gardez les avenues ouvertes que vous pourriez ne pas envisager normalement afin d'avoir des options.
- Si vous vous enlisez dans les anciennes méthodes de gestion de votre entreprise et que vous refusez de vous adapter, votre entreprise pourrait avoir du mal à survivre à l'épidémie. Au lieu de cela, soyez ouvert à tout ce qui pourrait aider votre entreprise à rester à flot pendant cette période incertaine.

Cela ne devrait pas être votre objectif principal en tant qu'entreprise pendant l'épidémie — Cependant, cela ne devrait pas être votre objectif principal en tant qu'entreprise pendant l'épidémie.

Conseils

Si vous avez une entreprise aux États-Unis, téléchargez la boîte à outils de réponse au coronavirus de la Chambre de commerce des États-Unis à partir de https://uschamber.com/coronavirus-response-toolkit. Il comprend de nombreuses ressources pour aider votre entreprise à traverser cette crise.
Les propriétaires d'entreprise américains peuvent en savoir plus sur les prêts SBA et l'assistance CARES Act à l'adresse https://score.org/coronavirus-sba-loans-and-cares-act-assistance.

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