Comment contrôler l'inventaire?
Pour contrôler votre inventaire, examinez vos données de ventes mensuelles pour déterminer la quantité de produit que vous devez acheter pour couvrir la demande. Si vos chiffres de vente fluctuent, essayez de commander des stocks supplémentaires pour couvrir les fortes augmentations de la demande. De plus, choisissez un niveau de stock minimum à partir duquel vous serez toujours réapprovisionné afin de ne pas manquer de marchandises. Par exemple, vous pouvez toujours passer une nouvelle commande lorsque vous avez moins de 100 chemises. Vous pouvez également essayer d'utiliser un logiciel de comptabilité avec des fonctionnalités de contrôle d'inventaire intégrées telles que Quickbooks ou Peachtree. Pour obtenir des conseils sur la façon de développer l'inventaire du point de vente et sur l'embauche d'une agence de gestion d'inventaire, continuez à lire!
La première étape du contrôle des stocks consiste à être profondément conscient de la quantité d'inventaire dont vous disposez à un moment donné, du type d'inventaire dont vous disposez, de l'emplacement de l'inventaire et de son évolution au fil du temps.
L'un des aspects les plus difficiles de la gestion d'une entreprise est d'apprendre à gérer efficacement votre inventaire afin que vous ayez ce dont vos clients ont besoin et veulent sans avoir trop d'excès, ce qui peut être un gaspillage d'argent. Qu'il s'agisse de décider quoi et combien commander, quand commander, de tenir un décompte précis de vos produits ou de savoir comment gérer les excédents et les pénuries, savoir comment contrôler correctement les stocks aidera à assurer le succès de votre entreprise.
Partie 1 sur 3: évaluer votre inventaire
- 1Comprenez les objectifs de tout système de contrôle des stocks. Un système de contrôle des stocks doit atteindre trois objectifs clés. Connaître ces objectifs est utile pour vous faire savoir si votre système actuel est efficace, s'il peut être amélioré, ainsi que comment il peut être amélioré.
- Votre système doit vous informer à tout moment du contenu de votre inventaire.
- Votre système doit avoir un moyen de détecter et de mettre à jour les changements dans votre inventaire.
- Votre système doit comprendre un plan de la quantité d'inventaire à commander et à conserver, ainsi que le moment de la réapprovisionnement.
- 2Investissez dans un logiciel de gestion des stocks. La première étape du contrôle des stocks consiste à être profondément conscient de la quantité d'inventaire dont vous disposez à un moment donné, du type d'inventaire dont vous disposez, de l'emplacement de l'inventaire et de son évolution au fil du temps. Aujourd'hui, de nombreuses applications logicielles peuvent vous aider dans ce processus.
- Assurez-vous de passer un peu de temps à rechercher le marché du logiciel. Il existe de nombreuses revues et analyses en ligne sur tous les packages disponibles, et ces revues peuvent vous permettre de savoir si le logiciel répond à vos besoins spécifiques. Si vous ne faites que commencer, obtenez un logiciel de gestion des stocks intégré au logiciel de comptabilité. Cela vous permet de conserver toutes vos informations financières dans un seul programme et de les coordonner.
- Pensez à utiliser Quickbooks ou Peachtree. Ce sont des logiciels de comptabilité, mais ils ont également des fonctionnalités de gestion des stocks qui peuvent vous aider à garder une trace de votre inventaire, et ils sont livrés avec une base de données centrale qui peut garantir que tout le personnel dispose d'informations coordonnées.
- POS Maid est un logiciel gratuit de gestion des stocks qui peut être très utile pour les petites entreprises de vente au détail.
- 3Créez des étiquettes claires. Chaque article de votre inventaire doit avoir un numéro d'article, une quantité et une description de base qui comprend le nom du fournisseur et tout autre détail important. Cela facilite l'identification précise de l'objet. Par exemple, si vous commandez des chemises dans des boîtes contenant 12 chemises, la boîte doit avoir une étiquette qui comprend le numéro d'article de la chemise, la quantité (12) et une description.
- Cela facilite le suivi en vous assurant de savoir ce que contient chaque boîte et sa quantité.
- Si vous avez des stocks importants, examinez un système de suivi de codes à barres. Cela vous permettra de placer un code-barres sur chaque article, ce qui permet au personnel de scanner, d'identifier et de transférer rapidement les informations d'inventaire dans le logiciel que vous utilisez. Ceci est une alternative aux étiquettes manuelles.
Vous prendrez ensuite votre feuille de comptage initial de l'inventaire et effectuerez un comptage complet de tout votre inventaire. - 4Effectuez un comptage initial de votre stock d'inventaire. Même si vous utilisez un logiciel, il est parfois important de faire un inventaire physique. Cela commence par effectuer un comptage initial de votre stock d'inventaire. Vous voudrez commencer par créer une feuille de calcul contenant chaque numéro d'article, suivi de colonnes indiquant la quantité.
- Vous compterez alors simplement tous les articles disponibles dont vous disposez, ainsi que leurs quantités.
- Si vous utilisez un logiciel, vous voudrez ajouter votre inventaire de départ au logiciel. Vous devrez ajouter le numéro d'article, les informations d'achat, ainsi que le fournisseur. Cela ajoutera l'article au logiciel, et lorsque vous achèterez l'inventaire à partir de maintenant, le logiciel mettra automatiquement à jour l'inventaire. Il sera déduit de l'inventaire lorsque les ventes seront effectuées.
- Il est important d'effectuer des comptages physiques pour garantir l'exactitude de votre logiciel. Un comptage physique protège également contre le rétrécissement et l'obsolescence inconnus.
- L'inventaire doit être compté régulièrement, mais peut s'appuyer sur un processus statistique ou compter les articles qui se déplacent le plus ou le plus précieux.
Partie 2 sur 3: mettre à jour votre inventaire
- 1Mettez à jour manuellement votre inventaire. Le logiciel de gestion des stocks peut être un moyen utile de garder une trace de votre inventaire car il met automatiquement à jour vos registres d'inventaire à mesure que de nouvelles ventes et achats sont saisis dans le logiciel. Il est cependant important de disposer d'un système de suivi manuel de votre inventaire afin d'avoir un moyen de contre-vérifier l'exactitude du logiciel (ou si vous choisissez de ne pas utiliser de logiciel).
- Vous voudrez choisir un intervalle de temps pour vérifier régulièrement votre inventaire par une inspection visuelle et un comptage physique. Cela dépendra de la vitesse de déplacement de votre inventaire.
- Vous voudrez ensuite acquérir une liste de tous les nouveaux achats de stock pour cette période (par exemple, une semaine), ainsi qu'une liste des ventes qui ont eu lieu au cours de la semaine (qui représente la sortie de stock).
- Vous prendrez ensuite votre feuille de comptage initial de l'inventaire et effectuerez un comptage complet de tout votre inventaire. Votre inventaire actuel doit être égal à celui de la semaine dernière, moins toutes les ventes de la semaine, plus les nouveaux achats d'inventaire.
- 2Stockez les documents mis à jour de manière organisée. Assurez-vous de stocker vos chèques hebdomadaires (ou quelle que soit la période de temps que vous avez choisie) dans des dossiers ou des classeurs soignés organisés par mois. De cette façon, si vous avez besoin de données d'inventaire pour une semaine donnée, vous pouvez les trouver facilement. Il est également utile au cas où votre comptable aurait besoin d'informations.
- Vous voudrez également vérifier les informations de votre décompte manuel avec le logiciel que vous utilisez avant de choisir de le stocker. Les niveaux d'inventaire du logiciel et de votre vérification manuelle doivent être égaux. Si ce n'est pas le cas, il est possible que des informations incorrectes aient été saisies dans le logiciel, que l'inventaire ait disparu ou que vous ayez fait une erreur lors de votre décompte manuel. Dans ce cas, vous devez le refaire.
- 3Passez à une méthode de gestion des stocks au point de vente (PDV) une fois que la taille de votre entreprise est suffisamment grande pour nécessiter une forme plus sophistiquée de contrôle des stocks. Le contrôle des stocks au point de vente est géré, comme son nom l'indique, au point de vente, ce qui signifie que la caisse enregistreuse ou l'ordinateur que vous utilisez pour le règlement de votre entreprise tient compte de votre inventaire. Il vous permet d'exécuter des rapports à la fin du jour ouvrable, du mois, de la période du rapport de ventes ou de tout autre intervalle de temps désigné.
- Si votre entreprise dispose d'un très grand inventaire et si de nombreuses ventes sont réalisées tout au long d'une journée, un système de point de vente peut vous permettre de suivre votre inventaire en temps réel. Ces systèmes sont généralement des ordinateurs exécutant un logiciel de point de vente, qui sont livrés avec une imprimante de reçus et un tiroir-caisse. Ces systèmes mettent automatiquement à jour votre inventaire à chaque fois qu'une transaction est effectuée et vous aident à vous avertir lorsqu'une nouvelle commande est nécessaire ou lorsque les stocks sont épuisés.
- Lorsque vous magasinez pour un système de point de vente, gardez à l'esprit que vous devez d'abord rechercher la facilité d'utilisation et les fonctionnalités de base, puis vous concentrer sur l'ajout de fonctionnalités plus avancées à mesure que votre entreprise se développe.
- Vous pouvez associer le logiciel de point de vente à votre logiciel de gestion des stocks ou de comptabilité afin que chaque fois qu'une vente est effectuée, votre logiciel de comptabilité soit automatiquement mis à jour.
Pour obtenir des conseils sur la façon de développer l'inventaire des points de vente et sur l'embauche d'une agence de gestion des stocks, continuez à lire!
Partie 3 sur 3: maintenir le bon niveau d'inventaire
- 1Analysez les données de vente. L'objectif de la gestion des stocks est de répondre à la demande, ce qui signifie que vous aurez besoin de suffisamment de stocks pour répondre aux prévisions de ventes. Si vous êtes en affaires depuis un certain temps, vous pouvez utiliser l'historique des ventes pour prédire approximativement vos ventes futures. Si vous êtes nouveau, vous voudrez baser vos prévisions de ventes sur le type d'entreprise que vous êtes, votre emplacement, d'autres entreprises de taille similaire dans votre région / secteur, et sur tous les contrats ou clients que vous avez déjà obtenus.
- Vous voudrez voir combien chaque type de produit se vend sur une base mensuelle et vous assurer de commander suffisamment de stock pour couvrir ce montant, plus un inventaire supplémentaire au cas où la demande serait plus élevée que prévu.
- Le montant supplémentaire que vous commandez dépend de la nature de votre entreprise. Votre entreprise est-elle sujette à des augmentations et des diminutions rapides de la demande? Si tel est le cas, vous voudrez peut-être garder un inventaire supplémentaire pour être prudent.
- 2Décidez de la quantité de stock à commander et à conserver. La quantité de stock que vous gardez et la quantité que vous commandez dépend de votre niveau de ventes, du type de stock et de l'espace dont vous disposez.
- Si votre inventaire se compose d'articles périssables ou si vous avez peu d'espace, vous voudrez consulter vos données de ventes précédentes et vous assurer que vous en avez un peu plus pour répondre à la demande prévue et à toute croissance potentielle. La gestion des stocks est très importante si vous disposez de peu d'espace ou d'articles périssables et que vous souhaitez surveiller de près les niveaux pour être sûr de ne pas manquer. Vous voulez toujours choisir des fournisseurs fiables qui peuvent vous fournir votre inventaire rapidement et à temps.
- Si vous avez une société de livraison digne de confiance pour votre stock et qu'elle est en mesure de livrer fréquemment, vous pouvez réduire votre stock de réserve.
- Si vos articles ne sont pas périssables et si vous avez de l'espace, vous pouvez envisager de profiter de remises groupées en achetant plus de stocks. C'est une approche utile si vos ventes sont difficiles à prévoir, si elles fluctuent fortement et si vos produits ne sont pas sur un marché où les préférences changent rapidement.
- 3Tenez compte des délais de commande et de livraison. Un autre facteur à garder à l'esprit est la rapidité avec laquelle vos articles peuvent vous être livrés une fois que vous les avez commandés. Par exemple, s'il faut une semaine pour que votre commande d'un certain article soit livrée, vous voudrez probablement commander de plus grandes quantités de l'article à avoir sous la main afin de ne pas manquer pendant que vous attendez la prochaine livraison.. Si, cependant, les articles peuvent être livrés le lendemain, vous savez que vous pouvez rapidement reconstituer un inventaire en baisse et que vous n'avez pas besoin de garder autant de backstock.
- 4Choisissez un point de commande. Votre objectif est de toujours avoir suffisamment de stocks pour répondre à la demande des clients, tout en ne portant pas trop de stocks, car cela bloque inutilement votre capital. Pour vous assurer d'avoir le bon niveau de stock à tout moment, vous devez savoir quand passer une nouvelle commande.
- Une approche consiste à spécifier un niveau minimum de stock, à quel point vous commandez toujours. Par exemple, vous ne laisseriez jamais votre offre de chemises tomber en dessous de 100. Dès que c'est le cas, une nouvelle commande se produit.
- Cela vous garantit de ne jamais manquer. Pour les produits qui bougent rapidement ou qui ont le potentiel de se déplacer rapidement, définissez un niveau minimum plus élevé. Si vous êtes une entreprise saisonnière, vous voudrez peut-être augmenter ce niveau minimum pendant quelques mois à la période de l'année où vous voyez une augmentation saisonnière.
Passez à une méthode de gestion des stocks au point de vente (PDV) une fois que la taille de votre entreprise est suffisamment grande pour nécessiter une forme plus sophistiquée de contrôle des stocks. - 5Arrangez-vous pour avoir un «stock de sécurité» pour vous aider à surmonter les pénuries dues à des événements imprévus. Par exemple, si vous transportez des articles qui sont principalement des articles par temps froid, emportez plus d'articles spécifiques nécessaires en cas de gros événements météorologiques hivernaux. Ce stock de sécurité (ou tampon) évitera les pénuries qui pourraient survenir entre le moment où vous passez une commande et le moment où vous la recevez.
- La quantité de stock de sécurité dont vous disposez doit dépendre de la façon dont votre entreprise est sujette à des changements rapides de la demande, ainsi que de la période de l'année si vous êtes une entreprise saisonnière.
- 6Pensez à faire appel à une agence de gestion des stocks externe. Ceci est particulièrement utile si vous êtes un grand détaillant ou avez besoin d'un bon inventaire pour la fin de l'année ou pour la fin d'une grande saison de soldes. L'agence comptera votre stock complet, rédigera la commande et supprimera même les marchandises indésirables à renvoyer au fabricant selon un accord prédéterminé avec votre entreprise.
Lisez aussi: Comment construire une marque artistique?
Questions et réponses
- Quel devrait être l'intervalle de temps normal pour un comptage d'entrepôt?Normalement, un décompte physique mensuel doit être effectué. Assurez-vous également que chaque élément demandé par l'utilisateur final est aligné sur une copie du formulaire de demande d'émission (ou de tout autre formulaire que vous déposerez comme preuve que l'élément particulier a été reçu par l'utilisateur final). Il est important que chaque article livré ait un bon de commande correspondant. Par conséquent, un bon de commande doit venir en premier avant la livraison afin d'éviter les écarts.
- Comment puis-je contrôler l'inventaire de l'hôpital?Vous devez rendre compte de chaque produit. Faites signer aux utilisateurs un journal de bord pour chaque article utilisé. À la fin de la journée ou de la semaine, faites un résumé de l'inventaire et laissez tout le monde signer à des fins de recoupement. Vous pouvez essayer d'obtenir un programme informatique pour vous aider, mais il est préférable de rester simple et de créer une culture de responsabilité avec le personnel.
- Comment devenir commis au contrôle des stocks?Postulez simplement pour un emploi dans le contrôle des stocks pour une entreprise. Ils vous forment généralement. Tant que vous maîtrisez l'informatique, vous devriez vous en sortir.
- Comment gérer mon inventaire pour éviter les ruptures de stock?Vérifiez l'inventaire quotidiennement et définissez une limite d'articles en stock indiquant qu'il est temps de commander.
- Comment puis-je mettre à jour manuellement l'inventaire?En vérifiant régulièrement le stock et les marchandises reçues, et en effectuant des comptages physiques pour mettre à jour les numéros d'inventaire.
Questions sans réponse
- À quoi ressemble une feuille d'inventaire?
- Comment gérer l'inventaire dans un hôtel très fréquenté?
- À quoi ressemble une feuille d'inventaire?
Les commentaires (8)
- Je commence un inventaire pour une librairie scolaire. Cet article m'a beaucoup aidé car il a identifié par où commencer et comment s'y prendre. Merci.
- Bon partage, cela améliore mes compétences et mes connaissances.
- J'ai compris ce qu'est l'inventaire et comment il est mis à jour manuellement.
- Cela m'a aidé à connaître les niveaux de commande.
- C'est comme si j'étais dans une classe. Bien détaillé et simple à comprendre, bien fait.
- Me donne un bon aperçu du sujet. Le contenu est clair et j'adore la mise en page et les visuels.
- J'avais besoin d'un rappel pour le contrôle des stocks. Avec l'aide des étapes, j'ai compris comment cela s'est réellement passé.
- Cela peut améliorer certaines de mes opinions.
Lisez aussi:
Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
