Comment rédiger un plan de gestion environnementale?

Grâce à un plan de gestion environnementale (PGE), vous décrivez les actions que votre entreprise ou organisation prend pour se conformer aux réglementations environnementales et minimiser l'impact environnemental négatif. D'une manière générale, un PGE comprend la politique environnementale de votre organisation, les objectifs que vous avez fixés pour votre organisation et les procédures que vous suivrez pour atteindre ces objectifs. Les procédures et réglementations spécifiques sont rassemblées dans votre manuel environnemental, qui est essentiellement une feuille de route pour compléter votre PGE. La longueur et la complexité de votre document EMP varieront en fonction de la taille de votre organisation et du degré de réglementation de votre secteur. Si votre entreprise ou organisation opère dans un secteur hautement réglementé, vous souhaiterez peut-être l'aide d'un avocat spécialisé en droit réglementaire et expérimenté en réglementation environnementale.

Partie 1 sur 3: fixer des objectifs et définir votre politique

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Identifiez les réglementations environnementales auxquelles vous devez vous conformer. Au minimum, votre PGE doit s'assurer que votre organisation est conforme à toutes les réglementations environnementales qui régissent la zone où votre organisation opère. Vous pouvez consulter les réglementations fédérales, étatiques et locales. Trouvez des informations réglementaires en ligne en recherchant le mot «réglementations» ainsi que le nom de votre industrie ou secteur.
- Par exemple, aux États-Unis, les réglementations fédérales sont regroupées par secteur ou industrie qu'elles couvrent. Si vous possédiez une entreprise de fabrication de meubles, vous rechercheriez des réglementations couvrant le secteur de la fabrication de meubles.
Conseil: Si vous avez des difficultés à trouver les réglementations applicables ou si vous avez des questions sur la façon de vous assurer que votre organisation est conforme, un avocat spécialisé en droit réglementaire peut être en mesure de vous aider.
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Déterminez si des subventions ou des allégements fiscaux sont disponibles. S'il existe des subventions ou des allégements fiscaux dans la région où votre organisation opère, ceux-ci peuvent vous aider à fixer des objectifs. Étant donné que des subventions et des allégements fiscaux sont généralement offerts si vous dépassez les minimums réglementaires, ils offrent des incitations à définir vos objectifs au-delà de la simple conformité.
- Par exemple, votre gouvernement peut disposer de subventions pour aider votre organisation à passer à des carburants durables ou à installer des panneaux solaires. Si vous aviez initialement prévu de convertir 50% de votre électricité en carburant durable, la subvention pourrait vous permettre de convertir 100% de votre électricité.
- Si votre organisation remplit les conditions requises pour une entreprise durable sur le plan environnemental, vous pouvez demander des crédits d'impôt sur les impôts de l'organisation.
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Fixez-vous des objectifs clairs et mesurables pour votre PGE. Une fois que vous avez bien compris ce qui est exigé de votre organisation légalement, vous êtes prêt à décider ce que vous voulez que votre organisation accomplisse. Si vous n'êtes pas déjà conforme, faites-en un objectif initial. Ensuite, réfléchissez à combien vous voudriez aller au-delà de la simple conformité.
- Par exemple, vous pourriez vous fixer comme objectif de réduire l'empreinte carbone de votre organisation de 20% au cours des 5 prochaines années. Pour mesurer cela, vous devez obtenir une estimation solide de l'empreinte carbone actuelle de votre organisation, ainsi que divers changements que vous pourriez mettre en œuvre pour la réduire.
- Gardez à l'esprit que presque tous les objectifs peuvent être quantifiés. Par exemple, si vous souhaitez améliorer l'image de votre entreprise en tant qu'ami de l'environnement, vous pouvez réaliser un sondage pour savoir ce que le public pense actuellement de votre entreprise. Si 50% des personnes interrogées ont déclaré qu'elles pensaient fortement que votre entreprise était respectueuse de l'environnement, vous pourriez vous fixer pour objectif d'augmenter ce pourcentage à 70%.
Votre politique environnementale est une déclaration des principes environnementaux de base que vous entendez défendre en tant qu'organisation.
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Établissez un calendrier pour la réalisation de vos objectifs. Passez en revue les ressources disponibles pour mettre en œuvre votre PGE et faites une estimation raisonnable du temps qu'il faudra à votre organisation pour atteindre vos objectifs. Établissez des repères plus petits en cours de route afin de savoir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre votre objectif d'ici la date limite.
- Si vous n'êtes pas sûr du temps qu'il vous faudra pour atteindre les objectifs énoncés dans votre PGE, ou si vous pensez que vous êtes trop ambitieux, recherchez d'autres organisations de votre secteur et découvrez ce qu'elles ont fait. Vous pourrez peut-être même trouver en ligne les PGE d'autres organisations que vous pourrez relire et comparer avec les vôtres.
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Créez une politique environnementale pour votre organisation. Votre politique environnementale est une déclaration des principes environnementaux de base que vous entendez défendre en tant qu'organisation. Cela ne doit pas être long ou compliqué. Cependant, il doit communiquer directement les valeurs environnementales de votre organisation et la manière dont vous les réalisez. Votre politique environnementale est la philosophie qui sous-tend et guide votre PGE.
- Votre politique environnementale doit également inclure une déclaration de base indiquant que votre organisation a l'intention de se conformer à toutes les lois, réglementations et normes existantes et futures applicables à votre entreprise.
- Par exemple, si vous possédez une entreprise qui fabrique des meubles, votre politique environnementale pourrait être «Ici, chez Fancy Feat Furniture, nous nous concentrons sur la création de meubles de qualité et durables qui dureront toute une vie tout en protégeant la Terre. Pour ce faire, nous utilisons des produits organiques. et des matériaux, teintures et finitions durables. Nous respectons cet engagement en maintenant des normes strictes qui dépassent les exigences réglementaires de notre industrie.
Conseil: Votre politique environnementale est une information destinée aux clients. Incluez-le sur le site Web de votre entreprise ou sur les pages de médias sociaux.

Partie 2 sur 3: compiler votre manuel environnemental

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Organisez vos objectifs en sections spécifiques. Votre manuel environnemental comprend les documents et procédures spécifiques qui vous aideront à réaliser votre PGE. Configurez votre manuel en divisant vos objectifs en sections. Chaque section doit se rapporter à un domaine environnemental distinct, tel que la gestion des déchets, la pollution de l'air ou les pratiques d'approvisionnement durable. Compilez ensuite les pièces justificatives connexes dans chacune de ces sections.
- En règle générale, vous utiliserez un grand classeur à 3 anneaux ou un organisateur similaire à cette fin. Un classeur à 3 anneaux vous permet d'ajouter et de supprimer facilement des documents si nécessaire. Incluez des housses en plastique pour les documents réglementaires, tels que les licences et les permis, que vous ne voulez pas percer.
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Fournissez un index récapitulatif sur la première page de chaque section. Sur la page d'index récapitulatif, listez la personne en charge de ce domaine du plan, les réglementations qui s'appliquent, le statut de conformité de votre organisation. Ajoutez une brève description de tous les autres documents ou ressources, tels que les supports de formation des employés, qui sont inclus dans cette section.
- Si des permis ou des licences sont requis, indiquez-les avec les coordonnées de l'agence émettrice. Si vous avez des permis ou des licences qui doivent être renouvelés, indiquez les dates de renouvellement.
- Si vous devez conserver des enregistrements liés à votre conformité, ajoutez une liste des enregistrements qui doivent être conservés et combien de temps vous devez les conserver.
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Décrivez les exigences des lois et règlements applicables dans chaque domaine principal. Prenez les lois et réglementations environnementales que vous avez trouvées et créez un résumé qui spécifie exactement ce qui est requis pour la conformité de votre organisation. Incluez des informations indiquant si vous êtes actuellement en conformité ou si vous travaillez à une conformité totale.
- Si vous travaillez actuellement à une conformité totale, énumérez toutes les inspections qui doivent être effectuées ainsi que les coordonnées de l'agence de réglementation qui effectuerait ces inspections.
- Déposez toutes les licences ou permis dont vous disposez qui démontrent la conformité aux lois et réglementations environnementales derrière votre plan.
Conseil: Si les lois et réglementations applicables sont complexes ou nécessitent des ressources importantes pour assurer la conformité, vous pouvez engager un avocat spécialisé dans le droit réglementaire pour vous assurer que votre interprétation et votre compréhension sont correctes.

Au-delà de cela, vous pouvez examiner les objectifs généraux de durabilité environnementale, tels que ceux proposés par les organisations environnementales à but non lucratif.
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Inclure du matériel de formation pour les employés. Décrivez le processus de formation et le moment où la formation aura lieu. Si les employés doivent réussir un examen ou obtenir une certification particulière, classez ces documents dans votre manuel environnemental avec les supports de formation. Une feuille de calcul vous permet de savoir en un coup d'œil quels employés sont à jour dans leur formation.
- Par exemple, vous pouvez avoir une formation complète pour les nouvelles recrues et une formation de recyclage pour tous les employés une fois tous les 6 mois. Votre feuille de calcul répertorie le nom de chaque employé avec des colonnes pour que vous écriviez les dates auxquelles ils ont terminé une formation complète ou des cours de recyclage.
- Si les employés ont besoin de licences ou de permis, incluez ces documents avec la date à laquelle ils doivent les faire renouveler.

Partie 3 sur 3: mise en œuvre de votre plan

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Organisez une équipe pour mettre en œuvre votre PGE. La taille de votre équipe dépendra de la taille de votre organisation dans son ensemble ainsi que de la portée de votre plan global. Cependant, l'équipe devrait finalement inclure des dirigeants au niveau de la gestion ainsi que quelques employés réguliers.
- Pour certains managers, la participation à l'équipe sera obligatoire. Pour les autres, commencez par demander qui est intéressé à rejoindre l'équipe. Les employés passionnés par l'environnement peuvent être des atouts considérables au sein d'une équipe de mise en œuvre du PGE.
- Mettez à jour votre manuel environnemental une fois l'équipe en place, si nécessaire. Par exemple, vous devrez peut-être mettre à jour les noms des employés en charge de la conformité dans chaque domaine.
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Attribuez des responsabilités spécifiques à tous les employés. La mise en œuvre de votre PGE nécessite la participation de tous vos employés. En leur donnant des responsabilités spécifiques, ils se sentiront comme un membre actif de l'équipe. Assurez-vous que chaque employé comprend comment votre PGE affecte spécifiquement son travail au sein de l'organisation.
- Par exemple, si vous dirigez un magasin de meubles, vous pouvez confier au superviseur du magasin la responsabilité de former tous les nouveaux employés qui fabriqueront des meubles. Grâce à cette formation, chaque employé apprendra ses responsabilités spécifiques concernant votre PGE.
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Sécuriser les ressources pour mettre en œuvre le plan. Passez en revue vos niveaux actuels de conformité avec votre équipe. Déterminez ce qui doit être fait exactement pour mettre votre organisation en conformité et atteindre les objectifs de votre PGE. Ensuite, vous pouvez rédiger un budget qui estime les ressources qui seront nécessaires pour terminer le plan.
- Suivez votre calendrier avec votre budget, en fournissant des estimations des ressources nécessaires pour atteindre chacun des repères que vous avez créés. Dans la mesure du possible, ventilez les ressources totales nécessaires pour montrer les montants spécifiques pour chaque tâche qui est nécessaire pour atteindre la référence.
- Par exemple, supposons que chacun de vos employés ait besoin d'une certification environnementale. La certification coûte 190€ et nécessite 18 heures de formation suivies d'un examen d'une heure. Votre budget total pour cette certification serait de 19 heures de travail quel que soit le taux de rémunération de chaque employé (sauf s'il s'agit d'un salaire) plus 190€ par employé.
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Organisez des réunions d'équipe régulières pour évaluer vos progrès. Lorsque vous commencez le processus de mise en œuvre, les réunions peuvent être aussi fréquentes qu'une fois par semaine. Une fois que tout est mis en place, l'équipe n'aura peut-être besoin de se réunir qu'une fois par mois ou une fois par trimestre.
- Au minimum, l'équipe doit se réunir au moins chaque semaine, un point de référence est prévu sur votre calendrier EMP. Le membre de l'équipe en charge de cette section particulière préparerait un rapport indiquant si ce point de référence a été atteint et les problèmes rencontrés.
Astuce: votre EMP n'est pas gravé dans le marbre. Si vous apprenez plus tard que vous avez sous-estimé le temps qu'il faudrait pour atteindre les objectifs de votre PGE, vous pouvez presque toujours revenir en arrière et l'ajuster. La seule exception serait si vous deviez respecter un délai légal.

Au minimum, votre PGE doit s'assurer que votre organisation est conforme à toutes les réglementations environnementales qui régissent la zone où votre organisation opère.
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Communiquez vos progrès sur le plan aux parties intéressées. Les personnes ou entités qui s'intéressent à vos progrès dépendent de la portée de votre projet et du niveau de réglementation. Vous devrez peut-être informer les entrepreneurs, les fournisseurs et les clients. En général, cela inclurait toute personne directement affectée par votre IEM.
- Par exemple, si vous possédiez une entreprise de fabrication de meubles, vous voudriez informer les fournisseurs de bois pour vos meubles lorsque vous êtes passé à l'utilisation uniquement de produits en bois biologique.
- Au fur et à mesure que votre organisation progresse vers une approche plus respectueuse de l'environnement, vous voudrez probablement aussi en parler au public. Lorsque vous atteignez un point de référence substantiel, préparez un communiqué de presse ou publiez-le sur les comptes de médias sociaux de votre organisation.

Conseils

Votre agence fédérale ou étatique de protection de l'environnement peut avoir des modèles ou des guides pour vous aider à rédiger votre PGE. Recherchez sur le site Web de l'agence ou appelez et demandez quelles ressources sont disponibles.

Mises en garde

Dans certains domaines, un PGE écrit est requis avant que votre organisation puisse démarrer un projet particulier, en particulier des projets de construction. L'agence de réglementation de votre région vous fera savoir si un PGE est nécessaire pour votre projet.

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