Comment rédiger des e-mails professionnels?

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   Utilisez un ton formel. Le ton de votre e-mail doit rester professionnel et simple. Efforcez-vous d'avoir un ton confiant et courtois. Essayez de laisser complètement le langage émotionnel ou informel hors du courrier électronique. Évitez les contractions et les abréviations autant que possible. N'oubliez pas que les phrases complètes semblent souvent plus formelles.

   • Par exemple, l'e-mail suivant est trop informel pour les affaires: Merci pour les serpents que vous avez envoyés. Je suis désolé de dire que deux étaient morts. Envoyez plus bientôt, plz. Parle à toi plus tard!
   • Une version plus formelle de l'e-mail précédent: Merci pour votre envoi des quatre pythons à billes à notre magasin, Pets Alive! le 2 mars 2015. Malheureusement, deux des serpents semblent avoir été blessés lors de l'accouchement et sont décédés lorsque j'ai ouvert la caisse des serpents. J'aimerais que vous envoyiez deux serpents de remplacement dès que possible. Veuillez m'envoyer un e-mail ou appeler le magasin si vous avez d'autres questions ou pour prendre des dispositions pour un nouvel envoi.
   • Parfois, un e-mail plus informel est approprié «en interne» avec des collègues que vous connaissez bien et s'il est conforme à la «culture du travail». Cependant, n'utilisez pas d'abréviations de texte, utilisez des phrases complètes et n'écrivez rien que vous ne voudriez pas que votre patron lise.
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   Relisez votre e-mail. Faites de votre mieux pour vous assurer que votre e-mail n'inclut pas de fautes de grammaire ou d'orthographe et n'utilise pas de ponctuation standard, par exemple, PAS EN MAJUSCULES. De nombreux programmes de messagerie incluent une option de vérification orthographique; si votre email en a un, utilisez-le! Une mauvaise grammaire sapera certainement le message que vous envoyez, donc, si possible, utilisez un vérificateur de grammaire.

   • Si vous envoyez un e-mail à un grand nombre de personnes ou si l'e-mail est particulièrement important, vous pouvez demander à quelqu'un (ou à plusieurs personnes) de le relire avant de l'envoyer.

En fonction de votre relation avec le destinataire, vous voudrez peut-être utiliser des ouvertures et des fermetures formelles. Les éléments suivants fournissent une direction et un éventail de choix.

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   Commencez votre e-mail par un message d'accueil. La salutation doit être concise et formelle. Vous pouvez ou non choisir de vous adresser à une personne spécifiquement par son nom, selon le contexte du message. Un message à une autre entreprise ou à une personne non spécifiée ne nécessite pas de nom.

   • Quelques exemples de salutations sont:
     • Bon après-midi,
     • Les salutations,
     • Cher Dr Smith,
     • Mme Campbell,
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   Terminez l'e-mail par une fermeture. Une fermeture appropriée est polie et signale que l'e-mail a pris fin. Bien que la fermeture d'un e-mail puisse ne pas comporter une fermeture de lettre commune telle que «Meilleurs vœux» ou «Sincèrement», il est considéré comme une «meilleure pratique» de fournir une fermeture à votre e-mail.

   • Quelques fermetures potentielles:
     • J'attends avec impatience votre réponse,
     • J'espère avoir de vos nouvelles bientôt,
     • Merci pour votre temps,
   • Vous pouvez mettre fin à vos animaux de compagnie vivants! Envoyez un e-mail au distributeur de serpents en disant: "Merci de votre attention à ce sujet."
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   Signer votre nom. Il convient d'écrire votre nom à la fin d'un e-mail. De nombreux programmes de messagerie vous permettent de fournir une signature automatique personnalisée à votre goût. Assurez-vous que la formalité de votre réponse correspond aux détails de l'e-mail. Vous voudrez peut-être fournir votre nom complet et votre titre dans un e-mail professionnel à une autre entreprise ou à une personne que vous n'avez pas rencontrée, tandis que votre prénom seul peut être approprié dans un e-mail adressé à un collègue que vous voyez tous les jours.

   • Certaines options de signature sont:
     • Dr Jane Smith (le plus formel)
     • Dr Smith (légèrement moins formel)
     • Jane Smith (quelque peu informelle)
     • Jane (informelle)
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   Pensez à fournir des informations de contact sous votre signature. En fonction des détails de l'e-mail, vous souhaiterez peut-être fournir des informations de contact telles que votre numéro de téléphone, numéro de fax, adresse ou site Web. S'il s'agit d'informations que vous souhaitez inclure dans la plupart ou la totalité de vos e-mails, elles peuvent être intégrées à votre signature d'e-mail personnalisée.