Comment rédiger un ordre du jour pour une réunion?
Pour rédiger un ordre du jour pour une réunion, commencez par un titre qui inclut le sujet de la réunion. Ensuite, listez tout ce que vous voulez couvrir pendant la réunion et essayez de formuler les points de l'ordre du jour sous forme de questions pour intriguer les membres de votre équipe. Par exemple, au lieu d'écrire «Échéances du projet», vous pourriez écrire «Les échéances des projets peuvent-elles être repoussées pour répondre à la demande croissante?» Indiquez également les heures estimées à côté de chaque sujet de l'ordre du jour, ainsi que la personne qui dirigera la discussion sur ce sujet. Pour savoir comment conclure et envoyer l'ordre du jour de votre réunion, faites défiler vers le bas!
Pour rédiger un ordre du jour pour une réunion, commencez par un titre qui inclut le sujet de la réunion.
Personne n'aime une réunion qui s'éternise sans but. Si vous êtes en charge de la rédaction de l'ordre du jour, évitez ce scénario en rédigeant un ordre du jour précis, en établissant ce que vous allez couvrir et combien de temps vous passerez sur chaque sujet. En créant un plan et en le poursuivant, vous accomplirez plus et ne perdrez pas le temps précieux de vos collègues.
Partie 1 sur 3: travailler sur le plan de base
- 1Demandez des informations à vos collègues. Les gens seront plus impliqués dans la réunion s'ils ont leur mot à dire dans l'ordre du jour. Demandez des suggestions sur ce qu'il faut inclure et essayez d'en ajouter quelques-unes à votre agenda.
- Vous pouvez envoyer un e-mail à l'avance ou rendre visite à des personnes individuellement.
- Assurez-vous de le faire au moins 6 à 7 jours à l'avance afin que les membres de votre équipe aient la possibilité de contribuer. Vous voulez que l'ordre du jour soit finalisé 3-4 jours avant la réunion.
- 2Établissez votre ou vos principaux objectifs. Une réunion doit avoir un objectif défini, tel que prendre une décision, partager des informations, faire des plans pour l'avenir ou présenter des rapports d'étape. Sinon, vous ne devriez pas vous rencontrer en premier lieu.
- Une réunion peut avoir plus d'un objectif. Par exemple, vous souhaiterez peut-être partager des rapports d’avancement pour vous aider à prendre des décisions concernant l’avenir.
- 3Concentrez-vous sur les problèmes qui affectent plus que quelques personnes. Si un point de votre ordre du jour peut être résolu par une réunion entre 2 personnes, laissez-le de côté. Au lieu de cela, utilisez votre précieux temps de réunion pour travailler sur des problèmes sur lesquels tout le monde doit peser.
- Par exemple, si vous et une autre personne avez besoin de vous réunir sur un nouveau projet, organisez une réunion distincte pour cela.
- Si vous utilisez un temps de réunion précieux pour un problème qui peut être résolu par quelques personnes, d'autres auront l'impression que vous perdez leur temps. De plus, il est difficile de planifier des réunions avec un grand nombre de personnes, alors profitez-en.
- 4Réduisez votre liste de points de l'ordre du jour à ce que vous souhaitez couvrir. Donnez la priorité à ce qui est le plus important à faire lors de cette réunion. Vous ne pourrez peut-être pas tout couvrir, alors tenez-vous-en à ce qui est absolument le plus important.
- Par exemple, vous avez peut-être «négociation des échéances des projets», «rapports d'avancement», «nouveaux projets» et «séance de brainstorming». Vous pouvez décider que vous n'avez pas le temps pour une séance de brainstorming lors de cette réunion.
- Vous devrez peut-être planifier des réunions plus petites pour aider à faire des choses qui ne figurent pas dans votre ordre du jour principal pour la grande réunion.
- 5Planifiez d'abord les sujets les plus importants. Lors de la planification de réunions, il est généralement judicieux de charger en amont le calendrier avec les sujets les plus importants. Cela garantit que chacun sera en mesure de discuter de ces sujets importants au moment où il sera le plus acéré et le moins fatigué au tout début de la réunion.
- Par exemple, vous voudrez peut-être placer les éléments de prise de décision avant les rapports d'étape (à moins que vous n'ayez besoin d'entendre les rapports d'étape pour prendre la décision).
- De plus, si la réunion doit se terminer tôt ou si certains participants doivent partir avant la fin, vous aurez déjà discuté des sujets les plus importants.
- 6Cartographiez le temps que prendra chaque élément. Bien que vous ne puissiez pas savoir avec certitude combien de temps chaque élément prendra, vous avez besoin d'une idée générale. Gardez à l'esprit la durée de la réunion et le nombre de sujets que vous devez couvrir. Essayez de consacrer plus de temps aux sujets les plus importants.
- Par exemple, vous consacrerez peut-être 30 minutes pour les rapports d'étape, 10 minutes pour la discussion et 10 minutes pour voter sur les nouvelles échéances.
- Si vous n'avez pas d'heures fixes pour les sujets, vous ne passerez pas par votre agenda. Pensez au moment choisi avant la réunion, car vous pourriez décider que vous ne pouvez pas couvrir tout ce que vous voulez dans le temps imparti.
- Tenez compte du nombre de personnes participant à votre réunion lors de la détermination des incréments de temps. Si vous avez 15 personnes et que vous donnez 15 minutes à un sujet, cela signifie que chaque personne ne peut parler que moins d'une minute. Même si tout le monde ne parle pas, cela peut être un ajustement serré.
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Partie 2 sur 3: élaboration de l'agenda
- 1Commencez par un titre pour votre ordre du jour et votre réunion. Votre titre doit indiquer au lecteur qu'il lit un ordre du jour. Il devrait également présenter le thème de la réunion. Lorsque vous avez pris une décision, placez votre titre en haut de votre document vierge. Gardez votre titre simple et précis.
- Par exemple, votre titre pourrait être «Ordre du jour de la réunion de juillet: discuter de nouvelles idées de projet» ou «Ordre du jour de la réunion d'août 2019: remonter les délais des projets».
- Tenez-vous-en à une police commerciale simple comme Times New Roman ou Calibri.
- 2Réservez du temps à la réunion pour les salutations et les bienvenue. Cette partie de la réunion permet aux gens de se dire bonjour. C'est aussi un espace pour vous ou d'autres responsables de réunion pour ouvrir la réunion et discuter des principaux points que vous aborderez.
- Vous pouvez également utiliser un brise-glace si la réunion comprend de nombreuses personnes qui ne se connaissent pas.
- Si vous rédigez un ordre du jour pour une grande réunion, par exemple lors d'une conférence, le temps nécessaire pour cette partie pourrait être important. Lors d'une petite réunion de bureau, cette partie peut ne prendre que quelques minutes.
- Vous pouvez également laisser un espace pour les changements d'agenda au début.
- 3Formulez vos points de l'ordre du jour sous forme de questions pour intriguer les membres de votre équipe. Lorsque vous mettez juste quelques mots à l'ordre du jour, vos collègues peuvent être confus. Une question aide à fournir un contexte et leur donne l'occasion d'y réfléchir à l'avance.
- Par exemple, au lieu d'écrire «Échéances du projet», vous pourriez écrire «Les échéances des projets peuvent-elles être repoussées pour répondre à la demande croissante?»
- Si nécessaire, ajoutez une brève description sous la question.
- 4Écrivez en temps estimé à côté de chaque sujet de l'ordre du jour. Bien que vous n'ayez pas nécessairement besoin d'inclure des heures, cela peut aider les gens à se préparer. Cela leur permettra de demander plus de temps si nécessaire, par exemple.
- Cela donne également aux gens la possibilité de raccourcir leurs remarques si le délai est court.
- 5Créez un processus pour chaque élément de la liste. Le processus établit comment vous aborderez chaque point de l'ordre du jour. Par exemple, si vous parlez de déplacer les échéances des projets, chaque personne va aborder le sujet à un stade différent du processus. En établissant un processus, vous mettez tout le monde sur la même longueur d'onde.
- Par exemple, disons que le point de l'ordre du jour est «Les délais des projets peuvent-ils être repoussés pour répondre à la demande croissante?» Votre processus pourrait être "10 minutes pour discuter des progrès actuels. 15 minutes pour déterminer ce qu'il faudrait pour augmenter la productivité. 10 minutes pour peser le pour et le contre. 5 minutes pour voter sur l'opportunité de repousser les délais."
- 6Déterminez qui dirigera chaque section de l'ordre du jour. Notez qui dirigera chaque partie de la réunion. Ne laissez pas cela surprendre la personne. Vous devriez travailler cela à l'avance, puis l'écrire dans l'ordre du jour.
- Si vous dirigez toute la réunion, vous pouvez le noter en haut de l'ordre du jour.
- 7Allouez du temps dans le programme pour tous les invités spéciaux. Si des invités viennent à votre réunion pour discuter de sujets importants, vous voudrez consacrer une partie du temps de réunion à ces personnes. Prévoyez d'attribuer à chaque invité une seule entrée à l'ordre du jour même s'il a plus d'un sujet de discussion afin qu'il puisse organiser ses sujets comme bon lui semble.
- Il est préférable de contacter les invités à l'avance pour déterminer le temps dont chacun aura besoin pour son sujet de discussion. Cela permet d'éviter les conflits de planification embarrassants.
- 8Laissez une ouverture pour d'autres affaires. Cette partie de l'ordre du jour devrait venir à la fin. Cela vous donne simplement une chance de demander aux autres si quelque chose d'autre doit être abordé lors de la réunion. De plus, cela donne aux membres une chance de revenir sur quelque chose qui a peut-être été passé sous silence plus tôt.
- Lorsque vous inscrivez à l'ordre du jour, cela permet aux membres de savoir qu'ils auront une chance de contribuer même si ce dont ils ont besoin de parler n'est pas couvert par votre agenda.
- Vous pouvez également inclure du temps pour les questions et réponses dans cette section.
Si un point de votre ordre du jour peut être résolu par une réunion entre 2 personnes, laissez-le de côté.
Partie 3 sur 3: conclusion de l'ordre du jour
- 1Ajoutez les détails de la réunion à l'ordre du jour. Incluez l'heure, la date et le lieu de la réunion. Ajoutez également les noms de toutes les personnes qui seront à la réunion. De cette façon, les gens savent à l'avance avec qui ils pourront se connecter pendant leur séjour.
- C'est aussi une bonne idée d'inclure des personnes qui seraient normalement présentes mais qui ne peuvent pas assister à cette réunion. Indiquez clairement qu'ils ne pourront pas y assister.
- Incluez une carte ou un itinéraire si des personnes qui ne connaissent pas votre région participent à la réunion.
- 2Notez tout travail préalable à effectuer pour la réunion. Il y a peut-être quelque chose que vos collègues doivent lire à l'avance, ou peut-être qu'ils ont besoin de rechercher des solutions. Vous voudrez peut-être également qu'ils réfléchissent à certains problèmes.
- Créez un espace en bas de l'agenda. Faites-le ressortir avec une police en gras ou un surlignage pour que les participants le voient.
- 3Vérifiez l'agenda des erreurs avant de le distribuer. Étant donné que certains participants peuvent finir par dépendre fortement de l'ordre du jour de la réunion, il est sage de le relire pour les erreurs et l'exhaustivité avant de le distribuer. Ce n'est pas seulement une courtoisie envers les participants; il reflète également positivement votre attention aux détails et le respect que vous avez pour eux.
- 4Envoyez l'ordre du jour 3-4 jours avant la réunion. Laisser vos collègues voir l'ordre du jour leur donne une chance de se préparer. Cependant, vous ne voulez pas l'envoyer trop tôt, car il se perdra dans la lecture aléatoire.
- Pour des réunions plus importantes lors de conférences, vous devrez peut-être préparer l'ordre du jour des mois à l'avance.
Vous devrez peut-être planifier des réunions plus petites pour aider à faire des choses qui ne figurent pas dans votre ordre du jour principal pour la grande réunion.
- Essayez d'utiliser un modèle inclus avec votre traitement de texte. De nombreux programmes de traitement de texte, tels que Microsoft Office, Pages pour Mac, etc., ont des modèles pour une variété de documents personnels et professionnels, qui peuvent inclure des ordres du jour pour des réunions. Ces modèles permettent de produire rapidement et facilement un document professionnel.
- Si votre entreprise dispose d'un formulaire spécial pour les agendas, utilisez ce formulaire comme modèle.
- Tenez-vous-en à votre agenda, mais soyez flexible. Assurez-vous que votre réunion respecte le calendrier en gardant un œil sur l'horloge. Lorsque vous en avez l'occasion, faites avancer poliment la réunion en disant quelque chose comme: «Nous devrions passer au sujet suivant si nous voulons sortir d'ici à l'heure».
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Questions et réponses
- Quelles questions puis-je poser à ma patronne lorsqu'elle me demande d'organiser une réunion?Quel est le but de la réunion? Qui doit être présent? À quel jour, heure et lieu la réunion aura-t-elle lieu? Qui présidera / animera et qui rédigera le procès-verbal? Quel est l'ordre du jour de la réunion?
- Peut-on discuter de questions qui ne sont pas incluses dans l'ordre du jour de la réunion?Ceci est généralement discuté dans le Forum ouvert, qui peut être inclus en tant que tel à l'ordre du jour.
- Comment commencer le procès-verbal de la réunion?Référence Rédigez des procès-verbaux d'entreprise.
- Comment rédiger un ordre du jour pour une visite de travail de trois jours dans un bureau auxiliaire?Commencez par les objectifs de votre visite; qui doit être présent; fixer des heures pour chaque sujet / conférencier invité; et assurez-vous d'envoyer un projet d'ordre du jour à l'avance pour vous assurer que les participants peuvent se rencontrer à ces moments-là.
- Je suis président d'un conseil d'administration à but non lucratif, mais le directeur établit toujours l'ordre du jour de la réunion du conseil. Le président ne devrait-il pas établir l'ordre du jour?Oui, le président devrait établir l'ordre du jour de la réunion du conseil, mais devrait également s'entretenir avec le directeur. Discutez avec votre directeur.
- Le format d'un ordre du jour doit-il être le même que celui du procès-verbal?Pas nécessairement, mais il est logique d'essayer de suivre le même format pour la continuité.
- Qu'entend-on par «affaires découlant des minutes»?Discussions / suivis de la dernière réunion qui doivent être abordés avant que la nouvelle réunion puisse commencer, c'est-à-dire faire rapport sur les questions soulevées lors de la dernière réunion ou conseiller le groupe sur les mesures qui ont été prises et les questions finalisées.
- Quelle est la taille typique d'un agenda?La taille typique d'un ordre du jour est de 1 à 2 pages. Cela maintiendra la réunion dans les limites de temps et les personnes qui y assisteront ne se lasseront pas de lire de longs ordres du jour. De plus, les longs agendas auront tendance à ennuyer les lecteurs et ils ne liront pas le tout.
Questions sans réponse
- Quels sont quelques exemples d'ordre du jour des réunions?
- Quel est le terme pour un document qui est diffusé et peut être discuté si nécessaire?
Les commentaires (18)
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- Je suis professeur de lycée aux Philippines. J'enseigne des matières philippines en 12e année, et l'un des sujets de notre programme est de savoir comment rédiger un ordre du jour, ainsi que la rédaction de mémos, la rédaction du procès-verbal de la réunion, tout cela à rédiger dans notre langue locale, le philippin. Je ne peux vraiment pas trouver une meilleure façon de présenter ces leçons à ma classe tant que je n'ai pas redécouvert les vôtres. Redécouvert, parce que j'ai vu et lu votre présentation, mais cela m'a échappé.
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- Je suis maintenant président d'un club et je n'avais jamais écrit d'ordre du jour auparavant. C'était aussi simple que de faire du vélo! Merci! Je suis confiant pour ma première rencontre.
- Je suis officier dans une société historique et je rencontre pour la première fois ma section. Je ne savais pas trop comment procéder. J'aurai utilisé ces conseils pour créer mon premier ordre du jour et ma première réunion.
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