Comment rédiger des procès-verbaux d'entreprise?

Par exemple, vous pouvez écrire: «La prochaine réunion était prévue pour le 1er juillet 2016, heure et lieu à déterminer.

Les procès-verbaux d'entreprise sont souvent exigés par la loi. De nombreux États exigent que les sociétés et autres entités commerciales tiennent des procès-verbaux de leurs réunions d'actionnaires ou d'administrateurs. Les procès-verbaux d'entreprise peuvent également jouer un rôle clé dans certaines poursuites, en particulier lorsque les administrateurs sont poursuivis pour leurs décisions commerciales. Pour rédiger correctement un procès-verbal, vous devez prendre des notes détaillées pendant la réunion. Ensuite, vous devez vous asseoir dès que possible pour rédiger le procès-verbal. Avant que le procès-verbal ne devienne définitif, le conseil d'administration devra probablement les approuver.

Partie 1 sur 3: prendre des notes pendant la réunion

1
Notez les détails de la réunion. Avant de vous rendre à la réunion, vous pouvez noter les détails requis sur la réunion, que vous devez inclure dans vos minutes dactylographiées. Notez ce qui suit:
- nom complet de votre entreprise
- date et heure de la réunion
- lieu de la réunion
2
Écrivez qui assiste. Vous aurez besoin d'une liste complète des personnes qui assistent à la réunion. Notez également les membres absents. Incluez tous les invités ou consultants qui ont été invités.
- Notez les arrivées tardives ou l'heure à laquelle quelqu'un quitte la réunion plus tôt.
- Notez également qui dirige la réunion et si le quorum était atteint.
3
Enregistrez le but de la réunion. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous aurez une réunion. Certaines des raisons les plus courantes sont les suivantes:
- assemblée annuelle des administrateurs et des actionnaires
- réunion pour déterminer l'embauche des employés
- réunion pour discuter de la rémunération
- annonce de nouveaux officiers
- émission de stock
- discussion sur l'activité financière, comme une nouvelle banque ou une ligne de crédit
4
Notez si les minutes précédentes ont été acceptées. En règle générale, le premier point à l'ordre du jour sera d'accepter le procès-verbal de la réunion précédente. Vous devriez les avoir distribués à tout le monde à l'avance. Notez le vote.
- Si quelqu'un s'oppose au procès-verbal, une discussion peut s'ensuivre. Si vous devez apporter des modifications, notez ce que vous devez changer.
Pour rédiger correctement un procès-verbal, vous devez prendre des notes détaillées pendant la réunion.
5
Prenez des notes de la discussion sur les points de l'ordre du jour. Les procès-verbaux d'entreprise devraient également contenir un résumé de la discussion sur chaque point de l'ordre du jour. Vous devez choisir vos mots avec soin lorsque vous écrivez ce que les gens disent. Vous voulez être précis, alors écoutez attentivement.
- Évitez d'essayer de supprimer une transcription mot à mot. Par exemple, quelqu'un pourrait affirmer pendant cinq minutes qu'une politique proposée ne convient pas à l'entreprise. Il suffit de noter qu'ils n'étaient pas d'accord avec la politique et d'en identifier brièvement la raison.
- Notez les documents consultés par les participants. Notez le nom du document et sa date. Vous devriez également avoir une copie du document à joindre au procès-verbal.
6
Enregistrez le vote sur les points. Si la réunion implique un vote sur des points de l'ordre du jour, le procès-verbal doit refléter le vote. Notez également les abstentions (personnes qui refusent de voter).
- En général, la plupart des résolutions seront adoptées à l'unanimité. Cependant, vous devez noter les noms de tous les dissidents.
- Par exemple, vous pouvez écrire: "Résolution adoptée. Dissent: Jones. Abstention: Mathers, Johnson."
7
Enregistrez l'ajournement. Notez l'heure à laquelle la personne qui dirigeait la réunion l'a ajournée. Si les membres discutent de la date de la prochaine réunion, notez également cette information.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «La prochaine réunion était prévue pour le 1er juillet 2016, heure et lieu à déterminer. La réunion a été ajournée à 18 h 16».

Partie 2 sur 3: taper vos minutes

1
Tapez les minutes dès que possible. Vous avez peut-être pris des notes manuscrites lors de la réunion. Même si vous avez tapé vos notes, vous n'avez peut-être capturé que des phrases fragmentaires. Dès que possible, asseyez-vous et tapez des minutes plus complètes.
- N'oubliez pas d'utiliser la grammaire standard et des phrases complètes. Par exemple, «M. Smith s'est opposé à la nouvelle marge de crédit» est acceptable. "Smith non à crédit" ne l'est pas.
- Il existe des modèles de réunions d'entreprise disponibles en ligne. Vous voudrez peut-être les consulter si vous avez besoin d'aide pour savoir comment organiser vos minutes.
2
Identifiez quand la réunion a eu lieu. En haut de votre page, indiquez où, quand et qui était présent ou absent. Notez également les invités et qui a rédigé le procès-verbal de la réunion.
- Par exemple, vous pouvez écrire: "Procès-verbal d'une réunion ordinaire du conseil d'administration de ABC Company, tenue le 22 janvier 2017 au 1245 Corporate Avenue. Les administrateurs suivants étaient présents: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Ce qui suit administrateurs étaient absents: Clinton. Les invités suivants étaient présents: Michael Matthews, CPA. Procès-verbaux enregistrés par J. Allen. "
3
Notez quand la réunion a été rappelée à l'ordre. Indiquez qui a ouvert la réunion et a reconnu l'existence d'un quorum. Indiquez également l'heure.
- Par exemple, "Le président Abrams a ouvert la réunion à 18 h 15 et a noté la présence d'un quorum. Il a présenté les invités présents."
4

Indiquez si les procès-verbaux antérieurs ont été adoptés. Par exemple, vous pouvez écrire: «Sur motion présentée, appuyée et adoptée, le Conseil a approuvé le procès-verbal distribué antérieurement daté du [insérer la date]».

Avant de vous rendre à la réunion, vous pouvez noter les détails requis sur la réunion, que vous devez inclure dans vos minutes dactylographiées.
5
Notez tous les rapports ou présentations donnés. Certains rapports sont remis à chaque réunion. Cependant, vous pouvez également avoir eu une présentation spéciale liée à un point de l'ordre du jour. Identifiez les éléments suivants:
- Qui a fait la présentation ou le rapport. Identifiez également leur titre. Certaines présentations sont données par des invités et les procès-verbaux doivent refléter pleinement leur identité.
- De quoi parlait la présentation ou le rapport.
- Si le présentateur a répondu aux questions posées.
- Si un rapport a été proposé pour adoption par le conseil, notez s'il y a eu discussion et s'il a été adopté. Par exemple, "Après une brève discussion des questions, une motion a été faite pour accepter le rapport financier, qui a été appuyé et adopté."
6
Résumez la discussion des points de l'ordre du jour. Le conseil aurait peut-être décidé d’adopter une résolution ou de se prononcer sur un autre point de l’ordre du jour. Vous devez résumer la discussion des membres. Notez également le vote sur chaque point.
- Utilisez un langage simple. Évitez les mots et adjectifs inutiles, qui encombrent les minutes. Par exemple, «M. Smith était en désaccord avec Mme Jones» est préférable à «M. Smith était profondément en désaccord avec Mme Jones».
- Identifiez correctement les documents examinés par les participants. Par exemple, «Le conseil a approuvé les ajouts proposés à la politique sur les conflits d'intérêts» n'est pas clair. À la place, identifiez le document: «Le Conseil a approuvé à l'unanimité la proposition «Ajout au rapport sur les conflits» datée du 1er juin 2016, dont une copie a été distribuée avant la réunion.»
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Fournissez des notes plus complètes sur les points importants de l'ordre du jour. Certains points de l'ordre du jour de l'entreprise sont plus importants que d'autres. Ils sont importants parce que de futures poursuites pourraient découler de la décision du conseil. Les avocats et les juges traiteront vos procès-verbaux comme un portrait fidèle de la façon dont le conseil a agi. Pour protéger la carte, vous devez fournir plus de détails.
- Les fusions et acquisitions, les rachats d'actions et d'autres décisions importantes nécessiteront plus de détails. Les administrateurs peuvent être poursuivis pour avoir exercé indûment leur jugement commercial.
- Les membres du conseil doivent souvent consulter des experts ou examiner des rapports / études avant de prendre une décision dans ces domaines. Votre procès-verbal doit indiquer qu'une présentation d'expert a été faite ou que vous avez distribué des études ou des rapports aux membres du conseil avant la réunion.
- Vous devez également noter que suffisamment de temps a été accordé à la discussion et que le conseil a agi de manière professionnelle.
- Notez si le conseil a discuté des alternatives à la ligne de conduite proposée. Résumez les raisons pour lesquelles le conseil a rejeté ou adopté le plan d'action alternatif.
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Ajoutez les informations restantes. Notez les éléments suivants, le cas échéant, dans l'ordre chronologique dans lequel ils se sont produits lors de la réunion:
- Annonces. Le président ou d'autres membres ont peut-être fait des annonces concernant les réunions à venir ou d'autres questions.
- Session exécutive. Indiquez si le conseil est entré en session exécutive après le départ du personnel et des invités.
- Ajournement. Par exemple, vous pouvez écrire: "En l'absence de questions supplémentaires, la réunion a été ajournée à 19 h 55".
9
Faites circuler votre projet de procès-verbal. Votre brouillon doit être révisé. Suivez la politique de votre société. Par exemple, vous devrez peut-être montrer votre brouillon au directeur juridique ou au directeur financier. Ils peuvent faire des commentaires que vous devriez incorporer.
- Vous devrez peut-être ensuite distribuer le projet à un groupe de direction plus large, qui pourra également formuler des commentaires.
- Enfin, vous distribuerez le procès-verbal à l'ensemble du conseil, car ils voteront sur le procès-verbal de la prochaine réunion.
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Évitez de modifier les dernières minutes. Une fois approuvés par le conseil, les procès-verbaux sont définitifs. Vous devez éviter d'y apporter des modifications. Certains experts suggèrent que vous pouvez apporter des modifications mineures, telles que la correction des fautes d'orthographe. Cependant, il n'est vraiment pas nécessaire de corriger les fautes de frappe et autres petites erreurs à moins qu'elles n'empêchent quelqu'un de comprendre ce qui a été écrit.
- Vous ne devriez jamais rien changer de substantiel. Si un membre du conseil souhaite modifier les procès-verbaux approuvés, informez-en le président du conseil.
11
Stockez vos minutes approuvées. Vous n'avez pas à déposer vos procès-verbaux d'entreprise auprès de votre État. Cependant, vous devez probablement les conserver avec vos autres registres d'entreprise, tels que vos statuts et statuts constitutifs. Conservez les procès-verbaux pendant au moins sept ans ou peut-être indéfiniment, selon vos politiques internes.
- Si votre procès-verbal comprenait un document par référence, joignez-le.
- Vous devez également supprimer les brouillons de vos minutes après l'adoption de la version finale. Vous devrez peut-être également supprimer les versions électroniques de sauvegarde du procès-verbal.

Le Conseil a approuvé le procès-verbal distribué antérieurement daté du [insérer la date].» — Par exemple, vous pouvez écrire: «Sur motion présentée, appuyée et adoptée, le Conseil a approuvé le procès-verbal distribué antérieurement daté du [insérer la date].».

Partie 3 sur 3: préparation de la réunion

1
Informez les bonnes personnes de la réunion. Si vous avez une assemblée générale, vous devez en aviser tous les actionnaires. Si vous organisez une réunion des administrateurs, vous devez en informer tous les administrateurs.
- Les actionnaires et les administrateurs peuvent renoncer à l'obligation de notification. Cependant, ils doivent avoir signé un formulaire de renonciation. Regardez pour voir si certains l'ont fait et prévenez ceux qui ne l'ont pas fait.
2
Distribuez des paquets de réunion. Chaque participant aura besoin du même ensemble d'informations afin de pouvoir voter en connaissance de cause lors de la réunion. Vous devez créer un paquet d'informations et le diffuser. Inclure les éléments suivants:
- le procès-verbal de la réunion précédente
- rapports ou documents à examiner avant la réunion
3
Sélectionnez votre outil d'écriture. En tant que personne qui prend les notes, vous devez décider de la manière dont vous souhaitez les écrire au cours de la réunion. En règle générale, les gens écrivent toujours des notes à la main, bien que vous puissiez utiliser un ordinateur portable.
- Si vous utilisez un ordinateur portable, tous les brouillons seront stockés électroniquement. Cela signifie que quelqu'un peut les récupérer dans le cadre d'un procès. En conséquence, vous devez réfléchir attentivement avant de prendre des minutes à l'aide d'un ordinateur.
- Le clic des touches de l'ordinateur est également gênant, ce que vous devez garder à l'esprit.
- Demandez à votre président s'il préfère que vous preniez des minutes à la main ou avec un ordinateur portable.

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Partie 1 sur 3: prendre des notes pendant la réunion

Partie 2 sur 3: taper vos minutes

Partie 3 sur 3: préparation de la réunion

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