Comment prendre des minutes?

Commencez un nouveau document pour le procès-verbal afin de pouvoir comparer vos notes — Enregistrez vos notes et commencez un nouveau document pour le procès-verbal afin de pouvoir comparer vos notes et procès-verbaux côte à côte.

Vous venez d'être élu ou nommé secrétaire du comité auquel vous appartenez. Toutes nos félicitations! Savez-vous comment prendre, préparer et présenter des procès-verbaux? Que vous suiviez la bible législative Robert's Rules of Order ou que vous preniez des procès-verbaux dans un cadre moins formel, voici les méthodes importantes à suivre.

Partie 1 sur 4: se préparer à l'avance

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Connaître les politiques de réunion de votre organisation. Si le secrétaire doit rédiger un procès-verbal officiel, demandez si le groupe suit les règles de procédure de Robert ou un autre guide. Dans des contextes plus informels, demandez ce qui doit être inclus dans le procès-verbal ou comment il sera utilisé.
- En tant que rapporteur, vous n'avez pas besoin de vous familiariser avec l'intégralité des règles de procédure. Cependant, acquérir une copie (ou emprunter celle du président) peut être utile pour répondre à des questions spécifiques.
- Connaissez aussi votre rôle. Certains secrétaires de procès-verbaux ne participent pas à la réunion, tandis que d'autres prennent des procès-verbaux tout en contribuant à la discussion. Dans les deux cas, le secrétaire ne doit pas être quelqu'un qui a un autre rôle majeur, tel que président ou facilitateur.
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Préparez un modèle à l'avance. Le procès-verbal de chaque réunion contiendra en grande partie les mêmes informations. Un modèle crée un format cohérent pour faciliter la référence. Incluez au moins un espace pour les informations suivantes.
- Nom de l'organisation.
- Type de réunion. S'agit-il d'une réunion hebdomadaire ou annuelle régulière, d'une réunion de comité restreint ou d'une réunion convoquée dans un but spécial?
- Date, heure et lieu. Laissez de la place pour les heures de début et de fin (convocation et ajournement).
- Nom du président ou du responsable de la réunion et nom du secrétaire (ou de leurs suppléants).
- Liste des «participants» et «excuses des absents». C'est un terme de fantaisie pour la feuille de présence. Notez si le quorum est atteint (nombre de personnes suffisant pour procéder aux votes).
- Espace pour votre signature. En tant que preneur de minutes, vous signerez toujours votre travail. Une signature supplémentaire peut être requise lorsque le procès-verbal est approuvé, selon les politiques de votre organisation.
- Un ordre du jour, s'il en est fourni un. Si le président ou l'animateur de la réunion ne vous a pas demandé de rédiger l'ordre du jour, ils devraient en avoir un disponible sur demande. En avoir un à qui vous référer vous aidera à organiser vos notes de réunion.
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Apportez un bloc - notes ou un ordinateur portable avec vous. Assurez-vous que tout ce que vous apportez est quelque chose avec lequel vous êtes à l'aise. Si vous allez souvent rédiger des procès-verbaux, réservez un cahier à cet effet ou créez un dossier sur votre ordinateur.
- Si vous avez rédigé un procès-verbal lors d'une réunion précédente et qu'il n'a pas été soumis pour approbation, assurez-vous de l'apporter également avec vous.
- Bien qu'un enregistreur audio puisse vous aider à transcrire les minutes plus tard, il ne remplace pas la prise de notes. Si vous enregistrez la réunion, assurez-vous que toutes les personnes présentes y consentent et ne cédez pas à la tentation de créer une transcription mot à mot.
- Apprendre une sténographie accélérera la prise de notes, mais vous n'avez pas besoin d'être capable de noter chaque mot pour prendre des minutes. En fait, vous devriez éviter de le faire.
- Si on vous demande de prendre des notes publiquement pendant la réunion, utilisez un rétroprojecteur ou un chevalet de présentation. Assurez-vous de pouvoir emporter les notes à la maison par la suite sans les tacher afin de pouvoir les utiliser pour taper des minutes.

Comment rédiger un modèle de compte-rendu en cours de révision pour une réunion?

Partie 2 sur 4: prendre des notes de réunion

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Distribuer une feuille de présence. Dès que tout le monde est présent, distribuez un seul morceau de papier (plus pour les très grandes réunions) avec un espace pour que chaque personne écrive son nom et ses coordonnées. Vous pouvez l'utiliser après la réunion pour remplir la section des participants de votre modèle, ou joindre la feuille de connexion elle-même au procès-verbal rempli.
- Si vous ne connaissez pas la plupart des personnes présentes, esquissez plutôt un plan de salle et remplissez-le pendant que vous demandez à chacun de se présenter. Gardez-le à portée de main lorsque vous prenez des notes de réunion afin de pouvoir désigner les personnes par leur nom, le cas échéant (comme indiqué ci-dessous).
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Remplissez autant de votre modèle que possible. En attendant le début de la réunion, notez le nom de l'organisation, la date et le lieu de la réunion, et le type de réunion (par exemple, réunion hebdomadaire du conseil, réunion d'un comité spécial, etc.). Lorsque la réunion commence, notez l'heure de début.
- Si vous n'avez pas de modèle, enregistrez ces informations en haut de vos notes de réunion.
- Si l'assemblée a été convoquée dans un but particulier ou à un moment particulier, conservez l'avis envoyé pour aviser les membres. Vous devez le joindre aux minutes après leur transcription.
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Notez le résultat du premier mouvement. La plupart des réunions formelles commenceront par une motion pour adopter un ordre du jour, donc cette étape utilisera cela comme exemple. Si la réunion commence par une motion différente, assurez-vous simplement d'enregistrer toutes les mêmes informations pertinentes:
- Le libellé exact de la motion commençant par «je propose». Ce sera généralement "Je propose l'adoption de cet ordre du jour".
- Le nom du proposeur (personne qui a proposé la motion).
- Le résultat du vote. Si le vote réussit, écrivez «motion adoptée». S'il échoue, écrivez «le mouvement a échoué».
- Vous pouvez demander que de longues motions soient soumises par écrit si vous ne pouvez pas les enregistrer avec précision. S'il s'agit d'un problème récurrent, demandez entre les réunions si cela peut devenir une politique officielle pour les motions dépassant un certain nombre de mots.
- Si vous avez rédigé l'ordre du jour, vous pouvez être l'auteur de cette motion ainsi que le secrétaire du procès-verbal. C'est très bien; tant que vous restez objectif, il n'y a aucun problème à enregistrer vos propres actions.
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Enregistrez les autres motions tout au long de la réunion. Écoutez attentivement toutes les discussions, mais (sauf indication contraire!) ne les enregistrez pas. Lorsqu'une nouvelle motion est présentée, enregistrez les informations pertinentes.
- N'oubliez pas que chaque motion doit inclure le libellé exact de la motion, le nom du proposant et le résultat du vote.
- Certaines motions nécessitent un appuyeur avant de passer au vote. Si quelqu'un dit «J'appuie la motion» ou similaire, enregistrez le nom de cette personne en tant que comotionnaire.
- Si vous ne connaissez pas le nom du proposant ou si vous avez besoin que la motion soit répétée, interrompez poliment la réunion pour demander. L'enregistrement précis des informations est suffisamment important pour justifier une petite interruption.
- Si une motion est amendée, modifiez simplement le libellé de la motion dans vos notes. À moins que l'amendement ne soit controversé et ne provoque de nombreuses discussions, il n'est pas nécessaire d'enregistrer qu'un amendement a eu lieu.
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Écoutez les rapports et obtenez des copies. Chaque fois qu'un rapport, un bulletin d'information ou un article similaire est lu à haute voix, notez le nom du rapport et la personne qui le lit (ou le nom du sous-comité qui l'a rédigé). Si une motion est jointe, enregistrez-la comme vous le feriez pour toute autre motion.
- Il est plus pratique d'en obtenir une copie à la fin de la réunion. Prenez note de demander au lecteur ou à l'animateur de la réunion (président ou président) une copie par la suite. Vous joindrez une copie de chaque rapport au procès-verbal une fois transcrit.
- Si des copies ne sont pas disponibles, notez plutôt où le document original est conservé. Vous devrez peut-être demander ces informations après la réunion.
- Si un membre fait un rapport oral (au lieu de lire un document), rédigez un bref résumé objectif du rapport. N'entrez pas dans des détails précis et ne citez pas l'orateur textuellement.
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Enregistrez les actions entreprises ou attribuées. Cela inclut les «vérifications» sur les affectations de la dernière réunion ainsi que les nouvelles actions. Quelqu'un a-t-il été chargé d'écrire une lettre? Notez leur nom et leurs instructions.
- Selon le degré de formalité de votre réunion, bon nombre de ces actions peuvent être classées sous le nom de «motions». Pour les réunions moins formelles, vous devrez peut-être garder les oreilles ouvertes pour des décisions moins clairement organisées.
- Incluez une brève mention de la justification d'une décision si elle est donnée.
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Enregistrez tous les rappels au Règlement et les décisions. Chaque fois qu'une objection est faite à une procédure, enregistrez l'objection complète et son fondement, ainsi que la décision complète rendue par le président.
- Assurez-vous d'inclure toute référence aux règles de procédure de Robert, aux statuts de l'organisation ou au protocole de l'entreprise.
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Seulement si on vous le demande, enregistrez les résumés des discussions. Officiellement, les procès-verbaux sont un enregistrement de ce qui a été fait, pas de ce qui a été dit. Cependant, répondez à toutes les demandes spécifiques que votre organisation vous adresse.
- Lorsque vous enregistrez une discussion, soyez aussi objectif que possible. Incluez des points concrets, pas des opinions, et minimisez l'utilisation d'adjectifs et d'adverbes. L'écriture sèche, factuelle et ennuyeuse est votre objectif!
- Ne faites pas référence aux personnes par leur nom pendant le résumé de la discussion. Ceci est particulièrement important lors de disputes animées qui pourraient offenser.
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Conclure à la fin de la réunion. Enregistrez l'heure à laquelle la réunion a été levée. N'oubliez pas de récupérer les copies des rapports ou de rappeler à quelqu'un de vous les envoyer.
- Parcourez vos notes pour voir s'il manque quelque chose ou s'il a besoin d'être clarifié. Si vous devez poser une question à quelqu'un, faites-le maintenant avant qu'il ne parte.

Indiquez à la fin que le procès-verbal a été corrigé — Si le procès-verbal est corrigé avant d'être accepté, apportez les modifications dans le document et indiquez à la fin que le procès-verbal a été corrigé.

Partie 3 sur 4: transcription du procès-verbal

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Commencez ce processus dès que possible. Il est préférable de transcrire le procès-verbal officiel immédiatement après la réunion, lorsque les événements sont encore frais dans votre esprit.
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Utilisez un ordinateur pour saisir vos notes de réunion. Vous l'avez peut-être déjà fait si vous avez utilisé un ordinateur portable lors de la réunion. Enregistrez vos notes et commencez un nouveau document pour le procès-verbal afin de pouvoir comparer vos notes et procès-verbaux côte à côte.
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Formatez vos notes en paragraphes soignés. Chaque nouvelle motion, décision ou rappel au Règlement doit figurer dans son propre paragraphe. Au fur et à mesure que vous les formatez, vérifiez que vous:
- Utilisez une orthographe et une grammaire correctes. Utilisez un correcteur orthographique si vous en avez besoin.
- Utilisez le même temps tout au long. Utilisez le passé ou le présent, mais ne basculez jamais entre eux dans le même document.
- Sont objectifs que possible. Votre propre opinion ne doit jamais être déduite du procès-verbal. Vous essayez de créer un enregistrement objectif que tout le monde peut utiliser.
- Utilisez un langage simple et exact. Tout langage vague devrait être remplacé par une formulation précise. Les descriptions fleuries doivent être entièrement supprimées.
- N'incluez que les actions entreprises, pas les discussions. À moins qu'on ne vous ait demandé d'enregistrer les discussions, vous devez vous concentrer sur ce qui a été fait, pas sur ce qui a été dit.
- Numérotez les pages pour faciliter la référence.
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Distribuez une ébauche de votre procès-verbal aux membres. Envoyez une copie à chaque membre en utilisant les informations de contact sur la feuille de connexion. Si vous n'avez pas leurs coordonnées, le responsable de la réunion devrait pouvoir les joindre.
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Faites approuver le procès-verbal de la réunion. On vous demandera peut-être de lire le procès-verbal à haute voix lors de la prochaine réunion et de le soumettre pour approbation. Si la motion est adoptée, indiquez que le procès-verbal a été accepté.
- Si le procès-verbal est corrigé avant d'être accepté, apportez les modifications dans le document et indiquez à la fin que le procès-verbal a été corrigé. Ne décrivez pas de corrections spécifiques.
- Si une motion est présentée pour corriger le procès-verbal après son acceptation, indiquez le libellé exact de cette motion dans le procès-verbal pertinent et indiquez si la motion a été adoptée ou non.

Conservez-le séparément du procès-verbal de l'assemblée générale — S'il vous est demandé d'enregistrer une discussion confidentielle, par exemple entre un avocat et un client, rédigez un procès-verbal séparé et conservez-le séparément du procès-verbal de l'assemblée générale.

Partie 4 sur 4: en utilisant des modèles de procès-verbaux de réunion

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Visitez un site de collecte de modèles de réunion. Ces modèles prédéfinis vous feront gagner du temps lors de la configuration de vos minutes et vous aideront à éviter les erreurs.
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Prenez le temps de parcourir chaque site. Utilisez leurs fonctions de recherche et faites défiler les options pour trouver celle qui vous convient le mieux.
- Si vous avez besoin d'un type spécifique de modèle - général ou standard, par exemple - parcourez les sites pour vos besoins spécifiques et téléchargez-le en cliquant sur les boutons "télécharger" ou "utiliser le modèle". Assurez-vous de l'enregistrer dans un endroit facile à trouver afin qu'il ne se perde pas.
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Ouvrez le fichier. Maintenant que vous l'avez téléchargé, décompressez le fichier et ouvrez-le dans Microsoft Word ou Excel. Pour une qualité et une facilité d'utilisation optimales, utilisez la dernière version de Microsoft Word. Se tenir à jour ne fera que simplifier les choses et vous permettra d'utiliser de nouvelles fonctionnalités.
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Ajoutez le logo de votre entreprise et le signe du droit d'auteur dans l'en-tête. Supprimez l'autre exemple de logo - mais assurez-vous de lire d'abord les conditions d'utilisation du site sur lequel vous avez obtenu le modèle. Pas besoin de problèmes juridiques inutiles, n'est-ce pas?
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Changez le titre. Dans la zone de titre, mettez en surbrillance les mots «Réunion/Groupe» et saisissez le titre réel de votre compte rendu de réunion.
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Changez de thème (facultatif). Pour rendre votre modèle de minutes plus joli et plus professionnel, envisagez de changer les couleurs ou de choisir un thème déjà créé. C'est simple: recherchez l'onglet "Mise en page" et suivez-le jusqu'à la section "Couleurs et thèmes". Là, vous pouvez personnaliser l'apparence de votre modèle. Vous pouvez même le faire correspondre aux couleurs du logo de votre entreprise.
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Nommez les sections du modèle. Il devrait y avoir plusieurs noms de champs le long du modèle. Peut-être avez-vous besoin de plus, peut-être de moins, ou peut-être que vous n'aimez tout simplement pas la façon dont ils sont étiquetés. Personnalisez-les pour répondre aux besoins de vos réunions.
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Enregistrez le modèle sur votre ordinateur portable afin de pouvoir l'apporter aux réunions pour commencer à prendre des minutes. Si vous continuez à utiliser Microsoft Office, les choses seront rapides et faciles, et vous devriez pouvoir suivre la réunion d'une manière encore plus organisée et précise qu'auparavant. Alternativement, vous pouvez imprimer votre modèle pour écrire vos notes à la main, mais assurez-vous de maintenir les hauteurs de champ pour vous assurer que vous pouvez insérer autant d'informations que vous le souhaitez.
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Relisez votre modèle. Toutes nos félicitations! Votre modèle de compte rendu de réunion est terminé. Votre productivité et votre précision pendant les réunions devraient augmenter de façon exponentielle maintenant que vous disposez d'un modèle pour vous guider et organiser vos pensées. Comme pour tout projet, survolez les détails de votre modèle pour voir s'il manque quelque chose ou n'est pas clair. Une fois que vous êtes sûr que tout est en ordre, votre modèle sera finalisé pour être utilisé et vous serez prêt pour vos prochaines réunions.

Conseils

Tapez votre procès-verbal immédiatement après la fin de la réunion. Il est préférable de le faire pendant que les événements sont encore frais dans votre esprit. Il est également important que les participants obtiennent une copie de leurs actions dès que possible après la réunion.
Asseyez-vous le plus près possible du président de la réunion. Cela vous permettra de tout entendre et de demander des éclaircissements sans avoir à élever la voix.
Conservez les procès-verbaux dans un endroit sûr.
Demandez aux gens d'écrire leurs mouvements afin que vous n'ayez pas besoin de les enregistrer sur place.
N'ayez pas peur d'interrompre et de demander des éclaircissements à tout moment.
Les procès-verbaux sont très importants. Ils sont sauvés et pourraient être consultés pendant des années et des années à venir. S'il s'agit d'une question juridique, par exemple, la réputation de quelqu'un peut en dépendre.
Lisez certaines parties des Robert's Rules of Order, en particulier la section sur la fonction de secrétaire.
Écrivez les choses comme elles arrivent. Si le même sujet est abordé deux fois, ne les regroupez pas.

Demandez à tous les participants d'écrire leur nom sur une feuille de connexion lorsqu'ils entrent — Pour rédiger un procès-verbal d'une réunion, demandez à tous les participants d'écrire leur nom sur une feuille de connexion lorsqu'ils entrent.

Avertissement

Ne mettez pas trop de détails dans le procès-verbal. Même si on vous a demandé d'enregistrer les discussions, gardez-les aussi brèves et précises que possible. Limitez-vous à l'enregistrement des principaux points soulevés ou vous serez submergé et remplirez le procès-verbal de détails inutiles.
Les interprétations personnelles et les sentiments du preneur de minutes ne doivent pas être consignés dans le dossier.
Si une partie de la réunion relève du secret professionnel de l'avocat, n'enregistrez pas cette partie. Notez plutôt que «l'avocat a informé que la discussion relevait du secret professionnel de l'avocat. La discussion n'a pas été enregistrée».
S'il vous est demandé d'enregistrer une discussion confidentielle, par exemple entre un avocat et un client, rédigez un procès-verbal séparé et conservez-le séparément du procès-verbal de l'assemblée générale. Marquez-les comme confidentiels et indiquez clairement qui y a accès.

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