Comment faire une motion lors d'une réunion du conseil d'administration?
Pour présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration, commencez par lever la main ou debout lorsque le président ouvre la parole aux motions. Une fois que le président vous a donné la parole, adressez-vous à leur titre officiel et indiquez que vous souhaitez proposer une motion. Ensuite, présentez votre motion en disant «Je propose» suivi de votre proposition. Par exemple, vous pourriez dire «Je propose que le conseil annule le contrat avec ABC Landscaping». Pour apprendre à préparer votre motion afin d'être prêt à la présenter lors d'une réunion, continuez à lire!
Si vous voulez que le conseil prenne une mesure particulière, vous devez présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration.
Un conseil d'administration est l'organe directeur d'une entreprise, d'une organisation ou d'un groupe. Si vous voulez que le conseil prenne une mesure particulière, vous devez présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration. La plupart des conseils suivent une version des Règles de procédure de Robert, qui décrit la procédure à suivre pour présenter une motion.
Partie 1 sur 3: rédiger votre motion
- 1Passez en revue les règles de votre groupe. Bien que la plupart des réunions des conseils d'administration se déroulent selon une version des Règles de procédure de Robert, certains conseils peuvent avoir leurs propres spécificités. Comprendre les règles spécifiques de votre groupe est essentiel si vous voulez que votre proposition soit entendue et prise au sérieux.
- La plupart des groupes ont une copie écrite de leurs règles. Ils peuvent être publiés sur le site Internet du groupe. Sinon, parlez à la personne qui rédige les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration - elle en a généralement une copie.
- Vérifiez si vous devez informer quelqu'un de votre motion avant de la présenter et si vous devez soumettre une documentation écrite de votre motion.
- Si vous n'avez jamais assisté à une réunion du conseil, assurez-vous d'y aller avant de présenter votre motion, si possible. Vous pouvez regarder les autres faire des mouvements pour se familiariser avec la procédure.
- 2Recherchez un formulaire ou un modèle. Si vous devez soumettre votre motion par écrit, votre groupe peut avoir un formulaire spécifique que vous êtes censé utiliser. Certains groupes peuvent avoir des modèles de base pour vous guider, même si vous n'êtes pas obligé de les utiliser.
- Le formulaire peut être publié sur le site Internet du groupe. Le secrétaire ou une autre personne qui rédige les procès-verbaux des réunions du conseil peut également être en mesure de vous aider.
- En l'absence de formulaire ou de modèle, structurez votre motion écrite de manière à ce qu'elle comprenne un titre, un espace pour une brève description de la motion et une proposition de résolution.
- 3Décidez du type de mouvement que vous souhaitez faire. Il existe quatre types de motions de base: les motions principales, subsidiaires, privilégiées et accessoires. Le type de mouvement que vous souhaitez faire déterminera en partie comment votre motion est formulée et structurée.
- Les motions principales et les motions privilégiées n'ont aucun rapport avec d'autres affaires et doivent être présentées seules. Les motions subsidiaires et incidentes se rapportent à une autre question dont le conseil est déjà saisi, de sorte que vous n’auriez généralement pas l’occasion de les rédiger à l’avance.
- Votre groupe peut avoir des règles spécifiques pour introduire une motion principale. Par exemple, vous devrez peut-être informer le président de votre motion dans les 24 heures avant la tenue de la réunion.
Dois-je dire rappel à l'ordre pour présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration? - 4Utilisez un libellé clair et concis. Les motions sont généralement brèves et décrivent exactement les mesures que vous voulez que le conseil d'administration prenne, ou la position que vous souhaitez que le conseil affirme. Utilisez un langage actif et faites en sorte que chaque mot compte.
- D'une part, vous souhaitez inclure tous les détails pertinents. D'un autre côté, vous ne voulez pas être trop bavard. Essayez de trouver un juste milieu, mais assurez-vous d'avoir inclus tout ce qui est essentiel.
- Si vous avez suffisamment de temps pour vous préparer, il peut être utile que quelqu'un d'autre examine votre motion et voit si quelque chose peut être éliminé.
- 5Soyez aussi spécifique que possible. Si votre motion est vague, vous pouvez réduire considérablement la probabilité que la motion soit adoptée. Il est peu probable que les membres du conseil votent pour une motion s'ils ne comprennent pas ce qu'elle signifie ou si elle peut être interprétée de plusieurs façons.
- En général, vous voulez laisser le moins de place possible à l'interprétation. Par exemple, si vous souhaitez que l'association de vos propriétaires passe de ABC Landscaping à XYZ Landscaping, vous souhaitez répertorier spécifiquement ces entreprises.
Partie 2 sur 3: présentation de votre motion
- 1Tenez-vous debout ou levez la main. Avant de présenter votre motion, vous devez être reconnu et autorisé à parler par le président de séance. Le protocole varie selon les groupes, mais en général, vous attendez que le président demande des motions, puis vous levez ou lève la main.
- En général, l'officier présidant ouvrira la parole aux motions en demandant «Y a-t-il de nouvelles affaires?
- 2Attendez d'être reconnu. Lorsque le président de séance sera prêt à entendre votre motion, il vous désignera ou s’adressera à vous par votre nom et vous fera savoir que vous avez la parole. Selon les conventions procédurales de votre groupe, vous pouvez vous tenir à votre place ou vous déplacer à l'avant de la salle.
- Dans des groupes plus petits et plus informels, comme lorsque les gens sont assis autour d'une seule table, vous n'aurez peut-être pas besoin de vous lever ou de bouger du tout.
- 3Énoncez votre objectif. Lorsque le président vous reconnaît, adressez-vous à lui par son titre officiel (généralement «président» ou «président»). Si vous n'êtes pas sûr de leur titre officiel, écoutez ce qu'ils utilisent lorsqu'ils vous reconnaissent. Ils se réfèrent généralement à eux-mêmes à la troisième personne (par exemple, «Le président reconnaît M. Malarky»).
- Après le titre officiel, référez-vous à l'officier présidant soit "M." ou «Madame», selon leur préférence.
- Commencez par dire «Je voudrais proposer une motion». Dans certains groupes, il peut être habituel que le président de séance reconnaisse votre objectif et vous donne la permission de continuer. Dans d'autres, vous pouvez simplement continuer à énoncer votre motion.
- Selon les règles ou les coutumes de votre groupe, vous devrez peut-être décrire le type de mouvement que vous souhaitez faire ici.
Une fois que vous avez présenté votre motion, le président de séance reformulera votre motion sous forme de question au reste du conseil. - 4Présentez votre motion. Une fois que vous êtes autorisé à continuer, commencez par dire «Je bouge», puis énoncez l'action que vous voulez que le tableau prenne. Si vous avez rédigé votre motion, vous pouvez la lire directement à partir de votre document écrit.
- Votre motion doit toujours être formulée par l'affirmative. Dites au tableau ce que vous pensez qu'il devrait faire et non ce qu'il ne devrait pas faire.
- Par exemple, vous pourriez dire «Je propose que la Commission annule le contrat avec ABC Landscaping et engage à la place XYZ Landscaping».
- 5Attendez que quelqu'un appuie votre motion. La plupart des motions doivent être appuyées par un autre membre du conseil. Cela permet de s'assurer que le conseil d'administration ne passe pas de temps en réunion à examiner une motion qui n'est importante que pour une seule personne.
- Le président demande généralement si quelqu'un appuie la motion. Quelqu'un se lèvera ou lèvera la main et dira «J'appuie la motion» ou simplement «J'appuie».
- Dans la plupart des groupes, il est courant que vous ayez déjà un deuxième aligné. Parlez aux autres membres du groupe avant la réunion du conseil et parlez-leur de votre motion. Découvrez si quelqu'un est prêt à l'appuyer.
Partie 3 sur 3: parvenir à une résolution
- 1Écoutez la déclaration du président sur la question. Une fois que vous avez présenté votre motion, le président de séance reformulera votre motion sous forme de question au reste du conseil. Cela s'appelle «énoncer la question» et ouvre officiellement votre motion à l'examen du conseil.
- Par exemple, si vous avez proposé de changer de paysagiste, le président pourrait dire "Le conseil devrait-il annuler notre contrat avec ABC Landscaping et embaucher XYZ paysagiste?" Cette question sera toujours une question oui / non.
- 2Argumentez pour votre motion. Une fois que le président a fini de poser la question, il vous donnera généralement l'occasion d'expliquer pourquoi vous avez fait cette proposition. Vous avez généralement la parole pour une période limitée.
- Adressez vos commentaires au conseil dans son ensemble, et non directement au président de séance. Expliquez ce que vous jugez nécessaire. Il est maintenant temps de convaincre les autres membres du conseil d'administration de vous soutenir.
- En général, vous devriez éviter de faire des commentaires personnels ou de vous adresser à un membre du conseil d'administration individuellement, à moins que cela ne soit absolument nécessaire dans le contexte de la motion.
- 3Participez à la discussion et au débat. Une fois que vous aurez fini d’expliquer les raisons de votre motion, le président ouvrira la parole au débat. La discussion peut être animée et ouverte, ou suivre une procédure stricte et plus formelle.
Pour présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration, commencez par lever la main ou debout lorsque le président ouvre la parole aux motions. - 4Considérez les mouvements secondaires. Tout membre du conseil peut faire des motions subsidiaires, privilégiées ou accessoires. Si ces motions sont soulevées, vous êtes censé céder la parole à la personne qui fait la motion. Cette motion sera examinée par le conseil avant de revenir à votre motion.
- Si une motion secondaire est présentée, elle passera par la même procédure que votre motion. En règle générale, vous n'avez pas la possibilité de modifier votre mouvement en fonction du mouvement secondaire, mais vous pouvez faire un nouveau mouvement.
- 5Votez sur la motion. Une fois que le président a déterminé que le débat ou la discussion de la motion doit être terminé, il appellera au vote. Il existe plusieurs méthodes de vote, mais généralement, ce sera soit à main levée, soit à la voix.
- Le président demande d'abord les votes affirmatifs et les compte. Si les votes affirmatifs sont une majorité claire des membres, ils ne demanderont pas de votes négatifs.
- S'il n'y a pas assez de votes affirmatifs, la motion n'est pas adoptée. Vous pourrez peut-être le rappeler ou proposer un formulaire modifié. Cela varie en fonction des règles de votre groupe ou organisation.
- 6Aidez à rédiger la résolution. Si votre motion est adoptée, vous devrez peut-être fournir une ébauche de la motion que vous avez proposée au conseil d’adopter. Si vous deviez soumettre une copie écrite de votre motion, vous devrez peut-être inclure un projet de résolution proposée avec celle-ci.
- Même si vous n'êtes pas obligé de soumettre une copie écrite de votre motion, c'est une bonne idée de rédiger un projet de résolution. Si votre motion est adoptée, vous pouvez offrir votre ébauche au président de séance.
Questions et réponses
- Comment reprenez-vous une motion?Vous reprenez une motion en demandant au président la permission de retirer votre motion. Le président le mettra aux voix et si la majorité du groupe est d'accord, votre motion sera retirée.
- Puis-je voter de ma propre initiative?Dans la plupart des cas, oui. Il y a des exceptions, cependant, et vous devriez vérifier avec votre modérateur.
- Quelle est la différence entre s'abstenir et s'opposer à une motion?S'abstenir signifie que vous n'êtes tout simplement pas d'accord mais que vous ne dites rien. Objecter signifie exprimer votre opinion contre quelque chose.
- Une motion peut-elle être présentée à partir de la salle (d'un membre ne faisant pas partie du conseil)?Ça dépend. Si vous avez une copie de l'ordre du jour de la réunion, il convient de le noter lorsque les questions des invités sont autorisées.
- Lors d'une réunion ajournée, les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion précédente peuvent-elles assister à la réunion?Lorsque le président déclare qu'une réunion est ajournée, cela signifie que la réunion est terminée. Personne n'assiste à une réunion ajournée. En règle générale, si vous êtes autorisé à assister à une réunion du conseil, vous pouvez y assister, que vous ayez ou non assisté à des réunions antérieures. Il n'est pas nécessaire que chaque membre assiste à chaque réunion. Le procès-verbal de la réunion précédente sera lu pour mettre tout le monde au courant.
- Le président du conseil (qui préside les réunions) peut-il présenter une motion?Cela dépend des règles de l'organisation. En petits groupes, cela est parfois autorisé, mais d'autres organisations peuvent avoir des règles différentes pour la conduite des réunions.
- Le secrétaire d'un conseil d'église peut-il présenter une motion?Tout membre du conseil peut présenter une motion. Le secrétaire du conseil est membre du conseil et serait donc autorisé à présenter une motion.
- Si vous faites une motion pour approuver un point, pouvez-vous voter contre?Selon les règles de Robert, vous êtes libre de voter contre votre propre motion. Cependant, vous ne pouvez pas vous prononcer contre votre propre motion en débat public. Vous avez également la possibilité de demander la permission de retirer votre motion. Le président le mettra aux voix et si l'ensemble du groupe est d'accord, votre motion sera retirée.
- Ceux qui présentent et appuient une motion lors d'une assemblée générale peuvent-ils être présélectionnés?Il n'est pas nécessaire ni même habituel que le proposant et le secondeur d'une motion soient présélectionnés. Le président demande des motions et si deux personnes ou plus cherchent à être reconnues, le président choisit à juste titre l'une ou l'autre, une motion est alors présentée et un secondeur est généralement la première personne reconnue par le président pour avoir appuyé la motion.
- Le président devrait-il présenter plusieurs, le cas échéant, des motions au cours d'une réunion de la HOA?Si le président est membre de la HOA, il a les mêmes droits que tout autre membre. Ils peuvent faire autant de motions qu'ils le souhaitent. Ces motions doivent encore être débattues et votées par le groupe, comme n'importe qui d'autre.
Questions sans réponse
- Dois-je dire rappel à l'ordre pour présenter une motion lors d'une réunion du conseil d'administration? Dois-je rappeler à l'ordre plutôt que de demander une motion?
- Quand puis-je voter sur une motion?
- Une fois que j'appuie les motions, où est-ce que je vais à partir de là?
- Que dois-je faire si la motion est approuvée?
- Si je ne peux pas assister à ma réunion du conseil, puis-je présenter une motion par la poste?
Les commentaires (3)
- Je ne savais pas quand et comment présenter une motion, car différents conseils semblent avoir des approches différentes.
- Il a réaffirmé d'une manière simple ce que je savais être vrai d'après les Roberts Rules of Order. C'est une façon simple et concise de présenter une motion, vous avez fait du bon travail, merci!
- Il a été plus facile de comprendre mon rôle en tant que président de ma prochaine AGA!
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