Comment organiser une première réunion du conseil d'administration?
Lors de la réunion initiale, le conseil d'administration initial utilisera le mode de vote prescrit dans les statuts pour élire le conseil «permanent».
Après avoir déposé les documents de constitution, payé les frais de dépôt, rédigé des règlements administratifs et rencontré des avocats et des comptables, la prochaine étape pour démarrer une société consiste à tenir une première réunion du conseil d'administration. Cette réunion est requise pour former légalement une société. Il y a plusieurs choses importantes à faire lors de cette réunion, mais cela peut aussi être un peu une célébration pour ceux qui sont impliqués dans le démarrage de la société, car cela signale la fin du processus officiel d'incorporation.
Lors de cette réunion, les premiers administrateurs et membres du conseil approuveront les documents constitutifs, prendront des résolutions et éliront le premier conseil d'administration. La réunion peut être très courte si nécessaire, bien qu'elle ait souvent tendance à prendre plus de temps que les autres réunions du conseil, car il y a généralement beaucoup à discuter concernant le début des opérations de l'entreprise. Suivez les directives ci-dessous pour mener correctement une première réunion du conseil d'administration.
- 1Fixez une date et une heure convenant à tous les administrateurs. Assurez-vous de donner aux administrateurs de l'entreprise un préavis suffisant afin que tout le monde puisse y assister. En règle générale, pour pouvoir traiter les affaires lors de la réunion, vous devez être au quorum, où la majorité de tous les administrateurs est présente. Habituellement, les administrateurs peuvent «assister» à la réunion par conférence téléphonique tant que toutes les personnes présentes peuvent s'entendre. Les administrateurs peuvent voter par procuration si les statuts prévoient des votes par procuration, mais étant donné que cette assemblée est un moment où les administrateurs initiaux prendront de nombreuses décisions, il est important que le plus grand nombre d'administrateurs assistent à l'assemblée afin de pouvoir apporter leur contribution.
Vos règlements administratifs peuvent exiger qu'un certain préavis soit donné à chaque administrateur avant la tenue d'une réunion, ce qui prévoit généralement que l'avis doit être donné un certain nombre de jours à l'avance. Si tel est le cas, vous devez donner le préavis approprié. Alternativement, vous pouvez diriger la réunion sans donner l'avis spécifique si tous les administrateurs assistent à la réunion et ne contestent pas l'absence d'avis, si certains administrateurs manquent la réunion mais qu'un quorum est toujours présent à la réunion (à condition qu'ils signent chacun une renonciation à l'avis), ou si les administrateurs qui manquent la réunion signent le procès-verbal de la réunion manquée. En général, c'est une bonne idée pour tout administrateur qui manque une réunion de signer le procès-verbal de la réunion manquée en écrivant simplement «approuvé» et en signant son nom.
Suivez les directives ci-dessous pour mener correctement une première réunion du conseil d'administration. - 2Enregistrez le procès-verbal de la réunion. Les procès-verbaux de l'entreprise sont l'endroit où sont conservés les résultats des votes, les comptes rendus des résolutions et les résumés des idées proposées par l'entreprise. Un directeur, généralement le secrétaire, doit tenir un registre de ce qui s'est passé lors de la réunion. Le procès-verbal ne doit contenir aucun langage spécialisé, mais doit refléter fidèlement ce qui a été dit et fait lors de la réunion.
Les éléments à inclure dans le procès-verbal sont: l'heure, le lieu et les membres présents à la réunion; toute question pertinente de l'entreprise soulevée et un résumé de certaines des principales questions soulevées en réponse à ce problème; les résultats de tout vote effectué, y compris qui a voté pour ou contre; et toute autre information importante sur ce qui s'est passé lors de la réunion. Une bonne règle de base est d'inclure toutes les informations qu'un directeur qui ne pourrait pas assister à la réunion aurait besoin de connaître. Les procès-verbaux doivent être déposés avec tous les autres documents importants de l'entreprise. Un exemple de modèle est lié ci-dessous. - 3Adoptez les statuts. Dans de nombreux cas, une société qui vient de se constituer constituera un comité des statuts dans les premières étapes de l'incorporation afin de rédiger un ensemble de statuts pour la société. Les statuts initiaux font généralement l'objet d'un accord informel avant même cette réunion formelle. Par conséquent, l'adoption des statuts est une simple question de vote et d'enregistrement des résultats. Les statuts eux-mêmes peuvent prévoir un type spécifique de vote pour les résolutions, mais à cette réunion initiale, chaque administrateur disposera d'une voix et la majorité de tous les administrateurs devra approuver les statuts. Chaque administrateur signera généralement l'endroit approprié sur les statuts et les résultats du vote seront consignés dans le procès-verbal de la réunion.
- 4Élire un conseil d'administration «permanent». Les statuts prévoient généralement un conseil d'administration «initial». Ces administrateurs sont ceux qui assistent à la réunion initiale et font le travail initial pour former la société. Le conseil d'administration initial peut être ou non le même que le conseil d'administration permanent. Lors de la réunion initiale, le conseil d'administration initial utilisera le mode de vote prescrit dans les statuts pour élire le conseil «permanent». Le nombre d'administrateurs de la société est indiqué dans les statuts de la société. Le mot «permanent» est entre guillemets car il se réfère au conseil d'administration nouvellement élu, mais ces administrateurs sont généralement appelés à voter sur une base annuelle ou semestrielle.
Le conseil d'administration initial peut être ou non le même que le conseil d'administration permanent. - 5Emission de stock. Lors de cette première réunion, le certificat physique de propriété des actions doit être autorisé par voie de résolution du conseil. Chaque Etat aura une procédure pour les formalités requises dans le certificat. De nombreuses entreprises choisissent de commander des «livres d'entreprise» auprès d'une société de fourniture commerciale qui sont livrés avec des certificats d'actions qui peuvent être facilement remplis et remis aux actionnaires.
- 6Prenez toutes autres résolutions pertinentes. Éventuellement, lors de la première réunion, vous pouvez prendre d'autres résolutions nécessaires pour commencer à faire des affaires. Ces sujets peuvent inclure le choix d'une institution bancaire, d'un avocat (si ce n'est déjà fait), d'une compagnie d'assurance et / ou d'un comptable. Vous pouvez également choisir de discuter des salaires et des avantages sociaux des employés. Il n'est pas obligatoire de discuter de ces sujets lors d'une première réunion du conseil d'administration, mais cela pourrait être nécessaire pour faire des affaires et il peut donc être efficace d'en discuter à ce moment. Le conseil peut également choisir de traiter d'autres sujets facultatifs lors de la réunion initiale du conseil, auquel cas, les éléments suivants doivent être pris en compte:
- Déterminez si vous exigerez des actionnaires qu'ils signent des accords d'achat / de vente. Une convention d'achat / vente oblige un actionnaire à donner aux autres actionnaires ou à la société le premier droit de refus s'ils souhaitent vendre leurs actions. Un exemple d'accord d'achat / de vente est inclus dans le lien «California Corporate Formation Information» ci-dessous.
- Décidez qui sera autorisé à signer au nom de la société. Déterminez lequel des administrateurs sera autorisé à signer des contrats au nom de la société. En règle générale, les dirigeants de la société (président, vice-président, etc.) peuvent avoir besoin d'une autorisation dans l'intérêt de l'efficacité.
- Décidez si vous serez une société S. Une société S est une société qui choisit d' éviter la double imposition des sociétés traditionnelles en payant les impôts de la société au niveau individuel. Pour devenir une S Corporation, tous les actionnaires doivent signer le choix sur le formulaire IRS 2553 et payer des impôts trimestriels.
- Choisissez une méthode comptable. L'IRS oblige les sociétés qui ont des stocks à utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice. La méthode de la comptabilité d'exercice utilise les termes «comptes créditeurs» et «comptes débiteurs». Cela signifie que vous générez des revenus au moment où vous vendez votre produit et l'acheteur est tenu de payer pour cela. De même, les dépenses de l'entreprise sont générées lorsque l'entreprise devient redevable de quelque chose. La méthode de comptabilité de caisse est beaucoup plus simple. Cela fonctionne essentiellement comme un compte bancaire. Les revenus sont enregistrés lorsqu'ils sont reçus et les dépenses sont enregistrées lorsque l'entreprise paie ses factures. Les problèmes financiers d'une société peuvent être assez complexes. Embaucher un bon comptable ou conseiller financier pour conseiller l'entreprise sur ces questions.
- Autoriser le déblocage des fonds pour les coûts initiaux et les achats. Les personnes autorisées dans la section ci-dessus peuvent souhaiter autoriser le déblocage de fonds du compte d'entreprise pour tous les frais de démarrage qui pourraient survenir, tels que les frais d'avocat, le loyer, l'inventaire, etc.
- Les réunions du conseil en général devraient être conduites comme d’autres réunions d’affaires. Soyez courtois lorsque les autres parlent, soyez poli lorsque vous parlez aux autres et prenez des notes si nécessaire.
Lors de cette réunion, les premiers administrateurs et membres du conseil approuveront les documents constitutifs, prendront des résolutions et éliront le premier conseil d'administration. - La réunion du conseil d'administration n'a pas besoin d'être une affaire formelle, nécessitant une tenue de ville, un ordre du jour strict et un système rigide de fonctionnement de la réunion, bien que certaines entreprises, généralement dotées de grands conseils d'administration, choisissent d'organiser les réunions de cette manière pour des raisons d'efficacité..
- Les statuts de votre société contiennent les réponses à de nombreuses questions pouvant survenir lors de l'assemblée. Suggérez à tous les administrateurs de revoir attentivement les règlements proposés avant d'assister à la réunion.
Lisez aussi: Comment démarrer un salon de coiffure?
Questions et réponses
- Un vice-président peut-il tenir une réunion et présenter une motion sans le président?Bref oui. Les exigences pour une réunion du conseil sont généralement définies par les statuts de la société, sous réserve de limitations dans les statuts et les lois pertinentes de l'État. Habituellement, la seule exigence est qu'un certain pourcentage des membres du conseil soient présents. Le président est simplement un dirigeant nommé par le conseil, bien que dans la plupart des petites entreprises et certaines plus grandes, le président soit également membre du conseil. Sa présence n'est donc pas nécessaire sauf si les statuts de la société l'exigent spécifiquement.
Lisez aussi:
Avertissement légal Le contenu de cet article est pour votre information générale et n'est pas destiné à se substituer à des conseils professionnels en droit ou en finance. De plus, il n'est pas destiné à être utilisé par les utilisateurs pour prendre des décisions d'investissement.
