Comment réduire la réduction des stocks?

Le moyen le plus simple de réduire le risque de vol des employés est de restreindre l'accès à votre inventaire.

La réduction des stocks se réfère simplement à une perte de stocks. Le rétrécissement se produit généralement en raison d'un vol, d'un dommage / détérioration ou d'erreurs d'administration. Bien que la réduction des stocks puisse être un gros problème pour les entreprises qui transportent des marchandises, le problème peut être considérablement réduit en mettant en place des moniteurs et des contrôles appropriés.

Méthode 1 sur 3: prévenir le vol des employés

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Éduquez et formez correctement les employés. Organisez des programmes de formation et de prévention des pertes qui discutent clairement des implications du vol avec les employés, telles que des augmentations salariales limitées, moins de possibilités de promotion et des mises à pied en raison de l'instabilité financière de l'entreprise.
- Les programmes de prévention des pertes montrent aux employés que vous prêtez attention au vol et que l'entreprise prend le problème au sérieux.
- De plus, ces programmes peuvent aider les employés à apprendre à repérer les vols, que ce soit parmi d'autres employés ou des clients.
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Sécurisez votre débarras. Le moyen le plus simple de réduire le risque de vol des employés est de restreindre l'accès à votre inventaire. Seuls les employés directement impliqués dans la gestion des stocks devraient avoir accès aux zones d'inventaire. Si vous possédez des biens particulièrement précieux, envisagez de restreindre davantage l'accès aux zones où ils sont conservés.
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Resserrez vos pratiques de réception. La zone de réception d'un entrepôt est l'endroit où se produit une grande quantité de vols de stocks. Les employés peuvent marquer les envois comme étant courts ou avariés alors qu'ils ne le sont pas et réclamer le bien pour eux-mêmes. Vous pouvez éviter cela en exigeant une inspection des marchandises avariées ou endommagées avant qu'elles ne soient jetées. Vous devriez également demander à un employé qui travaille en dehors de la réception d'effectuer ces inspections, ainsi qu'un recomptage des articles reçus.
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Installez des caméras de surveillance. L'installation de caméras de sécurité visibles dans tout le magasin et la salle de travail est un moyen de dissuasion avéré contre la criminalité. Faites savoir à vos employés de manière subtile que les caméras de sécurité fonctionnent et sont souvent contrôlées. De plus, examinez les caméras de sécurité chaque nuit pour surveiller les comportements étranges associés au vol ou au vol à l'étalage. Les caméras doivent être examinées au moins une fois par semaine, même s'il n'y a aucun signe de rétrécissement.
- Par exemple, lors de la formation des employés, vous pouvez leur montrer clairement où se trouvent toutes les caméras, leur montrer les enregistrements en direct et souligner que les bandes sont vérifiées quotidiennement.
- Vous pouvez également afficher des panneaux dans le magasin et la salle de travail pour mettre en garde contre le vol et les sanctions qui y sont associées.
La zone de réception d'un entrepôt est l'endroit où se produit une grande quantité de vols de stocks.
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Surveillez de près les objets de valeur. Réduisez l'envie de voler en stockant des articles de plus grande valeur (qu'il s'agisse de marchandises ou de devises) dans des endroits qui nécessitent des niveaux d'autorisation ou d'accès plus élevés.
- Par exemple, stockez les articles coûteux sous clé et ne fournissez les clés qu'aux gestionnaires ou superviseurs de confiance.
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Séparez les tâches entre plus d'un employé. Ne laissez pas la même personne gérer la gestion des stocks, le traitement des reçus et l'enregistrement des reçus. Le fait d'avoir une seule personne en charge de l'inventaire et des revenus permet au vol de passer plus facilement inaperçu. Au lieu de cela, répartissez les tâches entre plusieurs personnes pour avoir un système de «freins et contrepoids» qui dissuadera le vol.
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Utilisez un système de point de vente (POS) efficace. Exigez que chaque employé se connecte au terminal de point de vente avec un mot de passe et un nom d'utilisateur uniques et examinez les transactions quotidiennes via le terminal de point de vente pour détecter tout comportement suspect. Étudiez votre rapport quotidien sur les marges bénéficiaires pour localiser les pertes douteuses. S'il y a régulièrement des pertes substantielles dans un département, vous devrez peut-être enquêter sur ce département pour vol d'employés.
- Des exemples de comportement suspect comprennent un accès inutile et excessif au tiroir-caisse, des remboursements enregistrés en petites quantités et des retours de produits ne correspondant pas au produit.
- Recherchez les fausses ventes où un employé entre dans une remise afin d'empocher l'argent payé par le client au prix fort. Définissez des seuils pour les remises afin que les transactions ne soient pas effectuées si la remise semble trop drastique.
- Limitez ce que chaque employé est capable de faire lorsqu'il est connecté au terminal. Par exemple, vous pouvez demander aux employés d'appeler un responsable pour effectuer des annulations ou des retours de produits.
- Le fait de ne pas faire correspondre les prix affichés avec les prix des caissiers peut entraîner des sanctions civiles et des recours collectifs.

Méthode 2 sur 3: réduire le vol des clients

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Localisez les caissiers pour éviter le vol à l'étalage. Placez les caisses enregistreuses près de l'entrée / sortie du magasin. Demandez à vos caissiers d'accueillir les clients lorsqu'ils franchissent les portes. Gardez les lignes de visibilité ouvertes de la caisse au reste du magasin. Localisez vos objets les plus précieux à proximité de la caisse et demandez-leur de surveiller cette zone. Les voleurs à l'étalage sont moins susceptibles de subir le vol s'ils sont surveillés de près.
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Utilisez des caméras de sécurité et des miroirs. Un acheteur est moins susceptible de voler à l'étalage s'il sait qu'il est activement surveillé. Installez des caméras, des miroirs et des panneaux d'avertissement très visibles pour informer les acheteurs que le magasin prend le vol au sérieux et imposera des sanctions à tous les contrevenants.
- Placez les miroirs dans les coins ou les zones obscures qui sont plus susceptibles d'être une cachette pour le vol.
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Augmentez la notoriété et la visibilité des employés. Les employés doivent non seulement être formés pour reconnaître les petits vols, mais ils doivent également être prêts à mettre leurs compétences en pratique au quotidien. Lors de la session annuelle du Conseil de recherches sur la prévention des pertes, les voleurs à l'étalage professionnels ont noté que la visibilité des employés était le principal moyen de dissuasion contre le vol. Assurez-vous que les employés restent informés en marchant sur le sol, en aidant les clients, en surveillant le vestiaire, etc.
- Les employés doivent rechercher des acheteurs qui: évitent le contact visuel, semblent nerveux, semblent errer sans but, quittent et retournent au magasin à plusieurs reprises, regardent constamment d'autres clients ou employés et s'attardent dans des zones obscures.
- Assurez-vous que les employés restent vocaux en saluant tous les clients et en demandant aux clients persistants s'ils ont besoin d'aide.
- Mettre en place une politique qui interdit le contact physique ou la contention des voleurs à l'étalage, en raison d'éventuelles poursuites et plaintes. Assurez-vous que vos employés savent qu'il est également illégal de profiler des clients en fonction de leur race, sexe, origine ethnique, âge ou handicap.
Seuls les employés directement impliqués dans la gestion des stocks devraient avoir accès aux zones d'inventaire.
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Mettez en œuvre des politiques de magasin qui réduiront le vol. Certaines politiques rendront le vol à l'étalage difficile pour les voleurs. Mettez en œuvre des politiques concernant l'introduction de sacs à provisions et mettez en œuvre des politiques de vestiaires si vous avez un magasin de vente au détail qui vend des vêtements ou des chaussures.
- Mettre en œuvre une politique concernant les sacs à provisions apportés par les clients. Par exemple, demandez-leur de laisser des sacs à la caisse et donnez-leur un numéro qui leur permet de récupérer leurs articles en partant.
- Gardez les portes des vestiaires verrouillées et demandez à un préposé aux vestiaires de surveiller le nombre de vêtements emportés dans la cabine d'essayage par chaque acheteur.
- Les sorties pour les urgences doivent être alarmées ou verrouillées, mais doivent rester conformes au code de prévention des incendies.
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Assurez-vous que les employés sont au courant des escroqueries. Assurez-vous que les employés sont à jour sur les politiques du magasin concernant les remises, les retours et les coupons. Les caissiers doivent être familiarisés avec les prix des articles afin d'être au courant des changements d'étiquettes de prix, des escroqueries de coupon en cours et des mauvais codes promotionnels. Les mauvais coupons et codes peuvent affecter la marge bénéficiaire des magasins car si le coupon ou le code est considéré comme invalide par le fabricant, le magasin peut ne pas être remboursé.
- Les employés doivent être conscients du fait qu'une grande quantité de coupons est échangée ou une valeur d'échange supérieure à la moyenne.
- Évitez les arnaques sur les produits retournés en exigeant toujours un reçu original. Si les clients n'ont pas de reçu, vous pouvez appliquer des frais de restockage de 20% pour dissuader les fraudeurs.
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Gardez votre magasin propre et bien organisé. Lorsque votre magasin est bien entretenu, il est beaucoup plus facile de remarquer si quelque chose est déplacé ou manquant. Gardez toutes les marchandises «face», ce qui signifie tirer tous les produits vers le bord de l'étagère pour former un mur solide de marchandises.

Méthode 3 sur 3: éviter les erreurs administratives

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Soyez conscient des types d'erreurs administratives les plus courants. Les erreurs administratives typiques qui entraînent une réduction des stocks comprennent les erreurs de billetterie du code de produit universel (UPC), les erreurs de sonnerie au point de vente (POS), les erreurs de traitement des retours et le personnel insuffisamment formé. En étant conscient de ces erreurs courantes, vous pouvez être plus attentif à les éviter à l'avenir.
- Évitez les erreurs UPC en vous assurant que les articles ont le bon code-barres et que les articles sont numérisés et enregistrés de manière appropriée. La création d'étiquettes claires pour les articles, les bacs et les étagères créera un système organisé qui réduira les erreurs de numérisation humaine.
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Effectuer des audits de manière cohérente. L'objectif de l'audit est de savoir où se trouve chaque pièce d'inventaire. La méthode la plus efficace pour vérifier l'inventaire consiste à effectuer un comptage cyclique, où vous comptez une petite quantité d'inventaire chaque jour jusqu'à ce que vous ayez parcouru l'ensemble du lot.
- Vous devez effectuer au moins deux audits complets, par site et par an.
- Une autre méthode de suivi des stocks consiste à utiliser des scanners de codes-barres ou des appareils mobiles qui suivent l'inventaire du quai au registre, mais les voleurs peuvent trouver un moyen de contourner ce problème.
- Une méthode supplémentaire consiste à compter chaque pièce d'inventaire à la main.
- Pour en savoir plus sur la tenue de l'inventaire, découvrez comment conserver l'inventaire.
Bien que la réduction des stocks puisse être un gros problème pour les entreprises qui transportent des marchandises, le problème peut être considérablement réduit en mettant en place des moniteurs et des contrôles appropriés.
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Automatisez votre inventaire grâce à une solution logicielle. En utilisant un logiciel pour suivre l'inventaire, vous êtes en mesure de standardiser le système et de suivre plus précisément les informations. Non seulement cela aide à prévenir les activités frauduleuses, mais cela facilite également les ajustements d'inventaire, car ils sont effectués en dehors du système comptable.
- Par exemple, un système comme dans Flow Inventory est capable de fournir une vue d'ensemble de l'ensemble du processus d'inventaire et vous permet de créer une piste d'audit de toutes les transactions (même jusqu'à des comptes d'utilisateurs séparés).
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Faites attention aux articles gâtés ou cassés. Essayez de limiter la quantité d'inventaire qui est gaspillée en commandant le nombre approprié d'articles lors de l'achat et en veillant à une manipulation soigneuse des articles dans la salle de stockage du magasin. Parfois, vous recevrez des articles gâtés ou cassés de l'entrepôt. Assurez-vous de valider les envois et d'inspecter soigneusement les articles qui seraient endommagés ou gâtés pour éviter les escroqueries.

Conseils

Permettez à vos employés de vous assister en examinant les transactions quotidiennes. Si les employés voient un directeur ou un propriétaire prendre le temps de suivre attentivement les ventes, les voleurs potentiels pourraient être dissuadés.
Les audits «ponctuels» sont également utiles pour prendre au dépourvu les employés ou les clients coupables de vol.

Avertissement

N'accusez jamais un client de vol à l'étalage s'il est soupçonné de vol. Demandez-leur s'ils ont besoin d'aide, demandez-leur s'ils sont prêts à payer ou appelez la sécurité.
Assurez-vous que tous les employés connaissent les procédures de l'entreprise pour traiter les voleurs présumés.

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